Les documents KYC : Comment les banques traitent-elles efficacement les données des clients ?

Autrefois, lorsque les clients voulaient ouvrir un compte bancaire, il n'y avait qu'une seule façon de procéder : ils se rendaient à leur banque, remplissaient les formulaires (papier) correspondants, présentaient leur carte d'identité et les employés de la banque enregistraient manuellement les données dans le système. Aujourd'hui, les clients peuvent choisir de se rendre dans une agence ou de faire leur demande en ligne, confortablement installés chez eux. Pour les institutions financières, le processus n'a que peu changé. Pour vérifier tous les documents KYC pertinents et donc l'identité des clients, ils ont toujours besoin de collaborateurs qui analysent les données à la main.

Avec les progrès fulgurants de Intelligence artificielle et Apprentissage automatique il existe toutefois désormais des possibilités d'automatiser le traitement des documents KYC. Nous montrons de quels documents les banques ont besoin pour les procédures KYC et comment elles peuvent les contrôler, les traiter et les évaluer efficacement.

Pourquoi les procédures KYC sont-elles importantes ?

KYC est l'abréviation de "Connaître son client"(Connais ton client) et désigne les procédures utilisées par les entreprises et les institutions financières pour vérifier l'identité de leurs clients. Ces procédures sont importantes pour plusieurs raisons :

Prévention du blanchiment d'argent

Les procédures KYC contribuent à prévenir le blanchiment d'argent. Pour cela, elles garantissent que l'identité des clients est connue et que leurs transactions sont conformes aux dispositions légales en vigueur. Cela permet d'éviter que des fonds illégaux n'entrent dans le circuit financier légal.

Lutte contre le terrorisme

Les mesures KYC contribuent à empêcher le financement d'activités terroristes en identifiant les transactions et les clients suspects.

Prévention de la fraude

En vérifiant l'identité des clients, les entreprises peuvent minimiser les activités frauduleuses et empêcher que des identités volées soient utilisées à des fins financières.

Conformité réglementaire

Les institutions financières et autres entreprises sont légalement tenues de mettre en œuvre des procédures KYC pour respecter les dispositions légales en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

Sécurité des clients

La vérification de l'identité des clients contribue à garantir que seules les personnes autorisées ont accès à certains services. Cela renforce la sécurité des comptes clients et des informations personnelles qui y sont déposées.

Protection contre les atteintes à la réputation

Si une entreprise néglige ses procédures KYC et offre involontairement son soutien à des activités criminelles, sa réputation peut être sérieusement entachée.

Les documents KYC : Ce que les banques doivent vérifier

Pour que les banques puissent vérifier l'identité des clients potentiels, ceux-ci doivent fournir différents documents KYC. Lesquels dépendent du service que les clients souhaitent utiliser. En principe, il existe trois types de preuves que les clients peuvent fournir via les KYC Documents :

Preuve d'adresse

des documents récents tels que des factures d'électricité, des contrats de location ou des relevés bancaires confirmant l'adresse du domicile du client

Informations financières

Il peut s'agir d'un relevé de compte bancaire, d'une fiche de paie ou d'autres documents reconnus qui fournissent certaines informations sur la situation financière du client.

Documents commerciaux (pour les entreprises)

Les entreprises doivent souvent fournir des documents officiels supplémentaires, tels que des extraits du registre du commerce, des conventions d'actionnaires ou des licences professionnelles.

Comment les banques utilisent les documents des particuliers pour les procédures KYC 

Les banques utilisent principalement les bulletins de salaire, les certificats énergétiques et les cartes d'identité (ou les passeports et les permis de conduire) pour répondre aux exigences réglementaires des procédures KYC :

Fiches de paie

Les banques utilisent les fiches de paie des particuliers pour vérifier les aspects suivants dans le cadre de la procédure KYC :

Contrôle d'identité

Le bulletin de paie sert à confirmer l'identité du particulier. La banque s'assure que les informations personnelles fournies, telles que le nom, la date de naissance et l'adresse, correspondent aux données figurant sur le bulletin de paie.

