OCR: Wie Software-Anbieter Rechtsdokumente analysierbar machen

Der Alltag von Steuerberatern, Rechtsanwälten und Notaren ist bestimmt von (digitaler) Papierarbeit. Dabei müssen sie vor allem Daten sammeln und auswerten sowie Dokumente erstellen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, setzen viele Kanzleien auf eine Software, mit der sie Rechtsdokumente automatisiert erstellen können.

Das Problem dabei: Diese (digitalen) Dokumente sind in der Regel nur mit viel Aufwand durchsuchbar und analysierbar. Das bedeutet: Kanzleien haben zwar Zeit bei der Erstellung der Dokumente gespart. Der größte Zeitaufwand fällt jedoch nach wie vor für die Bearbeitung, Analyse und Auswertung der Unterlagen an.

Software-Anbieter, die die Erstellung von Rechtsdokumenten für Kanzleien automatisieren, können hier jedoch den nächsten Schritt gehen. Mit der sogenannten Optical Character Recognition (OCR) ist es möglich, Rechtsdokumente wie einen Mietvertrag, eine Vorsorgevollmacht oder einen Darlehensvertrag zu durchsuchen, daraus Informationen automatisiert zu sammeln und auszuwerten. Wir zeigen, bei welchen Rechtsdokumenten Software-Anbieter OCR integrieren können und wie sie sich damit einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

OCR Funktionen

Mit OCR können Software-Anbieter ihren Kunden nicht nur Zeit bei der Dokumentenerstellung, sondern auch bei der Verarbeitung, Analyse und Auswertung einsparen. Dafür bringt OCR diese Funktionen mit:

Automatisierte Datenerfassung

Mit OCR können Kanzleien Daten aus jeder Form von Dokumenten extrahieren. Das können beispielsweise Informationen wie Mandanten-Details, Geldbeträge und Paragrafen sein. Diese Daten kann OCR dann nach selbst gewählten Anforderungen verarbeiten und an andere Systeme übergeben.

Dokumenten-Texterkennung

Nicht immer kommen rechtliche Dokumente aus einer digitalen Quelle. OCR kann daher auch Informationen aus Scans und Fotos auslesen und verarbeiten. Sollten Kanzleien also beispielsweise einen handschriftlichen Vertrag vorliegen haben, können sie diesen über OCR einfach digitalisieren und dann beliebig verarbeiten.

Dokumentenklassifizierung und -sortierung

Mit OCR können Unternehmen Rechtsdokumente automatisiert kategorisieren. Auf diese Weise können sie jedes Rechtsdokument in den richtigen Workflow einsortieren.

Digitalisierung und Archivierung

Kanzleien können physische Rechtsdokumente mit OCR digitalisieren und dann archivieren. Das spart Platz, macht die Ablage sicherer und für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.

Übersetzung und Mehrsprachigkeit

Insbesondere für international tätige Kanzleien ist es unverzichtbar, anderssprachige Rechtsdokumente mit dem gleichen Leistungsanspruch verarbeiten zu können. Eine fortschrittliche OCR-Technologie kann dabei problemlos Rechtsdokumente in über 100 Sprachen übersetzen.

Für welche Rechtsdokumente Kanzleien OCR einsetzen können 

Kanzleien können mit OCR Rechtsdokumente aus allen Rechtsgebieten bearbeiten. Dazu zählen unter anderem diese Dokumente:

Immobilienrecht

Im Immobilienrecht können Kanzleien zum Beispiel die folgenden Dokumente mit OCR bearbeiten, analysieren und auswerten:

• Grundbuchauszug: Dieses Dokument gibt Auskunft über Eigentumsverhältnisse, Hypotheken, Grundschulden und andere Lasten, die auf einer Immobilie liegen. Anwälte im Immobilienrecht nutzen Grundbuchauszüge, um den rechtlichen Status eines Grundstücks zu prüfen, bevor Transaktionen durchgeführt werden.
• Mietvertrag: Dies ist ein Abkommen zwischen einem Vermieter und einem Mieter, das die Bedingungen für die Nutzung einer Immobilie gegen Zahlung eines Mietzinses festlegt. Immobilienanwälte helfen sowohl Vermietern als auch Mietern bei der Ausarbeitung, Überprüfung und Durchsetzung von Mietverträgen.
• Kaufvertrag: Ein Dokument, das die Bedingungen für den Kauf und Verkauf einer Immobilie festlegt. Anwälte helfen Käufern und Verkäufern sicherzustellen, dass der Vertrag fair ist und rechtlich durchsetzbar bleibt.

