título del registro mercantil

Registro mercantil en transición a través de la IA en el mercado Konfuzio

Janina Horn

Como fuente fundamental de información para empresas, entidades financieras y abogados, el Registro Mercantil cumple una importante tarea como fuente de datos.

Desde el 1 de agosto de 2022, todos los "contenidos registrales de los registros mercantiles, de cooperativas, de asociaciones y de sociedades, así como los documentos disponibles electrónicamente a través del Portal del Registro Común" están disponibles en el sitio web Handelsregister.de sin necesidad de registro y de forma gratuita.

Descubra aquí cómo ha afectado este cambio al registro mercantil y qué repercusiones tiene en la eficacia de los procesos empresariales. 

En este artículo el Registro mercantil alemán como ejemplo.

(Si busca un registro mercantil de otro país, existen otras fuentes, como la Registro Mercantil en línea recomendado).

importancia del registro mercantil

Resumen de los datos más importantes sobre el Registro Mercantil

El Registro Mercantil es una base de datos pública que contiene información sobre empresas, asociaciones y cooperativas. Documenta hechos jurídicamente relevantes como la forma jurídica, la dirección, el domicilio social y la estructura de capital de las empresas.

Lo utilizan diversos grupos de interés, entre ellos

  • Empresa (para la verificación y transparencia de los socios comerciales)
  • Instituciones financieras (para préstamos e inversiones)
  • Abogados (para la diligencia debida en caso de adquisición de empresas o auditorías de insolvencia).
  • Autoridades y organismos reguladores (para controlar el cumplimiento legal de las empresas)
  • Notarios (para controles de identidad o preparación de escrituras notariales)

Estructura

Las inscripciones en el registro mercantil se realizan en dos secciones: 

  • Las empresas, en particular las sociedades unipersonales y las sociedades mercantiles (a excepción de la GbR), están reconocidas en la División A (HRA) registrado
  • Las empresas en la División B (HRB)

La HRA facilita la siguiente información sobre los empresarios individuales y las sociedades comerciales: 

  • Empresa
  • Forma jurídica
  • Propietario o socio personalmente responsable de la sociedad comercial
  • Cambio de propietarios o accionistas
  • Ubicación de la sucursal
  • Importe de la aportación del socio comanditario
  • Apertura del procedimiento de insolvencia 
  • Cancelación de la empresa

La HRB, por su parte, proporciona información sobre las empresas: 

  • Empresa, forma jurídica
  • Ubicación de la sucursal
  • Director General
  • Capital social de una GmbH o capital social de una sociedad anónima (AG)
  • Procuración
  • Objeto social
  • Liquidación
  • Apertura del procedimiento de insolvencia 
  • Cancelación de la empresa

Las relaciones jurídicas y los hechos que deben inscribirse en estas secciones son muy diversos. Por este motivo, el Registro Mercantil sólo distingue entre hechos que deben inscribirse, hechos que pueden inscribirse y hechos que no pueden inscribirse. 

En cambio, el grupo de relaciones jurídicas pertinentes es tan limitado en todos los demás registros que tal distinción no es necesaria.

Esta estructura varía de un país a otro, y el registro mercantil también puede tener secciones específicas para Balancesinformes anuales y otros documentos jurídicamente relevantes.

Obtenga información gratuita del Registro Mercantil alemán: cómo funciona

Desde el 1 de agosto de 2022, toda la información de los registros mercantiles, de cooperativas, de asociaciones y de sociedades, así como los documentos disponibles electrónicamente, están disponibles de forma gratuita y sin inscripción previa a través del portal del registro común en el Sitio web Handelsregister.de disponible. 

Esta innovación se introdujo con la entrada en vigor de la Ley de Aplicación de la Directiva de Digitalización (DiRUG).

Si desea recibir inmediatamente un extracto del registro mercantil en línea, proceda como se indica a continuación:

Portal en línea del registro mercantil

Visite el sitio web oficial del registro mercantil.

captura de pantalla del registro mercantil

Utilizar la función de búsqueda

Utilice la función de búsqueda del portal para buscar la empresa cuya información desea consultar. Introduzca el nombre de la empresa, el número de registro mercantil, el domicilio social u otra información.

Es importante que incluya todas las palabras clave en la búsqueda, como se muestra en la imagen. También es aconsejable introducir más datos, como la sucursal, para acotar los resultados de la búsqueda.

captura de pantalla del registro mercantil

Elegir empresa

Una vez realizada la búsqueda, se mostrarán los resultados. Seleccione la empresa correspondiente de la lista.

captura de pantalla del registro mercantil

Ver información

A continuación, puede consultar la información del registro mercantil en la página de datos de la empresa. Puede incluir información sobre la forma jurídica, la gestión, el domicilio social y otros datos jurídicamente relevantes.

