Registre du commerce : instructions pour la consultation gratuite et le traitement avec l'IA

Source d'information fondamentale pour les entreprises, les institutions financières ou les avocats, le registre du commerce remplit une mission importante en tant que source de données. Depuis le 1er août 2022, tous les "contenus des registres du commerce, des coopératives, des associations et des partenariats, ainsi que les documents disponibles par voie électronique via le portail commun des registres" sont accessibles gratuitement et sans inscription sur le site Handelsregister.de.

Découvrez ici l'impact de cette mesure de numérisation sur le registre du commerce et l'influence que cela a sur l'efficacité des processus commerciaux. Dans cet article, le registre du commerce allemand comme exemple. Si vous recherchez un registre du commerce d'un autre pays, d'autres sources, telles que le Registre du commerce en ligne recommandable.

L'essentiel sur le registre du commerce en bref

Le registre du commerce est une base de données publique qui contient des informations sur les entreprises, les associations et les coopératives. Il documente des faits juridiquement pertinents, tels que la forme juridique, la direction, le siège et la structure du capital des entreprises. Il est utilisé par différents groupes d'intérêt, notamment

• Entreprises (pour le contrôle des partenaires commerciaux et la transparence)
• les institutions financières (pour les prêts et les investissements)
• Avocats (pour la diligence raisonnable dans le cadre de rachats de sociétés ou d'audits d'insolvabilité)
• Autorités et organismes de réglementation (pour contrôler la conformité des entreprises avec la législation)
• notaires (pour la vérification de l'identité ou l'établissement d'actes notariés)

Structure du registre du commerce

Les inscriptions au registre du commerce se font en deux sections : 

• Les entreprises, en particulier les commerçants individuels et les sociétés de personnes (à l'exception des GbR), sont enregistrées dans la section A (HRA).
• Sociétés de capitaux dans la division B (HRB)

Le HRA fournit les informations suivantes sur les commerçants individuels et les sociétés commerciales de personnes : 

• Société
• Forme juridique
• Propriétaire ou associé personnellement responsable de la société commerciale de personnes
• Changement de propriétaire ou d'associé
• Lieu d'établissement
• Montant de l'apport en commandite
• Ouverture de la procédure d'insolvabilité 
• Suppression de la société

Le HRB, en revanche, fournit des informations sur les sociétés de capitaux : 

• Raison sociale, forme juridique
• Lieu d'établissement
• Directeur général
• Capital social de la SARL ou capital social de la société anonyme (SA)
• Procuration
• Objet de l'entreprise
• Liquidation
• Ouverture de la procédure d'insolvabilité 
• Suppression de la société

Les relations juridiques et les faits à inscrire dans ces sections sont extrêmement variés. C'est la raison pour laquelle le registre du commerce ne fait de distinction, du point de vue du droit des registres, qu'entre les faits qui doivent être inscrits, ceux qui peuvent être inscrits et ceux qui ne peuvent pas être inscrits. 

En revanche, pour tous les autres registres, le cercle des relations juridiques pertinentes est tellement limité qu'une telle distinction n'est pas nécessaire.

Cette structure varie selon les pays et le registre du commerce peut également comporter des sections spécifiques pour les BilansLes documents de travail doivent contenir des informations sur les activités de l'entreprise, les rapports annuels et d'autres documents juridiques pertinents.

Instructions - Consulter gratuitement les informations du registre du commerce

Si vous souhaitez obtenir immédiatement un extrait du registre du commerce en ligne, procédez comme suit :

Portail en ligne du registre du commerce

Visitez la site officiel du registre du commerce.

Utiliser la fonction de recherche

Utilisez la fonction de recherche du portail pour trouver l'entreprise dont vous souhaitez consulter les informations. Saisissez le nom de l'entreprise, le numéro du registre du commerce, le siège social ou d'autres informations.

Il est important à cet égard d'inclure tous les mots-clés dans la recherche, comme indiqué dans l'image. En outre, il est recommandé d'indiquer d'autres données telles que l'établissement afin de limiter les résultats de la recherche.

Choisir une entreprise

Une fois la recherche effectuée, les résultats s'affichent. Sélectionnez l'entreprise pertinente dans la liste.

