Logiciels pour l'administration publique et les collectivités locales

Jan Schäfer

L'administration publique actuelle est tiraillée entre les exigences d'efficacité et le bien-être des citoyens. Dans ce contexte, la structure classique de l'administration représente souvent un défi. Dans ce contexte, une technologie obsolète et les processus lents qui y sont liés limitent non seulement l'efficacité, mais aussi la flexibilité. Cela est particulièrement visible lorsque l'administration doit surmonter des obstacles interdépartementaux ou imprévus.

Le véritable capital de toute organisation réside toutefois dans la flexibilité et l'efficacité de ses processus de travail. L'optimiser n'est pas tant une question de ressources que d'allocation intelligente et de modernisation des capacités existantes. Le bon logiciel pour l'administration publique joue un rôle décisif à cet égard.

Nous vous montrons comment et où le service public peut utiliser les applications numériques pour créer à la fois une plus-value monétaire et orienter ses processus de manière plus ciblée vers le bien commun. De cette manière, nous dévoilons comment l'administration publique peut, avec les bonnes adaptations, devenir une entité performante et orientée vers l'avenir et jouer ainsi un rôle de pionnier dans la transformation numérique.

L'essentiel en bref

  • Un logiciel dans l'administration publique rend les processus plus efficaces et plus sûrs, optimise la communication avec les citoyens et renforce ainsi la confiance dans les autorités.
  • Les domaines d'utilisation d'un logiciel couvrent presque tous les secteurs de l'administration - de la gestion électronique des dossiers à la gestion financière en passant par les services de cyberadministration.
  • Les institutions publiques peuvent automatiser leurs processus de manière particulièrement efficace avec le logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio. Laissez-vous guider dès maintenant par un de nos experts!
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Domaines d'utilisation d'un logiciel de gestion dans le service public

Un regard sur les domaines d'application possibles montre à quel point un logiciel de gestion est essentiel dans le service public. Les solutions basées sur l'intelligence artificielle permettent d'automatiser numériquement les processus dans presque tous les domaines de travail :

Boîte de réception numérique et communication omni-canal

Les institutions publiques traitent d'énormes quantités de documents et de dossiers. Un système de gestion électronique des documents dans l'administration publique permet de stocker numériquement les dossiers et le courrier, de les organiser et de les consulter efficacement. L'introduction d'un système d'archivage électronique dans un service d'urbanisme en est un exemple. Cela permet de classer numériquement toutes les demandes de permis de construire, les plans de construction et les autorisations et de les rendre facilement accessibles aux employés. Cela accélère les délais de traitement et réduit la consommation de papier.

Toutefois, la numérisation des documents n'est que la première étape d'une communication omni-canal sophistiquée.

Grâce à l'IA, l'administration publique peut également trier les documents et suivre les informations qu'ils contiennent en temps réel. Des solutions numériques coopératives individuelles aident ainsi les villes, les communes et les municipalités à optimiser et à automatiser les tâches quotidiennes dans le domaine de la réception et de l'envoi du courrier (et dans de nombreux autres domaines). Nous expliquons comment cela fonctionne dans la pratique et comment les entreprises et les institutions publiques en profitent dans notre Contribution au courrier électronique

L'administration publique a déjà commencé à se numériser et à s'automatiser, comme le montre la coopération actuelle entre l'entreprise de technologie d'intelligence artificielle Helm & Nagel GmbH et Wolters Kluwerun fournisseur renommé de services d'information professionnels. Ensemble, les entreprises ont pour objectif d'améliorer durablement l'efficacité des processus administratifs dans les communes, les villes et les districts.

Services de cyberadministration

Les logiciels utilisés dans l'administration publique permettent de fournir des services d'administration en ligne grâce auxquels les citoyens et les entreprises peuvent faire des demandes, consulter des informations et effectuer des paiements en ligne. La mise en place d'une plate-forme en ligne pour les demandes de cartes d'identité et de passeports en est un exemple. Les citoyens peuvent ainsi prendre des rendez-vous, remplir des demandes et payer des frais en ligne sans avoir à se rendre en personne dans une administration.