En la imagen puede ver los distintos datos resaltados en color:

AD (impresión actual)

Importancia: La impresión actual proporciona una visión general actualizada de la información registrada de una empresa.

Documentos: Contiene información actual como la inscripción en el registro mercantil, el domicilio social, el director gerente, etc.

CD (Impresión cronológica)

Importancia: La reimpresión cronológica muestra la evolución y los cambios históricos del registro mercantil.

Documentos: Incluye todas las entradas históricas y los cambios a lo largo del tiempo.

HD (Impresión histórica)

Importancia: La impresión histórica ofrece una visión detallada de las entradas y cambios anteriores.

Documentos: Contiene todos los documentos históricos relevantes del registro mercantil.

DK (vista del documento)

Importancia: La vista de documentos permite acceder a documentos específicos relacionados con una empresa.

Documentos: Contiene contratos específicos, acuerdos y otros documentos oficiales de la empresa.

UT (propietario de la empresa)

Importancia: El portaempresas muestra la información básica y las estructuras jurídicas de una empresa.

Documentos: Contiene información básica sobre la empresa, como forma jurídica, director gerente, etc.

Lanzamiento (publicaciones)

Importancia: Las publicaciones proporcionan información sobre todos los datos de la empresa publicados en el Boletín Oficial del Estado.

Documentos: Incluye documentos publicados, como estados financieros y otras comunicaciones oficiales.

SI (contenido de registro estructurado)

Importancia: El contenido estructurado del registro presenta la información pertinente de forma organizada y sistemática.

Documentos: Muestra la presentación estructurada de la información disponible en el registro mercantil.

instrucciones para el registro mercantil

Acceso a los documentos

Si ahora hace clic en DK, podrá acceder a los documentos almacenados.

instrucciones para el registro mercantil


En esta pantalla puede ver a qué documentos puede acceder, por ejemplo.

instrucciones para el registro mercantil

Una vez que se haya decidido por un área, podrá acceder a los acuerdos de accionistas, por ejemplo, y descargarlos en el formato deseado.

instrucciones para el registro mercantil

Para descargar el documento, debe hacer clic de nuevo en "Descargar".

instrucciones para el registro mercantil

Casos prácticos

Si ahora desea acceder a diversos datos del registro mercantil, éstos son, por ejemplo, los siguientes: 

  • Empresa y nombre de la empresa
  • Domicilio social, sucursales y filiales de la empresa con indicación de las direcciones correspondientes
  • Objeto social
  • Representantes autorizados y poderes de representación
  • Forma jurídica
  • Importe del capital social y del capital nominal
registro mercantil datos de la empresa

Si quiere ver la lista de accionistas, el documento tiene este aspecto, por ejemplo:

registro mercantil accionistas

Retos en el uso del registro mercantil

El tratamiento del registro mercantil es exhaustivo y se caracteriza por cambios constantes. 

Esto se aplica sobre todo a aquellos cuyo trabajo está estrechamente relacionado con el registro mercantil, incluidos, por ejemplo

  • Director General
  • Bancos
  • Notarios
  • Abogados
  • Autoridades

 Se enfrentan a los siguientes retos:  

Empresa: Afrontar la complejidad de los datos

La complejidad de los datos del registro mercantil puede suponer un reto para las empresas. 

Si, por ejemplo, una empresa quiere hacer negocios con otra empresa o con un cliente, puede informarse de antemano sobre la empresa correspondiente en el registro mercantil.

Dependiendo de la estructura y la cantidad de datos, este proceso puede llevar mucho tiempo.

Abogados: tratamiento eficaz de diversos datos

Los abogados se enfrentan a menudo a la tarea de recopilar los expedientes de los clientes a partir del registro mercantil. Según el caso, este proceso puede automatizarse y mejorarse.

Por ejemplo, los abogados que apoyan una operación de fusión y adquisición necesitan información exhaustiva sobre las empresas implicadas. La recopilación de los expedientes de los clientes en los contenidos de libre acceso del registro mercantil hace que el tratamiento eficaz de estos datos sea crucial para el éxito de tales procesos jurídicos.

Autoridades y organismos reguladores: Adaptación a los cambios jurídicos

Las autoridades deben prepararse para los cambios legales y adaptar sus procesos en consecuencia. 

Un ejemplo es la introducción de nuevos requisitos de información para las empresas como resultado de un cambio en la legislación. Las autoridades deben velar por que el registro mercantil inscriba esta información correcta y oportunamente.

Notarios: Garantizar la calidad y coherencia de los datos

Garantizar la calidad y coherencia de los datos del registro mercantil es de vital importancia para los notarios. 

Un ejemplo de ello es la certificación notarial de contratos en el contexto de la fundación de una empresa. El notario debe asegurarse de que la información disponible en el registro mercantil es correcta y coherente para garantizar la claridad y fiabilidad jurídicas.