Consulter les informations

Sur la page détaillée de l'entreprise, vous pouvez ensuite consulter les informations du registre du commerce. Il peut s'agir d'informations sur la forme juridique, la direction, le siège social et d'autres faits juridiquement pertinents.

Sur l'image, les différentes données sont affichées en couleur :

AD (empreinte actuelle)

Signification - L'empreinte actuelle donne un aperçu actualisé des informations enregistrées d'une entreprise.

Documents - Contient des informations actuelles telles que l'inscription au registre du commerce, le siège de l'entreprise, le gérant, etc.

CD (impression chronologique)

Signification - L'impression chronologique présente l'évolution et les changements historiques du registre du commerce.

Documents - Comprend toutes les inscriptions historiques et les modifications au fil du temps.

HD (empreinte historique)

Signification - L'empreinte historique offre un aperçu détaillé des inscriptions et des modifications passées.

Documents - Contient tous les documents historiques pertinents du registre du commerce.

DK (vue des documents)

Signification - La vue des documents permet d'accéder à des documents spécifiques liés à une entreprise.

Documents - Contient des contrats spécifiques, des accords et d'autres documents officiels de l'entreprise.

UT (support d'entreprise)

Signification - Le support d'entreprise présente les informations de base et les structures juridiques d'une entreprise.

Documents - Contient des informations de base sur l'entreprise, telles que la forme juridique, le gérant, etc.

VÖ (publications)

Signification - Les publications donnent des informations sur toutes les données d'une entreprise publiées au Bundesanzeiger.

Documents - Comprend les documents publiés tels que les comptes annuels et autres communications officielles.

SI (contenu structuré du registre)

Signification - Le contenu structuré du registre présente les informations pertinentes sous une forme ordonnée et systématique.

Documents - Affiche la présentation structurée des informations disponibles dans le registre du commerce.

Accès aux documents

Si vous cliquez maintenant sur DK, vous pouvez accéder aux documents déposés.

Dans cet écran, vous voyez maintenant à quels documents vous pouvez avoir accès, par exemple.

Si vous avez choisi un domaine, vous pouvez maintenant accéder par exemple aux contrats d'associés et les télécharger dans le format souhaité.

Pour pouvoir télécharger le document, vous devez maintenant cliquer une nouvelle fois sur "Télécharger".

Cas d'utilisation

Si vous souhaitez maintenant accéder à différentes données du registre du commerce, il s'agit par exemple des données suivantes : 

• l'entreprise et le nom de l'entreprise
• Siège, établissements et succursales de l'entreprise avec indication des adresses correspondantes
• Objet de l'entreprise
• Personnes habilitées à représenter l'organisation et leurs pouvoirs de représentation
• Forme juridique
• Montant du capital social

Si vous souhaitez consulter la liste des associés, le document se présente par exemple comme suit :

Défis liés à l'utilisation du registre du commerce

Le traitement du registre du commerce est vaste et se caractérise par des changements constants. Cela concerne surtout ceux dont le travail est étroitement lié au registre du commerce, dont par exemple

• Directeur général
• Banques
• Notaires
• Avocats
• Autorités

 Pour eux, les défis sont les suivants :  

Entreprises - Gérer la complexité des données

Pour les entreprises, la complexité des données du registre du commerce peut représenter un défi. Si une entreprise souhaite par exemple traiter avec une autre entreprise ou un client, elle peut se renseigner à l'avance sur l'entreprise en question dans le registre du commerce. Selon la structure et la quantité de données, ce processus peut prendre beaucoup de temps.

Avocats - Traitement efficace de différentes données

Les avocats sont souvent confrontés à la tâche de constituer des dossiers de clients à partir du registre du commerce. Selon les cas, ce processus peut être automatisé et amélioré.

Par exemple, les avocats qui soutiennent une transaction de fusion et d'acquisition et ont besoin d'informations complètes sur les sociétés impliquées. La compilation des dossiers des clients sur le contenu librement disponible du registre du commerce rend le traitement efficace de ces données crucial pour le succès de tels processus juridiques.