Gestion financière et budgétaire

Les solutions logicielles aident le secteur public à établir des budgets, à tenir des comptes et à planifier les finances. Par exemple, si une municipalité utilise un logiciel financier spécialisé pour établir des budgets pour différents services et suivre les dépenses tout au long de l'année, elle s'assure que les fonds sont correctement répartis.

Gestion et décompte du personnel

L'administration du personnel gère les données des employés, établit les fiches de paie et consigne les heures de travail. Un logiciel pour l'administration publique aide à traiter et à évaluer efficacement ces informations. Un exemple est une application qui permet aux fonctionnaires de demander des jours de congé en ligne et d'enregistrer les heures de travail, ce qui aide le service du personnel à établir les fiches de paie.

Communication et relations publiques

L'administration publique communique des informations aux citoyens et aux médias. Les logiciels de communication et les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont utiles à cet égard. Un exemple est un logiciel de médias sociaux avec lequel les institutions coordonnent leur communication sur des plateformes telles que Facebook et Instagram. Ce faisant, ils planifient des publications pour faire des annonces importantes, répondent aux demandes des citoyens et encouragent l'engagement des citoyens. Les outils d'analyse du logiciel donnent également aux municipalités un aperçu de l'efficacité de leurs stratégies de communication.

Au fait,

Nous vous aidons volontiers à rendre vos processus plus efficaces. Pour cela, nous proposons Konfuzio, un logiciel d'IA qui permet par exemple à l'administration publique d'automatiser les processus d'extraction de données. Mais dans la pratique, des automatisations sont possibles dans presque tous les domaines.

Pour cela, Konfuzio dispose de modèles de catégorisation pré-entrainés, d'algorithmes de découpage de fichiers et d'une IA d'extraction hybride.

Les villes et les communes numérisent ainsi leurs processus et font partie de l'élite de l'automatisation en Allemagne. De cette manière, elles conçoivent non seulement des processus complexes de manière efficace, mais offrent également aux collaborateurs des environnements de travail particulièrement attrayants et un soutien numérique étendu. 

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Avantages d'un logiciel pour l'administration publique

Les domaines d'application d'un logiciel de gestion dans le service public laissent déjà entrevoir l'étendue des avantages que les institutions peuvent tirer d'une solution intelligente. Elles travaillent de manière plus efficace, plus sûre et plus proche des citoyens. Quels sont les avantages en détail ?

Des processus administratifs plus simples

Un logiciel de gestion des processus dans l'administration publique automatise et simplifie les procédures, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et un traitement plus rapide des demandes. Les villes et les communes augmentent ainsi la satisfaction des citoyens et réduisent la charge de travail des employés. Les applications logicielles courantes à cet effet sont notamment les suivantes :

Nintex

Nintex est un logiciel de gestion des processus pour l'administration publique, permettant de numériser et d'automatiser efficacement les processus. Pour ce faire, l'application offre une interface conviviale de type "glisser-déposer" qui permet aux institutions de créer et de gérer leurs flux de travail rapidement et facilement. Nintex dispose d'intégrations avec des applications telles que SharePoint, Salesforce et Office 365.

Kissflow

Kissflow est une plateforme basée sur le cloud pour la gestion des processus et l'automatisation des flux de travail. À l'instar de Nintex, les institutions organisent leurs processus avec Kissflow en les automatisant numériquement. Pour ce faire, l'application dispose d'une interface utilisateur intuitive et d'une multitude d'intégrations avec d'autres applications telles que Google Workspace, Salesforce et Zapier.

Processmaker

ProcessMaker est un logiciel pour l'administration publique qui permet aux établissements Automatiser les flux de travail de cette manièreElle permet de supprimer les tâches simples et répétitives des employés. Elle offre une architecture flexible et une multitude d'intégrations avec des applications telles que Zapier, Salesforce et DocuSign.

