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Lleva mucho tiempo, es confuso y propenso a errores: las empresas que abordan la tramitación de sus facturas de forma manual tienen que superar multitud de retos. La solución en este caso es sencilla: existen en el mercado numerosas herramientas gratuitas y de bajo coste para la aprobación digital de facturas.
¿Qué deben tener en cuenta los fundadores, contables y directores generales a la hora de elegir la herramienta adecuada? Y: ¿Cómo pueden los proveedores de herramientas de procesamiento de facturas añadir más valor a su software? Mostramos 15 programas que hacen eficiente la aprobación digital de facturas.
Leíste una versión traducida automáticamente del post original en alemán.
Resumen de los datos más importantes sobre la aprobación digital de facturas
- La emisión digital de facturas ayuda a las empresas a procesar, verificar y archivar las facturas recibidas.
- Con el software adecuado, las empresas ahorran tiempo, cometen menos errores y documentan las transacciones de facturas de forma trazable.
- Con Konfuzio, los proveedores de herramientas de procesamiento de facturas optimizan y automatizan su software para ofrecer mucho más valor a sus clientes.
- Las medianas y grandes empresas crean sus propios flujos de trabajo para las facturas con Konfuzio y los automatizan de forma inteligente.
Cómo funciona el proceso de aprobación de facturas digitales
La aprobación digital de facturas comprende un total de 6 pasos. Dependiendo de la herramienta, asume un número diferente de tareas para las empresas. Cuantos más pasos abarque el software, menos trabajo tendrá en contabilidad:
1. recepción de facturas
La aprobación digital de facturas comienza con la recepción de las facturas en la empresa, normalmente por correo electrónico o postal.
2. escaneado y digitalización
El servicio de contabilidad Escanea facturas físicaspara convertirlas en formato digital. El software captura automáticamente las facturas digitales y las almacena en su sistema.
3. adquisición automática de datos
Los programas avanzados extraen automáticamente de la factura digital la información pertinente, como el número de factura, el importe y los datos del proveedor. Los programas más sencillos no pueden hacerlo. En estos casos, las empresas tienen que buscar los datos en las propias facturas.
4. verificación y validación
El software comprueba la exactitud de los datos recopilados y los compara con los registros internos para garantizar que no haya discrepancias.
5. reservas
Tras la comprobación, una herramienta introduce la factura en el sistema contable. De este modo se prepara el pago de la factura.
6. liberación para el pago
Dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa o del departamento de contabilidad, cada factura requiere un proceso de aprobación. Una vez aprobada la factura, el software activa el pago de la misma. Marca la factura como pagada en el sistema.
Ventajas de la aprobación digital de facturas
Los programas informáticos ayudan a las empresas a procesar sus facturas digitales más rápidamente y con menos errores. Cómo se benefician de ello en la práctica?
Tiempos de procesamiento más rápidos
La aprobación digital de facturas acelera considerablemente el proceso de aprobación, incluso para las pequeñas empresas. La herramienta correspondiente crea notificaciones automáticas y asigna las facturas a las personas responsables. Esto reduce los tiempos de espera y aumenta la eficiencia. Por ejemplo, si un pequeño fabricante que acaba de introducir su producto en el mercado utiliza la aprobación electrónica de facturas, el software envía automáticamente las facturas entrantes de los proveedores al propietario. El propietario puede entonces comprobar y aprobar rápidamente las facturas. De este modo, la empresa evita retrasos innecesarios.
Comunicación y seguimiento eficaces
La aprobación digital de facturas permite una comunicación clara y un seguimiento sencillo de los procesos de aprobación. Las actualizaciones de estado y los comentarios son directamente visibles en el software. Esto ayuda a las empresas a evitar malentendidos y a aclarar rápidamente las solicitudes. Por ejemplo, si un pequeño comercio minorista en línea utiliza una plataforma digital de verificación de facturas, el propietario puede ver el estado de cada factura y proporcionar información a las partes responsables, como el director de compras o el contable. Esto fomenta una comunicación interna fluida y permite encontrar soluciones rápidas en caso de discrepancias.
Mayor control y transparencia
La aprobación digital de facturas ofrece a las empresas un mejor control de sus gastos. Esto se debe a que: el software registra todas las actividades de aprobación, lo que permite un seguimiento detallado de cada factura. Por ejemplo, si una pequeña empresa familiar utiliza un software de aprobación digital de facturas, el gerente puede supervisar todos los procesos de aprobación y asegurarse de que los responsables gestionan todas las facturas correctamente. Esto permite una planificación presupuestaria precisa y ayuda a evitar costes inesperados.
