Digitalisierung – Wie Unternehmen die richtige Software wählen

Die digitale Transformation in Unternehmen umfasst schon lange mehr als E-Mail-Marketing-Programme und Videokonferenz-Tools. Firmen nutzen in nahezu allen Bereichen Software, um die Digitalisierung voranzutreiben und so Prozesse effizienter zu gestalten.

Die Herausforderung liegt dabei auf zwei Ebenen: Zum einen müssen sich Unternehmen für die richtigen Programme entscheiden. Das heißt: Sie müssen die Tools wählen, mit denen sie Abläufe automatisieren und fundiertere Entscheidungen treffen können. Zum anderen dürfen Unternehmen nicht zu viele Programme in ihre Prozesse integrieren. Denn: Das führt schnell zu Problemen der Kompatibilität und Übersicht.

Diesen Fehler machen jedoch zahlreiche Unternehmen. So verfügen Firmen mit rund 1000 Mitarbeitern schnell über mehr als 200 bis 400 verschiedene Programme – von der kostenlosen Open-Source-Lizenz bis hin zum umfassenden ERP-System (Sven Lackinger, Sastrify, 2023). Wir zeigen Ihnen, wie Sie das besser angehen können. Dazu erklären wir, in welchen Unternehmensbereichen Sie Prozesse effizient automatisieren und wie Sie sich für die richtige Software zur Digitalisierung entscheiden.

Das Wichtigste in Kürze

  • Software ermöglicht eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung, die Unternehmen effizienter, kundenfreundlicher, flexibler und wettbewerbsfähiger arbeiten lässt.
  • Unternehmen sollten bei der Wahl der richtigen Software ihre Herausforderungen in den Mittelpunkt stellen und ausgewählte Anwendungen nach ausgiebigen Tests implementieren.
  • Geeignete Arbeitsbereiche für den Start einer Digitalisierung mit Software sind Buchhaltung, Produktion, HR, Datenverarbeitung, Vertrieb und Projektmanagement und viele weitere.
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Benefits einer Digitalisierung mit Software

Bevor wir uns der konkreten Praxis widmen, lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Vorteile werfen, die Sie durch eine ganzheitliche Digitalisierung über Software erreichen. Kurz gesagt: Unternehmen arbeiten effizienter, kundenfreundlicher und sind so wettbewerbsfähiger. Wie sieht das im Detail aus?

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung von Prozessen erledigen Unternehmen Aufgaben schneller und genauer. Zum Beispiel verwenden Firmen eine OCR-Software, um eingehende Rechnungen ohne händische Eingriffe einzuordnen, relevante Informationen sowie handschriftliche Notizen auszulesen, zu extrahieren und auszuwerten. Zum Schluss gibt die Software die ausgewerteten Daten an angeschlossene Workflows weiter. 

Ein gutes Anwendungsbeispiel aus der Praxis ist die Automatisierung von Prozessen bei Lieferscheinen.

Dabei wird der Lieferschein zunächst über eine mobile App, E-Mail, FTP oder Webanwendung an die API übermittelt. Anschließend extrahiert die OCR-Technologie Texte und Daten aus dem Lieferschein, wandelt sie in ein digitales Format um und fügt sie in die entsprechenden Felder einer digitalen Datenbank oder eines Systems ein. Schließlich leitet die Technologie Lieferscheine automatisch an die entsprechenden Personen oder Abteilungen zur Prüfung und Genehmigung weiter. Durch diese Automatisierung sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Fehler und gestalten ihre Prozesse effizienter.

Kostenreduktion

Die Verwendung von Software zur Verwaltung von Ressourcen ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken. In der Praxis setzt also zum Beispiel ein Einzelhändler eine Bestandsverwaltungssoftware ein, um seinen Lagerbestand digitalisiert zu überwachen. Dabei werden zunächst  alle Artikel in das System eingegeben, wobei relevante Informationen wie Artikelnummer, Beschreibung, Preis und Menge erfasst werden. Für jeden Artikel erzeugt die Software dann ein Etikett mit einem Barcode, der eine schnelle und genaue Identifizierung ermöglicht. Der aktuelle Bestand jedes Artikels landet im System, was dem Händler eine Echtzeitüberwachung des Bestands ermöglicht. Dabei führt die Software regelmäßige Zählungen durch, um die Genauigkeit des Bestands zu überprüfen. 

