Une transformation numérique apporte avec elle le défi de saisir électroniquement des documents papier et des scans de manière à ce que les données soient rapidement et facilement accessibles. En effet, il est difficile de faire des recherches dans la photo d'une facture ou d'un justificatif. C'est là qu'intervient une numérisation OCR. Celui-ci numérise les informations de manière à ce qu'elles puissent non seulement être trouvées en un clic, mais aussi être traitées, triées, analysées et évaluées. Nous expliquons comment fonctionne la technologie OCR, comment les entreprises peuvent en profiter et quels sont les logiciels de numérisation OCR disponibles sur le marché.
Cet article a été rédigé en allemand, il a été automatiquement traduit dans d'autres langues et traduit en français. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires à la fin de l'article.
Comment fonctionne un scan OCR
Un scan OCR (Optical Character Recognition) transforme les informations visuelles en texte lisible par une machine. Tout d'abord, un scanner OCR capture l'image et identifie les différents caractères qui s'y trouvent. Ensuite, il extrait les contours et les caractéristiques de chaque caractère. Ensuite, le logiciel OCR Scan compare ces caractéristiques à des jeux de caractères connus afin de reconnaître les caractères correspondants. Pour que la saisie soit la plus précise possible, un OCR Scan utilise des algorithmes du l'apprentissage automatique.
Les scans OCR sont utilisés dans différents domaines. Il s'agit par exemple de la reconnaissance de texte dans un document imprimé ou numérisé, de la reconnaissance automatique des plaques d'immatriculation dans les systèmes de transport et de la conversion de factures photographiées pour la numérisation de documents fiscaux.
Phases d'un scan OCR
Une analyse OCR se déroule généralement en 5 phases :
- Optimisation de la qualité de l'image
Pour obtenir les meilleurs résultats possibles avec une fonction OCR Scan, la première étape consiste à améliorer la qualité de l'image. Pour ce faire, un scanner OCR normalise l'image afin d'optimiser le contraste et la luminosité et de corriger le flou.
- Identification des signes
L'OCR scan identifie les différentes lettres, chiffres et symboles dans l'image. Il les compare à une base de données afin de pouvoir les identifier. Pour que les résultats soient précis, un scanner OCR doté d'une intelligence artificielle peut également tenir compte du contexte.
- Augmentation de la précision de la reconnaissance
Les images complexes, en particulier, nécessitent une analyse OCR approfondie. Un logiciel performant fait donc appel à des algorithmes d'apprentissage automatique. Ceux-ci sont entraînés avec un grand nombre de données textuelles, ce qui leur permet d'identifier d'innombrables modèles et caractéristiques de caractères. Cela est particulièrement utile lorsque les entreprises souhaitent lire des images avec des polices de caractères difficiles ou des documents manuscrits.
- Reconnaissance de texte
Le logiciel OCR Scan dispose désormais de toutes les informations pertinentes. Il peut donc maintenant assembler les caractères reconnus en mots et en phrases. Pour ce faire, il utilise des modèles linguistiques capables de reconnaître le contexte et de corriger les erreurs.
- Exportation
Pour finir, le scanner OCR sort le texte final dans un format modifiable. Il peut s'agir par exemple d'un document Word ou PDF.
Fonctions de numérisation OCR
Les entreprises peuvent utiliser une analyse OCR dans de nombreux domaines différents de leur quotidien. L'un des points forts est l'utilisation dans Gestion des documents. C'est là que l'OCR prend en charge ces fonctions :
Reconnaissance de texte de documents
L'OCR est utilisée pour transformer des textes imprimés ou manuscrits sur des documents papier en texte électroniquement consultable et modifiable. Cela permet de collecter des informations de manière efficace.
Saisie automatisée des données
L'OCR permet aux entreprises d'extraire des données de différents documents tels que Facturesles bons de livraison et les formulaires. Un scanner OCR peut ensuite transférer automatiquement les informations reconnues vers des bases de données ou d'autres systèmes. Cela permet de réduire la saisie manuelle des données et de minimiser les erreurs.
Classification et tri des documents
L'OCR est utilisé pour reconnaître le contenu des documents et les classer en fonction de leur nature ou de leur contenu. Cela permet de classer automatiquement les documents dans les catégories ou les flux de travail appropriés.
Numérisation et archivage
Les entreprises peuvent convertir et archiver des documents physiques dans des formats numériques à l'aide de l'OCR. Cela permet un stockage sécurisé et peu encombrant ainsi qu'un accès plus facile aux informations importantes.
Traduction et multilinguisme
L'OCR peut être utilisé pour reconnaître des textes dans un document et les traduire automatiquement dans d'autres langues. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises internationales qui traitent des documents multilingues.
