KYC Dokumente: Wie Banken Kundendaten effizient verarbeiten

Wenn Kunden früher ein Bankkonto eröffnen wollten, gab es nur einen Weg: Sie gingen zu ihrer Bank, füllten die entsprechenden (Papier-)Formulare aus, zeigten ihren Ausweis vor und Mitarbeiter der Bank nahmen die Daten händisch ins System auf. Heute können Kunden wählen, ob sie eine Filiale aufsuchen möchten oder doch lieber bequem von zuhause online ihren Antrag stellen. Für Finanzinstitute hat sich der Prozess nur wenig verändert. Um alle relevanten KYC Dokumente und damit die Identität der Kunden zu überprüfen, benötigen sie nach wie vor Mitarbeiter, die händisch die Daten auswerten.

Mit dem rasanten Fortschritt von Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen gibt es mittlerweile jedoch Möglichkeiten, die Bearbeitung der KYC Dokumente zu automatisieren. Wir zeigen, welche Dokumente Banken für KYC-Verfahren benötigen und wie sie diese effizient kontrollieren, bearbeiten und auswerten.

Warum KYC Verfahren wichtig sind

KYC steht für „Know Your Customer“ (Kenne deinen Kunden) und bezeichnet Verfahren, die Unternehmen und Finanzinstitute nutzen, um die Identität ihrer Kunden zu überprüfen. Diese Verfahren sind aus mehreren Gründen wichtig:

Prävention von Geldwäsche

KYC-Verfahren helfen dabei, Geldwäsche zu verhindern. Dafür stellen sie sicher, dass die Identität der Kunden bekannt ist und ihre Transaktionen den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Dadurch wird verhindert, dass illegale Gelder in den legalen Finanzkreislauf gelangen.

Terrorismusbekämpfung

KYC-Maßnahmen tragen dazu bei, die Finanzierung terroristischer Aktivitäten zu verhindern, indem auffällige Transaktionen und Kunden erkannt werden.

Betrugsprävention

Durch die Überprüfung der Identität der Kunden können Unternehmen betrügerische Aktivitäten minimieren und verhindern, dass gestohlene Identitäten für finanzielle Zwecke missbraucht werden.

Einhaltung von Vorschriften

Finanzinstitute und andere Unternehmen sind rechtlich verpflichtet, KYC-Verfahren zu implementieren, um gesetzliche Bestimmungen zur Geldwäschebekämpfung und Terrorismusfinanzierung einzuhalten.

Sicherheit der Kunden

Die Überprüfung der Identität der Kunden trägt dazu bei, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Dienstleistungen erhalten. Dies erhöht die Sicherheit der Kundenkonten und der dort hinterlegten persönlichen Informationen.

Schutz vor Reputationsschäden

Wenn ein Unternehmen seine KYC-Verfahren vernachlässigt und unbeabsichtigt kriminellen Aktivitäten Unterstützung bietet, kann dies zu erheblichen Reputationsschäden führen.

KYC Dokumente: Was Banken prüfen müssen

Damit Banken die Identität von potenziellen Kunden überprüfen können, müssen diese verschiedene KYC Dokumente einreichen. Welche das sind, ist von der Dienstleistung abhängig, die Kunden in Anspruch nehmen möchten. Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Nachweise, die Kunden über KYC Documents erbringen können:

Adressnachweis

Aktuelle Unterlagen wie Stromrechnungen, Mietverträge oder Bankauszüge, die die Wohnadresse des Kunden bestätigen.

Finanzinformationen

Dies können ein Bankkontoauszug, eine Gehaltsabrechnung oder andere anerkannte Dokumente sein, die bestimmte Informationen über die finanzielle Situation des Kunden liefern.

Geschäftsdokumente (für Unternehmen)

Unternehmen müssen oft zusätzliche, amtliche Dokumente wie Handelsregisterauszüge, Gesellschaftervereinbarungen oder Gewerbescheine vorlegen.

Wie Banken Dokumente von Privatpersonen für KYC-Verfahren nutzen 

Banken nutzen vor allem Gehaltsnachweise, Energieausweise und Personalausweise (oder Reisepässe und Führerscheine), um die regulatorischen Anforderungen von KYC-Verfahren zu erfüllen:

Gehaltsnachweise

Banken verwenden Gehaltsnachweise von Privatpersonen, um im Rahmen des KYC-Verfahrens die folgenden Aspekte zu überprüfen:

Identitätsprüfung

Der Gehaltsnachweis dient als Bestätigung der Identität der Privatperson. Die Bank stellt sicher, dass die angegebenen persönlichen Informationen, wie Name, Geburtsdatum und Adresse, mit den Daten auf dem Gehaltsnachweis übereinstimmen.

