Software de verificación de facturas: 14 herramientas para la aprobación de facturas

Quien busca una herramienta para la autorización de facturas, encuentra en primer lugar programas que emiten facturas. El término «software de facturación» se utiliza de forma generalizada, aunque este solo interviene al final del proceso de una factura recibida: tras el reconocimiento, la asignación, la comprobación y la autorización, en el momento de la contabilización. El software para la verificación de facturas se enmarca en otras categorías de herramientas, y estas categorías se diferencian menos por sus listas de funciones que por la fase del proceso que abarcan.

Este artículo clasifica el mercado en cuatro categorías, enumera cinco criterios de selección y compara a 14 proveedores según dichos criterios. Todos los datos proceden de las páginas web de los proveedores, consultadas el 23 de septiembre de 2026; cuando se ha consultado una segunda página o la documentación para desarrolladores, esto se indica en la tabla. Cuando una página no ofrece información al respecto, así se indica en la tabla. Konfuzio es un proveedor de una plataforma IDP y forma parte de este resumen, con las mismas columnas y la misma norma de fuentes que todos los demás.

En el artículo sobre... se describe cómo se desarrolla la propia auditoría —desde el punto de vista formal, aritmético y sustantivo— y en qué aspectos fracasa la automatización en la práctica. verificación de facturas digitales.

Cuatro categorías de herramientas para la verificación de facturas

Las búsquedas „software de verificación de facturas“ y „herramienta de aprobación de facturas“ dan como resultado cuatro categorías de herramientas que resuelven diferentes tareas:

• Programas de facturación y contabilidad emiten facturas de salida y las contabilizan. Al buscar una herramienta para la autorización de facturas, lo primero que aparece es esto, aunque estos programas, en el mejor de los casos, solo ofrecen un flujo de trabajo de autorización para las facturas recibidas sin cotejo con los pedidos. Un subgrupo se basa en la contabilidad como flujo de trabajo en la nube. Recibe las facturas recibidas, lleva a cabo la aprobación y transfiere los datos contables a DATEV o a un pequeño ERP; entre ellas se encuentran Candis, Flowwer y Doxis SpendControl.
• Sistemas de gestión de documentos (SGD) archivan documentos y los recuperan; de este modo, se encargan de la gestión de archivos. DocuWare y d.velop incluyen flujos de trabajo preconfigurados para las facturas recibidas, que gestionan la comprobación y la aprobación en el archivo de documentos.
• Plataformas IDP (procesamiento inteligente de documentos) Leen los documentos, los clasifican y transfieren los campos de forma estructurada al sistema principal. Automatizan el reconocimiento y la comprobación formal; la aprobación se lleva a cabo en el sistema de gestión documental (DMS) o en el ERP.
• Módulos de ERP Ya tienen la referencia del pedido en el sistema y facilitan la autorización mediante límites de valor y reglas de sustitución. Las facturas en formato PDF o en papel deben ser reconocidas previamente, ya sea en el propio módulo o a través de una de las dos clases anteriores.

Estas clases se complementan entre sí y abarcan diferentes tramos del mismo proceso. Un sistema ERP conoce el pedido, pero solo ve lo que alguien le introduce. Una plataforma IDP lee el documento y solo conoce el pedido si está conectada.

Las discontinuidades se producen en la transferencia entre los sistemas y se manifiestan posteriormente en forma de trabajo manual adicional. Esker y Basware han diseñado su producto en torno a esta transferencia: su plataforma se sitúa antes del ERP y se encarga del reconocimiento, la conciliación y la autorización para varios sistemas ERP al mismo tiempo. Especialmente en ámbitos como Contabilidad por cuenta propia muestra lo importantes que son unos procesos digitales eficientes para poder trabajar con independencia del lugar y sin errores.