Autorités et organismes de réglementation - Adaptation aux changements juridiques

Les autorités doivent se préparer aux changements juridiques et adapter leurs processus en conséquence. L'introduction de nouvelles exigences en matière de rapports pour les entreprises suite à une modification de la législation en est un exemple. Les autorités doivent s'assurer que le registre du commerce enregistre ces informations correctement et en temps voulu.

Notaires - Assurer la qualité et la cohérence des données

Pour les notaires, il est essentiel d'assurer la qualité et la cohérence des données du registre du commerce. L'authentification des contrats dans le cadre de la création d'une entreprise en est un exemple. Le notaire doit s'assurer que les informations disponibles dans le registre du commerce sont correctes et cohérentes afin de garantir la clarté et la fiabilité juridiques.

Le dernier point concerne surtout les notaires, qui jouent un rôle important pour la déclaration au registre du commerce, étant donné que toute inscription au registre doit être effectuée par un notaire. Lors de l'inscription au registre du commerce, les notaires peuvent aujourd'hui utiliser des logiciels (comme par ex. RA-MICRO). 

Si, en raison de la publicité illimitée du registre du commerce, le caviardage de données personnelles devait être effectué, le notaire serait également responsable de cette tâche. A long terme, cela devrait être possible par voie numérique, mais actuellement, l'effacement des données personnelles est encore du ressort des notaires et des tribunaux de registre (état 11/23).

L'IA s'attaque désormais au registre du commerce

La grande quantité de données, associée aux changements constants, rend le traitement des documents du registre du commerce fastidieux et source d'erreurs pour de nombreux utilisateurs réguliers, dont les entreprises, les institutions financières, les avocats ou les notaires. C'est là qu'intervient une IA comme Konfuzio dans le jeu. 

Konfuzio est une plateforme d'IA spécialisée dans le traitement intelligent des documents. La plateforme permet l'extraction, le traitement et l'analyse automatisés d'informations à partir de documents non structurés, par exemple pour les entreprises, les institutions financières, les avocats ainsi que les autorités et les organismes de réglementation.

Avant d'entrer plus en détail, vous trouverez ci-dessous les avantages que présente le traitement de tels documents avec l'IA :

• Augmentation de l'efficacité - L'IA permet d'automatiser le traitement de grandes quantités de données dans le registre du commerce. Cela accélère considérablement le processus par rapport aux méthodes manuelles.
• Exactitude et précision - Les modèles d'IA extraient des informations avec une grande précision et exactitude. Cela minimise les erreurs et améliore la qualité des données.
• Mises à jour automatisées - Les systèmes basés sur l'IA surveillent automatiquement les changements dans le registre du commerce et traitent efficacement les mises à jour. Cela permet de s'assurer que les données sont toujours à jour.
• Flexibilité et adaptabilité - Les modèles d'IA sont adaptables et peuvent être modifiés en fonction de l'évolution des exigences légales et des structures du registre du commerce. 
• Évolutivité - Les systèmes d'IA sont évolutifs et peuvent gérer un volume de données croissant. Ceci est particulièrement important étant donné que le registre du commerce comprend un grand nombre d'entreprises.
• Soutien aux efforts de numérisation - L'application de l'IA soutient le Transition vers les flux de travail numériques et encourage la transformation numérique des entreprises dans le traitement des données du registre du commerce.

En résumé, l'utilisation de l'IA permet un traitement plus efficace, plus précis et plus flexible du registre du commerce. Il en résulte une amélioration de la qualité des données, des processus de travail plus rapides et une meilleure utilisation des informations de l'entreprise.

Cas d'utilisation de l'IA par secteur

Évaluation automatisée du risque de crédit

Les banques peuvent utiliser l'IA pour effectuer des recherches efficaces dans le registre du commerce et extraire des informations pertinentes sur les emprunteurs potentiels. Grâce à l'analyse automatisée des structures d'entreprise, des directeurs et des indicateurs financiers, les banques effectuent des évaluations du risque de crédit bien fondées et prennent plus rapidement des décisions éclairées sur les demandes de crédit. En savoir plus sur la manière dont Banques par KYC Traiter efficacement les données des clients, ici.

