Rendre le PDF consultable : Avec l'OCR en 5 étapes

Dans le cadre de la numérisation, les entreprises disposent aujourd'hui principalement de deux types de fichiers PDF : les PDF créés numériquement via des logiciels tels que Microsoft Word, Adobe Acrobat ou Google, et les PDF (ou JPG) qui sont des scans d'un document papier. Certes, les entreprises disposent ainsi de documents numériques. Toutefois, selon le type de PDF, il est difficile d'y effectuer des recherches. Cela signifie également que les entreprises ont beaucoup de mal à trouver et à traiter les données.

C'est là que la reconnaissance de texte PDF entre en jeu. Celle-ci est possible de manière simple et automatisée grâce à la technologie OCR (Optical Character Recognition, en français "reconnaissance optique des caractères"). Nous expliquons comment les entreprises peuvent utiliser un logiciel non seulement pour rendre les PDF consultables, mais aussi pour classer, analyser et évaluer les données obtenues à partir des fichiers.

Rendre le PDF consultable : comment fonctionne l'OCR

L'OCR permet aux entreprises de capturer du texte imprimé, manuscrit ou numérique dans un PDF (et tout autre format numérique) et de le convertir en formats modifiables. Comment cela fonctionne-t-il exactement ?

Pour simplifier, un logiciel OCR analyse les fichiers PDF et reconnaît les caractères qu'ils contiennent. Dans la pratique, cela se déroule selon les étapes suivantes :

  1. Le fichier est d'abord optimisé afin d'améliorer le contraste et la luminosité et de corriger les éventuels flous. Cela permet d'augmenter la précision de la reconnaissance.

  2. Le logiciel OCR identifie les lettres, les chiffres et les symboles. Les formes des caractères sont analysées et comparées à une base de données de polices connues. Les informations contextuelles sont également prises en compte dans la reconnaissance afin d'améliorer la précision.

  3. Pour améliorer encore la précision de la reconnaissance, l'OCR fait souvent appel à des algorithmes d'apprentissage automatique. Ces algorithmes sont entraînés avec un grand nombre de données textuelles pour reconnaître les modèles et les caractéristiques des caractères. Un logiciel performant capable de rendre les PDF consultables est également en mesure d'identifier les polices difficiles ou le texte manuscrit.

  4. Une fois la reconnaissance des caractères terminée, l'OCR se consacre à la reconnaissance de texte. Celle-ci assemble les caractères reconnus en mots et en phrases. Pour ce faire, le logiciel utilise également des modèles linguistiques afin de comprendre le contexte des mots reconnus et de corriger les éventuelles erreurs.

  5. Les textes reconnus sont sortis par le logiciel OCR dans un format modifiable. De cette manière, les entreprises disposent de documents PDF interrogeables. Elles peuvent désormais saisir, trier, analyser et évaluer les données qu'ils contiennent. En effet, un logiciel OCR peut non seulement rendre les PDF interrogeables, mais aussi traiter toutes les données de manière automatisée selon les directives des entreprises.

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Rendre le PDF consultable : Avantages de l'OCR

Lorsque les entreprises créent des fichiers PDF interrogeables, c'est ainsi qu'elles en tirent profit dans la pratique :

Réduction des coûts de gestion des documents

Lorsque les entreprises rendent les PDF automatiquement consultables, elles peuvent accéder rapidement et facilement aux données pertinentes. Cela permet de gagner du temps et donc de réduire les coûts.

Meilleure analyse des données

Comme les données collectées sont (presque) exemptes d'erreurs et complètes, les entreprises peuvent les analyser et les examiner à la loupe avec une grande précision et de manière mieux adaptée à leurs objectifs commerciaux. De cette manière, elles disposent d'informations pertinentes et peuvent ainsi prendre des décisions éclairées

Libération des ressources

Si les entreprises peuvent rendre les PDF interrogeables sur Linux, Mac ou Windows, les collaborateurs sont moins occupés par la recherche et l'analyse des données. Ils peuvent donc se consacrer à des tâches plus importantes.

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Rendre le PDF consultable : 3 cas d'utilisation courants

Pour mieux cerner les avantages d'un logiciel OCR permettant aux entreprises de rendre les PDF consultables, jetons un coup d'œil sur 3 cas d'utilisation classiques :

Traitement efficace des documents

Les entreprises qui, chaque jour FacturesLes entreprises qui reçoivent des reçus et des justificatifs peuvent facilement et rapidement traiter les données qu'ils contiennent, les classer et les transmettre aux flux de travail suivants.

Par exemple, un logiciel OCR peut extraire le numéro de la facture, les données du fournisseur ou le montant du paiement et les transférer vers un système électronique tel qu'un logiciel de comptabilité.

Cela réduit le travail manuel et diminue le risque d'erreurs.