Familienrecht

Im Familienrecht sind vor allem diese Dokumente relevant: 

• Scheidungsurkunde: Ein offizielles Dokument, das das Ende einer Ehe bescheinigt. Anwälte im Familienrecht unterstützen Mandanten während des gesamten Scheidungsverfahrens, von der Einreichung des Antrags bis zur Ausstellung der Urkunde.
• Ehevertrag: Dieser Vertrag legt die vermögensrechtlichen Verhältnisse zwischen Ehepartnern fest. Familienanwälte helfen Paaren, solche Verträge auszuarbeiten, um zukünftige finanzielle Konflikte zu vermeiden.
• Sorgerechtserklärung: Ein Dokument, das das Sorgerecht für ein Kind regelt. Familienanwälte spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, das Wohl des Kindes sicherzustellen und die Rechte der Eltern zu wahren.

Arbeitsrecht

Im Arbeitsrecht kommen unter anderem die folgenden Dokumente zum Einsatz: 

• Arbeitsvertrag: Dieser Vertrag legt die Bedingungen zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer fest. Arbeitsrechtler helfen bei der Ausarbeitung solcher Verträge, um die Rechte und Pflichten beider Parteien zu klären.
• Unterlassungserklärung: Ein Dokument, in dem sich jemand verpflichtet, ein bestimmtes Verhalten zu unterlassen, oft in Zusammenhang mit Geschäftsgeheimnissen oder Konkurrenzverboten. Anwälte nutzen diese, um die Interessen ihrer Mandanten zu schützen.

Gesellschaftsrecht / Handelsrecht

Im Gesellschaftsrecht und Handelsrecht kommen zum Beispiel diese Dokumente zum Einsatz: 

• Handelsregisterauszug: Gibt Auskunft über ein eingetragenes Unternehmen. Anwälte nutzen dieses Dokument, um rechtliche Informationen über ein Unternehmen zu erhalten, z. B. über Geschäftsführer oder Kapital.
• Gesellschaftsvertrag: Legt die Struktur und Regeln einer Gesellschaft fest. Anwälte helfen Unternehmensgründern, solche Verträge zu erstellen und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Lizenzvertrag: Ein Vertrag, der die Bedingungen für die Nutzung eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung festlegt. Anwälte helfen dabei, solche Verträge auszuarbeiten und sicherzustellen, dass die Rechte ihrer Mandanten geschützt sind.

Strafrecht

Im Strafrecht können Kanzleien mit OCR zum Beispiel diese Dokumente bearbeiten, analysieren und auswerten:

• Anklageschrift: Legt die Anschuldigungen gegen eine Person fest. Strafrechtler verwenden diese, um ihre Mandanten gegen die vorgebrachten Anschuldigungen zu verteidigen.
• Gerichtsurteil: Die Entscheidung eines Gerichts in einer Rechtssache. Anwälte nutzen Urteile, um die Rechtsposition ihres Mandanten zu verstehen und gegebenenfalls Rechtsmittel einzulegen.

Datenschutzrecht

Das Datenschutzrecht umfasst unter anderem die folgenden Rechtsdokumente: 

• Datenschutzerklärung: Beschreibt die Handhabung von personenbezogenen Daten durch ein Unternehmen. Datenschutzanwälte helfen Unternehmen, solche Erklärungen auszuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie den Datenschutzgesetzen entsprechen.
• Nutzungsbedingungen: Legen die Regeln für die Nutzung einer Website oder App fest. Datenschutzanwälte überprüfen oder erstellen solche Bedingungen, um sicherzustellen, dass sie rechtlich einwandfrei sind.

