OCR : Comment les fournisseurs de logiciels rendent les documents juridiques analysables

Le quotidien des conseillers fiscaux, des avocats et des notaires est dominé par le travail (numérique) sur papier. Dans ce contexte, ils doivent avant tout collecter et évaluer des données et créer des documents. Pour simplifier ce processus, de nombreux cabinets d'avocats misent sur un logiciel qui leur permet de créer des documents juridiques de manière automatisée.

Le problème est que ces documents (numériques) ne peuvent généralement être recherchés et analysés qu'au prix d'un effort considérable. Cela signifie que les cabinets d'avocats ont certes gagné du temps lors de la création des documents. Mais le temps le plus important reste celui consacré au traitement, à l'analyse et à l'évaluation des documents.

Les fournisseurs de logiciels qui automatisent la création de documents juridiques pour les cabinets d'avocats peuvent toutefois passer à l'étape suivante. Grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), il est possible d'effectuer des recherches dans des documents juridiques tels qu'un contrat de location, une procuration ou un contrat de prêt, de collecter et d'analyser des informations de manière automatisée. Nous montrons pour quels documents juridiques les fournisseurs de logiciels peuvent intégrer l'OCR et comment ils peuvent ainsi s'assurer un avantage concurrentiel considérable.

documents juridiques fonctions de l'OCR

Fonctions OCR

Avec OCR les fournisseurs de logiciels peuvent faire gagner du temps à leurs clients non seulement lors de la création de documents, mais aussi lors du traitement, de l'analyse et de l'évaluation. Pour cela, l'OCR apporte ces fonctions :

Saisie automatisée des données

L'OCR permet aux cabinets d'avocats d'extraire des données de toute forme de document. Il peut s'agir par exemple d'informations telles que des détails sur les clients, des montants d'argent et des paragraphes. OCR peut ensuite traiter ces données selon les exigences qu'il a lui-même choisies et les transmettre à d'autres systèmes.

Reconnaissance de texte de documents

Les documents juridiques ne proviennent pas toujours d'une source numérique. L'OCR peut donc également lire et traiter des informations provenant de scans et de photos. Si les cabinets d'avocats disposent par exemple d'un contrat manuscrit, ils peuvent simplement le numériser via OCR et le traiter ensuite comme ils le souhaitent.

Classification et tri des documents

L'OCR permet aux entreprises de catégoriser les documents juridiques de manière automatisée. De cette manière, elles peuvent classer chaque document juridique dans le flux de travail approprié.

Numérisation et archivage

Les cabinets d'avocats peuvent numériser des documents juridiques physiques avec OCR et les archiver ensuite. Cela permet de gagner de la place, de sécuriser l'archivage et de le rendre accessible à tout moment à tous les collaborateurs.

Traduction et multilinguisme

Il est indispensable, en particulier pour les cabinets d'avocats internationaux, de pouvoir traiter des documents juridiques rédigés dans d'autres langues avec la même exigence de performance. Une technologie OCR avancée permet de traduire facilement des documents juridiques dans plus de 100 langues.

Pour quels documents juridiques les cabinets d'avocats peuvent-ils utiliser l'OCR ? 

Les cabinets d'avocats peuvent utiliser l'OCR pour traiter des documents juridiques dans tous les domaines du droit. Il s'agit entre autres de ces documents :

Droit immobilier

Dans le domaine du droit immobilier, les cabinets peuvent par exemple traiter, analyser et évaluer les documents suivants à l'aide de l'OCR :

  • Extrait du registre foncier : Ce document fournit des informations sur la propriété, les hypothèques, les dettes foncières et autres charges qui pèsent sur un bien immobilier. Les avocats spécialisés dans le droit immobilier utilisent les extraits du registre foncier pour vérifier le statut juridique d'un bien immobilier avant d'effectuer des transactions.
  • Contrat de location : il s'agit d'un accord entre un bailleur et un locataire qui définit les conditions d'utilisation d'un bien immobilier en échange du paiement d'un loyer. Les avocats spécialisés dans l'immobilier aident à la fois les bailleurs et les locataires à rédiger, réviser et faire respecter les contrats de location.
  • Contrat de vente : document qui définit les conditions d'achat et de vente d'un bien immobilier. Les avocats aident les acheteurs et les vendeurs à s'assurer que le contrat est équitable et reste juridiquement exécutoire.