Reducción de costes e impacto ambiental
Gracias a la aprobación digital de facturas, las empresas minimizan los costes de papel, impresoras y mano de obra. Esto supone un importante ahorro de costes para las pequeñas empresas y contribuye al mismo tiempo a la protección del medio ambiente. Por ejemplo, si una empresa emergente de TI se pasa a la aprobación digital de facturas, reduce significativamente sus costes de material de oficina. Esto se debe a que los empleados ya no tienen que imprimir facturas electrónicas.
Cómo encuentran las empresas el software adecuado para la aprobación digital de facturas
Una cosa está clara: las empresas ahorran mucho tiempo y molestias cuando pasan de las facturas manuales a la aprobación digital de facturas. Pero, ¿cómo pueden encontrar un software que se adapte a sus necesidades y requisitos? Básicamente, las empresas deben comprobar los siguientes factores a la hora de elegir una herramienta:
Facilidad de uso
El software que realiza la aprobación de facturas digitalmente debe ser intuitivo y fácil de entender para que los empleados puedan trabajar con él sin necesidad de una formación exhaustiva. Ejemplo práctico: una empresa se decide por un software digital de aprobación de facturas con una interfaz de usuario sencilla. Los empleados se familiarizan rápidamente con el sistema y empiezan a procesar facturas sin demora. Esto ya aumenta la productividad con las primeras aplicaciones.
Integración con los sistemas existentes
Las empresas deben poder integrar el software sin problemas en su infraestructura informática actual. Esto permite un flujo fluido de datos entre diferentes departamentos y sistemas, lo que mejora la precisión de los datos y la eficiencia del proceso global. Por ejemplo, una empresa manufacturera integra un software digital de aprobación de facturas en su infraestructura informática existente. Sistema ERP. Como resultado, el software transfiere automáticamente la información de las facturas al departamento de contabilidad. Esto minimiza los errores humanos y elimina un paso de trabajo.
Automatización del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo automatizados dirigen automáticamente las facturas a las personas adecuadas para su aprobación en función de reglas predefinidas. Esto acelera considerablemente el proceso de aprobación. Con una herramienta, por ejemplo, una empresa de logística implementa flujos de trabajo automatizados que corresponden a procesos internos. De este modo, el software remite automáticamente las facturas a la persona responsable, en función del tipo de pedido. Así se reduce drásticamente el tiempo de tramitación de las facturas.
Seguridad y protección de datos
El software de aprobación de facturas digitales debe cumplir estrictas normas de seguridad para garantizar la confidencialidad e integridad de los datos de las facturas. El factor más importante aquí es la Protección de datos importante. Así se garantiza la protección de información empresarial sensible, como los datos personales.
En la práctica, por ejemplo, el responsable de cumplimiento de una empresa emergente de tecnología financiera elige una herramienta de verificación de facturas digitales que admite el cifrado de extremo a extremo y la autenticación multinivel.
De este modo, el programa transfiere todos los datos de las facturas de forma segura y garantiza que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a ellas.
Escalabilidad
El software debe ser escalable y capaz de crecer con la empresa. Es importante que el software ofrezca un rendimiento óptimo aunque aumente el número de usuarios y facturas, sin perder eficacia. Así, por ejemplo, si tras un año de actividad una empresa emergente en expansión ya no necesita procesar 20 facturas al mes, sino 200, un software escalable lo hará con la misma rapidez y sin errores.
14 herramientas digitales de aprobación de facturas para pequeñas empresas
En el mercado encontrará innumerables herramientas para la aprobación de facturas digitales. Veamos primero 5 aplicaciones que están disponibles de forma gratuita o a bajo precio:
| Herramienta | Descripción | Funciones más importantes | Ejemplo de uso |
|---|---|---|---|
| Lexware | Lexware es un software contable y financiero para pequeñas empresas y autónomos. Además de las funciones contables, Lexware ofrece un desbloqueo de facturas digitales especialmente fácil de usar y que se integra bien en la plataforma. | - Plantillas de facturas personalizables con el logotipo de la empresa- Seguimiento automático del estado de las facturas y de los pagos recibidos- Aprobación digital y opciones de pago en línea para los clientes | Una pequeña consultoría utiliza Lexware para la aprobación digital de sus facturas. La posibilidad de supervisar el estado de los pagos en tiempo real acelera la tramitación de los mismos. Los clientes también pueden pagar las facturas en línea, lo que mejora la gestión de la tesorería. |
