IDP en Logística: Procesamiento eficiente de documentos con Konfuzio

PDI en Logística - abreviatura de Intelligent Document Processing - en logística no es sólo una ventaja competitiva, sino una base indispensable para la fluidez de los procesos. 

La administración de documentos de carga, documentos aduaneros y existencias de almacén es una de las principales tareas de las empresas de logística. 

Sin embargo, los procesos manuales, los largos tiempos de procesamiento y la susceptibilidad a los errores no sólo ralentizan el flujo de mercancías, sino que también reducen la eficiencia operativa.

En este artículo del blog, aprenderá a resolver estos retos utilizando IDP en Logística. También explicamos cómo pueden ayudar soluciones innovadoras como Konfuzio y cómo el procesamiento de documentos asistido por IA puede hacer que los procesos logísticos sean muchas veces más eficientes. 

la pdi en la logística

PDI en Logística - Fundamentos del tratamiento de documentos logísticos

El tratamiento de documentos en logística incluye la gestión de diversos documentos, como cartas de porte, albaranes y declaraciones de aduana. 

Tradicionalmente procesada manualmente, la digitalización ofrece enormes ventajas. Tecnologías como Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para la captura de texto, Intercambio electrónico de datos (EDI) para el intercambio de datos y Sistemas de gestión de flujos de trabajo automatizar el proceso. La seguridad es clave: el cifrado y la cadena de bloques protegen la integridad de los datos.

No hay que descuidar la integración en los sistemas existentes ni garantizar el cumplimiento de la normativa: Se trata de adaptarse a los requisitos legales y cumplir la normativa fiscal y aduanera. 

La implantación requiere formación para preparar a los empleados para los nuevos procesos y garantizar su aceptación.

Si se aplica con éxito, IDP in Logistics no sólo optimiza el flujo de datos y los procesos, sino que también minimiza los errores y acelera los tiempos de procesamiento. En última instancia, esto se traduce en una tramitación más fluida de las entregas. 

la idp en los retos logísticos

El PDI en la logística - Retos

Las empresas se enfrentan a menudo a los siguientes retos en el tratamiento de documentos en logística:

Procesos manuales

Tradicionalmente, muchos documentos se procesan manualmente, lo que da lugar a errores, procesos lentos y una mayor carga de trabajo.

Por ejemplo:

Una empresa de logística depende en gran medida de que los empleados introduzcan manualmente los datos en los sistemas. Este método es propenso a errores humanos, por ejemplo, si se introducen códigos de producto incorrectos en el albarán, lo que da lugar a confusiones y entregas erróneas.

Variedad y complejidad de los documentos

Los documentos logísticos están disponibles en distintos formatos y con requisitos específicos. La variedad y complejidad dificultan el tratamiento normalizado.

Por ejemplo:

Una empresa trabaja con distintos proveedores, algunos de los cuales utilizan sus propios formatos para las hojas de ruta. La empresa tiene que adaptarse a la variedad de estos formatos, lo que dificulta la integración y la automatización.

Susceptibilidad a los errores

La introducción manual de datos alberga el riesgo de errores, ya sea por entradas incorrectas o por información incompleta, lo que puede provocar retrasos y problemas en la cadena de suministro.

Por ejemplo:

Cuando los datos se introducen manualmente en las cartas de porte, información importante como el peso o las dimensiones puede introducirse incorrectamente. Esto provoca problemas a la hora de calcular los gastos de envío o determinar el medio de transporte adecuado, lo que a su vez genera costes adicionales.

Retrasos y cuellos de botella

Si los documentos no se tramitan a tiempo o faltan procesos eficaces, se producen retrasos en la tramitación de las entregas y cuellos de botella.

Por ejemplo:

Una empresa de logística tiene que soportar cuellos de botella en la cadena de suministro debido a retrasos en la tramitación de las declaraciones de aduana o las cartas de porte, lo que provoca retrasos en las entregas y clientes insatisfechos.