Verbesserte Kundenerfahrung 

Die Implementierung digitaler Lösungen wie einer App ermöglicht es Kunden, einfacher auf Dienstleistungen zuzugreifen. Ein Beispiel ist eine Fluggesellschaft, die eine benutzerfreundliche mobile App anbietet, mit der Passagiere ihre Flüge buchen, Sitzplätze reservieren und online einchecken. Dies bietet Kunden Bequemlichkeit und Flexibilität – und erhöht so ihre Zufriedenheit.

Ein weiterer Anwendungsfall ist die Integration von Chatbots in den Kundenservice, so wie von der Fluggesellschaft KLM vorgenommen.

Sie hat einen Chatbot namens “BlueBot” (BB) eingeführt. BB ist ein KI-gesteuerter Service, der Kunden bei der Buchung von Flügen und der Beantwortung von Fragen unterstützt. Technisch gesehen nutzt BB maschinelles Lernen und Natural Language Processing (NLP), um menschliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren. Wenn ein Kunde beispielsweise fragt: “Wann fliegt mein Flug?”, analysiert BB die Frage, greift auf die entsprechenden Daten zu und liefert eine genaue Antwort. Darüber hinaus übernimmt BB auch komplexe Aufgaben wie das Buchen eines Fluges. Der Kunde gibt einfach seine Reisedaten ein, und BB durchsucht die Datenbank der Fluggesellschaft nach verfügbaren Flügen, die den angegebenen Kriterien entsprechen, und bucht dann den Flug.

Schnellere Entscheidungsfindung

Datenanalysetools ermöglichen es Unternehmen, große Mengen an Daten in Echtzeit zu verarbeiten. Dies unterstützt Führungskräfte dabei, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen. In der Praxis verwendet also beispielsweise ein Finanzunternehmen Tools, um Big Data zu analysieren. Big Data bezeichnet extrem große Datenmengen, die aus verschiedenen Quellen stammen und mit herkömmlichen Methoden nicht analysiert werden können. Das Unternehmen setzt daher Programme ein, die Muster, Trends und Zusammenhänge in den großen Datenmengen erkennen. Das Resultat: Es analysiert Transaktionsdaten in Echtzeit. Dies ermöglicht es, auf Marktveränderungen sofort zu reagieren und profitable Handelsstrategien umzusetzen.

Bessere Datensicherheit

Die Verwendung von Verschlüsselungssoftware und anderen Sicherheitsmaßnahmen schützt Unternehmensdaten und verhindert Datenlecks. Ein Praxisbeispiel ist ein Krankenhaus, das eine Verschlüsselungssoftware nutzt, um Patientendaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dabei gibt die Anwendung zunächst alle Patientendaten in das System ein, wobei sie relevante Informationen wie Name, Alter, Geschlecht, Krankengeschichte und andere medizinische Daten erfasst. Für jeden Patienten erstellt sie dann einen eindeutigen Identifikator, der eine schnelle und genaue Identifizierung ermöglicht. Die Software wandelt die Patientendaten darauf mithilfe eines Verschlüsselungsalgorithmus in ein Format um, das nur mit einem speziellen Schlüssel gelesen werden kann. Dieser Schlüssel wird sicher aufbewahrt und nur autorisierten Personen zur Verfügung gestellt. So sind die Patientendaten selbst dann sicher, wenn sie in die falschen Hände geraten. 

Flexibilität und Skalierbarkeit

Über Cloud-Computing sind Unternehmen in der Lage, ihre IT-Ressourcen bei Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren, ohne teure physische Infrastrukturen aufzubauen. Unternehmen können sich Cloud Computing dabei wie wie eine riesige Online-Festplatte vorstellen. Anstatt Dateien auf dem Computer zu speichern, legen Firmen diese online in der “Cloud” an. So können sie von überall auf Dateien und Anwendungen zugreifen, solange Sie eine Internetverbindung haben. Das bedeutet auch: Unternehmen sind deutlich flexibler und skalierbarer. In der Praxis nutzen beispielsweise Start-ups Cloud-Computing-Dienste, um ihre Website und Anwendungen zu hosten. Wenn die Nutzerzahlen wachsen, erhöhen sie einfach die Ressourcen in der Cloud, um den gestiegenen Bedarf zu decken, ohne teure Serverinfrastrukturen anschaffen zu müssen.