Cinco criterios para la selección

A la hora de elegir, lo más importante es que la herramienta se adapte bien al flujo de documentos de cada uno. Hay cinco criterios que pueden ayudar en este sentido:

• Integración de los datos de los pedidos – Sin acceso al ERP o al sistema de gestión de existencias, la comprobación de los datos se sigue realizando manualmente, independientemente de las funciones que ofrezca la herramienta. El software debe poder consultar por sí mismo los pedidos y las entradas de mercancías; de lo contrario, alguien tendrá que importarlos como archivo.
• Flexibilidad de las interfaces – Una herramienta que solo admite documentos a través de un canal y que solo genera resultados en un formato determina la forma que adopta el proceso.
• Umbral por campo – El software de reconocimiento calcula para cada campo un valor de confianza que indica el grado de certeza del modelo. Un umbral por campo permite que solo se revisen los campos inciertos. Si el valor del importe de la factura supera el umbral, pero el del número de proveedor está por debajo, un empleado revisará únicamente estos últimos. El umbral se establece en función del perjuicio que supondría una identificación errónea: será más alto en el caso de los importes y más bajo en el de los campos de texto libre. Un único valor de confianza por documento envía las facturas correctas al proceso de revisión, debido a que un campo secundario presenta incertidumbre.
• Gestión de excepciones – Las sustituciones, los límites de valor y las autorizaciones móviles influyen en el tiempo de tramitación, ya que cada consulta pendiente retrasa la emisión de una factura.
• Ubicación de los datos - Artículo 146, apartado 2a, del Código Fiscal permite llevar y conservar libros y registros electrónicos „en otro Estado miembro o en varios Estados miembros de la Unión Europea“. En el caso de un tercer país, según el apartado 2b, se requiere una autorización de la autoridad fiscal previa solicitud.

Qué caracteriza a las interfaces flexibles

En la fase de recepción, lo que cuenta es el número de canales. Las facturas llegan en papel, como archivo adjunto de un correo electrónico, a través de portales de proveedores o como conjunto de datos estructurados procedentes de otro sistema. Un programa debería supervisar un buzón de correo, leer una carpeta de red y aceptar documentos a través de una API REST (una interfaz de programación de aplicaciones para el intercambio de datos entre sistemas). Así, nadie tendría que reenviar las facturas manualmente.

En el lado de salida, lo importante es el formato y la periodicidad. Los datos verificados se envían al sistema principal —un ERP como SAP o Microsoft Dynamics; en empresas más pequeñas, a menudo se utiliza DATEV—. Un webhook es una notificación automática al sistema de destino tan pronto como se completa la verificación de un documento; este transfiere los datos inmediatamente después de la verificación. Basta con una exportación a intervalos fijos si el departamento de contabilidad ya realiza los asientos de forma por lotes. Además de JSON (el formato habitual de las interfaces web), debería ser posible generar archivos XML y CSV, ya que no todos los sistemas de destino procesan JSON.

Hay otras dos características que distinguen a las interfaces flexibles. En primer lugar, un canal de retroalimentación: si un empleado corrige un valor en el ERP, dicha corrección debería reflejarse en el modelo de reconocimiento. El modelo aprende de ello y reduce la frecuencia con la que se produce el error en los documentos del mismo proveedor. En segundo lugar, la referencia: cada salida proporciona, para cada campo, el valor de confianza y la posición en el documento. De este modo, en el caso de una factura contabilizada automáticamente, se puede rastrear el origen de cada valor.

Dos ejemplos de la tabla muestran cómo se ve esto desde el punto de vista de los proveedores. Doxis SpendControl ofrece cuatro formatos de exportación —PDF, XLSX, CSV y UBL— y una API que sincroniza los datos en ambos sentidos. Konfuzio acepta documentos por correo electrónico y a través de una API REST; la Documentación para desarrolladores describe el webhook, así como el valor de confianza y la posición de cada campo.

14 proveedores según los cinco criterios

En la tabla aparecen, uno al lado del otro, 14 proveedores que gestionan facturas recibidas. Cada fila refleja lo que la página enlazada del proveedor menciona expresamente el 23 de septiembre de 2026. La información procedente de una segunda página del mismo proveedor aparece enlazada o marcada con „(Doc.)“ para indicar que se trata de la documentación para desarrolladores. „N. A.“ significa que la página no ofrece información al respecto. Así es como se describe la página. Quien tenga un proveedor entre sus favoritos, deberá preguntar por las celdas vacías durante la entrevista. No hay una clasificación, ya que los criterios tienen un peso diferente según el flujo de documentos.

