Definition, Umsetzung und Beispiele einer digitalen Transformation

Möchten Sie mit Ihrem Unternehmen langfristig nachhaltig erfolgreich sein, enge Kundenbeziehungen aufbauen und zufriedene Mitarbeiter beschäftigen? Dann müssen Sie stetig prüfen, ob Ihre Organisation noch mehr Vorteile aus der digitalen Transformation gewinnen kann.

Die Automatisierung analoger Aufgaben sowie die Einführung einer digitalen Infrastruktur sind dabei wichtige Kernpunkte. 

Bedeutung der digitalen Transformation im Unternehmen

Wie können Sie diese so umsetzen, dass nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Mitarbeitenden und die Kunden davon profitieren?

In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur, wie Sie die digitale Transformation nutzen können, um die Arbeitsmotivation und -leistung Ihrer Mitarbeitenden zu steigern und die Kundenbindung zu festigen, sondern  auch einen Fahrplan inklusive Use Cases und Tools an die Hand, damit Sie die Erwartungen Ihrer Kunden und Mitarbeiter mehr als erfüllen können. 

Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation

Lassen Sie uns einmal einen Blick auf zwei Begriffe werfen, die häufig synonym verwendet werden, dabei bezeichnen sie nicht dasselbe.

Digitalisierung

Die Digitalisierung bezeichnet die Umwandlung analoger Daten und Vorgänge in eine digitale Form und bildet den Grundstein für die Automatisierung bestehender Prozesse, Strukturen und Abläufe.

Digitale Transformation: Definition

Die digitale Transformation bezeichnet den tiefgehenden digitalen Wandel der Strukturen von Unternehmen und Gesellschaft. Im Unternehmen verändert sie neben den Geschäftsprozessen auch die Wertschöpfungskette bzw. Wertschöpfungsketten und weitere Abläufe. 

Sie hat einen viel größeren Einfluss auf das Unternehmen und seine Bestandteile als die Digitalisierung, weshalb ihre korrekte Umsetzung auch so wichtig ist.

Der Begriff “digitaler Wandel” wird häufig als Synonym zur digitalen Transformation verwendet. 

Beispiele für die Technologien der digitalen Transformation sind:

• Artificial Intelligence oder auch Künstliche Intelligenz
• Big Data
• Cloud Services
• Smart Devices
• Internet of Things
• Blockchain
• Social Media

Durch diese Technologien entstehen neue Ansprüche wie z. B. Echtzeit-Lieferungen und andere Bedürfnisse bei den Kunden, was sich wiederum bei Unternehmen der Wirtschaft wie z. B. der Versicherungsbranche auswirkt. Viele Unternehmen müssen bestehende Prozesse anpassen und digitalisieren, um effizienter arbeiten und damit den Kunden zufrieden stellen zu können.

Wertschöpfung, Potenziale aber vor allem Geschwindigkeit sind elementar für die erfolgreiche digitale Transformation, wie man am Beispiel der innovativen und disruptiven Geschäftsmodelle von Amazon, Ebay oder Spotify sieht.

Auch wenn die Vorbilder in den Medien für digitale Lösungen oftmals die großen Konzerne sind, so müssen auch die kleinen und mittleren Unternehmen sich dem Wandel widmen. 

Startups haben es hier mit der Umsetzung der digitalen Transformation in der Regel einfacher, weil sie soweit bereits agil, dynamisch und oftmals technologieaffin aufgestellt sind. Viele Konzerne lassen sich gerade von diesen technologieaffinen Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen.

Digitale Transformation im Unternehmen

Immer mehr Unternehmen verfolgen Strategien zur Bewältigung des digitalen Wandels – und die Zahl steigt kontinuierlich. Waren es 2019 noch nur 40 % aller Unternehmen, die in einzelnen Bereichen Strategien für die digitale Transformation entwickelt haben, so sind es 2022 bereits 52 %. (Quelle: Bitkom Research)

Die Zahlen zeigen aber auch: Nutzen Sie jetzt Ihre Chance und setzen die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen um, können Sie Ihrer Konkurrenz mehr als einen Schritt voraus sein und Ihre Marktposition enorm festigen. 

So bleiben sie agil, wirtschafts- und wettbewerbsfähig und bieten dabei dem Kunden dank des Einsatzes digitaler Technologien ein hochwertiges und effizientes Kundenerlebnis.