Vérification des revenus

Le bulletin de salaire permet à la banque de vérifier les revenus du particulier. Cela permet à la banque de déterminer si le particulier dispose de ressources financières suffisantes pour effectuer les transactions prévues ou les demandes de crédit.

Origine des fonds

Les banques vérifient si les revenus proviennent de sources légales. Cela permet d'éviter le blanchiment d'argent et d'autres activités illégales. La banque peut examiner l'historique des revenus et les bulletins de salaire précédents afin de vérifier la cohérence des revenus.

Évaluation de la solvabilité

Le bulletin de salaire permet également à la banque d'évaluer la solvabilité du particulier. Un revenu régulier et suffisant peut avoir un impact positif sur la solvabilité et donc augmenter les chances d'acceptation des demandes de crédit.

Engagements et dépenses

Le bulletin de salaire permet également à la banque de déterminer si le particulier a déjà des obligations financières existantes, comme d'autres crédits ou des dépenses courantes. Ceci est important pour mieux comprendre la situation financière du client et pour faire une évaluation appropriée de sa solvabilité.

Certificats énergétiques

Les banques utilisent le certificat de performance énergétique d'un particulier pour les procédures KYC lorsqu'un bien immobilier est utilisé comme garantie pour un prêt ou une hypothèque. Dans ce cas, elles peuvent utiliser les informations actuelles du certificat de performance énergétique pour vérifier les informations fournies par le client sur le bien immobilier.

Par exemple, la banque pourrait utiliser le certificat de performance énergétique pour vérifier l'adresse du bien immobilier et les informations relatives à la performance énergétique qui y figurent. Elle peut ainsi s'assurer que les caractéristiques du bien immobilier indiquées par le client correspondent aux informations contenues dans le certificat de performance énergétique.

Preuves d'identité

Les banques utilisent la carte d'identité - ou une autre preuve d'identité comme le permis de conduire et le passeport - d'un particulier pour vérifier l'identité des clients potentiels et recueillir des informations à leur sujet. Cela permet de prévenir le blanchiment d'argent et d'autres activités illégales.

Le processus KYC commence généralement lorsqu'une personne souhaite ouvrir un nouveau compte auprès de la banque. Dans ce cas, la banque demande au client de présenter sa carte d'identité afin de vérifier son identité. Le personnel de la banque vérifie alors les informations figurant sur la carte d'identité, telles que le nom, la date de naissance, l'adresse et le numéro de la carte. Dans certains cas, la banque peut également demander une copie de la carte d'identité afin de vérifier l'identité du client et de disposer d'une documentation pour ses dossiers. 

Comment les banques utilisent les documents des entreprises pour les procédures KYC 

Les banques utilisent notamment les listes de totaux et de soldes, les bilans et les spécimens de signature des entreprises pour satisfaire aux exigences des procédures KYC :

Liste des totaux et des soldes

Les listes de totaux et de soldes offrent aux banques un aperçu des transactions financières et des soldes de compte d'une entreprise sur une période donnée. Elles peuvent en tirer les informations suivantes :

Identification des risques

Les listes de totaux et de soldes permettent aux banques d'identifier les risques potentiels liés à l'activité de l'entreprise. Des schémas de transactions irréguliers ou des soldes de comptes élevés pourraient indiquer un blanchiment d'argent potentiel ou d'autres activités illégales.

Examen de l'activité commerciale

Les banques peuvent utiliser les listes pour comparer les activités commerciales déclarées des entreprises avec les transactions et les mouvements de compte réels. Elles peuvent ainsi s'assurer que les entreprises gèrent correctement leurs finances et ne se livrent pas à des activités frauduleuses.

Suivi des flux de paiement

Les listes de totaux et de soldes aident les banques à surveiller les flux de paiement des entreprises. Elles peuvent ainsi identifier les transactions suspectes ou inhabituelles qui pourraient nécessiter une enquête plus approfondie.