Avantages de la numérisation OCR
La technologie OCR rend la gestion des documents plus efficace. Quel est l'impact sur les processus d'entreprise ?
Gain de temps
L'OCR réduit la nécessité de saisir manuellement les données, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée - au lieu de s'occuper de tâches d'écriture répétitives et chronophages.
Disponibilité et accessibilité de l'information
L'OCR rend les documents accessibles et consultables de partout (s'ils sont stockés dans un cloud). Cela signifie que les collaborateurs peuvent à tout moment trouver rapidement des informations et les utiliser pour leurs flux de travail.
Meilleure qualité des données
Une numérisation OCR numérise les données (presque) sans erreur. Les données collectées, traitées et analysées sont donc d'une grande qualité.
Gain de place
En numérisant les documents papier par OCR, les entreprises réduisent les coûts de stockage physique. En effet, elles ont besoin de moins d'espace pour archiver leurs documents.
Une meilleure sécurité des données
L'OCR permet d'améliorer la sécurité, car les documents numériques peuvent être plus facilement cryptés, sécurisés et stockés dans des sauvegardes.
Conformité et piste d'audit
Grâce à la capture précise des données et à la possibilité de suivre l'historique des documents, l'OCR aide les entreprises à respecter les directives de conformité et à créer des Pistes d'audit.
Respect de l'environnement
L'utilisation de l'OCR dans la gestion documentaire favorise la réduction de la consommation de papier et contribue ainsi à la préservation de l'environnement.
Numérisation OCR : 7 cas d'utilisation de différentes branches
Les scanners OCR sont aujourd'hui utilisés dans presque tous les secteurs. Ils sont notamment utilisés de la manière suivante
Santé publique
Dans les hôpitaux et les établissements médicaux, l'OCR est utilisée pour numériser les dossiers des patients, les ordonnances et les rapports médicaux. Les informations peuvent ainsi être recherchées plus facilement et mieux gérées.
Services financiers
Les institutions financières telles que les banques utilisent l'OCR pour numériser et traiter les relevés de compte, les chèques et autres documents financiers. Cela permet une saisie plus rapide et plus précise des données.
Secteur juridique
Les cabinets d'avocats et les tribunaux utilisent la numérisation OCR pour numériser et rendre consultables de grandes quantités de documents juridiques tels que des contrats, des jugements et des jurisprudences. Cela est particulièrement utile pour retrouver efficacement des cas similaires et les décisions qui s'y rapportent.
Ressources humaines
Les entreprises utilisent les scans OCR pour évaluer automatiquement les candidatures et préparer les données des candidats éligibles de manière structurée. Les recruteurs trouvent ainsi plus rapidement les candidats adéquats et peuvent pourvoir un poste sans délai.
Assurances
Entreprises d'assurance utilisent la numérisation OCR pour numériser les propositions d'assurance, les déclarations de sinistre et les polices. Cela réduit le temps de traitement des dossiers individuels.
Logistique et transport
Dans le secteur de la logistique, l'OCR est utilisé pour saisir les lettres de voiture, les bons de livraison et autres documents de transport et pour optimiser le processus de suivi des envois.
Commerce de détail et e-commerce
Dans le secteur du commerce, les entreprises utilisent la numérisation OCR pour numériser les factures, les reçus et les informations sur les produits afin de faciliter le processus de commande et de paiement.
Scanners OCR : ces logiciels sont disponibles
Pour rendre la gestion des documents plus efficace avec un scanner OCR pour Mac ou Windows, les entreprises peuvent choisir parmi un large éventail de logiciels. Parmi ceux-ci, on trouve par exemple les programmes et moteurs suivants :
ABBYY FineReader
ABBYY FineReader est un scanner OCR pour Mac et Windows qui offre une solide précision pour la reconnaissance automatique de texte. Il peut convertir les documents scannés en différents formats tels que PDF avec fonction de recherche, convertir des documents Word et des tableaux Excel. Le logiciel prend en charge plus de 190 langues et permet d'éditer et de formater les textes reconnus.
Adobe Acrobat
Adobe Acrobat comprend des fonctions OCR intégrées qui permettent de convertir les documents PDF numérisés en textes pouvant faire l'objet de recherches et être édités. L'OCR Document Scanner offre également des fonctions d'édition, de fusion et d'organisation des fichiers PDF.
Tesseract
Tesseract est un scanner OCR qui est open source. Le moteur est connu pour sa précision en matière de reconnaissance de texte et prend en charge différentes langues. Tesseract peut être intégré dans d'autres programmes et est souvent utilisé comme base pour les fonctions OCR dans différentes applications.
