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Handelsregister im Wandel durch KI auf dem Konfuzio Marktplatz

Janina Horn

Als fundamentale Informationsquelle für Unternehmen, Finanzinstitute oder Rechtsanwälte erfüllt das Handelsregister als Datenquelle eine wichtige Aufgabe.

Seit dem 01. August 2022 sind alle „Registerinhalte aus dem Handels-, Genossenschafts-, Vereins- und Partnerschaftsregister sowie der elektronisch verfügbaren Dokumente über das Gemeinsame Registerportal“ auf der Webseite Handelsregister.de ohne Registrierung und kostenfrei verfügbar.

Erfahren Sie hier, wie sich diese Veränderung auf das Handelsregister ausgewirkt hat und welchen Einfluss das auf die Effizienz von Geschäftsprozessen hat. 

In diesem Artikel wird das deutsche Handelsregister als Beispiel näher beleuchtet.

(Suchen Sie nach einem Handelsregister aus einem anderen Land, sind andere Quellen, wie z. B. das Handelsregister Online empfehlenswert.)

handelsregister important

Das Wichtigste zum Handelsregister in Kürze

Das Handelsregister ist eine öffentliche Datenbank, die Informationen über Unternehmen, Vereine und Genossenschaften enthält. Es dokumentiert rechtlich relevante Fakten, wie die Rechtsform, Geschäftsführung, Sitz und Kapitalstruktur von Unternehmen.

Es wird von verschiedenen Interessengruppen genutzt, darunter:

  • Unternehmen (für Geschäftspartnerprüfung und Transparenz)
  • Finanzinstitute (bei Kreditvergabe und Investitionen)
  • Rechtsanwälte (für Due Dilligence bei Untermensübernahmen oder Insolvenzprüfungen)
  • Behörden und Regulierungsstellen (zur Überwachung der Rechtskonformität von Unternehmen)
  • Notare (für die Identitätsprüfung oder Erstellung notarieller Beurkundungen)

Aufbau

Die Eintragungen in das Handelsregister erfolgen in zwei Abteilungen: 

  • Unternehmen, insbesondere Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften (mit Ausnahme der GbR), werden in der Abteilung A (HRA) registriert
  • Kapitalgesellschaften in der Abteilung B (HRB)

Das HRA liefert folgende Informationen über Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften: 

  • Firma
  • Rechtsform
  • Inhaber bzw. persönlich haftende Gesellschafter der Personenhandelsgesellschaft
  • Wechsel der Inhaber bzw. Gesellschafter
  • Ort der Niederlassung
  • Betrag der Kommanditeinlage
  • Eröffnung der Insolvenz 
  • Löschung der Firma

Das HRB hingegen gibt Auskunft über Kapitalgesellschaften: 

  • Firma, Rechtsform
  • Ort der Niederlassung
  • Geschäftsführer
  • Stammkapital der GmbH bzw. Grundkapital der Aktiengesellschaft (AG)
  • Prokura
  • Unternehmensgegenstand
  • Liquidation
  • Eröffnung der Insolvenz 
  • Löschung der Firma

Die einzutragenden Rechtsverhältnisse und Tatsachen in diesen Abteilungen sind äußerst vielfältig. Daher differenziert das Handelsregister registerrechtlich lediglich zwischen eintragungspflichtigen, eintragungsfähigen und nicht eintragungsfähigen Tatsachen. 

Im Gegensatz dazu ist bei allen anderen Registern der Kreis der relevanten Rechtsverhältnisse so begrenzt, dass eine solche Unterscheidung nicht erforderlich ist.

Diese Struktur variiert je nach Land, und das Handelsregister kann auch spezifische Abschnitte für Bilanzen, Geschäftsberichte und andere rechtlich relevante Dokumente enthalten.

Informationen kostenlos auf dem deutschen Handelsregister abrufen – So geht’s

Seit dem 1. August 2022 stehen sämtliche Informationen aus dem Handels-, Genossenschafts-, Vereins- und Partnerschaftsregister sowie die elektronisch verfügbaren Dokumente über das Gemeinsame Registerportal kostenfrei und ohne vorherige Registrierung auf der Webseite Handelsregister.de zur Verfügung. 

Diese Neuerung wurde durch das Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) eingeführt.

Wollen Sie einen Handelsregisterauszug online sofort erhalten, dann gehen Sie wie folgt vor:

Online-Portal des Handelsregisters

Besuchen Sie die offizielle Website des Handelsregisters.

handelsregister screenshot

Suchfunktion nutzen

Nutzen Sie die Suchfunktion des Portals, um nach dem Firma zu suchen, dessen Informationen Sie einsehen möchten. Geben Sie den Firmennamen, die Handelsregisternummer, den Sitz oder andere Informationen ein.