Intégration de l'IA

L'utilisation de logiciels de gestion dans le service public permet d'intégrer des l'intelligence artificielle dans les processus quotidiens. Les institutions en profitent tout au long de leur chaîne de création de valeur. Ainsi, l'IA soulage surtout les collaborateurs dans les tâches simples et répétitives comme le traitement et l'évaluation des données. En outre, elle aide les institutions publiques à prendre des décisions et à gérer les risques en identifiant des modèles dans de grandes quantités de données et en faisant des prédictions sur les évolutions futures. Ces 3 fournisseurs sont établis pour cela :

Konfuzio

Konfuzio vous aide à comprendre et à valider efficacement les données des documents. Grâce à l'apprentissage automatique et à l'analyse des données, le logiciel Apprentissage profond va au-delà de l'automatisation partielle des processus et offre une automatisation de bout en bout. Pour ce faire, les institutions peuvent entraîner l'IA de manière à obtenir une réelle valeur ajoutée à partir de leurs données. Pour que vous sachiez dès le départ quelle valeur ajoutée vous pouvez générer avec Konfuzio, la plateforme dispose d'un marché de l'IA. Sur celle-ci, vous achetez des modèles d'IA de pointe et prêts à l'emploi pour votre établissement. Ainsi, dès le début, les objectifs que vous atteignez avec Konfuzio sont clairs. Pour se convaincre du potentiel du logiciel, il offre une période d'essai gratuite à.

ELOenterprise

ELOenterprise est une solution de gestion de contenu d'entreprise performante qui permet à l'administration publique de créer une structure d'archivage personnalisée. Pour ce faire, le logiciel offre de vastes possibilités d'attribution de droits ainsi que des fonctions telles que le versionnement, les références, les liens et une recherche efficace. En outre, il prend en charge différentes bases de données et permet un archivage avec protection contre les révisions.

Solutions Origoss

Solutions Origoss est un expert en technologies cloud natives qui se concentre sur le conseil et l'intégration de services basés sur le cloud. Le fournisseur soutient les entreprises de toutes tailles sur la voie de la transformation numérique et crée à cet effet des solutions sur mesure. Les services d'Origross Solutions comprennent entre autres Kubernetes, l'écosystème autour de Kubernetes ainsi que les distributions Kubernetes les plus populaires pour les entreprises et les services Kubernetes gérés.

Une collaboration plus efficace

Un logiciel permet une meilleure collaboration entre les collaborateurs des administrations et des pouvoirs publics en facilitant la collaboration sur les documents et l'échange d'informations. Pour cela, les 3 solutions suivantes se sont imposées :

LogicielDescriptionFonction principale et avantages
AvePointAvePoint propose une solution de gouvernance en nuage qui permet de contrôler le comportement des utilisateurs au moyen de politiques.Réduction des risques grâce au contrôle des politiquesAmélioration de la collaboration au sein de l'administration
Logiciel Iboibo propose des logiciels pour l'administration publique qui permettent un travail efficace, une coopération transparente au sein de l'équipe et une productivité élevée.Création de manuels d'organisation, dimensionnement des postes et gestion de projetsNumérisation des processus d'audit et base de données centrale pour l'accès aux dossiers d'audit
Unité4Les solutions financières et RH d'Unit4 permettent aux organisations du secteur public d'augmenter leur productivité, de réduire leurs coûts et de planifier efficacement l'avenir.Gestion plus efficace des projets et des tâchesGestion des finances et des achatsFonctions clés pour les RH

Communication de proximité

Dans l'administration publique, les logiciels permettent une meilleure communication entre les autorités et les citoyens. Dans la pratique, cela signifie que les institutions traitent plus rapidement les demandes internes et celles des citoyens. Les 4 fournisseurs suivants sont les mieux placés pour cela : 

Integreat

Integreat est une application mobile développée par Tür an Tür - Digital Factory gGmbH pour aider les nouveaux arrivants en Allemagne à s'intégrer dans leur nouveau pays. L'application propose des informations sur différents thèmes tels que l'éducation, le travail, la santé et les loisirs, et ce dans plusieurs langues. L'objectif est de faciliter l'accès des nouveaux arrivants à des informations importantes et de leur permettre ainsi de se familiariser avec l'Allemagne. faciliter l'intégration dans la société allemande.