Insolvenzrecht

Im Insolvenzrecht nutzen Anwälte vor allem den Insolvenzantrag:

• Insolvenzantrag: Ein Antrag zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. Anwälte im Insolvenzrecht unterstützen Unternehmen oder Einzelpersonen bei der Einleitung eines solchen Verfahrens, um ihre Schulden zu regeln und ihre Gläubiger bestmöglich zu bedienen.

Urheberrecht

Das Urheberrecht umfasst unter anderem die folgenden Dokumente:

• Urheberrechtslizenz: Dies ist ein Vertrag, der es Dritten erlaubt, ein urheberrechtlich geschütztes Werk unter bestimmten Bedingungen zu nutzen. Urheberrechtsanwälte helfen Kreativen und Unternehmen, solche Lizenzen auszuarbeiten, um ihre Rechte zu schützen und gleichzeitig die Nutzung ihrer Werke zu ermöglichen.
• Abmahnung: Ein formalisiertes Schreiben, das eine Person oder ein Unternehmen auffordert, eine Verletzung des Urheberrechts zu beenden und Schritte zur Wiedergutmachung einzuleiten. Urheberrechtsanwälte können solche Abmahnungen sowohl im Namen des Rechteinhabers versenden als auch Empfänger von Abmahnungen vertreten.
• Einverständniserklärung zur Nutzung: Ein Dokument, in dem der Urheber sein Einverständnis gibt, dass sein Werk in einer bestimmten Weise genutzt werden darf. Anwälte nutzen diese, um die Zustimmung für die Verwendung urheberrechtlich geschützter Werke einzuholen.

Steuerrecht

Im Steuerrecht können Kanzleien OCR beispielsweise für die folgenden Dokumente einsetzen:

• Steuererklärung: Ein Formular, das an das Finanzamt geschickt wird und in dem Einkommen, Ausgaben und andere relevante Informationen dargelegt sind, um die Steuerschuld zu berechnen. Steueranwälte können Mandanten dabei unterstützen, ihre Steuererklärungen korrekt und vorteilhaft auszufüllen.
• Steuerbescheid: Ein Dokument vom Finanzamt, das die Höhe der zu zahlenden Steuern festlegt. Wenn Mandanten mit ihrem Steuerbescheid nicht einverstanden sind, können Steueranwälte Einspruch einlegen.
• Einspruchsschreiben: Ein formelles Schreiben, das an das Finanzamt gerichtet ist, um gegen bestimmte Punkte im Steuerbescheid Einspruch zu erheben. Steueranwälte helfen dabei, solche Schreiben aufzusetzen und die Rechte ihrer Mandanten zu verteidigen.

Verwaltungsrecht

Das Verwaltungsrecht umfasst unter anderem diese Rechtsdokumente:

• Widerspruchsschreiben: Ein formelles Schreiben, das an eine Behörde gerichtet ist, um gegen eine ihrer Entscheidungen Widerspruch einzulegen. Verwaltungsrechtler unterstützen Mandanten dabei, ihre Widersprüche zu begründen und formgerecht einzureichen.
• Verwaltungsbescheid: Eine offizielle Mitteilung einer Behörde über eine Entscheidung in einer bestimmten Angelegenheit. Wenn Mandanten mit einem Bescheid nicht einverstanden sind, können sie mithilfe eines Verwaltungsrechtlers dagegen vorgehen.
• Klageschrift: Ein Dokument, das bei einem Verwaltungsgericht eingereicht wird, um gegen einen Verwaltungsakt zu klagen. Verwaltungsrechtler setzen solche Schriften auf, um die Interessen ihrer Mandanten vor Gericht zu vertreten.

Vertragsrecht

Das Vertragsrecht nutzt unter anderem diese Dokumente:

• Kaufvertrag: Ein Abkommen zwischen zwei Parteien über den Kauf und Verkauf von Waren. Vertragsanwälte helfen beim Erstellen, Überprüfen und Durchsetzen dieser Verträge, um sicherzustellen, dass die Rechte und Interessen beider Parteien gewahrt bleiben.
• Dienstleistungsvertrag: Ein Vertrag, der die Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen festlegt. Anwälte unterstützen bei der Formulierung der genauen Leistungsbeschreibung, Bezahlung und weiteren relevanten Punkten.
• Vertraulichkeitsvereinbarung: Eine Vereinbarung, in der sich eine oder beide Parteien verpflichten, bestimmte Informationen nicht offenzulegen. Vertragsanwälte helfen dabei, diese Vereinbarungen so zu gestalten, dass Geschäftsgeheimnisse und andere sensible Informationen geschützt sind.