El último punto se refiere principalmente a los notarios, que desempeñan un papel importante en la información al registro mercantil, ya que toda inscripción en el registro debe ser realizada por un notario. Hoy en día, los notarios pueden utilizar programas informáticos (como RA-MICRO). 

Si es necesario suprimir datos personales debido a la naturaleza pública sin restricciones del registro mercantil, el notario también es responsable de esta tarea. A largo plazo, esto debería ser posible digitalmente, pero actualmente la supresión de datos personales sigue siendo responsabilidad de los notarios y los tribunales de registro (a fecha de 23/11).

casos de uso del registro mercantil

Registro comercial con IA: casos de uso y ventajas

El gran volumen de datos, unido a los constantes cambios, hace que el tratamiento de los documentos del Registro Mercantil resulte tedioso y propenso a errores para muchos usuarios habituales, como empresas, entidades financieras, abogados y notarios. 

En este punto, una IA como Konfuzio en juego. 

Konfuzio es una plataforma de IA especializada en el procesamiento inteligente de documentos. La plataforma permite extraer, procesar y analizar automáticamente información de documentos no estructurados, por ejemplo, para empresas, entidades financieras, abogados, autoridades y organismos reguladores.

En Mercado de Konfuzio ofrece una función para procesar extractos de registros comerciales.

Antes de entrar en más detalles, a continuación encontrará las ventajas de procesar este tipo de documentos con IA:

  • Aumento de la eficacia: La IA permite el tratamiento automatizado de grandes cantidades de datos en el registro mercantil. Esto acelera considerablemente el proceso en comparación con los métodos manuales.
  • Exactitud y precisión: Los modelos de IA extraen información con gran exactitud y precisión. Esto minimiza los errores y mejora la calidad de los datos.
  • Actualizaciones automáticas: Los sistemas asistidos por IA supervisan automáticamente los cambios en el registro mercantil y procesan las actualizaciones con eficacia. Esto garantiza que los datos estén siempre actualizados.
  • Flexibilidad y adaptabilidad: Los modelos de IA son personalizables y pueden adaptarse a la evolución de los requisitos legales y las estructuras del registro mercantil. 
  • Escalabilidad: Los sistemas de IA son escalables y pueden manejar un volumen creciente de datos. Esto es especialmente importante, ya que el registro mercantil comprende un gran número de empresas.
  • Apoyo a los esfuerzos de digitalización: El uso de la IA apoya la Transición a flujos de trabajo digitales y promueve la transformación digital de las empresas en el tratamiento de los datos del registro mercantil.

En resumen, el uso de la IA permite un tratamiento más eficaz, preciso y flexible del registro mercantil. Esto conduce a una mejor calidad de los datos, procesos de trabajo más rápidos y una mejor utilización de la información de la empresa.

Ejemplos

Caso práctico - Evaluación automatizada del riesgo de crédito

Los bancos pueden utilizar la IA para realizar búsquedas eficientes en el registro mercantil y extraer información relevante sobre posibles prestatarios. 

Gracias al análisis automatizado de las estructuras de las empresas, los directores generales y las cifras financieras clave, los bancos pueden llevar a cabo evaluaciones de riesgo crediticio bien fundadas y tomar decisiones informadas sobre las solicitudes de préstamo con mayor rapidez.

Más información Bancos a través de KYC Procese eficazmente los datos de los clientes, aquí.

Caso práctico - Diligencia debida para la adquisición de empresas

Los abogados que lleven a cabo la diligencia debida para la adquisición de empresas pueden utilizar la IA para buscar en el registro mercantil y recopilar la información jurídica pertinente. 

La extracción automatizada de datos sobre estructuras empresariales, contratos y obligaciones legales facilita la evaluación de riesgos y la preparación de adquisiciones de empresas.

Más información OCR para documentos jurídicos puede utilizar, aquí.

Caso práctico - Gestión de la conformidad

Las empresas pueden utilizar la IA para asegurarse de que sus socios comerciales y proveedores cumplen los requisitos legales necesarios, incluidas las inscripciones en el registro mercantil y el registro de transparencia, que contiene información sobre los beneficiarios efectivos.

El registro de transparencia es un registro mantenido oficialmente que contiene información sobre los propietarios efectivos de empresas y entidades jurídicas. Sirve para revelar las estructuras de propiedad y apoya la lucha contra el blanqueo de capitales, así como el cumplimiento de los requisitos legales de transparencia.

Al supervisar automáticamente los cambios en el registro mercantil, las empresas se aseguran de que sus socios siguen cumpliendo los requisitos de conformidad y reaccionan de forma proactiva ante cualquier riesgo.