Saisie simple des données pour le contrôle fiscal

Pour que les entreprises n'aient pas à rechercher à grands frais les données fiscales de l'année écoulée, elles peuvent les déterminer, les collecter et les transmettre de manière organisée au service fiscal de manière automatisée. De cette manière, ce dernier dispose directement de tous les documents fiscaux pertinents tels que les factures, les justificatifs et les relevés de compte. Un contrôle fiscal se déroule ainsi de façon plus efficace et répond aux Exigences des principes de comptabilité régulière.

Une recherche de collaborateurs plus efficace

Les entreprises qui recherchent constamment de nouveaux collaborateurs reçoivent un grand nombre de candidatures. Celles-ci sont généralement au format PDF. Si les entreprises peuvent rendre les PDF automatiquement interrogeables, elles peuvent consulter plus rapidement les documents tels que les CV, les diplômes et les lettres de motivation. Un logiciel OCR peut extraire les données pertinentes et les traiter de manière à ce que les entreprises prennent plus rapidement des décisions concernant les collaborateurs.

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Rendre le PDF consultable : 7 outils puissants

Pour rendre les PDF interrogeables, les entreprises ont besoin d'un logiciel performant. Le choix du logiciel dépend de la source des PDF, des documents basés sur des images ou des scans :

Documents provenant de sources non numériques

Les documents numérisés ne sont pas facilement consultables. Les programmes traditionnels ne peuvent ni les lire ni les traiter. Pour extraire et analyser les données non structurées de ces documents, les entreprises peuvent notamment utiliser ces applications :

Pytesseract

Pytesseract est un moteur d'OCR intégré au langage de programmation Python est intégré. Python fait office d'application dorsale pour les algorithmes OCR. La bibliothèque Pytesseract étend les capacités OCR existantes de Python. La bibliothèque constitue une interface permettant d'exécuter l'OCR Tesseract à partir de code écrit en Python.

Tesseract.NET

Tesseract.NET permet d'intégrer Tesseract dans des applications C#. Pour cela, il dispose d'un wrapper C# pour l'OCR Tesseract. De cette manière, les entreprises peuvent par exemple rendre les scans disponibles en PDF consultables.

Tess4J

Tess4J est une bibliothèque Java. Elle met à disposition des entreprises des méthodes d'enveloppement pour l'utilisation du moteur OCR Tesseract. Les développeurs peuvent ainsi implémenter les fonctions d'OCR dans leurs projets Java.

Konfuzio

Les entreprises qui obtiennent des résultats particulièrement précis avec l'OCR et qui souhaitent traiter, analyser et évaluer les données peuvent Konfuzio utiliser.

Contrairement aux autres technologies mentionnées, Konfuzio est également particulièrement performante pour les langues autres que l'anglais, les polices spéciales, les documents manuscrits et scannés et les images à basse résolution.

Pour cela, Konfuzio utilise l'intelligence artificielle. L'apprentissage automatique entraîne les systèmes OCR de manière à ce qu'ils reconnaissent des modèles même dans des ensembles de données extrêmement grands.

Documents provenant de sources numériques

Les documents provenant de sources numériques sont souvent disponibles au format PDF. Pour rendre le PDF consultable, les entreprises peuvent également recourir aux outils mentionnés ci-dessus. Toutefois, étant donné que le format de fichier est en principe plus facile à rechercher qu'une image numérisée, les outils suivants conviennent également à cet effet :

PyPDF2

La bibliothèque Python PyPDF2 permet aux entreprises d'extraire du texte des fichiers PDF créés numériquement. Pour ce faire, elle peut également diviser les fichiers, assembler plusieurs pages et les faire pivoter. Dans la pratique, un code fonctionnant comme un scanner PDF avec PyPDF2 peut ressembler à ceci :

import PyPDF2
def pdf_scanner(pdf_file_path, keyword) :
    try :
        with open(pdf_file_path, 'rb') as file :
            pdf_reader = PyPDF2.PdfFileReader(file)
            num_pages = pdf_reader.getNumPages()
            found_pages = []
            for page_num in range(num_pages) :
                page = pdf_reader.getPage(page_num)
                text = page.extractText().lower()
                if keyword.lower() dans text :
                    found_pages.append(page_num + 1)
            return found_pages
    except FileNotFoundError :
        print(f "Fichier '{pdf_file_path}' introuvable").
        return []
if __name__ == "__main__" :
    pdf_file = "exemple.pdf" # Adapte le chemin d'accès au fichier en conséquence
    mot de recherche = "Python" # Adapte le mot de recherche
    trouvé = pdf_scanner(pdf_file, mot-clé)
    if trouvé :
        print(f "Le mot-clé '{mot-clé}' a été trouvé sur les pages suivantes : {trouvé}")
    else :
        print(f "Le mot-clé '{mot-clé}' n'a pas été trouvé dans le PDF").