Konkret kann das zum Beispiel so aussehen:

Digitalisiert vernetzte Ökosysteme

Die eigene Rolle in Ihrem Ökosystem müssen Sie besetzen und sich strategisch richtig aufstellen. Der Fokus liegt dabei auf neuen Informations- und Kommunikationstechnologien, wichtigen Kundenschnittstellen und Kooperationen mit Partnern, die geschlossen werden müssen. Hilfreich für die Vernetzung sind innovative digitale Plattformen und ein Blick auf die nötige Infrastruktur.

Umsatzsteigerung dank digitaler Geschäftsmodelle

Ob Sie Ihre bestehenden Geschäftsmodelle modifizieren oder austauschen müssen, sollten Sie hier individuell entscheiden. Neue digitale Geschäftsansätze ermöglichen durch den Zugang zu Neukunden und das Stärken der Bindung zu Bestandskunden eine enorme Skalierbarkeit. Intelligent Automation ist der Gamechanger, um Prozesse zur Digitalisierung zu optimieren.

So können neue Zielgruppen erschlossen und die Umsätze gesteigert werden. Tools und Anbieter können dabei helfen, das neue Geschäftsmodell schnell und effizient in den bestehenden Workflow einzufügen. 

Kostensenkung dank dem erfolgreichen digitalen Wandel

Dank der Digitalisierung können Sie Ihre digitalen Prozesse ausweiten und die Daten dabei zielgenau nutzen und auswerten. Aus diesen Verbesserungen können Sie dann  Maßnahmen zur Kostensenkung entwickeln. 

Besonders das Machine Learning und die Künstliche Intelligenz helfen Ihnen dabei, Ressourcen besser einzusetzen. Großes Potenzial liegt zum Beispiel im Bereich Dokumentenverarbeitung, die heutzutage meist noch manuell erledigt wird – dabei gelten Daten heutzutage als die wertvollsten Ressourcen auf der Welt. 

Nutzen Sie aber eine OCR-Texterkennung mit KI, können Sie nicht nur Dokumente in Sekundenschnelle scannen und digitalisieren, sondern auch vorher festgelegte Daten und Informationen auslesen lassen und direkt weiter verwenden.

Digitale Transformation für Unternehmen 

Um die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern, müssen sowohl Ihre Mitarbeiter als auch die gesamte Organisation bei der digitalen Transformation und ihrem Ablauf an einem Strang ziehen. 

Allen voran die Entscheider sollten die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und dafür sorgen, dass nicht nur neue Tools eingesetzt, sondern auch die Mitarbeiter entsprechend ausgebildet und eingelernt werden. 

Das Ziel ist, dass jeder Mitarbeitende in der Lage ist, selbständig neue Geschäftsansätze im digitalen Unternehmen zu entwerfen und zur Steuerung des Unternehmens im vernetzten Ökosystem beizutragen.

Bei der konkreten Umsetzung ist es wichtig, dass Unternehmen den Fokus weiter auf den Kunden, die Customer Journey, seine Bedürfnisse und seine Zufriedenheit legen, um langfristig erfolgreich sein zu können. 

5 Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation

Vorteile nach der Umsetzung der digitalen Transformation

Viele Unternehmen haben die digitale Transformation bereits in Ihrem Unternehmen umgesetzt und profitieren von den Vorteilen. 

Von diesen Vorteilen können Sie profitieren, wenn Sie sich mit dem digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen beschäftigen:

• Beschleunigte Geschäftsprozesse, z. B. durch eine intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI-basierter OCR durch unser Tool Konfuzio
• Senkung der Kosten
• Gesteigerte Arbeitsproduktivität, wie bei der digitalen Belegerfassung
• Innovationen, die zu mehr Umsatz und Gewinn führen
• Verbesserter Kundenservice bis hin zur Kundenzentrierung und damit kundenfokussierte Möglichkeiten zur Weiterentwicklung der eigenen Produkte und Dienstleistungen
• Gezieltes Ausspielen von Werbeanzeigen nach Parametern wie Alter, Geschlecht, Einkommensniveau und Interessen der Person
• Verbesserung der Qualitätssicherung und der Qualität der Analyse selbst
• Verbesserte Verarbeitung der Kundendaten dank Künstlicher Intelligenz inkl. Erstellung passender Angebote

Nicht nur für das Unternehmen selbst hat der digitale Wandel Vorteile, sondern auch für die Mitarbeiter und Teams:

• Individuelle Gestaltung der Arbeitszeiten
• Schnelles Teilen von Informationen
• Leichtere Zusammenarbeit v.a. in großen Teams
• Kreative Arbeitsweisen durch Nutzung neuer Tools und Methoden
• Erleichterte Organisation
• Schonung von Ressourcen durch Nutzung digitaler Dokumente und Ordner
• Nachhaltige Dokumentation von Arbeitsprozessen und Materialien

Schaffen Sie es, das Interesse der Mitarbeiter an der digitalen Transformation zu wecken und zu erhalten, hat das enorme Vorteile für Sie: 

Nicht nur wird die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens vorangetrieben, sondern Sie verbessern gleichzeitig auch die Arbeitsqualität Ihrer Mitarbeiter.