Riesgos para la seguridad y el cumplimiento de la normativa

La seguridad de los datos sensibles y el cumplimiento de la normativa y los requisitos legales (por ejemplo, normas aduaneras o fiscales) son retos importantes.

Por ejemplo:

Si las empresas no protegen adecuadamente los datos sensibles de los documentos o no cumplen debidamente la normativa aduanera, esto puede acarrear consecuencias legales. Las declaraciones aduaneras incorrectas, por ejemplo, pueden acarrear problemas con las autoridades aduaneras o incluso multas.

Falta de integración de los sistemas

Si los distintos sistemas no se comunican perfectamente entre sí, surgen problemas durante la transferencia y el tratamiento de los datos.

Por ejemplo:

Una empresa que utiliza diferentes sistemas de gestión de almacenes para varias ubicaciones tiene dificultades para intercambiar datos sin problemas entre estos sistemas, lo que provoca incoherencias en la gestión del inventario.

Adaptación a las nuevas tecnologías

La introducción de nuevas tecnologías digitales suele requerir formación y cambios en las prácticas de trabajo, lo que puede provocar resistencias o dificultades de adaptación.

Por ejemplo:

La introducción de un nuevo sistema automatizado de OCR para el reconocimiento de texto requiere la formación de los empleados para garantizar que puedan utilizar la tecnología con eficacia sin interrumpir los flujos de trabajo.

¿Qué significan estos retos en la práctica?

Para superar los retos de la logística es necesario Implantación de tecnologías adecuadas, como OCR, EDI y sistemas de gestión de flujos de trabajo.. Igualmente importante es la formación de los empleados para aumentar la eficacia y mejorar la precisión del tratamiento de los documentos. 

Un conocimiento exhaustivo de estos obstáculos permite a las empresas de logística aplicar soluciones específicas para optimizar el tratamiento de sus documentos.

idp en tecnologías logísticas

IDP en Logística - Tecnologías para el tratamiento de documentos

Puede utilizar diversas tecnologías para automatizar el procesamiento de documentos en su empresa de logística:

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El OCR es una tecnología clave que captura el texto impreso o manuscrito y los números de los documentos y los convierte en texto legible por máquina. 

En logística, permite la extracción automatizada de información de las cartas de porte, Albaranes de entrega etc.

Una empresa de logística utiliza OCR para procesar automáticamente las cartas de porte. La tecnología extrae automáticamente datos como remitente, destinatario, detalles de entrega y números de artículo de las cartas de porte escaneadas. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente, minimiza los errores y reduce significativamente el tiempo de procesamiento.

Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático

A través de la Uso de la IA y Aprendizaje automático son capaces de reconocer patrones en grandes cantidades de datos. 

En el tratamiento de documentos, apoyan la automatización y mejoran la precisión en la clasificación y el tratamiento de documentos.

Una empresa de logística utiliza algoritmos de IA para analizar las pautas y preferencias de entrega de los clientes. Basándose en entregas anteriores, comentarios de los clientes y datos demográficos, la IA sugiere opciones de entrega personalizadas que satisfacen mejor las necesidades del cliente. Esta adaptabilidad aumenta la satisfacción del cliente y optimiza la cadena de suministro de la empresa.

Otras tecnologías para el tratamiento de documentos en logística son, por ejemplo

  • Intercambio electrónico de datos (EDI): El EDI facilita el intercambio electrónico de datos estructurados entre distintos sistemas. Al normalizar y automatizar la transferencia de documentos como pedidos, facturas y notificaciones de envío, las empresas reducen los errores humanos y aumentan la eficiencia.
  • Sistemas de gestión de flujos de trabajo: Estos sistemas automatizan el tratamiento y la transmisión de documentos dentro de una organización. Definen, supervisan y controlan la secuencia de actividades que deben tener lugar desde la captura del documento hasta su liberación o aprobación.
  • Tecnología Blockchain: Blockchain ofrece un registro de documentos seguro, transparente e inmutable. En logística, las empresas utilizan blockchain para garantizar la integridad de documentos como conocimientos de embarque o papeles de aduanas y mejorar la trazabilidad a lo largo de la cadena de suministro.
  • Soluciones basadas en la nube: Las tecnologías en la nube permiten acceder a documentos y sistemas desde cualquier lugar. Esto facilita la colaboración y el intercambio de información entre distintas ubicaciones o socios.