De la tabla se desprenden cuatro observaciones.

La conciliación de pedidos está vinculada a la clase. xSuite y pds tienen el pedido en el mismo sistema y denominan a la conciliación „Kern“; OpenText describe en la página consultada las reglas de validación, pero no la conciliación de pedidos. En el caso de los proveedores de sistemas de gestión documental (DMS), se trata de un paso del flujo de trabajo. El manual de DocuWare lo describe así: «Si DocuWare encuentra un pedido que coincide con una factura recién archivada y la diferencia no supera los 5 euros (valor de tolerancia definido por defecto), la factura se transfiere al flujo de trabajo “Revisión final” sin pasos intermedios adicionales».“

Las herramientas relacionadas con la contabilidad son las que presentan mayores diferencias: Candis menciona la conciliación a tres vías, mientras que Flowwer, Doxis SpendControl y DATEV Belegfreigabe online no mencionan ninguna. Las plataformas IDP proporcionan los campos. Que realicen ellas mismas la conciliación depende de la conexión: Hypatos lo menciona, mientras que ABBYY y Konfuzio no lo hacen en las páginas consultadas.

En ninguna de las 14 páginas enlazadas aparecen los valores de confianza por campo. Las páginas indican porcentajes globales: ABBYY, un 99,5 % de precisión; Esker, „más del 80 % de las facturas recibidas se procesan de forma totalmente automatizada“; Basware, un 89 % sin intervención manual. Las tres cifras aparecen en las páginas web de los respectivos proveedores sin indicar la población ni la base de medición. Describen lo que el proveedor considera alcanzable y no sustituyen a la medición realizada en el propio flujo de documentos. En Konfuzio, el valor de confianza por campo figura en la documentación para desarrolladores. No hemos podido comprobar si Hypatos y ABBYY lo documentan: la documentación se encuentra tras un inicio de sesión o en un portal de asistencia que rechaza los accesos automatizados.

La representación y el límite de valor rara vez van de la mano. Solo DocuWare menciona ambas cosas en el manual con la siguiente frase: „Defina en los campos siguientes un límite de autorización individual y un superior al que se remitirá la factura para su revisión adicional si se supera dicho límite“. Candis y Flowwer mencionan la sustitución, mientras que d.velop y Esker se refieren a un límite de importe. El resto de páginas no mencionan ni la sustitución ni el límite de importe. Una factura cuyo responsable de la autorización esté de vacaciones y para la que no se haya designado un sustituto quedará pendiente.

Tres de las páginas enlazadas indican la región en la que se encuentra el lugar de almacenamiento. Candis (Alemania), d.velop (AWS Fráncfort) y Doxis SpendControl (UE); Konfuzio menciona a la UE en una segunda página del producto. DocuWare, Konfuzio y xSuite indican que la instalación se realiza en servidores propios; OpenText se ejecuta dentro de la instancia de SAP del cliente. Todos los demás indican „nube“ sin especificar la región o no proporcionan ninguna información; esto no es suficiente para responder a la pregunta relativa al artículo 146 de la Ley General Tributaria (AO).

Conclusión

Detrás de una herramienta de aprobación de facturas hay cuatro clases de herramientas, cada una destinada a una fase diferente del proceso. La elección de la más adecuada depende del flujo de documentos de cada empresa: dónde se almacenan los datos de los pedidos, por cuántos canales llegan las facturas y si el departamento de contabilidad las contabiliza de forma masiva o inmediata.

La tabla muestra lo que sigue sin estar claro antes de la reunión con el proveedor. En ninguna de las páginas enlazadas aparece el valor de confianza por campo; en la mayoría faltan la regla de sustitución y la región de la ubicación de almacenamiento.

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