Lire des fichiers PDF en Java

Java dispose de classes intégrées qui conviennent à la lecture et à l'écriture de fichiers PDF. Les entreprises peuvent par exemple utiliser la classe "PDFTextStripper" pour extraire des informations d'un document. Sous forme de code, cela pourrait par exemple ressembler à ceci : 

import java.io.IOException ;
import org.apache.pdfbox.pdmodel.PDDocument ;
import org.apache.pdfbox.text.PDFTextStripper ;
public class PDFTextExtractor {
    public static void main(String[] args) {
        try {
            // Chemin d'accès au document PDF
            Chaîne pdfFilePath = "chemin/vers/votre/pdf/document.pdf" ;
            // Créer un objet PDDocument
            PDDocument document = PDDocument.load(new File(pdfFilePath)) ;
            // Créer un objet PDFTextStripper
            PDFTextStripper textStripper = new PDFTextStripper() ;
            // extraire le texte du document
            Chaîne text = textStripper.getText(document) ;
            // Afficher le résultat du texte extrait
            System.out.println(text) ;
            // Fermer le PDDocument
            document.close() ;
        } catch (IOException e) {
            e.printStackTrace() ;
        }
    }
}

Dans cet exemple, les entreprises devraient s'assurer qu'elles ont intégré la bibliothèque Apache PDFBox dans leur projet en tant que dépendance. Elles peuvent télécharger la bibliothèque à partir du site officiel Apache PDFBox et l'intégrer dans leur projet.

L'exemple ci-dessus charge le document PDF, en extrait tout le texte et le restitue sur la console. Les entreprises peuvent ensuite traiter le résultat en fonction de leurs besoins, afin d'extraire et d'analyser des données spécifiques du document.

pdfrw

La bibliothèque Python pdfrw permet aux entreprises de rendre un fichier Adobe PDF consultable et modifiable. En outre, pdfrw peut par exemple aussi fusionner des fichiers, faire pivoter des pages individuelles et modifier les métadonnées. Voici un exemple de code issu de la pratique :

import pdfrw
def recherche_d'informations_dans_pdf(fichier_pdf, terme_de_recherche) :
    pdf_obj = pdfrw.PdfReader(fichier_pdf)
    pages_trouvées = []
    for page_nr, page dans enumerate(pdf_obj.pages, start=1) :
        texte_page = ""
        for annot in page.annots :
            if annot.Subtype == "/Widget" and annot.A and annot.A.V :
                page_texte += annot.A.V
        if terme recherché dans page_texte :
            pages_trouvées.append(page_nr)
    return pages_trouvées
if __name__ == "__main__" :
    fichier_pdf = "chemin/vers/votre_pdf.pdf"
    terme de recherche = "votre terme de recherche"
    trouvé_sur_pages = recherche_d'informations_dans_pdf(fichier_pdf, terme_de_recherche)
    if trouvé_sur_pages :
        print(f "Le terme de recherche '{terme de recherche}' a été trouvé sur les pages suivantes :")
        print(trouvé_sur_pages)
    else :
        print(f "Le terme de recherche '{terme recherché}' n'a pas été trouvé dans le document PDF").

Rendre le PDF consultable : comment ça marche avec Konfuzio

Pour rendre un PDF consultable avec Konfuzio, créez d'abord un nouveau projet dans votre compte et sélectionnez en haut dans la barre la fonction que vous souhaitez utiliser pour un document. Supposons que vous souhaitiez rendre un document manuscrit consultable. Vous téléchargez alors par exemple une photo au format JPG de ce document. 

Konfuzio reconnaît maintenant automatiquement tous les caractères et mots du document. Vous pouvez ensuite l'exporter au format PDF. Konfuzio veille à ce que la taille de la police soit exactement la même que dans le document original. Vous pouvez maintenant rechercher des mots individuels dans le PDF ou corriger le texte dans la SmartView de Konfuzio. Nous vous montrons comment ce processus se présente et se déroule dans l'interface Konfuzio dans ce guide pour OCR pour la reconnaissance de texte.

FAQ

Comment rendre un PDF consultable ?

Pour rendre un PDF consultable, les entreprises peuvent s'appuyer sur des logiciels tels que Konfuzio, Pytesseract ou pdfrw. Ces outils leur permettent non seulement de repérer les données pertinentes dans les fichiers, mais aussi de les catégoriser, de les analyser, de les évaluer et de les transmettre aux flux de travail suivants.

Quels sont les avantages pour les entreprises de créer des fichiers PDF interrogeables ?

Un document interrogeable permet aux entreprises de gérer l'information plus efficacement, car elles peuvent indexer le contenu des fichiers et effectuer des recherches rapides. Cela facilite la recherche d'informations pertinentes et accélère les processus de travail. Les fonctions de recherche augmentent la productivité, réduisent le temps passé et améliorent la prise de décision. En outre, les PDF interrogeables augmentent l'accessibilité et permettent l'intégration dans d'autres systèmes.

Comment fonctionne l'OCR pour rendre les PDF automatiquement consultables ?

Un logiciel OCR optimise d'abord le contraste et la luminosité du fichier. Il identifie ensuite les lettres, les chiffres et les symboles. Pour ce faire, il utilise des algorithmes d'apprentissage afin d'augmenter la précision et assemble les caractères reconnus en mots et en phrases. Des modèles linguistiques corrigent les erreurs. Les textes reconnus sont ensuite édités dans un format modifiable.

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