Verkehrsunfallrecht

Im Verkehrsunfallrecht kommen zum Beispiel diese Dokumente zum Einsatz:

• Unfallbericht: Ein formelles Dokument, das die Details und Umstände eines Verkehrsunfalls beschreibt. Anwälte im Verkehrsunfallrecht nutzen den Bericht, um die Haftungsverhältnisse und mögliche Ansprüche ihres Mandanten zu bewerten.
• Schadensgutachten: Ein Bericht eines Sachverständigen, der den Schaden und die Reparaturkosten eines Fahrzeugs nach einem Unfall einschätzt. Dieses Gutachten ist häufig die Basis für Schadensersatzforderungen.
• Anwaltskorrespondenz: Schriftverkehr zwischen Anwälten, Versicherungen und anderen beteiligten Parteien, um die Ansprüche und Rechte des Mandanten nach einem Verkehrsunfall durchzusetzen.

Erbrecht

Im Erbrecht können Kanzleien mit OCR vor allem die folgenden Dokumente effizient verarbeiten:

• Testament: Ein rechtliches Dokument, in dem eine Person festlegt, wie ihr Vermögen nach ihrem Tod verteilt werden soll. Anwälte im Erbrecht helfen beim Verfassen von Testamenten, um sicherzustellen, dass die Wünsche des Erblassers rechtlich korrekt und durchsetzbar sind.
• Erbschein: Ein Dokument, das von einem Gericht ausgestellt wird und die Erben eines Verstorbenen und ihren Erbteil bescheinigt. Erbrechtler unterstützen ihre Mandanten oft beim Antrag auf einen Erbschein und bei der Durchsetzung ihrer erbrechtlichen Ansprüche.
• Pflichtteilsanspruch: Ein rechtlicher Anspruch, den nahe Verwandte haben, wenn sie im Testament übergangen wurden. Erbrechtliche Anwälte beraten und vertreten Mandanten, die ihre Pflichtteilsansprüche geltend machen möchten.

Medizinrecht

Im Medizinrecht sind beispielsweise diese Dokumente relevant:

• Patientenverfügung: Ein Dokument, in dem eine Person festlegt, welche medizinischen Maßnahmen sie in bestimmten Situationen wünscht oder ablehnt. Anwälte im Medizinrecht beraten Mandanten hinsichtlich der rechtlichen Aspekte und der Formulierung dieser Verfügungen.
• Aufklärungsbogen: Ein Dokument, das einen Patienten über ein medizinisches Verfahren und seine Risiken informiert. Medizinrechtler können bei Streitigkeiten im Gesundheitswesen über die Aufklärungspflicht des Arztes beratend oder vertretend tätig werden.
• Haftpflichtanspruch: Ein Anspruch, der geltend gemacht wird, wenn ein Arzt einen Behandlungsfehler gemacht hat. Anwälte im Medizinrecht unterstützen Patienten dabei, solche Ansprüche durchzusetzen und eine angemessene Entschädigung zu erhalten.

Arbeitsrecht

Im Arbeitsrecht nutzen Anwälte vor allem diese rechtlichen Dokumente:

• Arbeitsvertrag: Ein Vertrag zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, der die Bedingungen der Beschäftigung festlegt. Arbeitsrechtler helfen sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, solche Verträge zu erstellen, zu überprüfen und durchzusetzen.
• Abmahnung: Ein formelles Schreiben von einem Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer wegen eines Fehlverhaltens oder einer Pflichtverletzung. Arbeitsrechtler beraten und vertreten sowohl Arbeitgeber bei der Ausstellung solcher Schreiben als auch Arbeitnehmer, die dagegen vorgehen möchten.
• Kündigungsschreiben: Ein Schreiben, das das Ende eines Arbeitsverhältnisses erklärt. Im Falle von Unstimmigkeiten oder rechtlichen Herausforderungen bezüglich Kündigungen sind Arbeitsrechtler die Ansprechpartner für beide Parteien.