Bessere Zusammenarbeit

Kollaborationstools fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit – unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Das verbessert die Produktivität. Diese Form der Software für die Digitalisierung ist heute in nahezu allen Unternehmen verbreitet. So greifen Firmen auf Programme wie Microsoft Teams zurück, um Mitarbeiter und Abteilungen in verschiedenen Ländern miteinander zu verbinden. Mit den Tools arbeiten sie nahtlos zusammen, teilen Dokumente und halten Videokonferenzen ab.

Marktanalyse und Trenderkennung

Die Analyse von Social-Media-Daten und Kundenbewertungen ermöglicht es Unternehmen, aktuelle Markttrends zu identifizieren und ihre Produkte und Dienstleistungen entsprechend anzupassen. Mit einer Software analysieren Firmen also beispielsweise Daten aus Facebook und LinkedIn, um aktuelle Trends in der Zielgruppe auszumachen. Sie passen auf den Erkenntnissen basierend ihre Marketingstrategien an und führen gezieltere Kampagnen durch.

Ein gutes Beispiel dafür ist die jährliche Spotify Wrapped-Kampagne.

Spotify analysiert die Hörgewohnheiten seiner Nutzer über das Jahr hinweg und erstellt dann individuelle “Jahresrückblicke” für jeden Nutzer. Diese enthalten Informationen wie die meistgehörten Künstler, Genres, Songs und andere interessante Daten. Die Nutzer teilen diese personalisierten Statistiken oft in ihren sozialen Netzwerken, was wiederum zur Markenbekanntheit von Spotify beiträgt und neue Nutzer anzieht. Diese Kampagne zeigt, wie die Analyse von Social-Media-Daten dazu beiträgt, gezielte und ansprechende Marketingkampagnen zu erstellen.

Papierlose Büroumgebung

Software zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten ermöglicht es Firmen, ihren physischen Lagerplatz am Unternehmensstandort zu reduzieren und so Kosten zu sparen. Darüber hinaus machen sie Dokumente für Mitarbeiter einfacher zugänglich. Denn: Diese sind einfach online für jeden verfügbar. Das ist vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ein großer und unverzichtbarer Vorteil. 

Ein konkretes Beispiel hierfür ist die Einführung der E-Akte. Die E-Akte zentralisiert alle Informationen zu einem Fall als digitale Alternative zur Papierakte und spart so Zeit und Kosten. Sie ist an jedem Arbeitsplatz und auf Mobilgeräten verfügbar. Im Gegensatz zur Papierakte können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit ihr arbeiten. Dies reduziert den Papierverbrauch, schont die Umwelt, spart Platz und beschleunigt die Dokumentenverarbeitung erheblich. 

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Wie Unternehmen die richtige Software für eine Digitalisierung finden und ausrollen

Um für die Digitalisierung die richtige Software zu wählen, sollten Unternehmen vor allem ihre Bedürfnisse und Herausforderungen in den Mittelpunkt stellen. Um dabei am Ende über eine effiziente, sorgfältig kuratierte Tool-Sammlung zu verfügen, empfehlen wir die folgenden 5 Schritte:

1. Benötigte Lösung konkretisieren

In einem ersten Schritt sollten sich Unternehmen fragen, ob sie für ihre Anforderungen eine Reihe an hochspezialisierten Tools oder eine All-in-One-Lösung benötigen. Hierauf gibt es keine pauschale Antwort. Bei kleinen Unternehmen oder Teams ist es in der Regel sinnvoll, auf eine Lösung zu setzen, die möglichst viele Abläufe auf einmal abdeckt. Denn: Dort übernehmen Mitarbeiter oftmals mehrere Rollen und somit Aufgaben. Viele verschiedene Tools würden daher bedeuten, dass Mitarbeiter ständig zwischen den Programmen wechseln müssen. Hochspezialisierte Teams sind oftmals besser mit einem Tool bedient, das auf ihre Herausforderungen zugeschnitten ist.

