En Automatización de los procesos empresarialesincluido el archivo de las guías aéreas (AWB), se incluye en el programa Sector logístico son cada vez más importantes para mejorar la eficiencia y la precisión. En este contexto, me gustaría explicar un ejemplo de éxito de la implantación de un sistema automatizado de archivo de AWB en una empresa de logística del aeropuerto de Zúrich.
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En primer lugar, explicamos los antecedentes del documento especial de carga aérea:
Este artículo ha sido traducido al alemán y se ha traducido automáticamente a otros idiomas. Nos complacerá recibir sus comentarios al final del artículo.
¿Qué es una carta de porte aéreo?
Una guía aérea (AWB) o carta de porte aéreo es un contrato de transporte entre el expedidor y el transportista (normalmente una compañía aérea). Sirve como recibo de las mercancías y prueba del contrato para su transporte. Está regulado por la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA) y tiene una estructura normalizada. A pesar de esta normalización, en la práctica se producen diversas desviaciones y escaneos difíciles de leer.
La estructura de una AWB típica puede incluir las siguientes áreas:
- Número AWBCada AWB tiene un número único asignado por la compañía aérea. Se utiliza para hacer un seguimiento del envío.
- Nombre y dirección del remitenteAquí se introduce el nombre y la dirección completa del remitente.
- Nombre y dirección del destinatarioAquí también figuran el nombre y la dirección completa del destinatario.
- Aeropuerto de salida y llegadaAeropuertos de salida y de llegada de la carga : Estas secciones indican los aeropuertos de salida y de llegada de la carga.
- Descripción de las mercancíasEsta sección contiene información sobre el tipo y la cantidad de mercancías. También puede contener información sobre requisitos especiales de manipulación.
- Peso y volumenAquí se introduce el peso real o volumétrico del envío, según cuál sea mayor.
- Portes y otros gastosEsta sección contiene información detallada sobre los gastos de transporte y otros gastos a cargo del expedidor o del destinatario.
- Instrucciones de manipulación de la cargaInstrucciones especiales para la manipulación de la carga: Pueden contener instrucciones especiales para la manipulación de la carga, especialmente si se trata de mercancías peligrosas o perecederas.
- Firma del remitente y de la compañía aéreaLa AWB debe estar firmada por el expedidor y la compañía aérea para que sea jurídicamente vinculante.
Una AWB es un documento muy importante en la carga aérea, ya que contiene toda la información esencial sobre el envío y sirve de contrato entre el expedidor y la compañía aérea. Por lo tanto, es crucial que se rellene correctamente y se guarde con cuidado.
¿Por qué se archivan las AWB?
Carta de porte aéreo (AWB) o Air Waybills y Albaranes de entrega son documentos importantes en el transporte de mercancías y, especialmente, en el transporte aéreo. Se archivan por varias razones:
Requisitos legales
En muchos países, es un requisito legal que las empresas conserven documentos comerciales como las AWB y los albaranes durante un determinado periodo de tiempo. Por ejemplo, supongamos que se investiga un envío que supuestamente transporta mercancías ilegales. En este caso, el documento AWB almacenado serviría como prueba de que la empresa ha llevado a cabo la diligencia debida registrando correctamente el tipo de mercancía indicado por el expedidor.
Verificación y seguimiento
Las AWB y los albaranes de entrega son documentos importantes para el seguimiento de los envíos. Supongamos que un cliente afirma no haber recibido nunca su envío. Con la AWB archivada, la empresa podría rastrear todo el recorrido del envío para ver si hubo algún error en alguna parte: por ejemplo, puede comprobar si el envío se entregó en el lugar equivocado o si hubo algún retraso que afectó a la entrega.
Fines financieros
Las AWB y los albaranes suelen contener información importante para la contabilidad financiera. Por ejemplo, si al final del ejercicio una Auditoría la empresa puede utilizar las AWB y los albaranes archivados para verificar los gastos de transporte registrados. Una conciliación con las transacciones financieras ofrece más oportunidades de auditoría.
Atención al cliente
Las AWB y los albaranes pueden utilizarse para aclarar dudas o resolver problemas de los clientes. Un cliente puede conocer la hora exacta de llegada de su envío a través de la AWB. La empresa puede demostrar esta información mediante la AWB archivada.