Droit de la famille

En droit de la famille, ce sont surtout ces documents qui sont pertinents : 

  • Acte de divorce : document officiel attestant la fin d'un mariage. Les avocats en droit de la famille assistent les clients tout au long de la procédure de divorce, du dépôt de la demande à la délivrance de l'acte.
  • Contrat de mariage : ce contrat définit les relations patrimoniales entre les conjoints. Les avocats en droit de la famille aident les couples à rédiger de tels contrats afin d'éviter de futurs conflits financiers.
  • Déclaration de garde : document qui régit la garde d'un enfant. Les avocats de la famille jouent un rôle crucial pour assurer le bien-être de l'enfant et préserver les droits des parents.

Droit du travail

En droit du travail, les documents suivants sont notamment utilisés : 

  • Contrat de travail : ce contrat fixe les conditions entre un employeur et un employé. Les spécialistes du droit du travail aident à rédiger ce type de contrat afin de clarifier les droits et les obligations des deux parties.
  • Déclaration d'abstention : document par lequel une personne s'engage à ne pas adopter un certain comportement, souvent en rapport avec des secrets commerciaux ou des clauses de non-concurrence. Les avocats s'en servent pour protéger les intérêts de leurs clients.

Droit des sociétés / droit commercial

En droit des sociétés et en droit commercial, par exemple, ces documents sont utilisés : 

  • Extrait du registre du commerce : Donne des informations sur une entreprise enregistrée. Les avocats utilisent ce document pour obtenir des informations juridiques sur une entreprise, par exemple sur ses dirigeants ou son capital.
  • Contrat de société : définit la structure et les règles d'une société. Les avocats aident les créateurs d'entreprise à rédiger ces contrats et à s'assurer qu'ils sont conformes aux exigences légales.
  • Contrat de licence : un contrat qui définit les conditions d'utilisation d'un produit ou d'un service spécifique. Les avocats aident à rédiger de tels contrats et à s'assurer que les droits de leurs clients sont protégés.

Droit pénal

Dans le domaine du droit pénal, l'OCR permet par exemple aux cabinets d'avocats de traiter, d'analyser et d'évaluer ces documents :

  • L'acte d'accusation : Définit les accusations portées contre une personne. Les avocats en droit pénal l'utilisent pour défendre leurs clients contre les accusations portées.
  • Décision judiciaire : décision d'un tribunal dans une affaire. Les avocats utilisent les jugements pour comprendre la position juridique de leur client et, le cas échéant, faire appel.

Droit de la protection des données

La législation sur la protection des données comprend notamment les documents juridiques suivants : 

  • Déclaration de protection des données : décrit le traitement des données personnelles par une entreprise. Les avocats spécialisés dans la protection des données aident les entreprises à rédiger de telles déclarations afin de s'assurer qu'elles sont conformes aux lois sur la protection des données.
  • Conditions d'utilisation : Définissent les règles d'utilisation d'un site web ou d'une application. Les avocats spécialisés dans la protection des données examinent ou rédigent ces conditions afin de s'assurer qu'elles sont conformes à la loi.

Droit de l'insolvabilité

En droit de l'insolvabilité, les avocats utilisent principalement la demande d'insolvabilité :

  • Demande d'insolvabilité : demande d'ouverture d'une procédure d'insolvabilité. Les avocats spécialisés en droit de l'insolvabilité aident les entreprises ou les particuliers à entamer une telle procédure afin de régler leurs dettes et de servir au mieux leurs créanciers.