2. User-zentrierte Tools auswählen

Sind sich Unternehmen bewusst, welche Art von Software sie benötigen, sollten sie bei der Wahl der Programme die eigenen Anforderungen mit den Funktionen der Tools vergleichen. Dabei hilft ein Anforderungs-Workshop. Ziel des Workshops sollte es sein, zu verstehen, wo der jeweiligen Abteilung der Schuh drückt und welche Optimierungen und Automatisierungen die Abteilung mit einem Tool erreichen möchte.

Um ein möglichst ganzheitliches Bild der Potentiale der Programme zu erhalten, sollten nicht nur die betroffenen Mitarbeiter, das Management und die Geschäftsführung, sondern auch IT-Experten und der Datenschutzbeauftragte involviert sein. Das gibt der Software-Wahl eine zusätzliche Sicherheit.

3. Tools evaluieren

Haben Unternehmen die richtige Software für die Digitalisierung von Prozessen gewählt, sollten sie nicht direkt mit der Implementierung beginnen. Es ist ratsam, die neuen Programme zunächst in kleinen Teams zu evaluieren. Dabei prüfen Firmen abschließend, ob die Tools so geeignet sind wie angenommen.

4. Tools implementieren

Haben sich die Programme als geeignet erwiesen, integrieren Unternehmen diese in der ganzen Abteilung bzw. im ganzen Unternehmen. Um die Tools möglichst schnell einzuführen, lohnt es sich oftmals, externe Spezialisten hinzuzuziehen. Das steigert in der Regel auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue, digitale Technologien. Das gilt vor allem für ältere Mitarbeiter, die gegenüber digitalen Veränderungen in der Regel etwas skeptisch sind.

5. Nutzungsregeln aufstellen

Damit Mitarbeiter mit der neuen Software nicht allein dastehen, sollten Unternehmen verbindliche Nutzungsregeln aufstellen. Das stellt sicher, dass Mitarbeiter wissen, wie die Programme sie unterstützen können. Dabei sind oftmals auch Schulungen hilfreich, die Teams die Funktionsweise und die Vorteile der Programme erklären. 

Sie haben Fragen zur Auswahl oder Implementierung von Software für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen? Dann kontaktieren Sie jetzt unser Expertenteam!

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6 wichtige Unternehmensbereiche für eine Digitalisierung mit Software

Das Ziel ist klar:

Unternehmen wollen mit Software Geschäftsabläufe automatisieren, Umsätze steigern, Kosten senken und so Gewinne erhöhen.

In welchen Bereichen können sie damit anfangen? Die folgenden 6 Arbeitsbereiche sind für einen Start von Automatisierungen besonders geeignet:

Buchhaltung

Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, dass Unternehmen papiergebundene Prozesse digital automatisieren. Auf diese Weise bearbeiten sie administrative Aufgaben wie Verträge, Dokumentationen und Rechnungen nahezu ohne menschliches Eingreifen. Entscheidend dafür ist eine leistungsstarke OCR-Software, die möglichst viele Schriftarten und Sprachen erkennt und verarbeitet.

Produktion

Automatisierungs- und Steuerungssysteme in der Produktion sind Schlüsselkomponenten, damit Unternehmen in der Industrie 4.0 möglichst anpassungsfähig und agil arbeiten. Sie ermöglichen es Produktionsanlagen und -geräten, schnell und effizient auf Veränderungen zu reagieren. Das ist insbesondere in Zeiten des großen Fachkräftemangels wichtig. Denn: Unternehmen ersetzen mit Automatisierungs- und Steuerungssystemen zwar keine Mitarbeiter, sie nehmen ihnen aber viel Arbeit ab. Das bedeutet: Hersteller kommen mit weniger Personal aus oder können das vorhandene Personal für komplexere, strategische Aufgaben einsetzen. Unterm Strich macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

Personalwesen

Die Digitalisierung im Personalmanagement umfasst alle Verfahren zur Ent- oder Dematerialisierung von HR-Prozessen und Arbeitsmethoden mithilfe spezialisierter Software. In der Praxis rationalisieren Firmen so den Bewerbungsprozess neuer Mitarbeiter, verwalten Mitarbeiterdaten zentral und automatisieren administrative Aufgaben wie Zeiterfassung und Urlaubsanträge. Das bedeutet: Unternehmen sichten automatisiert Bewerbungen, generieren Einstellungsverträge und stellen der Belegschaft eine Plattform zur Verfügung, auf der sie Urlaub einreichen und Arbeitszeiten erfassen.

