Gestión profesional de documentos con DMS Workflow

Desde el inicio de cualquier proceso empresarial, el tratamiento de documentos ha sido esencial para la actividad empresarial. Tradicionalmente, la organización y el tratamiento de los mismos inmovilizan muchos recursos y garantizan numerosos flujos de trabajo manuales y repetitivos. La solución: un flujo de trabajo DMS eficaz e inteligente. Este es el requisito básico para una gestión de documentos de alto rendimiento, que garantice de forma sostenible una mayor velocidad de los procesos empresariales y, al mismo tiempo, alivie a los empleados.

Especialmente en vista de los crecientes requisitos de documentación y de la elevada presión competitiva, las soluciones digitales de DMS representan una ventaja competitiva decisiva. Un potente sistema de gestión de documentos garantiza un almacenamiento claro y transparente de la información sobre clientes y procesos. Mediante el uso de flujos de trabajo de DMS inteligentes, la velocidad del proceso, así como la revisión y la seguridad del cumplimiento, también pueden aumentarse de forma sostenible y fiable.

Todas las ventajas de la gestión documental moderna de un vistazo:

  1. Digitalización de la información sobre clientes y procesos
  2. Almacenamiento de datos automatizado y estructurado
  3. Tratamiento posterior automatizado en procesos internos y externos
  4. Expedientes digitales de clientes con toda la información pertinente
  5. Cooperación transparente y alivio para los trabajadores

¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD) moderno?

DMS es la abreviatura de "Sistema de gestión de documentos". Se trata de una solución integral para capturar, gestionar y archivar documentos digitalmente. Un DMS proporciona archivos estructurados de clientes y procesos y no sólo facilita enormemente la búsqueda de documentos, sino que también aumenta su seguridad y permite su posterior procesamiento en flujos de trabajo. Para ello, un DMS introduce datos e información de muchos tipos diferentes de documentos en sistemas posteriores, donde pueden almacenarse de forma estructurada y procesarse de forma inteligente.

Pero las soluciones digitales por sí solas no bastan para satisfacer con éxito los requisitos de un mundo empresarial moderno. Solo mediante la combinación con la inteligencia artificial, una cantidad de datos no estructurados se convierte en información que puede seguir procesándose de forma optimizada y garantizar así la máxima eficiencia en los procesos. De este modo, puede llevarse a cabo una transformación digital holística a través de la gestión digital de documentos.

¿Qué es un flujo de trabajo DMS?

Un flujo de trabajo DMS es un flujo de trabajo digital que se ejecuta automáticamente y maximiza así la velocidad de los procesos en las empresas. De este modo, se facilita el trabajo colaborativo y se diseñan los procesos de la forma más eficaz posible. En el caso de un flujo de trabajo de gestión de documentos (flujo de trabajo DMS), estos procesos se refieren a procedimientos que implican el procesamiento de documentos. En el proceso, los datos pueden capturarse y evaluarse y transmitirse automáticamente a lo largo de la cadena del proceso. La información relevante de los documentos se lee, se extrae y se transfiere de forma significativa a bases de datos internas. Además, los documentos se remiten automáticamente a los procesadores o grupos responsables dentro o fuera de la empresa en el marco de un flujo de trabajo basado en parámetros definidos (categoría, proyecto, número de cliente, etc.).

Los datos consolidados no sólo sirven para hacer más eficientes muchos procesos. Las decisiones estratégicas también pueden tomarse sobre la base de información cualificada y aumentar así su calidad. Además de la rapidez de los procesos, esto también garantiza la fiabilidad de las decisiones, así como la descarga de empleados y recursos económicos. Además, en un flujo de trabajo DMS pueden integrarse mecanismos de control y auditoría, que aumentan la seguridad de los procesos y facilitan el cumplimiento de la normativa y los requisitos reglamentarios.

Ventajas de un flujo de trabajo DMS:

  1. Mayor velocidad de proceso
  2. Seguimiento eficaz de los documentos
  3. Alto grado de cumplimiento y seguridad normativa
  4. Menor porcentaje de errores
  5. Aliviar la carga de los trabajadores
El flujo de trabajo de DMS se engrana como ruedas dentadas

¿Cómo funciona un flujo de trabajo DMS?