Unternehmen müssen sich dessen bewusst sein, dass wenige strategische Entscheidungen Gewinner von Verlierern der digitalen Transformation differenzieren und dementsprechend handeln. 

Welches dieser Beispiele des digitalen Wandels können Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen?

Die digitale Transformation bietet für jedes Unternehmen jeder Branche Vorteile. Im Folgenden finden Sie ein paar Beispiele für Anwendungsbereiche des digitalen Wandels aufgelistet.

Dienstleistungsbranche und Personalwesen

Neue Technologien werden auch am Arbeitsplatz eingesetzt. Ganz vorne dabei sind zum Beispiel Virtual Reality und Chatbots, aber auch die OCR-Texterkennung und IDP (= Intelligent Document Processing), die den Onboarding Prozess vereinfachen und gleichzeitig den Mitarbeiterservice und -support verbessern. 

OCR bezeichnet die automatisierte Schrifterkennung innerhalb von Bildern, während IDP den Kontext von einfachen als auch komplexeren Inhalten versteht. 

Blockchain ist verantwortlich für den Datenschutz und die Richtigkeit der Informationen.

Gesundheitswesen und Life Sciences 

Digitale Technologien im Gesundheitswesen sind ein komplexes Thema mit vielen Aufgaben. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind vor allem für Forschungs- und Diagnoseprogramme wichtig. Bei chirurgischen und medizinischen Geräten liegt der Fokus mehr auf Geschwindigkeit und Genauigkeit leistungsstarker Cloud- und Datenbanken-Technologien. Auch die Patientenversorgung profitiert von mobilen und Überwachungsmöglichkeiten.

Aber auch in der Verwaltung liegt ein spannender Anwendungsfall. So lassen sich Dokumente schneller digitalisieren und bearbeiten, wodurch vor allem Privatpatienten von schnellen Auszahlungen profitieren.

Davon profitieren alle – Gesundheitsdienst, Back Office und natürlich der Patient als Kunde:

• Per Krankenhaus-App alle Vorgänge von der Aufnahme bis zum Arztbrief unkompliziert selber in die Hand nehmen
• Digitale Rechnungsverwaltung dank OCR für eine schnelle, unkomplizierte Rechnungsauszahlung
• Digitale Personalakte inkl. aller Dokumente über Bewerbungsunterlagen und Vertragswerk über Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung

Bankwesen

KI in Banken können an vielen Stellen gewinnbringend eingesetzt werden.

Im Back Office kann die Künstliche Intelligenz den Mitarbeitern unter die Arme greifen und umfangreiche KYC-Daten wie die eines internationalen Ausweises zuverlässig und schnell auswerten.

Mittels der Funktionen OCR und IDP unseres Tools Konfuzio können Sie Versicherungsverträge schnell optimieren: Bankmitarbeiter oder Vermittlungspartner nehmen ein Bild des bestehenden Vertrages auf und unsere KI extrahiert alle relevanten Daten und wertet sie aus. So haben Sie innerhalb von Sekunden einen Überblick über Ihre Verträge und deren Wirksamkeit!

Beim Onboarding von Kunden können Sie die OCR- Texterkennung der Künstlichen Intelligenz dafür nutzen, Dokumente direkt auf ihre inhaltliche Vollständigkeit untersuchen zu lassen. Damit sind halbfertige Kundenanfragen, die viel Zeit kosten und erst spät Gewinn bringen, passé.

Dabei ist es egal, ob Sie Kunden über herkömmliche Wege oder per Online-Formularen und E-Mails werben – die OCR-Texterkennung von Konfuzio funktioniert universal.

Einzelhandel

Der digitale Wandel sorgt im Einzelhandel für optimierte und automatisierte Logistiknetzwerke. 

Je personalisierter der Service eines Einzelhändlers, desto mehr Kunden wird er generieren können. Angebote, die den Einzelhändler von anderen abheben, sind zum Beispiel Chatbots, personalisierte Produktempfehlungen, vorausschauende Empfehlungen und reibungslose Omnichannel-Mobilität.