Due Diligence pour les rachats d'entreprises

Les avocats qui effectuent des contrôles préalables pour des rachats d'entreprises peuvent utiliser l'IA pour effectuer des recherches dans le registre du commerce et collecter des informations juridiques pertinentes. L'extraction automatisée de données sur les structures d'entreprise, les contrats et les obligations légales facilite l'évaluation des risques et la préparation des rachats d'entreprise. En savoir plus sur la manière de OCR pour les documents juridiques peuvent utiliser, ici.

Gestion de la conformité

Les entreprises peuvent utiliser l'IA pour s'assurer que leurs partenaires commerciaux et leurs fournisseurs respectent les exigences légales requises, y compris les inscriptions au registre du commerce et au registre de transparence, qui contient des informations sur les bénéficiaires effectifs.

Le registre de transparence est un registre géré par les autorités qui contient des informations sur les ayants droit économiques des entreprises et des personnes morales. Il sert à révéler la propriété et contribue à la lutte contre le blanchiment d'argent et au respect des exigences légales en matière de transparence.

En automatisant le suivi des modifications apportées au registre du commerce, les entreprises s'assurent que leurs partenaires continuent de satisfaire aux exigences de conformité et réagissent de manière proactive aux risques éventuels. Comment utiliser la Logique d'entreprise éviter les points faibles, vous l'apprendrez dans l'article lié.

Transactions immobilières

Les notaires jouent un rôle crucial dans les transactions immobilières et le registre du commerce est très important dans ce contexte. Lors d'une vente immobilière, le notaire vérifie le registre du commerce afin de s'assurer que la partie vendeuse - qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'un particulier - a le pouvoir légal de réaliser la transaction. Dans le cadre de l'authentification, le notaire confirme la propriété et surveille le transfert correct dans le registre du commerce. La sécurité juridique est ainsi garantie pour toutes les parties concernées et la transaction est réalisée conformément à la législation en vigueur.

Fonctions du modèle d'IA

Dans la section suivante, vous trouverez plus d'informations sur les fonctions du modèle pré-entraîné "Registre du commerce".

Si les avocats doivent par exemple effectuer un contrôle de due diligence, il est extrêmement important d'évaluer correctement les données du registre du commerce. Grâce à l'extraction du logiciel OCR, vous obtenez une liste claire des labels et des valeurs.

Cela peut par exemple se présenter comme suit : 

L'offre d'IA pour l'évaluation d'un extrait du registre du commerce n'est disponible qu'en allemand pour le test. Il est toutefois possible d'entraîner et d'adapter individuellement un modèle correspondant pour chaque autre langue.

Grâce à l'API REST de Konfuzio, nous parvenons à intégrer de manière transparente les documents pré- et post-traités dans chaque flux de travail. Cela permet de télécharger automatiquement les documents reçus par e-mail et de les traiter dans des logiciels de tableur comme Excel ou Google Sheets avec des déclencheurs spécifiques.

Conclusion

Le registre du commerce joue un rôle crucial dans le contexte entrepreneurial et constitue une source d'informations complètes sur les entreprises. La numérisation et l'introduction de l'intelligence artificielle, comme par le biais de Konfuzio, modifient également le traitement du registre du commerce. 

Les processus automatisés, l'extraction précise des données et les mises à jour efficaces deviennent la nouvelle norme. Les banques bénéficient d'évaluations accélérées des risques de crédit, les avocats voient leur travail de due diligence assisté par l'IA facilité lors des rachats d'entreprises et les entreprises renforcent leur gestion de la conformité.

Les perspectives d'avenir sont prometteuses, car le développement continu de technologies telles que Konfuzio permettra d'optimiser encore le traitement du registre du commerce. La numérisation jouera un rôle central dans la manière dont les entreprises, les institutions financières et les avocats utiliseront les informations du registre du commerce et obtiendront ainsi des résultats plus précis avec une marge d'erreur réduite. 

Vous avez des questions sur la manière d'utiliser concrètement l'IC du registre du commerce ? Alors écrivez-nous un message et un expert vous contactera dans les plus brefs délais.