Cómo trabajar con el Lógica empresarial Puede averiguar cómo evitar los puntos débiles en el artículo enlazado.

Caso de uso para notarios: Transacciones inmobiliarias

Los notarios desempeñan un papel crucial en las transacciones inmobiliarias y el registro mercantil es de gran importancia en este contexto. Cuando se vende una propiedad, el notario comprueba el registro mercantil para asegurarse de que la parte vendedora -ya sea una empresa o un particular- tiene autoridad legal para realizar la transacción. 

El notario confirma la estructura de propiedad como parte de la certificación notarial y supervisa la correcta transferencia en el registro mercantil. De este modo se garantiza la seguridad jurídica de todas las partes implicadas y se completa la transacción de conformidad con la normativa aplicable.

caja verde con logotipo konfuzio

Funciones del modelo de IA para su uso en el registro mercantil

En la siguiente sección, puede obtener más información sobre las funciones del modelo "Registro mercantil" preentrenado.

Extracción

Si los abogados tienen que llevar a cabo una revisión de diligencia debida, por ejemplo, es sumamente importante analizar correctamente los datos del registro mercantil. Mediante la extracción del software OCR, se obtiene una lista clara de las etiquetas y los valores.

Por ejemplo, puede tener el siguiente aspecto: 

ETIQUETADESCRIPCIÓNTIPOVALOR
Accionista - Representante legalLos socios (en el caso de OHG y KG) son las personas físicas o jurídicas que forman parte de estas sociedades. La persona o personas (por ejemplo, el director gerente, el propietario) que están autorizadas para representar legalmente a la empresa y celebrar contratos en su nombre. La designación exacta y el número de representantes legales pueden variar en función de la forma jurídica y de las disposiciones legales del país respectivo.TextoNombres de las personas que se van a comprometer
Número de empresaNúmero de la empresa, que contiene tanto los números como las letras.TextoHRA 124439
Forma jurídicaLa estructura o forma jurídica bajo la que opera una empresa o sociedad. La forma jurídica de una empresa determina cómo se organiza jurídicamente, qué derechos y obligaciones tienen los propietarios y directivos y cómo se trata a efectos fiscales.TextoSociedad en comandita simple
AsientoEl domicilio social legal u oficial de la empresa. Es el lugar donde la empresa tiene su sede o centro de actividad principal. El domicilio social de la empresa es una entrada importante en el registro mercantil, ya que proporciona información sobre dónde está registrada legalmente la empresa y dónde se gestionan sus asuntos legales.TextoHamburgo Dirección comercial: Bracht 13, 52002 Viersen
Capital socialEn el caso de las sociedades anónimas, la cantidad de capital que los socios o accionistas aportan a la empresa para constituirla o financiarla. El capital social puede variar en función de la forma jurídica de la empresa.Texto50.000,00 EUROS

Idiomas admitidos

La oferta de IA para analizar un extracto del registro mercantil sólo está disponible en alemán para la prueba. Sin embargo, se puede entrenar y personalizar individualmente un modelo correspondiente para cualquier otro idioma.

Integraciones

La API REST de Konfuzio nos permite integrar a la perfección documentos pre y postprocesados en cualquier flujo de trabajo. Esto permite cargar automáticamente los documentos recibidos por correo electrónico, así como editarlos en programas de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets con activadores específicos.

Cómo utilizar el registro comercial del modelo AI

La mejor manera de familiarizarse con el modelo de Registro Mercantil de IA es probarlo. Puede hacerlo registrándose en la página Mercado Konfuzio gratuitamente para ver cómo funciona el modelo y cómo puede ayudarle.

Conclusión - Cómo la inteligencia artificial está redefiniendo el registro mercantil

El registro mercantil desempeña un papel crucial en el contexto empresarial y es una fuente de información exhaustiva sobre las empresas. La digitalización y la introducción de inteligencia artificial, como Konfuzio, también están cambiando la forma de procesar los registros mercantiles. 

Los procesos automatizados, la extracción precisa de datos y las actualizaciones eficientes se están convirtiendo en la nueva norma. Los bancos se benefician de la aceleración de las evaluaciones del riesgo crediticio, los abogados de la diligencia debida asistida por IA para la adquisición de empresas y las empresas refuerzan su gestión del cumplimiento normativo.

Las perspectivas de futuro son prometedoras, ya que el desarrollo continuo de tecnologías como Konfuzio optimizará aún más el tratamiento del registro mercantil. La digitalización desempeñará un papel fundamental en la forma en que las empresas, las entidades financieras y los abogados utilizan la información del registro mercantil y, de este modo, obtendrán resultados más precisos con un menor índice de error. 

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo puede utilizar en la práctica la IA del registro mercantil? Envíenos un mensaje y un experto se pondrá en contacto con usted lo antes posible.

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