Jede Branche profitiert von der digitalen Transformation. Die Unternehmen müssen nur herausfinden, welche Bereiche sie durch welche Tools optimieren können.

6 Schlüsselbereiche der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen

Die Auswahl an möglichen Tools für Ihr Unternehmen ist groß. Um die digitale Veränderung effektiv und erfolgreich umzusetzen, müssen Sie 6 Schlüsselbereiche und digitale Services betrachten und durch entsprechende Anwendungen digitalisieren werden:

1. Intelligente Informationsverwaltung
2. Cloud-Dienste
3. Sicherheitsanwendungen
4. IT-Softwares
5. Application Services
6. Workflow- und Automatisierungsdienste

Intelligente Informationsverwaltung

Jedwedes Papier muss in digitalisierte Inhalte verwandelt werden. Intelligente Automatisierung (IA) und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) helfen dabei, die Arbeitsabläufe effizienter zu machen. Gleichzeitig verbessern sie die Speicherung, die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften.

Sie können digitalisierte Dokumente mit automatisierten Arbeitsabläufen direkt weiterleiten und gleichzeitig den Durchlauf und die Dateneingabe reduzieren.

Durch die OCR-Texterkennung von Konfuzio werden Dokumente in Sekunden gescannt, digitalisiert und gleichzeitig der Kontext erschlossen. Die manuelle Bearbeitung fällt komplett weg und Sie haben direkt nach dem Scan durch Konfuzio alle relevanten Daten. 

Damit sparen Sie sich im Workflow je nach Dokument Minuten bis Stunden an Arbeitszeit. 

Ein Tool wie Konfuzio sorgt ultimativ nicht nur für mehr Transparenz bei der Dokumentenbearbeitung, sondern auch dafür, dass Sie bei Ihren Kunden und Partnern in jedem Fall gut ankommen.

Cloud-Dienste

Die Cloud ist die Grundlage für jede Art der digitalen Transformation und gibt Unternehmen und Mitarbeitern viel Freiheit und Flexibilität, um z. B. zu Hause oder an jedem weiteren Ort arbeiten zu können, ohne dabei eine eigene Infrastruktur betreiben und warten zu müssen.

In Deutschland müssen Sie in jedem Fall darauf achten, dass die Tools DSGVO-konform sind. In den meisten Fällen ist es für Sie als Unternehmen sinnvoll, Sie nutzen einen Anbieter, der Ihre Cloud hostet. Dieser übernimmt sämtliche Wartungsarbeiten und stellt Ihnen die Cloud ohne zusätzlichen Aufwand zur Verfügung. 

Für den Großteil der Unternehmen eignet sich eine Private Cloud, auf der sie nicht nur ihre Daten und Dokumente sicher und datenschutzkonform verwalten können, sondern auch mehr Ressourcen haben, um Ihre Geschäftsaktivitäten zu entfalten. EIn Anbieter, der breit aufgestellt ist und Unternehmenslösungen anbietet ist OVHcloud. 

Sicherheitsanwendungen

Die Netzwerksicherheit von Unternehmen sind geschäftskritisch. Mit diesem Thema müssen Sie sich also auf jeden Fall auseinandersetzen.

Wollen Sie Datenlecks und Hackerangriffen vorbeugen, müssen Sie einen umfassenden Sicherheitsplan erstellen und umsetzen. 

4 Punkte sollten dabei auf jeden Fall auf Ihrer Liste stehen:

1. Cloud Security: Cloud-Konfiguration, APIs und Systemschwachstellen sollten überprüft und gesichert werden.
2. Authentifizierung und Identity & Access Management (IAM): Zwei-Faktor-Authentifizierung inkl. Identitätsnachweis sowie die Zuteilung der Zugriffsrechte schützen vor unerlaubten Übergriffen.
3. Endpoint Security: Mitarbeiter sollten sensibilisiert werden für die Gefahr, die von Endpunkte wie PCs oder Smartphones bei ausgeht, Stichwort unsichere Webseite
4. Social Engineering: E-Mails mit zweifelhaften Links sind ein leichter Weg, sich Zugang zu einem Unternehmen zu verschaffen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um hier einen Hackerangriff zu vermeiden. 

IT-Softwares

Möchten Sie die digitale Transformation umsetzen, stehen Unternehmen auch im Bereich IT-Softwares verschiedenen Herausforderungen gegenüber. Deshalb sind entsprechende Anwendungen unerlässlich. 