Control de calidad y mejora de los procesos
Analizando las AWB y los albaranes, las empresas pueden identificar tendencias y patrones en sus cadenas de suministro. Por ejemplo, supongamos que una empresa observa al revisar sus AWB que los envíos a un destino concreto siempre llegan tarde. Esto podría indicar que hay un problema con esa parte concreta de la cadena de suministro, y la empresa podría entonces tomar medidas para mejorar este proceso.
Fondo
Antes de la implantación del sistema automatizado, la AWB-Proceso de archivo manualmente. El personal tenía que escanear cada AWB individualmente y guardar los archivos digitalizados en un sistema de almacenamiento local. El proceso llevaba mucho tiempo, consumía muchos recursos y era propenso a errores, ya que la cantidad de información contenida en una AWB es diversa. Además, el volumen cada vez mayor de envíos de carga aérea y los crecientes requisitos legales de conservación de documentos suponían un reto para muchas empresas del sector.
Para resolver estos problemas y mejorar la eficiencia, la empresa decidió implantar un sistema automatizado de archivo de AWB.
La aplicación
En Empresa de logística adquirió Konfuzio para desarrollar una solución de software a medida. Las principales características del nuevo sistema eran la digitalización y separación automáticas de los escaneados de las AWB de varias páginas, la indexación automática basada en los números de AWB y otra información relevante, la búsqueda y recuperación sencillas de las AWB archivadas y el cumplimiento de las normas de protección de datos y los periodos de conservación legales.
Los gestores del proyecto empezaron la implantación con un análisis detallado de las necesidades para determinar los requisitos y objetivos específicos de la empresa. A continuación se pasó a la fase de desarrollo, en la que los técnicos adaptaron y optimizaron el software en función de esos requisitos.
La fase de pruebas posterior fue crucial para garantizar que el software funcionaba correctamente y cumplía todos los requisitos. Tras el éxito de las pruebas, el sistema se implantó finalmente en toda la empresa.
Resultado
Gracias a la aplicación del Sistema de archivo automatizado la empresa de logística pudo mejorar significativamente sus procesos. La automatización ha mejorado aún más la estabilidad del proceso en comparación con el archivado manual. Hoy en día, las AWB pueden encontrarse en el sistema de archivo casi al mismo tiempo que se recibe la carga aérea, y los empleados o robots pueden encontrar las AWB en el archivo directamente a petición del cliente y ponerlas a su disposición.
El nuevo sistema también facilita el cumplimiento de los requisitos legales al garantizar que todas las AWB se almacenan de forma segura durante el periodo prescrito. Además, la posibilidad de recuperar las AWB de forma rápida y sencilla mejoró el servicio al cliente y facilitó procesos internos como la contabilidad financiera y las auditorías.
En general, la implantación del sistema automatizado de archivo de AWB en el aeropuerto de Zúrich fue un gran éxito y un ejemplo de cómo la digitalización y la automatización en el sector logístico pueden conducir a procesos más eficientes y eficaces.
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Uso de robots RPA durante la implantación
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Los robots RPA desempeñaron un papel crucial en el archivo automatizado de guías aéreas (AWB) en el aeropuerto de Zúrich.
RPA Software ofrece una herramienta de integración de datos fácil de usar, véase también RPA (Automatización robótica de procesos) y permite así que incluso empleados sin conocimientos de programación Simplificar y automatizar los flujos de datosque garantiza el buen funcionamiento de las integraciones API.
El equipo de RPA de la empresa de logística del aeropuerto de Zúrich se encargó de la integración de Konfuzio para garantizar que todas las AWB se registraran, digitalizaran e introdujeran correctamente en nuestro sistema. Además, el software ofrece un alto grado de flexibilidad. De este modo, RPA Software y Konfuzio cumplieron los requisitos y procesos específicos de la empresa de logística.
Además, la interfaz de usuario sencilla e intuitiva del software de RPA garantizó que los empleados de la empresa de logística pudieran manejar el nuevo software con eficacia y utilizarlo de forma óptima. Y la perfecta integración con nuestros robots RPA permitió que los procesos automatizados se ejecutaran de forma eficiente y sin interrupciones.
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