| Onda | Wave es un programa de contabilidad gratuito especialmente indicado para autónomos y pequeñas empresas. Además de las funciones de contabilidad, Wave también ofrece la opción de aprobación digital de facturas. | - Creación de facturas con marca individual- Envío de facturas por correo electrónico- Seguimiento de facturas pendientes y pagos recibidos | Un pequeño estudio de diseño web utiliza Wave para la aprobación digital de facturas. La clara interfaz de usuario permite al estudio enviar facturas eficientemente desde el principio sin cometer errores. Esto permite procesar los pagos con rapidez y, por tanto, disponer de más tiempo para los proyectos de diseño. |
| Invoicely | Invoicely es un software de facturación fácil de usar y con tarifas asequibles, muy adecuado para pequeñas empresas y autónomos. Permite a las empresas gestionar todo el proceso de facturación en línea. | - Plantillas de facturas personalizables- Opciones de pago en línea para los clientes- Función de aprobación y firma digital | Una pequeña empresa de marketing utiliza Invoicely para la aprobación digital de facturas. La fácil personalización de las plantillas de facturas y la posibilidad de firmar digitalmente las facturas agilizan el proceso de facturación y garantizan la exactitud de las transacciones. |
| SlickPie | SlickPie es un programa de contabilidad gratuito para pequeñas empresas. Ofrece funciones básicas de contabilidad, así como la posibilidad de compartir y gestionar facturas digitalmente. | - Creación automática de facturas periódicas- Opciones de pago en línea para clientes- Seguimiento de gastos e ingresos | Una pequeña empresa minorista en línea utiliza SlickPie para la aprobación digital de facturas. La creación automática de facturas periódicas minimiza el tiempo de preparación de facturas, mientras que las opciones de pago en línea agilizan la recepción de los pagos. |
| Y CO | AND CO es una plataforma integral para autónomos y pequeñas empresas. No sólo ofrece funciones de facturación, sino también de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo. Existe una versión gratuita con funciones limitadas y planes premium de bajo coste. | - Creación y personalización de plantillas de facturas- Seguimiento automático de gastos e ingresos- Aprobación digital y opciones de pago en línea | Un gestor informático autónomo utiliza AND CO para la aprobación digital de facturas y la gestión de sus proyectos. La perfecta integración de las funciones de facturación con el seguimiento del tiempo y los gastos le ayuda a controlar todos los aspectos de sus proyectos y a trabajar de forma eficiente. |
| Datev | Datev es un conocido programa de contabilidad para empresas y asesores fiscales. | - Plantillas de facturas personalizables con diseño corporativo - Firma electrónica para mayor validez legal - Integración con software de contabilidad para transferencias de datos sin fisuras | Una mediana empresa utiliza Datev para la aprobación digital de facturas con el fin de garantizar que todas las facturas son legalmente válidas y están perfectamente integradas en el sistema contable. |
| iflow | iflow es un software basado en la nube para la tramitación y aprobación electrónica de facturas. | - Captura automática de facturas entrantes - Flujo de trabajo para la emisión y aprobación de facturas digitales - Archivo de facturas conforme a los requisitos legales | Una pequeña agencia de marketing utiliza iflow para automatizar todo el proceso de facturación. Las facturas entrantes se capturan automáticamente y se aprueban digitalmente, lo que se traduce en una contabilidad eficiente. |
| Factura rápida | Fastbill es un programa de contabilidad intuitivo para autónomos y pequeñas empresas. | - Creación de facturas y ofertas profesionales - Recordatorios automáticos de facturas pendientes - Gestión de gastos y recibos | Un autónomo utiliza FastBill para crear y enviar sus facturas digitalmente. Los recordatorios automáticos de las facturas pendientes le ayudan a realizar el seguimiento de los pagos. |
| Zervant | Zervant es un programa de facturación fácil de usar para pequeñas empresas y autónomos. | - Cree facturas con sólo unos clics - Opción de creación de facturas periódicas - Notificaciones automáticas de retrasos en los pagos | Una pequeña empresa de catering utiliza Zervant para enviar facturas periódicas a sus clientes habituales. Las notificaciones automáticas ayudan a la empresa a recibir los pagos a tiempo. |
| SevDesk | SevDesk es un software de contabilidad basado en la nube con amplias funciones de creación y aprobación de facturas. | - Creación de facturas profesionales con diseño individual - Gestión de facturas recibidas y gastos - Integración de opciones de pago en línea para los clientes | Una pequeña empresa de comercio en línea utiliza SevDesk para crear y enviar facturas de sus productos. Las opciones de pago en línea facilitan que los clientes paguen rápidamente. |
| Debitoor | Debitor es un sencillo programa de contabilidad para pequeñas empresas y autónomos. | - Creación rápida de facturas y presupuestos - Gestión de datos de clientes e información sobre productos - Fácil seguimiento de las facturas pendientes | Un diseñador gráfico autónomo utiliza Debitoor para crear rápidamente facturas para sus clientes. El fácil seguimiento de las facturas pendientes le ayuda a controlar sus finanzas. |
