Software de automatización: más eficacia en los flujos de trabajo

En 2020, el 78% de las empresas de todo el mundo utilizarán soluciones para automatizar los procesos empresariales y administrativos, como la automatización robótica de procesos (Estudio de Deloitte). Hoy en día, es probable que la cifra sea significativamente mayor. La automatización no se limita a un único ámbito, sino que abarca todos los segmentos empresariales: desde el marketing y la atención al cliente hasta la contabilidad, los recursos humanos, la gestión de proyectos y las ventas. Y esto es así en todos los sectores: El software de automatización puede encontrarse en la sanidad, las finanzas y la logística, por ejemplo.

Las empresas confían principalmente en el reconocimiento automático de los documentos y la información entrantes (Statista / 2023). Le mostramos qué otras soluciones se utilizan para la automatización y cómo se benefician de ellas las empresas. Y: le ofrecemos una visión general de los proveedores establecidos en el mercado.

Software de automatización - Definición

definición de software de automatización

El software de automatización describe programas de aplicación especializados que las empresas utilizan para automatizar tareas recurrentes y laboriosas en diversos ámbitos. El objetivo del software es minimizar la necesidad de intervención manual y hacer más eficientes los procesos de trabajo. En el proceso, algoritmos y scripts con reglas predefinidas realizan tareas repetitivas de forma independiente.

En la práctica, el software de automatización puede realizar una amplia gama de tareas, como procesamiento y análisis automático de datos, programación de tareas, transferencia y sincronización de archivos, generación de informes y supervisión del sistema.

La automatización de estas actividades minimiza los errores humanos, garantiza la coherencia de los resultados, aprovecha mejor los recursos y reduce los costes.

Las aplicaciones del software de automatización son muy variadas e incluyen ámbitos como la fabricación, la sanidad, la logística, las finanzas y las tecnologías de la información.

Ventajas del software de automatización

En la práctica, así es como las empresas se benefician del uso de una solución de software de automatización:

BeneficioExplicación
Superar la escasez de trabajadores cualificadosLos recursos informáticos son escasos. Por eso, con el software de automatización, las empresas pueden sortear la escasez de trabajadores cualificados.
Aumento de la eficaciaLas herramientas de automatización para Windows, Mac y Linux, por ejemplo, aceleran los procesos de trabajo y reducen así el tiempo total de trabajo. Esto hace que las empresas sean más eficientes.
Reducción de costesLos procesos automatizados reducen los pasos del trabajo manual, de modo que las empresas necesitan desplegar menos empleados. Esto reduce los costes de personal.
Reducción de erroresLa automatización minimiza los errores humanos en tareas repetitivas, aumenta la precisión y reduce el riesgo de repeticiones.
EscalabilidadLos procesos automatizados se adaptan fácilmente a un volumen de trabajo fluctuante. Así, las empresas pueden hacer frente fácilmente a un aumento repentino de la demanda en particular. 
CoherenciaLos procesos automatizados mejoran la calidad de los servicios, minimizan las desviaciones y garantizan así resultados coherentes.
Tiempo de reacción más rápidoLas notificaciones automatizadas permiten reaccionar rápidamente a los acontecimientos sin necesidad de supervisión manual.
Mejor uso de los recursosLos programas de automatización optimizan el uso de los recursos activándose sólo en determinadas condiciones. 
Mejora de la gestión de datosLas herramientas de software de automatización capturan, procesan y almacenan datos automáticamente. Esto mejora la calidad y la integridad de los datos, creando la base para tomar mejores decisiones.
Mayor motivación de los empleadosLas aplicaciones de software de automatización liberan a los empleados de tareas monótonas y les permiten centrarse en actividades más exigentes. Esto aumenta su satisfacción.
Información en tiempo realEl software de automatización proporciona datos en tiempo real que permiten tomar decisiones fundamentadas basadas en información actualizada.

Software de automatización: ámbitos de aplicación

Hasta ahora, las empresas han utilizado principalmente herramientas de automatización del marketing. En la práctica, pueden utilizar una Automatización Sin embargo, podemos hacer que los procesos sean más eficientes en casi todos los ámbitos empresariales:

Atención al cliente

Las herramientas de software de automatización, como los chatbots, interactúan con los clientes en lenguaje natural. Pueden responder a preguntas frecuentes, ayudar a los clientes a navegar por el sitio web y resolver problemas básicos. Un ejemplo sería un minorista online que ha integrado un chatbot en su sitio web. El Bot puede responder a preguntas sobre productos, plazos de entrega y condiciones de devolución, lo que reduce el tiempo de espera de los clientes y acelera la conversión.