Droit d'auteur

Les droits d'auteur comprennent, entre autres, les documents suivants :

  • Licence de droit d'auteur : il s'agit d'un contrat qui permet à des tiers d'utiliser une œuvre protégée par le droit d'auteur sous certaines conditions. Les avocats spécialisés dans le droit d'auteur aident les créateurs et les entreprises à élaborer de telles licences afin de protéger leurs droits tout en permettant l'utilisation de leurs œuvres.
  • Mise en demeure : lettre formalisée demandant à une personne ou à une entreprise de mettre fin à une violation du droit d'auteur et de prendre des mesures pour obtenir réparation. Les avocats spécialisés dans les droits d'auteur peuvent à la fois envoyer de tels avertissements au nom du titulaire des droits et représenter les destinataires des avertissements.
  • Accord d'utilisation : un document dans lequel l'auteur donne son accord pour que son œuvre soit utilisée d'une certaine manière. Les avocats s'en servent pour obtenir l'autorisation d'utiliser des œuvres protégées par le droit d'auteur.

Droit fiscal

En droit fiscal, les cabinets peuvent par exemple utiliser l'OCR pour les documents suivants :

  • Déclaration d'impôt : formulaire envoyé à l'administration fiscale qui présente les revenus, les dépenses et d'autres informations pertinentes afin de calculer l'impôt à payer. Les avocats fiscalistes peuvent aider les clients à remplir leurs déclarations d'impôts de manière correcte et avantageuse.
  • Avis d'imposition : document émanant de l'administration fiscale qui détermine le montant des impôts à payer. Si les clients ne sont pas d'accord avec leur avis d'imposition, les avocats fiscalistes peuvent faire appel.
  • Lettre de réclamation : Lettre formelle adressée à l'administration fiscale pour contester certains points de l'avis d'imposition. Les avocats fiscalistes aident à rédiger de telles lettres et à défendre les droits de leurs clients.

Droit administratif

Le droit administratif comprend entre autres ces documents juridiques :

  • Lettre de recours : Lettre formelle adressée à une autorité pour faire appel d'une de ses décisions. Les avocats en droit administratif aident les clients à motiver leurs recours et à les présenter en bonne et due forme.
  • Décision administrative : communication officielle d'une autorité publique concernant une décision sur une question donnée. Si les clients ne sont pas d'accord avec une décision, ils peuvent la contester avec l'aide d'un avocat spécialisé en droit administratif.
  • Requête : document déposé auprès d'un tribunal administratif pour contester un acte administratif. Les juristes administratifs rédigent de telles écritures pour défendre les intérêts de leurs clients devant les tribunaux.

Droit des contrats

Le droit des contrats utilise entre autres ces documents :

  • Contrat de vente : accord entre deux parties concernant l'achat et la vente de marchandises. Les avocats spécialisés dans les contrats aident à rédiger, à réviser et à faire appliquer ces contrats afin de s'assurer que les droits et les intérêts des deux parties sont préservés.
  • Contrat de service : un contrat qui définit les conditions de la prestation de services. Les avocats aident à formuler la description exacte des services, le paiement et d'autres points pertinents.
  • Accord de confidentialité : accord par lequel l'une ou les deux parties s'engagent à ne pas divulguer certaines informations. Les avocats spécialisés dans les contrats aident à rédiger ces accords de manière à protéger les secrets commerciaux et autres informations sensibles.

Droit des accidents de la circulation

Dans le droit des accidents de la circulation, par exemple, ces documents sont utilisés :

  • Rapport d'accident : document formel décrivant les détails et les circonstances d'un accident de la route. Les avocats spécialisés dans les accidents de la route utilisent le rapport pour évaluer les responsabilités et les réclamations éventuelles de leur client.
  • Rapport d'expertise des dommages : Rapport d'un expert qui évalue les dommages et les coûts de réparation d'un véhicule après un accident. Cette expertise sert souvent de base aux demandes d'indemnisation.
  • Correspondance d'avocat : correspondance entre les avocats, les compagnies d'assurance et les autres parties impliquées afin de faire valoir les droits et les revendications du client après un accident de la route.

Droit de succession

Dans le domaine du droit des successions, les cabinets d'avocats peuvent utiliser l'OCR pour traiter efficacement les documents suivants en particulier :

  • Testament : document juridique dans lequel une personne indique comment ses biens doivent être distribués après son décès. Les avocats en droit des successions aident à rédiger les testaments afin de s'assurer que les souhaits du testateur sont juridiquement corrects et applicables.
  • Certificat d'hérédité : document délivré par un tribunal qui certifie les héritiers d'une personne décédée et leur part d'héritage. Les avocats spécialisés en droit des successions aident souvent leurs clients à demander un certificat d'héritier et à faire valoir leurs droits en matière de succession.
  • Réserve héréditaire : un droit juridique dont disposent les proches parents lorsqu'ils ont été omis dans le testament. Les avocats spécialisés en droit des successions conseillent et représentent les clients qui souhaitent faire valoir leur droit à la réserve héréditaire.