Wichtig hierbei ist, dass Sie, wie im Bild angegeben, alle Schlagwörter in die Suche mit einbeziehen. Außerdem ist es empfehlenswert, weitere Angaben wie die Niederlassung anzugeben, um die Suchergebnisse einzuschränken.

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Firma wählen

Nachdem Sie die Suche durchgeführt haben, werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt. Wählen Sie das relevante Unternehmen aus der Liste aus.

handelsregister screenshot

Informationen einsehen

Auf der Detailseite des Unternehmens können Sie dann Informationen aus dem Handelsregister einsehen. Dies können Informationen zur Rechtsform, Geschäftsführung, Sitz und anderen rechtlich relevanten Fakten sein.

Auf dem Bild farblich hinterlegt sehen Sie die verschiedenen Daten hinterlegt:

AD (Aktueller Abdruck)

Bedeutung: Der aktuelle Abdruck gibt einen aktuellen Überblick über die registrierten Informationen eines Unternehmens.

Dokumente: Enthält aktuelle Angaben wie Handelsregistereintrag, Unternehmenssitz, Geschäftsführer, etc.

CD (Chronologischer Abdruck)

Bedeutung: Der chronologische Abdruck stellt die Entwicklung und die historischen Veränderungen im Handelsregister dar.

Dokumente: Umfasst sämtliche historische Eintragungen und Änderungen im zeitlichen Verlauf.

HD (Historischer Abdruck)

Bedeutung: Der historische Abdruck bietet einen detaillierten Überblick über vergangene Eintragungen und Änderungen.

Dokumente: Enthält alle relevanten historischen Dokumente im Handelsregister.

DK (Dokumentenansicht)

Bedeutung: Die Dokumentenansicht ermöglicht den Zugriff auf spezifische Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Unternehmen stehen.

Dokumente: Enthält spezifische Verträge, Vereinbarungen und andere offizielle Unternehmensdokumente.

UT (Unternehmensträger)

Bedeutung: Der Unternehmensträger zeigt die grundlegenden Informationen und rechtlichen Strukturen eines Unternehmens.

Dokumente: Enthält Basisinformationen über das Unternehmen, wie Rechtsform, Geschäftsführer, etc.

VÖ (Veröffentlichungen)

Bedeutung: Veröffentlichungen geben Auskunft über alle im Bundesanzeiger veröffentlichten Daten eines Unternehmens.

Dokumente: Beinhaltet veröffentlichte Dokumente wie Jahresabschlüsse und andere offizielle Mitteilungen.

SI (Strukturierter Registerinhalt)

Bedeutung: Der strukturierte Registerinhalt stellt die relevanten Informationen in einer geordneten und systematischen Form dar.

Dokumente: Zeigt die strukturierte Darstellung der im Handelsregister vorhandenen Informationen.

handelsregister anleitung

Zugriff auf die Dokumente

Klicken Sie nun auf DK, können Sie auf die hinterlegten Dokumente zurückgreifen.

handelsregister anleitung


In diesem Bild sehen Sie nun, auf welche Dokumente Sie z. B. zurückgreifen können.

handelsregister anleitung

Haben Sie sich für einen Bereich entschieden, können Sie nun z. B. auf die Gesellschafterverträge zugreifen und diese im gewünschten Format herunterladen.

handelsregister anleitung

Um das Dokument downloaden zu können, müssen Sie nun noch einmal auf “Download” klicken.

handelsregister anleitung

Anwendungsfälle

Wollen Sie nun auf verschiedene Daten aus dem Handelsregister zugreifen, sind das z. B. folgende: 

  • Firma und den Firmennamen
  • Sitz, Niederlassungen und Zweigniederlassungen der Firma mit Angabe der entsprechenden Anschriften
  • Unternehmenszweck
  • Vertretungsberechtigte Personen und deren Vertretungsbefugnisse
  • Rechtsform
  • Höhe des Grund- und Stammkapitals
handelsregister unternehmensträgerdaten

Wollen Sie die Gesellschafterliste einsehen, sieht das Dokument z. B. so aus:

handelsregister gesellschafter

Herausforderungen bei der Nutzung des Handelsregisters

Die Bearbeitung des Handelsregisters ist umfassend und von ständigen Veränderungen geprägt. 