Imory

Imory a développé une solution intégrée qui permet à l'administration publique de planifier, développer, mesurer et gérer la communication citoyenne. Pour ce faire, l'outil a recours à l'intelligence artificielle et à la recherche cognitive ainsi qu'à l'analyse des sentiments et permet ainsi une recherche proactive de thèmes ainsi qu'un suivi des thèmes. Grâce à Imory, les institutions améliorent non seulement leur communication, mais orientent également leurs décisions en fonction des besoins des citoyens.

GovPilot

GovPilot offre aux administrations communales une plate-forme leur permettant de numériser leurs services et d'optimiser la communication avec les citoyens. Avec GovPilot, les administrations automatisent leurs processus, reçoivent les demandes en ligne et suivent leur statut en temps réel. Cela contribue à augmenter la satisfaction des citoyens et à améliorer l'efficacité de l'administration.

SeeClickFix

SeeClickFix propose une application mobile permettant aux citoyens de signaler des problèmes à leur gouvernement local. Grâce à ce logiciel, les administrations répondent ainsi rapidement aux besoins de la population. L'application dispose en outre de fonctions de suivi des progrès et de communication avec les citoyens afin de favoriser la transparence et la confiance.

Coûts réduits

Les logiciels réduisent les coûts dans l'administration publique. L'automatisation des processus de travail en est un aspect important. Les administrations réduisent ainsi par exemple leur temps de traitement des demandes. Cela réduit la charge de travail et donc les coûts pour chaque demande. Par ailleurs, l'utilisation de logiciels réduit également la consommation de papier. En effet, grâce aux applications, les institutions numérisent leurs documents et formulaires, ce qui rend l'impression superflue. Ces 3 solutions sont adaptées à cet effet :

Adobe Sign

Adobe Sign est une solution de signature électronique qui permet de réduire la consommation de papier et de numériser les processus au sein des administrations. Avec Adobe Sign, les institutions signent et envoient des documents numériquement, ce qui accélère le processus d'approbation des documents et élimine la nécessité de signatures physiques. En outre, le logiciel offre des intégrations avec un grand nombre d'applications, ce qui facilite la mise en œuvre dans les systèmes existants.

DocuSign

À l'instar d'Adobe Sign, DocuSign offre une plate-forme de signature électronique permettant d'automatiser les processus d'accord. Grâce à ce logiciel, les établissements accélèrent le processus de validation des documents et rendent les signatures physiques superflues. En outre, DocuSign offre des fonctions d'authentification des signataires et de suivi du statut des documents, ce qui améliore la sécurité et la transparence.

Kofax

Kofax est un système de gestion de documents pour l'administration publique. Le logiciel automatise les processus numériques et améliore ainsi l'efficacité. Pour ce faire, Kofax offre des fonctions de Capture, traitement et stockage de documents ainsi que pour l'automatisation des flux de travail. En outre, l'application permet des intégrations avec une multitude d'autres outils.

Une plus grande transparence

Les logiciels pour l'administration publique augmentent la transparence en fournissant des informations en ligne et en permettant aux citoyens de suivre l'état de leurs demandes en ligne. Cela améliore la compréhension des citoyens du travail de l'administration et renforce la confiance dans les institutions publiques. Les programmes suivants se sont établis à cet effet :

LogicielPrincipales fonctions et avantages
SocrataPlate-forme permettant aux gouvernements de partager des données avec les citoyens.
Les données sont rendues transparentes et la confiance dans les institutions publiques est renforcée
Fonctions de publication, de visualisation et d'analyse des données.
OpenGovPlateforme en nuage pour la transparence financière et la gestion des performances au sein du gouvernement
Visualisation des données financières, création de rapports et suivi des indicateurs de performance
ClearGovPlate-forme permettant aux gouvernements locaux de partager des informations financières avec les citoyens
Fonctions similaires à celles d'OpenGov : visualisation des données financières, création de rapports et suivi des indicateurs de performance