| RW Fácil | RW Easy es un programa de contabilidad diseñado específicamente para pequeñas empresas y autónomos. | - Interfaz de usuario clara para un manejo sencillo - Gestión de datos de clientes y proveedores - Archivo de facturas para cumplir los requisitos legales | Un pequeño restaurante familiar utiliza RW Easy para crear y almacenar sus facturas digitalmente. La facilidad de uso permite al equipo del restaurante gestionar el proceso de facturación sin problemas. |
| ContabilidadButler | AccountingButler es un programa de contabilidad fácil de usar que se centra en la facilidad de uso. | - Creación de facturas y presupuestos con unos pocos clics - Contabilización automática de las facturas recibidas - Opciones de pago en línea integradas para los clientes | Una pequeña floristería utiliza AccountingButler para crear y enviar facturas de pedidos de clientes. La contabilización automática de las facturas recibidas ahorra tiempo en la contabilidad. |
| Facturarápida | FastInvoice es un programa de facturación fácil de usar para autónomos y pequeñas empresas. | - Creación de facturas profesionales con marca individual - Recordatorios automáticos de facturas pendientes - Opciones de pago en línea para los clientes | Un diseñador gráfico autónomo utiliza FastInvoice para crear y enviar facturas para los proyectos de sus clientes. Los recordatorios automáticos de las facturas pendientes le ayudan a realizar el seguimiento de los pagos. |
Konfuzio - Aprobación digital de facturas para grandes empresas
Las medianas y grandes empresas necesitan algo más que funciones básicas en un software de facturación. A menudo procesan innumerables facturas cada día. Esto significa que, con el software, deben ser capaces de crear y automatizar sus propios flujos de trabajo de aprobación. Sólo así podrán minimizar el esfuerzo necesario para la aprobación digital de facturas.
Esto también se aplica a los proveedores de herramientas para la Tramitación de facturas. Para que sus clientes puedan procesar sus facturas eficazmente con la herramienta, necesitan ofrecer procesos lo más flexibles posible, personalizables y controlables.
El software de IA de Konfuzio optimiza y automatiza todo el flujo de trabajo de facturación:
Captura de facturas
Konfuzio registra e importa automáticamente las facturas entrantes. Puede tratarse tanto de facturas recibidas por correo electrónico como de facturas procedentes de diversos portales, como Amazon.
Clasificación de documentos
Si es necesario, Konfuzio ordena las facturas capturadas clasificándolas en diferentes tipos. Por ejemplo, las empresas pueden crear categorías de facturas, como facturas de proveedores o notas de crédito. De este modo, precisan el control del proceso de tramitación.
Recogida de datos
Konfuzio extrae automáticamente toda la información relevante de la factura. En este proceso, usted especifica qué datos -como la dirección del proveedor, el número de factura y el importe- desea introducir. También es posible realizar una comparación automatizada con DATEV u otros sistemas de terceros, por ejemplo para asignar números de proveedor existentes a las facturas.
Para ello, Konfuzio Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR es una tecnología que convierte texto impreso o manuscrito en texto legible por máquina. Para ello, escanea la imagen o el texto, identifica letras, números y símbolos y los convierte en caracteres electrónicos. Esto permite editar, buscar, almacenar y procesar la información digital.
Verificación y validación
El OCR no sólo es capaz de extraer datos digitales de los documentos, sino también de comprobar la exactitud de los datos capturados y compararlos con los registros internos para garantizar que no haya discrepancias. Esto le ahorra un paso de trabajo crucial que requiere la comprobación manual en aplicaciones sin IA.
Liberación de la factura
Konfuzio libera automáticamente las facturas. Sólo cuando sea necesario -por ejemplo, en el caso de facturas de gran importe- podrá indicarle al programa que envíe la factura lista para pagar a una persona responsable y obtenga su aprobación.
Archivo y reserva
Tras la aprobación de la factura digital, Konfuzio archiva automáticamente las facturas. Si lo desea, la IA archivará los recibos entrantes, por ejemplo, en su GoBD archivo electrónico a prueba de auditorías. De este modo, no sólo liquida los cobros a tiempo y sin errores, sino que también hace que todo el proceso de pago sea transparente y rastreable, algo indispensable para un cumplimiento impecable.
En caso necesario: exportación e integración de datos
Si determinadas facturas no sólo deben archivarse, sino también transferirse a otros sistemas de la empresa o integrarse en otros flujos de trabajo, Konfuzio ofrece la posibilidad de exportar los ficheros al formato deseado y, a continuación, reenviarlos.
¿Aún tiene preguntas sobre cómo integrar Konfuzio en sus flujos de trabajo? Hable ahora sin compromiso con uno de nuestros expertos.