Datenverarbeitung

Für eine beschleunigte Verarbeitung von Daten setzen Unternehmen auf automatisierte Datenverarbeitungssysteme. Diese analysieren große Mengen an strukturierten und unstrukturierten Daten, erkennen Muster und Trends in diesen und generieren Berichte nach eigens erstellten Vorgaben. Firmen setzen diese Systeme beispielsweise ein, um historische Verkaufsdaten unter die Lupe zu nehmen und so bessere Entscheidungen für die Entwicklung neuer Produkte oder Erschließung neuer Märkte zu treffen.

Vertrieb

Eine Vertriebssoftware unterstützt Sales-Mitarbeiter entscheidend in ihren täglichen Abläufen. So versorgt eine maßgeschneiderte Anwendung Vertriebspersonal mit Leads, verschickt Follow-up-E-Mails und verfolgt Verkaufsaktivitäten. In der Praxis erarbeiten digitale Lösungen eine Software also beispielsweise hochwertige Leads, indem sie automatisiert Datenbanken und Marketinginformationen analysiert. Die Vertriebsmitarbeiter können die Informationen zu diesen Leads in der Software einsehen, einschließlich Kontaktinformationen und den bisherigen Interaktionen.

Projektmanagement

Projektmanagement-Tools weisen Verantwortlichen automatisiert Aufgaben zu, überwachen den Fortschritt und verschicken Erinnerungen für Fristen. In der Praxis legen Teams mit einer entsprechenden Software beispielsweise Projektziele fest, verteilen Aufgaben an verantwortliche Mitarbeiter, überwachen Fristen und sorgen so für einen pünktlichen Abschluss von Projekten.

Einsatzmöglichkeiten von Software unbegrenzt

Die Möglichkeiten für eine Digitalisierung mit Software sind in der Praxis nahezu unbegrenzt. Neben den genannten Arbeitsbereichen können Unternehmen digitale Anwendungen in weiteren Segmenten wie Marketing, Forschung und Entwicklung, IT, Recht und Compliance, Kommunikation, Einkauf und Qualitätsmanagement einsetzen. Dabei ist die Nutzung einer ganzheitlichen Software auf keine spezifischen Branchen begrenzt. Digitale Anwendungen eignen sich für die Wirtschaft genauso wie für den öffentlichen Sektor. Unternehmen setzen daher beispielsweise komplexe Automatisierungs-Software im Gesundheitswesen, Einzelhandel, E-Commerce, in Logistik und Transport sowie in der Verwaltung und im Bildungswesen ein.

Konfuzio als unverzichtbarer Bestandteil des richtigen Softwarepakets

Konfuzio ist eine hochspezialisierte Lösung, um all Ihre Geschäftsabläufe effizient zu automatisieren. Dabei stellt die Automatisierung von Datenextraktionsprozessen das Herzstück der Anwendung dar. Über hochmoderne Funktionen wie ICR, OCR und OMR extrahieren Sie Daten aus handschriftlichen Dokumenten, gedruckten Zeichen, Bildern sowie markierten Kontrollkästchen mit höchster Genauigkeit. Dafür verfügt Konfuzio unter anderem über vortrainierte Kategorisierungsmodelle, Algorithmen zur Dateiaufteilung und hybride Extraktions-KI, die Unternehmen für jeden einzelnen Anwendungsfall individuell abstimmen können.

In der Praxis optimieren und automatisieren Sie mit Konfuzio so umfassende tägliche Arbeitsschritte. Das strafft Prozesse, senkt die Fehlerquote und ermöglicht die Konzentration auf fundierte Geschäftsentscheidungen. Unterm Strich ist Konfuzio damit ein hochspezialisierter Partner, der mittelständische Unternehmen und Konzerne flexibler, skalierbarer, kundenfreundlicher und wettbewerbsfähiger macht.

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Avatar von Jan Schäfer

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