Einkommensverifizierung

Der Gehaltsnachweis ermöglicht es der Bank, das Einkommen der Privatperson zu überprüfen. Dadurch kann die Bank feststellen, ob die Person über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um geplante Transaktionen oder Kreditanfragen durchzuführen.

Herkunft der Mittel

Banken prüfen, ob das Einkommen aus legalen Quellen stammt. Dies dient der Vermeidung von Geldwäsche und anderen illegalen Aktivitäten. Die Bank kann den Verlauf des Einkommens und frühere Gehaltsnachweise prüfen, um die Konsistenz der Einnahmen zu überprüfen.

Bonitätsbewertung

Der Gehaltsnachweis ermöglicht der Bank auch, die Bonität der Privatperson zu bewerten. Ein regelmäßiges und ausreichendes Einkommen kann sich positiv auf die Kreditwürdigkeit auswirken und somit die Chancen auf die Genehmigung von Kreditanfragen erhöhen.

Verpflichtungen und Ausgaben

Die Bank kann durch den Gehaltsnachweis auch ermitteln, ob die Privatperson bereits bestehende finanzielle Verpflichtungen hat, wie zum Beispiel andere Kredite oder laufende Ausgaben. Dies ist wichtig, um die finanzielle Situation des Kunden besser zu verstehen und eine angemessene Kreditwürdigkeitseinschätzung vorzunehmen.

Energieausweise

Banken nutzen den Energieausweis einer Privatperson für KYC-Verfahren, wenn eine Immobilie als Sicherheit für einen Kredit oder eine Hypothek verwendet wird. In diesem Fall können sie aktuelle Informationen aus dem Energieausweis verwenden, um die Angaben des Kunden über die Immobilie zu verifizieren.

Beispielsweise könnte die Bank den Energieausweis verwenden, um die Adresse der Immobilie und die darin angegebenen Informationen zur Energieeffizienz zu überprüfen. Dadurch können sie sicherstellen, dass die vom Kunden angegebenen Eigenschaften der Immobilie mit den Informationen im Energieausweis übereinstimmen.

Identitätsnachweise

Banken nutzen den Personalausweis – oder einen anderen Identitätsnachweis wie Führerschein und Reisepass – einer Privatperson, um die Identität von potenziellen Kunden zu  verifizieren und Informationen über ihn zu sammeln. Dies dient der Verhinderung von Geldwäsche und anderer illegaler Aktivitäten.

Der KYC-Prozess beginnt normalerweise, wenn eine Person ein neues Konto bei der Bank eröffnen möchte. In diesem Fall fordert die Bank den Kunden auf, seinen Personalausweis vorzulegen, um seine Identität zu überprüfen. Die Bankmitarbeiter prüfen dann die Informationen auf dem Ausweis, wie Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisnummer. In einigen Fällen kann die Bank auch eine Kopie des Personalausweises anfordern, um die Identität des Kunden zu überprüfen und eine Dokumentation für ihre Aufzeichnungen zu haben. 

Wie Banken Dokumente von Unternehmen für KYC-Verfahren nutzen 

Banken nutzen unter anderem Summen- und Saldenlisten, Bilanzen und Unterschriftsproben von Unternehmen, um die Anforderungen von KYC-Verfahren zu erfüllen:

Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenlisten bieten Banken einen Überblick über die finanziellen Transaktionen und Kontostände eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Daraus können sie folgende Informationen ziehen:

Identifizierung von Risiken

Die Summen- und Saldenlisten ermöglichen es Banken, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu erkennen. Unregelmäßige Transaktionsmuster oder hohe Kontostände könnten auf potenzielle Geldwäsche oder andere illegale Aktivitäten hinweisen.

Überprüfung der Geschäftstätigkeit

Banken können die Listen nutzen, um die angegebenen Geschäftstätigkeiten von Unternehmen mit den tatsächlichen Transaktionen und Kontobewegungen abzugleichen. Dadurch können sie sicherstellen, dass Unternehmen ihre Finanzen ordnungsgemäß verwalten und keine betrügerischen Aktivitäten durchführen.

Überwachung von Zahlungsströmen

Die Summen- und Saldenlisten helfen Banken, die Zahlungsströme von Unternehmen zu überwachen. So können sie verdächtige oder ungewöhnliche Transaktionen identifizieren, die möglicherweise weiterer Untersuchungen bedürfen.

