OCR Scan: Funktionsweise, Benefits und leistungsstarke Software

Eine digitale Transformation bringt die Herausforderung mit, Papierdokumente und Scans so elektronisch zu erfassen, dass die Daten schnell und einfach zugänglich sind. Denn: Das Foto einer Rechnung oder eines Belegs ist nur schwer durchsuchbar. Hier kommt ein OCR Scan ins Spiel. Dieser digitalisiert Informationen so, dass diese nicht nur mit einem Klick auffindbar sind, sondern auch bearbeitet, sortiert, analysiert und ausgewertet werden können. Wir erklären, wie die OCR-Technologie funktioniert, wie Unternehmen davon profitieren und welche OCR Scan Software es am Markt gibt.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein OCR Scan umfasst in der Regel die 5 Phasen Optimierung der Bildqualität, Identifizierung der Zeichen, Erhöhung der Erkennungsgenauigkeit, Texterkennung und Export.
• Wichtige OCR Scan Funktionen für das Dokumentenmanagement sind unter anderem die automatisierte Datenerfassung sowie Dokumentenklassifizierung und -sortierung.
• Wichtige OCR Scanning Benefits sind die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen sowie eine höhere Datenqualität.
• Mit Konfuzio extrahieren, sortierten und analysieren Sie automatisiert Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Formularen. Sprechen Sie jetzt mit einem unserer Experten und erfahren Sie, wie Sie Konfuzio in Ihrem Unternehmen einsetzen können!

So funktioniert ein OCR Scan

Ein OCR Scan (Optical Character Recognition) verwandelt visuelle Informationen in maschinenlesbaren Text. Zuerst erfasst ein OCR Scanner das Bild und identifiziert darin die verschiedenen Zeichen. Anschließend extrahiert er die Konturen und Merkmale jedes Zeichens. Danach gleicht die OCR Scan Software diese Merkmale mit bekannten Zeichensätzen ab, um die entsprechenden Zeichen zu erkennen. Damit die Erfassung möglichst genau abläuft, nutzt ein OCR Scan Algorithmen des maschinellen Lernens.

OCR Scans werden in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Dazu zählen zum Beispiel die Texterkennung in einem gedruckten bzw. gescannten Dokument, die automatische Nummernschilderkennung in Verkehrssystemen und die Umwandlung von abfotografierten Rechnungen zur Digitalisierung von Steuerdokumenten.

Phasen eines OCR Scans

Ein OCR Scan läuft in der Regel in 5 Phasen ab:

OCR Scan Funktionen

Unternehmen können einen OCR Scan für zahlreiche verschiedene Bereiche ihres Alltags verwenden. Einen Schwerpunkt bildet dabei der Einsatz im Dokumentenmanagement. Dort übernimmt OCR diese Funktionen:

Dokumenten-Texterkennung

OCR wird verwendet, um gedruckte oder handgeschriebene Texte auf Papierdokumenten in elektronisch durchsuchbaren und editierbaren Text zu verwandeln. Dies ermöglicht es, Informationen effizient zu sammeln.

Automatisierte Datenerfassung

Mittels OCR können Unternehmen Daten aus verschiedenen Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen und Formularen extrahieren. Die erkannten Informationen kann ein OCR Scanner dann automatisch an Datenbanken oder andere Systemen übergeben. Das reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert Fehler.

Dokumentenklassifizierung und -sortierung

OCR wird verwendet, um die Inhalte von Dokumenten zu erkennen und sie entsprechend ihrer Art oder ihres Inhalts zu klassifizieren. Dadurch können Dokumente automatisch in die richtigen Kategorien oder Workflows einsortiert werden.

Digitalisierung und Archivierung

Unternehmen können physische Dokumente mithilfe von OCR in digitale Formate umwandeln und archivieren. Dies ermöglicht eine sichere und platzsparende Speicherung sowie einen einfacheren Zugriff auf wichtige Informationen.

Übersetzung und Mehrsprachigkeit

OCR kann dazu genutzt werden, Texte in einem Dokument zu erkennen und automatisch in andere Sprachen zu übersetzen. Dies ist besonders nützlich für internationale Unternehmen, die mehrsprachige Dokumente verarbeiten.

OCR Scanning Benefits

Die OCR-Technologie macht das Dokumentenmanagement effizienter. Welche Auswirkungen hat das auf Unternehmensprozesse?