Évaluation de la solvabilité

Les informations financières contenues dans les listes peuvent aider les banques à évaluer la solvabilité des entreprises. Sur la base des soldes de compte et de l'historique des transactions, elles peuvent évaluer la stabilité financière des entreprises et prendre des décisions de crédit en conséquence.

Bilans

Les banques utilisent les Bilans d'entreprises dans le cadre des procédures KYC afin d'évaluer la stabilité financière et la solvabilité de l'entreprise. Pour ce faire, la banque analyse notamment des indicateurs tels que le chiffre d'affaires, le bénéfice, le ratio de fonds propres, le taux d'endettement et la liquidité.

Sur la base des données du bilan et d'autres informations financières, la banque évalue la solvabilité de l'entreprise.

Une évaluation positive de la solvabilité indique que l'entreprise est en mesure d'honorer ses engagements financiers. Dans ce cadre, la banque procède également à une évaluation des risques. Celle-ci examine si l'entreprise est active dans des secteurs à risque ou réglementés et s'il existe des liens avec des personnes ou des pays sanctionnés.

Preuve d'identité

Afin d'établir l'identité des entreprises, les banques recherchent les ayants droit économiques de celles-ci. De cette manière, elles s'assurent que les opérations bancaires et les transactions ne sont pas utilisées à des fins illégales ou frauduleuses. Voici quelques méthodes courantes utilisées par les banques en Allemagne pour identifier les ayants droit économiques :

Contrat de société

Les banques peuvent consulter les statuts de l'entreprise afin d'obtenir des informations sur les associés et leur participation.

Extrait du registre du commerce

Un extrait actuel du registre du commerce donne des informations sur les associés inscrits et leurs parts dans l'entreprise.

Documents certifiés

Les banques peuvent exiger que certains documents, tels que les listes d'associés ou les résolutions, soient certifiés par un notaire afin d'en vérifier l'authenticité.

Renseignements personnels

Les entreprises pourraient également fournir une auto-déclaration sur les ayants droit économiques, signée par les responsables de l'entreprise.

Demandes directes

Les banques peuvent également demander des informations sur les ayants droit économiques directement auprès de la direction ou des associés.

Factures

En Allemagne, les banques utilisent généralement les factures des entreprises de différentes manières dans le cadre de leurs procédures KYC. Les factures servent à obtenir des informations sur l'entreprise, ses activités et sa situation financière afin de minimiser le risque de blanchiment d'argent, de fraude et d'autres activités illégales. Voici quelques-unes des méthodes les plus courantes :

Preuve d'identité

Les factures peuvent être utilisées pour vérifier l'identité de l'entreprise. La banque vérifie si le nom figurant sur la facture correspond au nom du client qui souhaite ouvrir ou utiliser le compte.

Preuve d'adresse

Les banques peuvent utiliser les factures pour confirmer l'adresse de l'entreprise. Il s'agit de vérifier si l'adresse indiquée sur la facture correspond à celle que le client a indiquée lors de l'ouverture du compte.

Activité commerciale

Les factures donnent un aperçu de la nature des activités commerciales de l'entreprise. Cela permet aux banques de mieux comprendre la nature des transactions attendues et d'évaluer les risques éventuels.

Stabilité financière

Sur la base des comptes, les banques peuvent évaluer la stabilité financière de l'entreprise. C'est important pour s'assurer que l'entreprise est en mesure d'effectuer les transactions prévues.

Mouvements de compte

Les factures peuvent également fournir des informations sur les recettes et les dépenses de l'entreprise. Cela aide les banques à reconnaître les schémas de transaction inhabituels et à identifier les activités suspectes.

Échantillon de signature

Dans le cadre des procédures KYC, les banques peuvent demander des spécimens de signature aux entreprises afin de s'assurer que les directeurs ou représentants autorisés indiqués sont effectivement autorisés à agir au nom de l'entreprise. Les spécimens de signature servent à vérifier la concordance entre la signature figurant sur les documents soumis et la signature réelle des directeurs ou des représentants autorisés.