Readiris
Readiris est un scanner OCR pour Windows et Mac qui peut convertir des documents numérisés et des images numérisées en fichiers modifiables et consultables. Le logiciel dispose de plusieurs fonctions de reconnaissance vocale et peut exporter des textes directement vers Word, Excel et PowerPoint.
OmniPage
OmniPage est un scanner avec reconnaissance OCR qui reconnaît les textes sans long temps de traitement. Les formats d'exportation sont entre autres Word, Excel, PDF et ePub. Le scanner OCR prend également en charge le traitement automatique des documents par lots.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote est une application de prise de notes qui offre également des fonctions OCR. Lorsque les entreprises téléchargent des images contenant du texte dans OneNote, le logiciel reconnaît automatiquement le texte qu'elles contiennent et le rend consultable. OneNote est intégré dans Microsoft Office.
Konfuzio
Konfuzio est une société allemande d'intelligence artificielle qui développe des technologies OCR et NLP (Traitement du langage naturel).
Le logiciel OCR permet d'extraire efficacement les données structurées des documents non structurés tels que les factures, les contrats et les formulaires.
Elle est spécialisée dans le traitement de documents complexes et spécifiques de différents secteurs, tout en offrant une grande précision et une grande flexibilité. Elle peut ainsi reconnaître sans problème des polices de caractères rares et des documents manuscrits.
Comment les entreprises choisissent le bon logiciel de numérisation OCR
Le choix du logiciel de numérisation OCR le mieux adapté aux entreprises dépend de leurs besoins spécifiques. ABBYY FineReader et Adobe Acrobat sont particulièrement répandus sur le marché. Ils sont adaptés aux tâches d'extraction de texte simples.
Le moteur d'OCR Tesseract et le logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio offrent la plus grande précision, même en présence de grandes quantités de données dans des documents non structurés.
Il s'agit surtout de Konfuzio Grâce à son interface compréhensible, il est facile de définir des consignes pour l'extraction, l'analyse et l'évaluation de textes et de les exécuter en quelques clics. Le logiciel allemand est donc particulièrement adapté aux grandes entreprises et aux sociétés de services informatiques qui doivent collecter, trier et traiter quotidiennement des flots de données.
Comment fonctionne une numérisation OCR avec Konfuzio
Pour effectuer une numérisation OCR avec Konfuzio, créez d'abord un nouveau projet dans votre compte et sélectionnez la fonction souhaitée. Vous pouvez par exemple rendre une photo d'un document manuscrit consultable. Pour cela, téléchargez le fichier correspondant. Konfuzio reconnaît alors automatiquement tous les caractères du document. Enfin, vous pouvez exporter le document dans le format souhaité, par exemple en PDF. La taille des caractères reste exactement la même que dans le document original. Le document exporté est maintenant consultable. Notre vidéo sur l'OCR montre comment se déroule la numérisation dans Konfuzio. Reconnaissance de texte avec OCR.
L'avenir du traitement des documents
L'OCR est aujourd'hui la technologie de base permettant de lire et de traiter efficacement les documents. Les dernières recherches montrent toutefois que cette technologie pourrait être remplacée en perspective.
Dans ce contexte, c'est surtout le "modèle du beignet" qui a pu générer beaucoup d'attention.
Il s'agit d'une approche du traitement des images de documents qui ne nécessite pas d'OCR. Celui-ci est conçu de manière à maîtriser efficacement plusieurs langues et est plus avantageux sur le plan mathématique que les méthodes OCR actuellement utilisées. Nous expliquons dans notre article détaillé comment fonctionne le modèle Donut. Donut Deep Dive.
FAQ
OCR est l'abréviation de "Optical Character Recognition" (reconnaissance optique des caractères). Il s'agit d'une technologie utilisée lors de la numérisation de documents. Elle reconnaît le texte dans n'importe quel format de fichier (comme JPG, PNG, PDF, etc.) et le numérise. Résultat : le contenu du document numérisé peut faire l'objet de recherches, être copié et être édité. Cette technologie joue donc un rôle important dans la transformation numérique des entreprises.
Un scanner OCR est un logiciel capable de capturer et de numériser du texte dans différents formats de fichiers. Il permet par exemple de convertir des documents papier en texte électronique modifiable. Il en résulte que la numérisation OCR permet aux entreprises de rechercher, de traiter, d'archiver et d'analyser plus facilement les textes.
Les scanners OCR courants sont Adobe Acrobat, ABBYY FineReader, Microsoft OneNote, Tesseract OCR, Google Drive, Evernote, Abbyy TextGrabber et Prizmo OCR. Le logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio mérite une mention particulière. Il dispose d'une précision maximale pour la reconnaissance même de polices rares et de documents manuscrits.