Contabilidad y Finanzas

Los programas de contabilidad automatizada pueden generar facturas automáticamente, clasificar las transacciones y generar informes sobre las actividades financieras. También puede enviar recordatorios de pago y establecer pagos periódicos. Por ejemplo, una empresa puede establecer un Software de contabilidad con IA para enviar facturas mensuales a los clientes, controlar los pagos recibidos y enviar recordatorios automáticos cuando los pagos se retrasen.

Gestión de existencias

Los sistemas automatizados de gestión de inventarios pueden controlar los niveles de existencias en tiempo real. Pueden enviar alertas cuando los productos se están agotando y generar automáticamente pedidos de reposición. Un minorista puede utilizar este software para asegurarse de que los productos más populares nunca se agotan, activando automáticamente nuevos pedidos a los proveedores cuando las existencias caen por debajo de un determinado umbral.

Marketing

El uso de software de automatización de marketing permite a las empresas planificar y ejecutar campañas de marketing a través de múltiples canales. Esto puede incluir, por ejemplo, marketing por correo electrónico, publicaciones en redes sociales, anuncios digitales y otros pilares del recorrido del cliente. Un ejemplo sería un sitio web de comercio electrónico que envía automáticamente correos electrónicos personalizados a los clientes que han dejado artículos en su cesta de la compra para animarles a completar una compra.

Recursos Humanos

El software de automatización de RRHH puede agilizar el proceso de solicitud, gestionar de forma centralizada los datos de los empleados y automatizar tareas administrativas como el seguimiento del tiempo y las solicitudes de permisos. Una empresa podría utilizar este software para cribar las solicitudes, generar automáticamente contratos de trabajo y proporcionar a los empleados una plataforma para solicitar permisos y realizar un seguimiento de sus horas de trabajo.

Tratamiento de datos

Los sistemas automatizados de tratamiento de datos pueden procesar grandes cantidades de Datos estructurados y no estructurados analizar, identificar patrones y tendencias y generar informes automáticamente. Una empresa financiera podría utilizar estos sistemas para analizar datos financieros históricos y hacer previsiones para futuras decisiones de inversión.

Distribución

El software de ventas automatizado puede apoyar el proceso de ventas proporcionando a los vendedores clientes potenciales, enviando correos electrónicos de seguimiento y realizando un seguimiento de la actividad de ventas. Un ejemplo sería una plataforma de ventas que envía automáticamente correos electrónicos a los clientes potenciales que han mostrado interés por un producto para hacerles un seguimiento posterior en el proceso de venta.

Gestión de proyectos

Las herramientas automatizadas de gestión de proyectos pueden asignar tareas automáticamente, seguir el progreso y enviar recordatorios de plazos e hitos. Un equipo puede utilizar una plataforma de este tipo para fijar los objetivos del proyecto, delegar tareas a los miembros del equipo y recibir automáticamente notificaciones cuando haya que completar las tareas.

caso práctico de software de automatización

Software de automatización - Caso práctico

Para ilustrar las tareas que puede asumir un software de automatización en el día a día de una empresa, repasemos un caso de uso clásico:

Revisión automatizada de contratos en un bufete de abogados

Un bufete de abogados establecido procesa un gran número de contratos para sus clientes. La revisión y evaluación manual de estos contratos lleva mucho tiempo, es propensa a errores y conlleva el riesgo de pasar por alto cláusulas o plazos importantes.

Solución

La empresa implanta software de automatización basado en inteligencia artificial y está especializada en el análisis automatizado de documentos contractuales.

Cómo funciona

El software está capacitado con una amplia base de datos de plantillas y terminología jurídicas. Cuando se presenta un nuevo contrato, el software analiza automáticamente el contenido del texto e identifica las cláusulas, plazos, condiciones y demás información importante.

Ventajas

La funcionalidad del software de automatización aporta las siguientes ventajas a la empresa:

Revisión eficaz de los contratos

El software de automatización permite un análisis rápido y preciso de los documentos contractuales. Esto acelera considerablemente el proceso de revisión.

Evitar errores

Al estar basado en inteligencia artificial, el programa reduce las fuentes de error humano y garantiza una evaluación coherente y precisa.