Zeitersparnis

OCR reduziert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe, was Zeit und Ressourcen spart. Mitarbeiter können sich so auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren – anstatt sich mit zeitaufwändigen, repetitiven Schreibarbeiten zu beschäftigen.

Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen

OCR macht Dokumente von überall aus zugänglich und durchsuchbar (wenn in einer Cloud abgelegt). Das bedeutet: Mitarbeiter können jederzeit schnell Informationen finden und diese für ihre Workflows nutzen.

Höhere Datenqualität

Ein OCR Scan digitalisiert Daten (nahezu) fehlerfrei. Gesammelte, verarbeitete und analysierte Daten haben daher eine hohe Qualität. 

Platzersparnis

Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten mittels OCR reduzieren Firmen physische Lagerungskosten. Denn: Sie benötigen weniger Platz, um ihre Dokumente zu archivieren.

Höhere Datensicherheit

OCR ermöglicht eine verbesserte Sicherheit, da digitale Dokumente einfacher verschlüsselt, gesichert und in Backups gespeichert werden können.

Compliance und Audit-Trail

Durch die präzise Datenerfassung und die Möglichkeit, die Historie von Dokumenten nachzuverfolgen, unterstützt OCR Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und der Erstellung von Audit-Trails.

Umweltfreundlichkeit

Der Einsatz von OCR im Dokumentenmanagement fördert die Reduzierung des Papierverbrauchs und trägt so zur Umweltschonung bei.

OCR Scanning: 7 Use Cases verschiedener Branchen

OCR Scanner kommen mittlerweile in nahezu allen Branchen zum Einsatz. Dabei werden sie unter anderem so verwendet:

Gesundheitswesen

In Krankenhäusern und medizinischen Einrichtungen wird OCR eingesetzt, um Patientenakten, Rezepte und medizinische Berichte zu digitalisieren. Dadurch können die Informationen leichter durchsucht und besser verwaltet werden.

Finanzdienstleistungen

Finanzinstitute wie Banken nutzen OCR, um Kontoauszüge, Schecks und andere Finanzdokumente zu scannen und zu verarbeiten. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Datenerfassung.

Rechtswesen

Anwaltskanzleien und Gerichte verwenden OCR Scanning, um große Mengen an juristischen Dokumenten wie Verträge, Urteile und Rechtsprechungen zu digitalisieren und durchsuchbar zu machen. Das ist insbesondere hilfreich, um ähnliche Fälle und die dazugehörigen Entscheidungen effizient zu finden.

Human Resources

Unternehmen nutzen OCR Scans, um Bewerbungen automatisiert auszuwerten und die Daten infrage kommender Bewerber strukturiert aufzubereiten. Personaler finden so schneller geeignete Kandidaten und können eine Stelle ohne Verzögerung besetzen.

Versicherungswesen

Versicherungsunternehmen nutzen OCR Scanning, um Versicherungsanträge, Schadensmeldungen und Policen zu digitalisieren. Das reduziert die Bearbeitungszeit einzelner Fälle.

Logistik und Transport

In der Logistikbranche wird OCR eingesetzt, um Frachtbriefe, Lieferscheine und andere Transportdokumente zu erfassen und den Sendungsverfolgungsprozess zu optimieren.

Einzelhandel und E-Commerce

Im Handel nutzen Unternehmen OCR Scanning, um Rechnungen, Quittungen und Produktinformationen zu digitalisieren und den Bestell- und Zahlungsvorgang zu erleichtern.

OCR Scanner: Diese Software gibt es

Um mit einem OCR Scanner für Mac oder Windows das Dokumentenmanagement effizienter zu gestalten, können Unternehmen aus einer breiten Auswahl an Software wählen. Darunter finden sich zum Beispiel die folgenden Programme und Engines:

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader ist ein OCR Scanner für Mac und Windows, der eine solide Genauigkeit für die automatische Texterkennung bietet. Er kann gescannte Dokumente in verschiedene Formate wie durchsuchbare PDFs, Word-Dokumente und Excel-Tabellen konvertieren. Die Software unterstützt über 190 Sprachen und ermöglicht die Bearbeitung und Formatierung der erkannten Texte.

Adobe Acrobat

Adobe Acrobat enthält integrierte OCR-Funktionen, mit denen gescannte PDF-Dokumente in durchsuchbare und editierbare Texte umgewandelt werden können. Der OCR Document Scanner bietet zudem Funktionen zur Bearbeitung, Zusammenführung und Organisation von PDF-Dateien.