Vérifier les documents KYC en Allemagne : Exemple pratique

Les documents KYC doivent prouver qu'un client est bien celui qu'il prétend être. Quelles données les banques doivent-elles déterminer à partir de ces documents ? Examinons deux exemples pratiques classiques :

Ouverture d'un compte par un particulier

Pour ouvrir un compte bancaire en Allemagne, les institutions financières ont généralement besoin des informations suivantes de la part des particuliers :

• Informations sur les données personnelles
• Informations sur la profession
• Objet de la relation d'affaires ou motif de l'ouverture du compte bancaire
• Facultatif : données salariales ou justificatifs de revenus (par exemple pour le suivi des transactions)

Ouverture d'un compte pour une entreprise

Pour que les entreprises puissent ouvrir un compte professionnel, les banques doivent généralement collecter les informations suivantes sur les documents KYC :

• Informations sur la raison sociale, l'adresse de l'entreprise, la forme juridique et l'objet de l'entreprise
• Informations sur l'activité et le secteur de l'entreprise
• Numéro d'enregistrement au registre du commerce
• Tribunal d'arrondissement émetteur
• Nombre d'employés
• Propriété et structure de l'entreprise
• Date de création
• Données sur le chiffre d'affaires escompté
• le cas échéant, le numéro d'identification de la taxe sur le chiffre d'affaires

Contrôler efficacement les documents KYC avec l'OCR

Vérifier manuellement cette multitude de données dans les documents KYC coûte énormément d'efforts aux banques. De plus, l'analyse manuelle est sujette aux erreurs. Pour aborder la vérification des documents KYC de manière plus efficace, de plus en plus d'institutions financières ont recours à l'OCR.

OCR signifie "Optical Character Recognition" (reconnaissance optique des caractères) et est une technologie qui permet d'extraire des textes d'images ou de documents scannés et de les convertir en texte lisible par une machine.

Pour les documents KYC, cela signifie que les banques peuvent utiliser la technologie pour extraire et vérifier les informations sur les clients à partir des documents d'identification.

Le processus d'OCR se déroule alors en plusieurs étapes :

Avantages d'un contrôle automatisé des documents KYC

Le contrôle des documents KYC par OCR apporte ces avantages aux banques :

Efficacité

L'OCR permet de saisir automatiquement les textes et les données des documents de conformité KYC. Les entreprises peuvent ainsi accélérer le processus de vérification des documents en minimisant l'intervention humaine et en augmentant la vitesse de traitement. Une vérification avec OCR ne prend que quelques secondes.

Réduction des erreurs

La saisie manuelle d'informations dans un système est source d'erreurs. En utilisant l'OCR, les banques peuvent réduire considérablement la probabilité d'erreurs. En effet : la technologie est précise et fiable.

Réduction des coûts

L'automatisation de la vérification des documents KYC à l'aide de l'OCR réduit le besoin d'heures de travail manuel et entraîne donc une diminution des frais de personnel.

Amélioration du service à la clientèle

Grâce au traitement rapide des documents, les demandes et requêtes des clients peuvent être traitées plus rapidement. Cela se traduit par une expérience client positive.

Évolutivité

L'OCR permet une mise à l'échelle facile du processus de contrôle. Dans la pratique, cela signifie que les banques peuvent garantir un traitement efficace même en cas de volume élevé de documents KYC.

Respect de la loi

Un examen approfondi des documents KYC est exigé par la loi afin de prévenir le blanchiment d'argent et d'autres activités illégales. L'utilisation de l'OCR permet de répondre à ces exigences légales et de minimiser les risques d'infraction.

Sécurité des données

L'automatisation du contrôle des documents KYC permet de mieux protéger les informations sensibles, car l'accès aux données peut être limité et enregistré.

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