Centrarse en tareas estratégicas

La revisión manual de contratos suele requerir mucho tiempo y recursos. El software de automatización reduce considerablemente el tiempo necesario, lo que permite a los abogados centrarse en tareas estratégicas.

Alertas tempranas

El programa detecta automáticamente plazos y fechas importantes en los contratos y avisa a los abogados a tiempo para evitar retrasos.

Mejor base para la toma de decisiones

El análisis automatizado identifica patrones y tendencias en los datos contractuales, lo que ayuda a los abogados a hacer recomendaciones jurídicas con conocimiento de causa.

Aplicación

El software de automatización se integra en la plataforma de gestión documental del bufete. Los abogados recibirán formación sobre cómo utilizar el software eficazmente para lograr los mejores resultados posibles.

Resultado

Al implantar el software de automatización, el bufete de abogados puede Aumentar la eficacia de las auditorías de contratosminimizar los errores y ofrecer un asesoramiento jurídico de mayor calidad. Todo ello redunda en un uso optimizado de los recursos de los abogados, una mayor productividad y, en última instancia, una mayor satisfacción de los clientes.

proveedor de software de automatización

Software de automatización - 10 proveedores principales

Las empresas encuentran en el mercado una amplia gama de soluciones de software de automatización. La elección del más adecuado depende del sector y de la necesidad exacta de automatización. Los 10 proveedores siguientes han creado un software en el que confían muchas empresas:

UiPath

UiPath es un proveedor líder de Automatización robótica de procesos (RPA). La plataforma permite automatizar tareas repetitivas mediante robots informáticos que simulan las interacciones humanas con las aplicaciones. Una característica destacada es el "UiPath Studio", un entorno de desarrollo visual que permite a los usuarios sin grandes conocimientos de programación crear flujos de trabajo de automatización. Estos flujos de trabajo pueden conectarse a diversas aplicaciones empresariales, desde sistemas ERP a plataformas CRM. 

Automatización en cualquier lugar

Automation Anywhere ofrece soluciones escalables de automatización de procesos robóticos que ayudan a las empresas a automatizar diversos procesos empresariales. Un elemento central es el "Bot Store", una colección de bots de automatización listos para usar en tareas frecuentes. La plataforma integra a la perfección servicios en la nube y aplicaciones empresariales para que los procesos sean más eficientes. 

Prisma azul

Blue Prism es conocido por su Digital Workforce, que permite la automatización de procesos. Process Studio es una herramienta esencial que permite la creación visual de flujos de procesos. La plataforma se integra con sistemas CRM, bases de datos y otras aplicaciones empresariales. 

Sistemas Pega

Pega Systems ofrece soluciones de automatización inteligentes para procesos centrados en el cliente. Una función destacada es Decision Strategy Manager, que permite realizar ajustes automatizados en las decisiones empresariales basándose en datos en tiempo real. La plataforma se integra a la perfección con plataformas de atención al cliente y herramientas de análisis. 

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate facilita la automatización dentro del ecosistema Microsoft. La plataforma proporciona "flujos", flujos de trabajo automatizados que facilitan la transferencia de datos y las notificaciones. Con una integración perfecta en Office 365 y SharePoint, por ejemplo, Power Automate facilita la automatización de procesos. 

WorkFusion

WorkFusion ofrece automatización basada en IA para procesos intensivos en datos. Cognitive Automation" utiliza IA para la extracción de datos y la toma de decisiones. La plataforma se integra con fuentes de datos y herramientas de análisis. 

Kofax

Kofax ofrece soluciones de automatización para el procesamiento de documentos y la optimización del flujo de trabajo. La plataforma se integra con sistemas ECM y servicios en la nube. "TotalAgility" es una característica clave que proporciona un diseñador visual para los procesos, ofreciendo flexibilidad y escalabilidad.

Appia

Appian ofrece automatización de bajo umbral y gestión de procesos empresariales. El "Appian Designer" es un Entorno de bajo código para crear aplicaciones y procesos automatizados. Las integraciones con CRM, ERP y otras aplicaciones empresariales convierten a la plataforma en una potente herramienta para la automatización de procesos. 

Nintex

Nintex permite la automatización de flujos de trabajo complejos mediante su propio motor de flujos de trabajo. Entre otras cosas, los clientes pueden utilizar formularios personalizados para la recopilación y el procesamiento de datos, así como soluciones de bajo código. Con integraciones como en SharePoint y Salesforce, Nintex ofrece una amplia aplicación para la automatización de procesos. 