Bewertung der Kreditwürdigkeit

Die finanziellen Informationen aus den Listen können Banken dabei unterstützen, die Kreditwürdigkeit von Unternehmen zu bewerten. Anhand der Kontostände und Transaktionshistorie können sie die finanzielle Stabilität von Unternehmen beurteilen und entsprechende Kreditentscheidungen treffen.

Bilanzen

Banken nutzen die Bilanzen von Firmen im Rahmen der KYC-Verfahren, um die finanzielle Stabilität und Bonität des Unternehmens zu bewerten. Dazu analysiert die Bank insbesondere Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad und Liquidität.

Anhand der Bilanzdaten und anderer finanzieller Informationen bewertet die Bank die Bonität des Unternehmens.

Eine positive Bonitätsbewertung deutet darauf hin, dass das Unternehmen in der Lage ist, seine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Dabei nimmt die Bank auch eine Risikobewertung vor. Diese untersucht, ob das Unternehmen in riskanten oder regulierten Branchen tätig ist und ob es Verbindungen zu sanktionierten Personen oder Ländern gibt.

Identitätsnachweis

Um die Identität von Unternehmen festzustellen, ermitteln Banken die wirtschaftlich Berechtigten dieser. Auf diese Weise stellen sie sich, dass Bankgeschäfte und Transaktionen nicht für illegale oder betrügerische Zwecke missbraucht werden. Hier sind einige gängige Methoden, die von Banken in Deutschland zur Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten verwendet werden:

Gesellschaftsvertrag

Banken können den Gesellschaftsvertrag des Unternehmens einsehen, um Informationen über die Gesellschafter und deren Beteiligungsverhältnisse zu erhalten.

Handelsregisterauszug

Ein aktueller Handelsregisterauszug gibt Auskunft über die eingetragenen Gesellschafter und ihre Anteile an der Firma.

Beglaubigte Dokumente

Die Banken können verlangen, dass bestimmte Dokumente, wie Gesellschafterlisten oder Beschlüsse, notariell beglaubigt werden, um die Echtheit zu überprüfen.

Selbstauskunft

Die Firmen könnten auch eine Selbstauskunft über die wirtschaftlich Berechtigten abgeben, die von den Verantwortlichen des Unternehmens unterzeichnet wird.

Direkte Anfragen

Banken können auch direkt bei der Geschäftsführung oder den Gesellschaftern Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten einholen.

Rechnungen

Banken in Deutschland nutzen Rechnungen von Firmen als Teil ihrer KYC-Verfahren in der Regel auf verschiedene Arten. Rechnungen dienen dazu, Informationen über das Unternehmen, seine Aktivitäten und die finanzielle Situation zu erhalten, um das Risiko von Geldwäsche, Betrug und anderen illegalen Aktivitäten zu minimieren. Hier sind einige der gängigen Methoden:

Identitätsnachweis

Rechnungen können verwendet werden, um die Identität des Unternehmens zu verifizieren. Die Bank prüft, ob der Name auf der Rechnung mit dem Namen des Kunden übereinstimmt, der das Konto eröffnen oder nutzen möchte.

Adressnachweis

Die Banken können die Rechnungen nutzen, um die Adresse des Unternehmens zu bestätigen. Es wird überprüft, ob die auf der Rechnung angegebene Adresse mit der Adresse übereinstimmt, die der Kunde bei der Kontoeröffnung angegeben hat.

Geschäftstätigkeit

Rechnungen geben Einblicke in die Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Dies ermöglicht es den Banken, die Art der erwarteten Transaktionen besser zu verstehen und mögliche Risiken zu bewerten.

Finanzielle Stabilität

Anhand der Rechnungen können die Banken die finanzielle Stabilität des Unternehmens beurteilen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in der Lage ist, die geplanten Transaktionen durchzuführen.

Kontobewegungen

Rechnungen können auch Aufschluss über die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens geben. Dies hilft den Banken, ungewöhnliche Transaktionsmuster zu erkennen und verdächtige Aktivitäten zu identifizieren.

Unterschriftsprobe

Banken können im Rahmen von KYC-Verfahren Unterschriftsproben von Unternehmen anfordern, um sicherzustellen, dass die angegebenen Geschäftsführer oder bevollmächtigten Vertreter tatsächlich berechtigt sind, im Namen des Unternehmens zu handeln. Die Unterschriftsproben dienen dazu, die Übereinstimmung der Unterschrift auf eingereichten Dokumenten mit der tatsächlichen Unterschrift der Geschäftsführer oder bevollmächtigten Vertreter zu überprüfen.