Diese Anwendungen sorgen dafür, dass die Systeme Ihres Unternehmens immer auf dem neuesten Stand sind und problemlos im Hintergrund laufen. 

Achten Sie darauf, dass die Softwares, die Sie nutzen, Ihr Unternehmen nicht nur unterstützen, sondern Ihnen auch dabei helfen, sich von der Masse abzuheben. 

Dafür eignen sich besonders Anbieter der individuellen Softwareentwicklung für spezielle Optimierungen. Eine mögliche Verbesserung ist z. B. die Automatisierung manueller Prozesse wie der Kundendatenpflege oder des Dokumentenmanagements verschiedener Dokumententypen.

Prüfen Sie, in welchem Bereich Ihres Unternehmens viele Prozesse noch manuell ablaufen und wo Sie das gewinnbringendste Potenzial sehen. Diese Bereiche gehen Sie als erstes an, wenn es darum geht, IT-Softwares zu optimieren.  

Application Services

Sie bieten den Unternehmen unkomplizierten Zugang zu verschiedenen Softwares und Applikationen, die das Unternehmen bei den Veränderungen der digitalen Transformation unterstützen.

Wo können Sie Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen?

Welche Geschäftsprozesse dürfen digitalisiert und somit optimiert werden?

Wo brauchen Ihre Mitarbeiter unnötig viel Zeit, um eine Aufgabe zu bearbeiten, die eine Künstliche Intelligenz innerhalb von Sekunden erledigen könnte?

Das Hauptaugenmerk muss auf der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse liegen. Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Formulare sind ein Hauptbestandteil jedes Unternehmens. 

Konfuzio unterstützt Sie zum Beispiel dabei, Ihre Geschäftsdokumente mittels KI nicht nur zu digitalisieren, sondern auch direkt zu verarbeiten. Erkennen Sie innerhalb von Sekunden, um welches Dokument es sich handelt, welche Angaben für Sie relevant sind und wie Sie mit den Inhalten weiter verfahren können.

Die mit Konfuzio integrierten Lösungen unserer Partner bieten Inspiration für weitere Anwendungsmöglichkeiten:

• Digitale Belegerfassung der IP Dynamics GmbH oder die Software für die digitale Rechnungsprüfung der Ritter Technologie GmbH
• Automatisierung digitaler Akte des ELO Partners der ecm.online GmbH
• Integrationslösungen für RPA-Roboter umgesetzt durch die DataSpark GmbH & Co. KG

Workflow- und Automatisierungsdienste

Verschiedene Tools machen es möglich, vereinfachte, aber leistungsstarke Workflow-Prozesse im Unternehmen umzusetzen. 

Dabei kann intelligenter gearbeitet werden, indem zum Beispiel alle Daten und Dokumente zentral gespeichert und einheitlich sortiert sind. Neue Dokumente werden gescannt und mittels OCR eingepflegt, während die Daten durch eine KI direkt weiterverarbeitet und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Vorbei sind die Zeiten der analogen Dokumentenbearbeitung und Sie profitieren außerdem von der ortsunabhängigen Verfügbarkeit der Dokumente durch die Cloud. Abteilungsübergreifende Dokumentenbearbeitung ist damit jederzeit möglich und beschleunigt den Workflow Ihres Unternehmens enorm.

Fazit – Die digitale Transformation ermöglicht Unternehmen eine langfristige Weiterentwicklung! 

Fakt ist: Um die digitale Transformation kommen Sie nicht herum, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich sein wollen.

Meiner Meinung nach birgt das Back Office bei jedem Unternehmen enorme Chancen zur Automatisierung und Optimierung. 

Ein Unternehmen ohne Dokumentenverarbeitung gibt es nicht, Sie sollten sich also auf jeden Fall mit der Digitalisierung in diesem Bereich beschäftigen.

Ein guter Anfang ist der Artikel Dokumentenmanagement-Software: In 7 Schritten zur intelligenten Dokumentenverwaltung, der Ihnen die konkreten Schritte zeigt, die Sie gehen müssen, um Ihre Dokumentenverwaltung zu revolutionieren.

Wollen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und gleichzeitig Ihr Unternehmen hinsichtlich der Effektivität optimieren, ist die digitale Transformation der entscheidende Faktor, dessen Sie sich annehmen müssen.

Was halten Sie von der digitalen Transformation im Unternehmen? Ist sie ohne sie ein langfristiger Erfolg für Unternehmen möglich? Schreiben Sie Ihre Meinung dazu gerne in die Kommentare!