Konfuzio

Konfuzio es un software de automatización especializado en automatizar el análisis y procesamiento de textos. Gracias a la inteligencia artificial, Konfuzio permite a las empresas extraer eficazmente información de grandes cantidades de datos de texto no estructurados. Para ello, la plataforma cuenta con aprendizaje automático y procesamiento avanzado del lenguaje natural.

De este modo, las empresas pueden analizar y clasificar los textos automáticamente y extraer la información pertinente.

Konfuzio ofrece un entorno de desarrollo fácil de usar que permite a los usuarios sin grandes conocimientos técnicos crear y personalizar flujos de trabajo de análisis de texto. Estos flujos de trabajo pueden utilizarse en una amplia variedad de casos de uso, desde el procesamiento de las opiniones de los clientes hasta la automatización de la revisión de documentos jurídicos. La plataforma se integra perfectamente con los sistemas empresariales existentes y ofrece opciones de implantación tanto en las instalaciones como en la nube.

ProveedorPrincipales características y funcionesIntegracionesDespliegueFunción más importante
UiPathRPA para la automatización eficaz de tareasPlataformas ERP, CRM, etc.SaaS e in situEntorno de diseño visual para flujos de trabajo de automatización sin conocimientos de programación.
Automatización en cualquier lugarSoluciones RPA escalables para diversos procesos empresarialesServicios y aplicaciones en la nubeSaaS e in situColección de robots de automatización para tareas comunes.
Prisma azulPlantilla digital para la automatización de procesosSistemas CRM, bases de datos, etc.Principalmente in situEntorno visual para crear flujos de procesos y lógica.
Sistemas PegaAutomatización inteligente para procesos centrados en el clientePlataformas de atención al clienteSaaS e in situAdaptación automatizada de las decisiones empresariales basadas en datos en tiempo real.
Microsoft Power AutomateAutomatización de bajo umbral en los ecosistemas de MicrosoftOffice 365, SharePoint, etc.SaaSFlujos de trabajo automatizados para la transmisión de datos y notificaciones.
WorkFusionAutomatización asistida por IA para procesos con gran volumen de datosFuentes de datos, herramientas de análisisSaaS e in situUtilice la IA para la extracción de datos y la toma de decisiones.
KofaxAutomatización del tratamiento de documentos y optimización del flujo de trabajoSistemas ECM, servicios en la nubeSaaS e in situDiseñador visual para la creación de procesos flexibles y escalables.
AppiaAutomatización de bajo umbral y gestión de procesos empresarialesCRM, ERP, etc.SaaSEntorno de bajo código para crear aplicaciones y procesos.
NintexAutomatización de flujos de trabajo y optimización de procesosSharePoint, Salesforce, etc.SaaS e in situCree formularios personalizados para la recogida y el tratamiento de datos.
KonfuzioAutomatización del análisis y tratamiento de textosERP, herramientas ITSM, etc.SaaS e in situInteligencia artificial autodidacta y entrenable para la gestión automatizada de documentos

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué son las soluciones de software de automatización?

Las soluciones de software de automatización son programas que automatizan tareas y procesos. Permiten realizar tareas recurrentes sin intervención manual. Al establecer reglas, acciones y desencadenantes, el software puede vincular distintas aplicaciones y sistemas y transferir datos entre ellos. Esto aumenta la eficacia, reduce los errores y ahorra tiempo. Las empresas utilizan software de automatización para agilizar los flujos de trabajo y minimizar la interacción humana en operaciones repetitivas.

¿Cómo se benefician las empresas del software de automatización?

Las empresas se benefician del software de automatización gracias a una mayor eficiencia. Para ello, el software automatiza las tareas repetitivas y ahorra así tiempo. De este modo, los empleados pueden concentrarse en la creatividad y las tareas estratégicas. Además, la tasa de errores disminuye porque el software funciona con precisión. Y: los costes se reducen porque se necesitan menos horas de trabajo.

¿Qué proveedores de software de automatización existen?

Entre los proveedores de software de automatización figura, por ejemplo, Konfuzio, especializado en automatización de documentos. El software extrae información valiosa de los textos, mejora la calidad de los datos y permite una automatización eficaz de los procesos. UiPath, por su parte, se centra en la automatización robótica de procesos (RPA), que permite automatizar tareas repetitivas mediante robots de software. Otro proveedor es Zapier, especializado en la integración de aplicaciones web. El software conecta diferentes apps y automatiza las transferencias de datos para vincular flujos de trabajo sin fisuras.

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