KYC Dokumente in Deutschland prüfen: Praxisbeispiel

KYC Dokumente müssen belegen, dass ein Kunde tatsächlich derjenige ist, für den er sich ausgibt. Welche Daten müssen Banken aus den Dokumenten dabei ermitteln? Schauen wir uns dafür zwei klassische Praxisbeispiele an:

Kontoeröffnung einer Privatperson

Um ein Bankkonto in Deutschland zu eröffnen, benötigen Finanzinstitute in der Regel die folgenden Informationen von Privatpersonen:

• Angaben zu den Personalien
• Angaben zum Beruf
• Zweck der Geschäftsbeziehung bzw. Grund für die Eröffnung des Bankkontos
• Optional: Gehaltsangaben bzw. Einkommensnachweise (z. B. für Überwachung von Transaktionen)

Kontoeröffnung eines Unternehmens

Damit Unternehmen ein Geschäftskonto eröffnen können, müssen Banken in der Regel die folgenden Informationen über KYC Documents erheben:

• Angaben zum Unternehmensnamen, zur Firmenadresse, zur Rechtsform und zum Zweck des Unternehmens
• Angaben zur Tätigkeit und Branche des Unternehmens
• Handelsregisternummer
• Ausstellendes Bezirksgericht
• Anzahl der Mitarbeiter
• Besitzverhältnisse und Firmenstruktur
• Gründungsdatum
• Angaben zum erwartenden Umsatz
• ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

KYC Dokumente effizient prüfen mit OCR

Diese Vielzahl von Daten in KYC Dokumenten manuell zu prüfen, kostet Banken einen enormen Aufwand. Und: Die manuelle Analyse ist fehleranfällig. Um die KYC Documents Verification effizienter anzugehen, setzen immer mehr Finanzinstitute auf OCR.

OCR steht für „Optical Character Recognition“ (Optische Zeichenerkennung) und ist eine Technologie, die es ermöglicht, Texte aus Bildern oder gescannten Dokumenten zu extrahieren und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln.

Für KYC Dokumente heißt das: Banken können die Technologie verwenden, um Kundeninformationen aus Identifikationsdokumenten zu extrahieren und zu überprüfen.

Der OCR-Prozess erfolgt dabei in mehreren Schritten:

Vorteile einer automatisierten Prüfung von KYC Documents

Die Prüfung von KYC Dokumenten mit OCR bringt Banken diese Vorteile:

Effizienz

OCR ermöglicht die automatische Erfassung von Texten und Daten aus KYC Compliance Documents. Unternehmen können so den Prozess der Dokumentenprüfung beschleunigen, da menschliche Eingriffe minimiert werden und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht wird. Eine Prüfung mit OCR dauert nur wenige Sekunden.

Reduzierung von Fehlern

Die manuelle Eingabe von Informationen in ein System ist fehleranfällig. Durch die Verwendung von OCR können Banken die Wahrscheinlichkeit von Fehlern deutlich verringern. Denn: Die Technologie ist präzise und zuverlässig.

Kostensenkung

Die Automatisierung der KYC-Dokumentenprüfung mittels OCR reduziert den Bedarf an manuellen Arbeitsstunden und führt somit zu geringeren Personalkosten.

Verbesserte Kundenbetreuung

Durch die schnelle Verarbeitung der Dokumente können Kundenanfragen und -anträge schneller bearbeitet werden. Das führt zu einer positiven Kundenerfahrung.

Skalierbarkeit

OCR ermöglicht eine einfache Skalierung des Prüfprozesses. Für die Praxis bedeutet das: Banken können auch bei einem hohen Volumen von KYC Dokumenten eine effiziente Bearbeitung gewährleisten.

Gesetzliche Einhaltung

Eine gründliche Prüfung der KYC Dokumente ist gesetzlich vorgeschrieben, um Geldwäsche und andere illegale Aktivitäten zu verhindern. Die Verwendung von OCR hilft dabei, diesen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Risiken einer Rechtsverletzung zu minimieren.

Datensicherheit

Durch die Automatisierung der KYC-Dokumentenprüfung können sensible Informationen besser geschützt werden, da der Zugriff auf die Daten eingeschränkt und protokolliert werden kann.

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