Un flujo de trabajo DMS comienza con la lectura digital de un documento en papel. El software OCR inteligente reconoce y lee toda la información relevante. La posterior transferencia y procesamiento digital de la información leída es la función básica de la mayoría de los flujos de trabajo. Porque: la mayoría de los procesos empresariales implican documentos como confirmaciones de pedidos, facturas, etc. El trabajo que antes tenía que ser procesado manualmente y con pérdida de tiempo por varios empleados puede realizarse de forma completamente electrónica con las modernas soluciones DMS.

Los documentos se envían automáticamente a los agentes responsables, que pueden comprobar las decisiones tomadas y los procesos llevados a cabo o realizar un tratamiento posterior si es necesario. No se envía el documento en sí, sino sólo el enlace a la ruta correspondiente en el sistema de gestión de documentos. Esto tiene la ventaja de que se ahorra un enorme espacio de almacenamiento y el documento sigue siendo accesible para todos los empleados autorizados durante el flujo de trabajo. Además, las autorizaciones pueden concederse y ajustarse para excluir el acceso no autorizado.

Los siguientes pasos consisten en un tratamiento inteligente de los datos. Una herramienta de procesamiento del lenguaje natural reconoce elementos básicos como personas, lugares, empresas e información horaria. Estos datos se combinan con la información del modelo de visión por ordenador para que, por ejemplo, puedan realizarse mapeos para la implantación de nuevos procesos optimizados. Tras la transferencia final a los respectivos sistemas de destino, los conjuntos de datos pueden combinarse además con la información existente y enriquecerse, por ejemplo mediante una API o una descarga CSV.

¿A quién beneficia especialmente un flujo de trabajo DMS?

Las empresas de todos los sectores pueden beneficiarse de la gestión moderna de documentos y los flujos de trabajo inteligentes. Se pueden optimizar los procesos, descargar de trabajo a los empleados y utilizar los recursos de forma más selectiva. Las empresas con un gran volumen de trabajo de procesamiento y archivo de documentos pueden beneficiarse especialmente de esta tecnología. Por lo tanto, especialmente los actores del sector de los seguros y la banca, pero también las empresas de los sectores de la sanidad y la educación, así como las administraciones públicas, son grandes beneficiarias de esta optimización y automatización de procesos. No obstante, aún queda mucho por hacer en este ámbito. Necesito ponerme al día.

Empresas que se benefician especialmente de los flujos de trabajo DMS:

  1. Bancos e instituciones financieras
  2. Seguros
  3. Administraciones públicas
  4. Instituciones sanitarias y educativas
  5. Empresas con una elevada carga administrativa

Gestión de documentos con Konfuzio:

Una potente solución para el aprendizaje automático y la gestión profesional de documentos en las empresas es Konfuzio. El fabricante alemán de tecnología OCR inteligente y fiable presenta una Herramienta todo en uno para la tramitación automática de documentos y ofrece así un servicio central para la transformación digital.

El modelo basado en Deep Computer Vision ha sido entrenado en más de 100.000 documentos. El software proporciona las capacidades cognitivas necesarias, como Machine y Deep Learning, para extraer, clasificar y pasar datos a flujos de trabajo posteriores de forma cualificada. Elementos como tablas, párrafos y encabezados se reconocen en todos los proyectos e independientemente del idioma. Para el reconocimiento de texto mediante OCR, Konfuzio selecciona la tecnología adecuada en función de la calidad del documento entrante. Incluso con el uso local del software, se pueden obtener muy buenos resultados con una red profunda LSTM. Por ejemplo, el servicio de Konfuzio extrae documentos de texto e imagen en cuestión de segundos. Su API de OCR en línea permite conectar e integrar sin problemas estas funcionalidades a través de robots REST o RPA en el software específico de la empresa. Los procesos empresariales propios también pueden vincularse de este modo con las funcionalidades de la IA de Konfuzio. 

La IA que constituye el núcleo de la Konfuzio muestra todo su rendimiento en el aprendizaje por transferencia, es decir, el reconocimiento de información en contextos específicos. Por ejemplo, la calle se asigna al proveedor, el número de factura se asigna al Factura y el número de artículo a una partida de factura. Además, el programa también puede distinguir, por ejemplo, entre la dirección del proveedor y la del destinatario Asimismo, Konfuzio también trabaja con Albaranes de entrega, Aviso de pago u otros documentos, lo que reduce significativamente las tareas manuales y repetitivas del personal.

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