Use Case von OCR in Rechtsdokumenten

Wie können sich Software-Anbieter den Einsatz von OCR in der Rechtspraxis vorstellen? Gehen wir davon aus, dass eine Kanzlei mit einer Software einen Arbeitsvertrag automatisiert erstellt hat. Sie muss diesen jetzt jedoch weiterverarbeiten. Dafür muss sie relevante Informationen aus dem Dokument extrahieren und in digitaler Form speichern. Nehmen wir an, der Arbeitsvertrag enthält die folgenden relevanten Informationen:

• Vor- und Nachname des Arbeitnehmers
• Firmenname des Arbeitgebers
• Arbeitsbeginn und -enddatum
• Gehalt und Boni
• Arbeitsstunden pro Woche
• Urlaubsanspruch
• Kündigungsfrist

OCR geht dann Schritt für Schritt vor:

Das Ergebnis: Die Kanzlei verarbeitet das Rechtsdokument und die darin enthaltenen, relevanten Informationen automatisiert und somit maximal effizient.

OCR Benefits für Rechtsdokumente

Mit OCR können Steuerberater, Notare und Anwälte ihr Dokumentenmanagement effizienter gestalten. Wie profitieren sie davon?

Zeitersparnis

Kanzleien müssen Daten aus Rechtsdokumenten nicht mehr manuell eingeben. Das spart Zeit und Ressourcen. Mitarbeiter können sich so auf komplexere Aufgaben konzentrieren.

Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen

Sind juristische Dokumente nicht nur digital in einer Cloud verfügbar, sondern die darin enthaltenen Informationen auch unkompliziert zugänglich und auswertbar, haben alle Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf relevante Daten. 

Höhere Datenqualität

Die OCR-Technologie arbeitet (nahezu) fehlerfrei. Im Gegensatz zur händischen Eingabe und Verarbeitung sorgt OCR somit für eine enorm hohe Datenqualität, auf die sich Kanzleien verlassen können.

Platzersparnis

Mit OCR senken Kanzleien ihre physischen Lagerkosten. Denn: In den Arbeitsräumen finden sich keine Aktenstapel mehr.

Höhere Datensicherheit

OCR steigert die Sicherheit von Rechtsdokumenten, da diese einfacher verschlüsselt, gesichert und in Backups gespeichert werden können.

Compliance und Audit-Trail

Um Compliance-Richtlinien einhalten und Audit-Trails einfach erstellen zu können, macht die OCR-Technologie die Historie von Dokumenten nachverfolgbar. Das spart Zeit und Arbeit.

Umweltfreundlichkeit

Müssen Kanzleien Rechtsdokumente wie Arbeitsvertrag oder Testament nicht mehr ausdrucken, um diese zu bearbeiten, sparen sie viel Papier ein. Das schont die Umwelt.

OCR mit Konfuzio einfach in Ihre Software integrieren

Machen Sie die vielfältige OCR-Technologie auch Ihren Kunden verfügbar. Mit Konfuzio können Sie diese schnell und einfach in Ihre Software für Rechtsdokumente integrieren. Ein einfach verständliches Interface macht es Ihren Kunden dann leicht, Rechtsdokumente nicht nur automatisiert zu erstellen, sondern diese auch zu verarbeiten, analysieren und auszuwerten. Damit eignet sich Konfuzio vor allem für große Kanzleien, die täglich eine Vielzahl von Rechtsdokumenten verarbeiten müssen.

Damit Konfuzio unstrukturierte Daten automatisiert verarbeiten kann, setzt die Software auf Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen.

Ihr Herzstück ist dabei die leistungsstarke optisch-semantische KI, die OCR, NLP (natürliche Sprachverarbeitung) und CV (Computer Vision) kombiniert.

Nehmen Sie jetzt die intelligente OCR-Technologie in Ihre Software für Rechtsdokumente auf und schaffen Sie so einen weiteren, hohen Mehrwert für Ihre Kunden.

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