Droit médical

Dans le droit médical, par exemple, ces documents sont pertinents :

  • Directives anticipées du patient : Document dans lequel une personne spécifie les actes médicaux qu'elle souhaite ou refuse dans certaines situations. Les avocats en droit médical conseillent les clients sur les aspects juridiques et la formulation de ces directives.
  • Fiche d'information : document qui informe un patient sur une procédure médicale et ses risques. Les juristes médicaux peuvent intervenir en cas de litige dans le Santé publique conseiller ou représenter le devoir d'information du médecin.
  • Réclamation en responsabilité civile : une réclamation qui est faite lorsqu'un médecin a commis une erreur de traitement. Les avocats en droit médical aident les patients à faire valoir de telles prétentions et à obtenir une indemnisation adéquate.

Droit du travail

En droit du travail, les avocats utilisent principalement ces documents juridiques :

  • Contrat de travail : un contrat entre un employeur et un employé qui définit les conditions d'emploi. Les juristes du travail aident aussi bien les employeurs que les employés à rédiger, à vérifier et à faire appliquer de tels contrats.
  • Avertissement : lettre formelle adressée par un employeur à un employé en raison d'une faute ou d'un manquement à ses obligations. Les avocats en droit du travail conseillent et représentent aussi bien les employeurs lorsqu'ils émettent de telles lettres que les employés qui souhaitent les contester.
  • Lettre de licenciement : Une lettre qui explique la fin d'une relation de travail. En cas de désaccord ou de défis juridiques concernant les licenciements, les juristes du travail sont les interlocuteurs des deux parties.
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Cas d'utilisation de l'OCR dans les documents juridiques

Comment les fournisseurs de logiciels peuvent-ils envisager l'utilisation de l'OCR dans la pratique juridique ? Partons du principe qu'un cabinet d'avocats a créé un contrat de travail de manière automatisée à l'aide d'un logiciel. Il doit maintenant le traiter. Pour ce faire, il doit extraire des informations pertinentes du document et les enregistrer sous forme numérique. Supposons que le contrat de travail contienne les informations pertinentes suivantes :

  • Prénom et nom de l'employé
  • Nom de l'entreprise de l'employeur
  • Date de début et de fin de travail
  • Salaire et primes
  • Heures de travail par semaine
  • Droit au congé
  • Préavis de résiliation

OCR procède alors étape par étape :

  1. Le logiciel OCR reconnaît les lettres et les caractères du document et les convertit en un texte lisible par une machine.

  2. Le logiciel reconnaît le prénom et le nom de l'employé ainsi que la raison sociale de l'employeur en identifiant certains modèles tels que le nom, l'adresse ou les détails de l'entreprise.

  3. La technologie identifie les dates de début et de fin de travail en recherchant et en extrayant des formats de date cohérents.

  4. Le logiciel identifie les données salariales, les primes, les heures de travail par semaine, les droits aux congés et les délais de préavis en recherchant des chiffres et des symboles de devises et en les convertissant en données numériques.

  5. Après l'extraction des données, il enregistre ces informations dans un fichier numérique ou une base de données - comme le souhaite et le prescrit le cabinet d'avocats.

Résultat : le cabinet traite le document juridique et les informations pertinentes qu'il contient de manière automatisée et donc avec une efficacité maximale.

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Avantages de l'OCR pour les documents juridiques

L'OCR permet aux conseillers fiscaux, aux notaires et aux avocats d'améliorer l'efficacité de leur gestion documentaire. Comment en profitent-ils ?

Gain de temps

Les cabinets d'avocats ne doivent plus saisir manuellement les données des documents juridiques. Cela permet d'économiser du temps et des ressources. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus complexes.