Tesseract

Tesseract ist ein OCR Scanner, der Open Source ist. Die Engine ist bekannt für ihre Genauigkeit bei der Texterkennung und unterstützt verschiedene Sprachen. Tesseract kann in andere Programme integriert werden und wird oft als Grundlage für OCR-Funktionen in verschiedenen Anwendungen genutzt.

Readiris

Readiris ist ein OCR Scanner für Windows und Mac, der gescannte Dokumente und gescannte Bilder in editierbare und durchsuchbare Dateien umwandeln kann. Die Software verfügt über mehrere Spracherkennungsfunktionen und kann Texte direkt in Word, Excel und PowerPoint exportieren.

OmniPage

OmniPage ist ein Scanner mit OCR Erkennung, der Texte ohne lange Bearbeitungszeit erkennt. Export-Formate sind unter anderem Word, Excel, PDF und ePub. Der OCR Scanner unterstützt auch die automatische Stapelverarbeitung von Dokumenten.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist eine Notizanwendung, die auch OCR-Funktionen bietet. Laden Firmen Bilder mit Texten in OneNote hoch, erkennt die Software automatisch den darin enthaltenen Text und macht ihn durchsuchbar. OneNote ist in Microsoft Office integriert.

Konfuzio

Konfuzio ist ein deutsches KI-Unternehmen, das OCR- und NLP-Technologien (Natural Language Processing) anbietet.

Die OCR-Software ermöglicht die effiziente Extraktion von strukturierten Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Formularen.

Sie ist darauf spezialisiert, komplexe und spezifische Dokumente verschiedener Branchen zu verarbeiten und bietet dabei eine hohe Genauigkeit und Flexibilität. So kann sie ohne Probleme seltene Schriftarten und handschriftliche Dokumente erkennen.

Wie Unternehmen die richtige OCR Scan Software wählen

Welche OCR Scan Software die richtige für Unternehmen ist, hängt von den eigenen spezifischen Anforderungen ab. Besonders weit verbreitet am Markt sind ABBYY FineReader und Adobe Acrobat. Sie eignen sich für einfache Textextraktionsaufgaben.

Die höchste Genauigkeit auch bei großen Datenmengen in unstrukturierten Dokumenten bieten die OCR-Engine Tesseract und die KI-Software Konfuzio.

Dabei macht es vor allem Konfuzio durch sein verständliches Interface einfach, Vorgaben für die Textextraktion, -analyse und -auswertung festzulegen und diese dann mit wenigen Klicks auszuführen. Damit eignet sich die deutsche Software insbesondere für Großunternehmen und Systemhäuser, die täglich Datenfluten sammeln, sortieren und bearbeiten müssen.

So funktioniert ein OCR Scan mit Konfuzio

Um mit Konfuzio einen OCR Scan durchzuführen, legen Sie in Ihrem Account zunächst ein neues Projekt an und wählen die gewünschte Funktion. Sie können beispielsweise ein Foto von einem handschriftlichen Dokument durchsuchbar machen. Laden Sie dafür die entsprechende Datei hoch. Konfuzio erkennt dann automatisch alle Zeichen im Dokument. Abschließend können sie das Dokument im gewünschten Format, wie zum Beispiel als PDF, exportieren. Dabei bleibt die Schriftgröße genau die gleiche wie im Originaldokument. Das exportierte Dokument ist jetzt durchsuchbar. Wie der OCR Scan in Konfuzio abläuft, zeigt unser Video zur Texterkennung mit OCR.

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Zukunft der Dokumentenverarbeitung

OCR ist heute die Basistechnologie, um Dokumente effizient auslesen und weiterverarbeiten zu können. Die neueste Forschung zeigt jedoch, dass die Technologie perspektivisch abgelöst werden könnte.

In diesem Kontext hat vor allem das “Donut-Modell” viel Aufmerksamkeit generieren können.

Dabei handelt es sich um einen Ansatz für die Verarbeitung von Dokumentenbildern, der ohne OCR auskommt. Dieser ist so konzipiert, dass er effizient verschiedene Sprachen beherrscht und rechnerisch günstiger ist als die derzeit verwendeten OCR-Verfahren. Wie genau das Donut-Modell funktioniert, erklären wir in unserem ausführlichen Donut Deep Dive.

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