Das betrifft vor allem diejenigen, deren Arbeit eng mit dem Handelsregister verknüpft ist, darunter z. B.:

  • Geschäftsführer
  • Banken
  • Notare
  • Rechtsanwälte
  • Behörden

 Für sie ergeben sich folgende Herausforderungen:  

Unternehmen: Bewältigung der Datenkomplexität

Für Unternehmen kann die Datenkomplexität im Handelsregister eine Herausforderung darstellen. 

Möchte ein Unternehmen z. B. mit einer anderen Firma oder einem Kunden ein Geschäft abwickeln, kann sie sich im Vorhinein über die jeweilige Firma im Handelsregister informieren.

Je nach Struktur und Datenmenge, kann dieser Vorgang viel Zeit in Anspruch nehmen.

Rechtsanwälte: Effektive Verarbeitung verschiedener Daten

Rechtsanwälte stehen oft vor der Aufgabe, Mandantenakten aus dem Handelsregister zusammenzustellen. Je nach Fall, kann dieser Vorgang automatisiert und verbessert werden.

Zum Beispiel unterstützen Anwälte, die eine M&A-Transaktion und benötigen umfassende Informationen über die beteiligten Unternehmen. Die Zusammenstellung der Akten von Mandanten über die frei verfügbaren Inhalte des Handelsregisters macht eine effektive Verarbeitung dieser Daten entscheidend für den Erfolg solcher rechtlicher Prozesse.

Behörden und Regulierungsstellen: Anpassung an rechtliche Änderungen

Behörden müssen sich auf rechtliche Änderungen vorbereiten und ihre Prozesse entsprechend anpassen. 

Ein Beispiel ist die Einführung neuer Berichtsanforderungen für Unternehmen durch eine Gesetzesänderung. Die Behörden müssen sicherstellen, dass das Handelsregister diese Informationen korrekt und rechtzeitig erfasst.

Notare: Sicherstellung von Datenqualität und -konsistenz

Für Notare ist die Sicherstellung der Datenqualität und -konsistenz im Handelsregister von entscheidender Bedeutung. 

Ein Beispiel dafür ist die Beglaubigung von Verträgen im Rahmen einer Unternehmensgründung. Der Notar muss sicherstellen, dass die im Handelsregister vorhandenen Informationen korrekt und konsistent sind, um rechtliche Klarheit und Verlässlichkeit zu gewährleisten.

Der letzte Punkt betrifft vor allem Notare, die für das Melden an das Handelsregister eine wichtige Rolle spielen, da jeder Registereintrag durch einen Notar vorgenommen werden muss. Bei der Eintragung in das Handelsregister können Notare heutzutage durch Software (wie z. B. RA-MICRO) unterstützt werden. 

Sollte aufgrund der unbeschränkten Öffentlichkeit des Handelsregisters die Schwärzung von persönlichen Daten vorgenommen werden, ist auch hier der Notar für diese Aufgabe verantwortlich. Langfristig soll dies digital möglich werden, aktuell ist die Löschung personenbezogener Daten jedoch noch Aufgabe der Notare und Registergerichte (Stand 11/23).

handelsregister use cases

Handelsregister mit KI – Use Cases und Vorteile

Die große Datenmenge gepaart mit der konstanten Veränderung macht die Bearbeitung von Handelsregisterdokumenten für viele der regelmäßigen Nutzer, darunter Unternehmen, Finanzinstitute, Rechtsanwälte oder Notare, mühsam und fehleranfällig. 

An diesem Punkt kommt eine KI wie Konfuzio ins Spiel. 

Konfuzio ist eine KI-Plattform, die sich auf intelligente Dokumentenverarbeitung spezialisiert hat. Die Plattform ermöglicht die automatisierte Extraktion, Verarbeitung und Analyse von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten, z. B. für Unternehmen, Finanzinstitute, Rechtsanwälte sowie Behörden und Regulierungsstellen.

Der Marktplatz von Konfuzio bietet eine Funktion zur Verarbeitung von Handelsregisterauszügen.