Disponibilité et accessibilité de l'information

Si les documents juridiques ne sont pas seulement disponibles sous forme numérique dans un cloud, mais que les informations qu'ils contiennent sont aussi facilement accessibles et exploitables, tous les collaborateurs ont accès aux données pertinentes à tout moment. 

Meilleure qualité des données

La technologie OCR fonctionne (presque) sans erreur. Contrairement à la saisie et au traitement manuels, l'OCR garantit donc une qualité de données extrêmement élevée, sur laquelle les cabinets d'avocats peuvent compter.

Gain de place

Grâce à l'OCR, les cabinets d'avocats réduisent leurs coûts de stockage physique. En effet, on ne trouve plus de piles de dossiers dans les espaces de travail.

Une meilleure sécurité des données

L'OCR améliore la sécurité des documents juridiques, car il est plus facile de les crypter, de les sécuriser et de les sauvegarder.

Conformité et piste d'audit

Pour respecter les directives de conformité et Pistes d'audit la technologie OCR permet de suivre l'historique des documents. Cela permet d'économiser du temps et du travail.

Respect de l'environnement

Si les cabinets d'avocats ne doivent plus imprimer des documents juridiques tels qu'un contrat de travail ou un testament pour les traiter, ils économisent beaucoup de papier. Cela préserve l'environnement.

Intégrer facilement l'OCR dans votre logiciel avec Konfuzio

Mettez la technologie OCR variée à la disposition de vos clients. Avec Konfuzio, vous pouvez l'intégrer rapidement et facilement dans votre logiciel pour documents juridiques. Une interface facile à comprendre permet ensuite à vos clients non seulement de créer des documents juridiques de manière automatisée, mais aussi de les traiter, de les analyser et de les évaluer. Konfuzio est donc particulièrement adapté aux grands cabinets d'avocats qui doivent traiter quotidiennement un grand nombre de documents juridiques.

Pour que Konfuzio puisse traiter les données non structurées de manière automatisée, le logiciel fait appel à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique.

Son cœur est la puissante IA optique-sémantique, l'OCR, PNL (traitement du langage naturel) et CV (vision par ordinateur).

Intégrez dès maintenant la technologie OCR intelligente dans votre logiciel pour documents juridiques et créez ainsi une autre valeur ajoutée élevée pour vos clients.

FAQ

Que sont les documents juridiques ?

Les documents juridiques sont des documents écrits qui contiennent des informations sur des accords juridiques, des transactions ou des aspects juridiques. Ils comprennent des contrats, des actes, des lois, des décisions de justice et d'autres textes juridiques. Ces documents servent de preuves et de règles juridiques pour les parties concernées. Les documents juridiques peuvent se présenter sous forme physique ou numérique et doivent souvent être précis et faciles à comprendre afin de conserver leur valeur juridique. Ils jouent un rôle crucial dans la pratique juridique et sont utilisés par les avocats, les juges, les entreprises et les particuliers pour clarifier et documenter les droits, les obligations et les litiges.

Comment l'OCR s'applique-t-il aux documents juridiques ?

L'OCR est utilisé pour les documents juridiques afin de numériser le texte imprimé ou manuscrit. Le logiciel reconnaît les lettres et les caractères et les convertit en texte modifiable. Les avocats utilisent l'OCR pour numériser efficacement les documents papier. Cela permet de rechercher et d'éditer des textes. L'OCR permet de rechercher rapidement les informations pertinentes dans les documents juridiques. Cette technologie aide à gérer les dossiers électroniques et à augmenter la productivité.

Comment les cabinets d'avocats profitent-ils de l'OCR dans la gestion des documents ?

Les cabinets d'avocats profitent de l'OCR dans la gestion des documents grâce à un gain de temps, à une meilleure qualité des données et à l'accessibilité des informations. Le gain de place, la sécurité accrue des données, la conformité et le respect de l'environnement sont d'autres avantages. L'OCR permet de travailler efficacement et d'économiser des ressources, car les données ne doivent plus être saisies manuellement. Les documents pertinents sont facilement accessibles, cryptés en toute sécurité et disponibles sous forme numérique dans le respect de l'environnement.

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