La selección e implantación de estas tecnologías depende siempre de los requisitos y objetivos específicos de una empresa de logística.

caja verde con logotipo konfuzio

PDI en Logística con Konfuzio

Para las grandes empresas de logística, Konfuzio ofrece una solución de procesamiento de documentos de última generación que se adapta específicamente a los requisitos y necesidades del sector.

Konfuzio es una plataforma líder para procesamiento inteligente de documentosque funciona con OCR basado en IA. Esta tecnología permite digitalizar, analizar y procesar documentos de forma eficiente y automática. 

La plataforma ofrece una amplia gama de funciones especialmente desarrolladas para las empresas de logística:

  • Clasificación inteligente de documentos: Konfuzio identifica automáticamente los distintos tipos de documentos, incluidos albaranes, facturas y otros documentos relacionados con la logística, para clasificarlos de forma eficaz.
  • Captura de documentos basada en IA: Konfuzio digitaliza y analiza diversos tipos de documentos, como albaranes, facturas y reclamaciones. Incluso los PDF pueden procesarse sin problemas.
  • IA personalizable: La plataforma permite la personalización según los requisitos de cada empresa. Por lo tanto, puede adaptar la IA a sus necesidades específicas y procesar distintos tipos de documentos con facilidad.
  • Tratamiento multilingüe: Konfuzio puede procesar documentos en distintos idiomas, lo que supone una ventaja para las empresas de logística que operan a escala internacional.
  • Gran escalabilidad: La plataforma es escalable y también puede procesar grandes volúmenes de documentos de forma eficiente, lo que resulta ideal para empresas con un gran volumen de documentos.
  • Reducción de errores y costes de proceso: Al automatizar el procesamiento de documentos, Konfuzio minimiza los errores y reduce significativamente los costes del proceso.

Konfuzio permite a las empresas de logística llevar la digitalización en el procesamiento de documentos a un nuevo nivel. Al combinar tecnología OCR y modernas funciones de IA, la plataforma ofrece una solución eficaz para afrontar los retos de la digitalización. Digitalización de la logística con éxito.

Aquí encontrará más opciones para aprovechar las ventajas de los Konfuzio en logística:

Casos prácticos

A continuación encontrará 6 casos de uso diferentes que muestran cómo puede utilizar Konfuzio en la práctica para su empresa de logística:

Caso práctico 1 - Tramitación más rápida de los documentos de carga

Problema: 

La tramitación manual de los documentos de carga lleva mucho tiempo.

Solución: 

Konfuzio automatiza la extracción de información de los documentos de envío para acelerar el proceso y reducir los errores.

Ejemplo práctico: 

Las grandes empresas de logística procesan manualmente cientos de documentos de carga cada día, lo que provoca cuellos de botella. Con Konfuzio, este proceso está totalmente automatizado. El sistema extrae de los documentos la información del remitente, los datos del destinatario, los detalles de la entrega y la información del producto. 

Caso práctico 2 - Mejor control de las existencias

Problema: 

Dificultades para controlar con precisión los niveles de existencias.

Solución: 

Konfuzio ayuda a controlar y actualizar automáticamente los niveles de existencias procesando los datos de los documentos entrantes y salientes.