Bevor wir genauer ins Detail gehen, finden Sie im Folgenden die Vorteile, die die Bearbeitung solcher Dokumente mit KI mit sich bringt:

  • Effizienzsteigerung: KI ermöglicht die automatisierte Verarbeitung großer Datenmengen im Handelsregister. Das beschleunigt den Prozess erheblich im Vergleich zu manuellen Methoden.
  • Genauigkeit und Präzision: KI-Modelle extrahieren Informationen mit hoher Genauigkeit und Präzision. Dies minimiert Fehler und verbessert die Datenqualität.
  • Automatisierte Aktualisierungen: KI-gestützte Systeme überwachen Veränderungen im Handelsregister automatisch und verarbeiten Aktualisierungen effizient. Dies stellt sicher, dass die Daten stets auf dem neuesten Stand sind.
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: KI-Modelle sind anpassbar und können an sich ändernde rechtliche Anforderungen und Strukturen im Handelsregister angepasst werden. 
  • Skalierbarkeit: KI-Systeme sind skalierbar und können mit einem wachsenden Datenvolumen umgehen. Dies ist besonders wichtig, da das Handelsregister eine große Anzahl von Unternehmen umfasst.
  • Unterstützung bei Digitalisierungsbestrebungen: Die Anwendung von KI unterstützt den Übergang zu digitalen Arbeitsabläufen und fördert die digitale Transformation von Unternehmen im Umgang mit Handelsregisterdaten.

Zusammenfassend ermöglicht die Nutzung von KI eine effizientere, genauere und flexiblere Bearbeitung des Handelsregisters. Dies führt zu einer verbesserten Datenqualität, schnelleren Arbeitsprozessen und einer besseren Nutzung von Unternehmensinformationen.

Use Cases

Use Case – Automatisierte Kreditrisikobewertung

Banken können KI nutzen, um das Handelsregister effizient zu durchsuchen und relevante Informationen über potenzielle Kreditnehmer zu extrahieren. 

Durch die automatisierte Analyse von Unternehmensstrukturen, Geschäftsführern und finanziellen Kennzahlen nehmen Banken fundierte Kreditrisikobewertungen vor und treffen schneller fundierte Entscheidungen über Kreditanträge.

Mehr dazu, wie Banken durch KYC Kundendaten effizient verarbeiten, hier.

Use Case – Due Diligence für Unternehmensübernahmen

Rechtsanwälte, die Due-Diligence-Prüfungen für Unternehmensübernahmen durchführen, können KI einsetzen, um das Handelsregister zu durchsuchen und relevante rechtliche Informationen zu sammeln. 

Die automatisierte Extraktion von Daten zu Unternehmensstrukturen, Verträgen und rechtlichen Verpflichtungen erleichtert die Bewertung von Risiken und die Vorbereitung auf Unternehmensübernahmen.

Mehr dazu, wie Sie OCR für Rechtsdokumente nutzen können, hier.

Use Case – Compliance-Management

Unternehmen können KI nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Geschäftspartner und Zulieferer den erforderlichen rechtlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich der Eintragungen im Handelsregister sowie im Transparenzregister, das Informationen über wirtschaftlich Berechtigte enthält.

Das Transparenzregister ist ein behördlich geführtes Verzeichnis, das Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen und juristischen Personen enthält. Es dient der Offenlegung von Eigentumsverhältnissen und unterstützt die Bekämpfung von Geldwäsche sowie die Einhaltung rechtlicher Transparenzanforderungen.

Durch die automatisierte Überwachung von Änderungen im Handelsregister stellen Unternehmen sicher, dass ihre Partner weiterhin den Compliance-Anforderungen entsprechen und reagieren proaktiv auf etwaige Risiken.

Wie Sie mit der Business Logic Schwachstellen vermeiden, erfahren Sie im verlinkten Artikel.

Use Case für Notare: Immobilientransaktionen

Notare spielen eine entscheidende Rolle bei Immobilientransaktionen und das Handelsregister ist in diesem Kontext von großer Bedeutung. Bei einem Immobilienverkauf prüft der Notar das Handelsregister, um sicherzustellen, dass die verkaufende Partei – sei es ein Unternehmen oder eine Privatperson – die rechtliche Befugnis zur Transaktion hat. 

Der Notar bestätigt im Rahmen der Beurkundung die Eigentumsverhältnisse und überwacht die korrekte Übertragung im Handelsregister. Dadurch wird die Rechtssicherheit für alle Beteiligten gewährleistet und die Transaktion im Einklang mit den geltenden Vorschriften vollzogen.

grüner kasten mit konfuzio logo

Funktionen des KI-Modells zur Nutzung für das Handelsregister

Im Folgenden Abschnitt erfahren Sie mehr darüber, über welche Funktionen das vortrainierte Modell “Handelsregister” verfügt.

Extraktion

Müssen Rechtsanwälte z. B. eine Due-Dilligence Überprüfung durchführen, ist es äußerst wichtig, die Daten im Handelsregister korrekt auszuwerten. Durch die Extraktion der OCR-Software erhalten Sie die Labels und Werte übersichtlich aufgeführt.