Ejemplo práctico: 

Los problemas con las entradas manuales conducen a niveles de existencias incorrectos en logística. Con Konfuzio, las empresas realizan un seguimiento automático de los movimientos de existencias. El programa registra los cambios de existencias en tiempo real y los compara con los niveles de existencias previstos. 

Caso práctico 3 - Planificación eficiente de rutas

Problema: 

Desvíos innecesarios en la planificación de rutas de transporte.

Solución: 

Konfuzio analiza los planes de ruta y la información de tráfico para identificar oportunidades de optimización y hacer más eficiente el transporte.

Ejemplo práctico: 

Una empresa de logística se enfrenta a rutas de transporte ineficaces que generan costes más elevados y plazos de entrega más largos. Utiliza Konfuzio para analizar los datos de transporte y proponer rutas optimizadas. 

Caso práctico 4 - Tramitación sencilla de la carga y las formalidades aduaneras

Problema: 

Procesos complejos de manipulación de mercancías y Despacho de aduanas.

Solución: 

Konfuzio automatiza la cumplimentación de documentos de carga y formularios aduaneros para minimizar los errores y agilizar el proceso.

Ejemplo práctico: 

Los errores manuales en el despacho de aduanas provocan retrasos y sanciones. Con Konfuzio, las empresas cumplimentan los formularios aduaneros automáticamente y extraen los datos pertinentes de forma eficiente. 

Caso práctico 5 - Detección precoz del mantenimiento de los vehículos

Problema: 

Dificultades para identificar a tiempo las necesidades de mantenimiento.

Solución: 

Konfuzio analiza los registros de mantenimiento para indicar automáticamente las posibles necesidades de mantenimiento y minimizar el tiempo de inactividad.

Ejemplo práctico: 

Una empresa de logística tiene problemas con el tiempo de inactividad imprevisto de los vehículos debido a un mantenimiento insuficiente. Konfuzio analiza los registros de mantenimiento de los vehículos y predice los próximos mantenimientos basándose en los patrones de desgaste y mantenimiento. 

Caso práctico 6 - Mejor control de la cadena de suministro

Problema: 

Falta de transparencia en la cadena de suministro.

Solución: 

Konfuzio supervisa los puntos de datos en la cadena de suministro y avisa con antelación de los problemas para acortar los tiempos de respuesta.

Ejemplo práctico: 

La falta de transparencia en las entregas suele provocar retrasos inesperados. Konfuzio analiza continuamente los datos de entrega e identifica posibles cuellos de botella o retrasos. Gracias a estas alertas tempranas, las empresas pueden mejorar su tiempo de respuesta y reprogramar las entregas a tiempo para evitar retrasos.

Conclusión - Konfuzio para una mayor eficacia en el tratamiento de documentos logísticos

En logística, el tratamiento eficaz de los documentos es crucial para que los flujos de trabajo sean fluidos. Soluciones como Konfuzio optimizan este aspecto automatizando los procesos manuales y ahorrando tiempo.

Las ventajas son múltiples: 

La tramitación acelerada de los documentos de carga, un control más preciso de los niveles de existencias y una planificación optimizada de las rutas son sólo el principio. Las grandes empresas se benefician especialmente de estas ventajas.

Las tecnologías no sólo permiten una gestión más eficaz de la carga y las aduanas, sino también la detección precoz de las necesidades de mantenimiento de los vehículos. La transparencia en la cadena de suministro aumenta al controlar los puntos de datos e identificar posibles problemas en una fase temprana.

En conclusión, está claro que el tratamiento de documentos ya no es un proceso manual que requiere mucho tiempo. Gracias a tecnologías innovadoras como Konfuzio, se está convirtiendo en un elemento crucial para la competitividad y la eficiencia de la logística.

¿Tiene preguntas concretas sobre la gestión eficaz de documentos en logística? Exploremos juntos cómo Konfuzio puede ayudar a su organización. Escríbanos: nuestros expertos están dispuestos a estudiar con usted soluciones para sus necesidades.








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