Dies kann zum Beispiel folgendermaßen aussehen: 

LABELBESCHREIBUNGTYPWERT
Gesellschafter – Gesetzlicher VertreterDie Gesellschafter (bei OHG und KG) sind die natürlichen oder juristischen Personen, die Mitglieder dieser Gesellschaften sind. Die Person oder die Personen (z. B. Geschäftsführer, Inhaber)), die berechtigt sind, das Unternehmen rechtlich zu vertreten und in seinem Namen Verträge abzuschließen. Die genaue Bezeichnung und die Anzahl der gesetzlichen Vertreter können je nach Rechtsform und den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes variieren.TextNamen der vorzunehmen
Nummer der FirmaNummer der Firma, welche enthält sowohl die Nummern, als auch die Buchstaben.TextHRA 124439
RechtsformDie rechtliche Struktur oder Form, unter der ein Unternehmen oder eine Firma betrieben wird. Die Rechtsform eines Unternehmens bestimmt, wie es rechtlich organisiert ist, welche Rechte und Pflichten die Eigentümer und Führungskräfte haben und wie es steuerlich behandelt wird.TextKommanditgesellschaft
SitzDer rechtliche oder offizielle Sitz des Unternehmens. Dies ist der Ort, an dem das Unternehmen seine Hauptniederlassung oder seinen Hauptgeschäftssitz hat. Der Sitz des Unternehmens ist ein wichtiger Eintrag im Handelsregister, da er Informationen darüber liefert, wo das Unternehmen rechtlich registriert ist und wo seine rechtlichen Angelegenheiten verwaltet werden.TextHamburg Geschäftsanschrift: Bracht 13, 52002 Viersen
StammkapitalBei Kapitalgesellschaften, der Betrag an Eigenkapital, den die Gesellschafter oder Aktionäre in das Unternehmen einbringen, um es zu gründen oder zu finanzieren. Das Stammkapital kann je nach Rechtsform des Unternehmens variieren.Text50.000,00 EUR

Unterstützte Sprachen

Das KI-Angebot der Auswertung eines Handelregisterauszuges ist für den Test nur auf deutsch verfügbar. Es kann jedoch für jede weitere Sprache ein entsprehendes Modell individuell trainiert und angepasst werden.

Integrationen

Durch die REST-API von Konfuzio schaffen wir die Integration von vor- und nachbearbeiteten Dokumenten nahtlos in jeden Workflow. Dies ermöglicht automatisches Hochladen von per E-Mail empfangenen Dokumenten sowie die Bearbeitung in Tabellensoftware wie Excel oder Google Sheets mit spezifischen Auslösern.

So nutzen Sie das KI-Modell Handelsregister

Das KI-Modell Handelsregister lernen Sie am besten kennen, indem Sie es ausprobieren. Dies ist möglich, indem Sie sich auf dem Konfuzio Marktplatz kostenlos registrieren und so sehen, wie das Modell funktioniert und wie es Sie unterstützen kann.

Fazit – Wie Künstliche Intelligenz das Handelsregister neu definiert

Das Handelsregister spielt eine entscheidende Rolle im unternehmerischen Kontext und ist eine Quelle umfassender Informationen über Unternehmen. Durch die Digitalisierung und die Einführung von Künstlicher Intelligenz, wie durch Konfuzio, verändert sich auch die Handelsregisterbearbeitung. 

Automatisierte Prozesse, präzise Datenextraktion und effiziente Aktualisierungen werden zum neuen Standard. Banken profitieren von beschleunigten Kreditrisikobewertungen, Rechtsanwälten erleichtert die KI-gestützte Due Diligence bei Unternehmensübernahmen, und Unternehmen stärken ihr Compliance-Management.

Die Zukunftsaussichten sind vielversprechend, denn die kontinuierliche Entwicklung von Technologien wie Konfuzio wird die Handelsregisterbearbeitung weiter optimieren. Die Digitalisierung wird eine zentrale Rolle dabei spielen, wie Unternehmen, Finanzinstitute und Rechtsanwälte die Informationen des Handelsregisters nutzen und somit zu genaueren Ergebnissen mit einer geringeren Fehlerquote kommen. 

Sie haben Fragen dazu, wie Sie die Handelsregister-KI konkret anwenden können? Dann schreiben Sie uns eine Nachricht und ein Experte wird sich schnellstmöglich bei Ihnen melden

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