Une meilleure sécurité des données

Les logiciels contribuent de différentes manières à renforcer la sécurité des données dans l'administration publique. L'une d'entre elles consiste à utiliser des technologies de cryptage pour s'assurer que les données sensibles sont protégées pendant leur transmission et leur stockage. Par exemple, les institutions utilisent des services de messagerie électronique avec un cryptage de bout en bout pour garantir la confidentialité des messages.

Une autre possibilité est d'effectuer des contrôles de sécurité réguliers pour s'assurer que les systèmes informatiques sont à jour et protégés contre les cybermenaces. Les logiciels antivirus et les pare-feu, par exemple, permettent de se prémunir contre les attaques. Enfin, des mécanismes de contrôle d'accès permettent de s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles. On utilise par exemple des directives de mot de passe et l'authentification à deux facteurs. Pour garantir un temps de sécurisation des données plus élevé, les fournisseurs suivants se sont révélés performants :

Symantec

Symantec est une société de logiciels de sécurité qui a été rachetée par Broadcom Inc. en août 2019. Elle propose des solutions de sécurité et de chiffrement des e-mails qui permettent aux administrations publiques et aux entreprises de sécuriser leurs communications et de protéger les données sensibles.

McAfee

McAfee propose des solutions de sécurisation des postes clients pour se protéger contre les cybermenaces. Avec McAfee, les institutions sécurisent leurs systèmes informatiques et protègent les données sensibles. McAfee Total Protection offre une protection simple pour la navigation et la communication au sein de l'administration et avec les citoyens.

Trend Micro

Trend Micro est une entreprise qui propose des solutions de sécurité basées sur le cloud pour la protection contre les cyber-attaques. Le logiciel utilise à cet effet une technologie d'apprentissage IA avancée pour stopper par exemple les ransomwares. Grâce à ses mécanismes complets, le fournisseur convient également à la protection des données financières, par exemple.

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3 cas d'utilisation importants d'un logiciel pour l'administration publique

Les domaines d'application et les avantages qui en découlent d'un logiciel pour l'administration publique sont vastes. Quel rôle important intelligence artificielle Les trois cas d'utilisation suivants illustrent la place qu'occupe l'informatique dans ce contexte :

1. lecture de l'extrait du registre foncier par l'IC dans la procédure d'approbation des plans

Un logiciel doté d'une IA automatise des processus documentaires complets :

Le défi

Pour planifier et mettre en œuvre une nouvelle autoroute, les autorités ont besoin en moyenne de plusieurs années, voire de décennies. En effet, la construction d'une autoroute influence fortement la région environnante, de sorte qu'une procédure d'approbation des plans doit être ouverte au préalable. Pour ce faire, le gouvernement doit identifier tous les propriétaires et les charges des terrains sous-jacents. Dans le cadre de ce processus, il doit examiner des milliers de documents.

Solution

Un logiciel doté d'une IA aide les autorités à planifier une nouvelle route en feuilletant d'innombrables documents tels que des extraits du registre foncier et en en extrayant des données importantes telles que les propriétaires fonciers, leurs adresses et les conditions de propriété. Grâce à l'identification automatique des propriétaires fonciers et des charges foncières respectives, il est possible pour les autorités d'approcher les propriétaires fonciers et d'élaborer les détails nécessaires à la construction de la voie.

2. analyse des e-mails de l'application de la loi avec l'IA

Dans le cadre de l'application de la loi, une IA assiste les autorités de cette manière :

Le défi

Pour rechercher des contenus suspects dans le cadre de procédures pénales, les autorités doivent souvent examiner des milliers ou des dizaines de milliers d'e-mails. Cela demande énormément de ressources et de temps.

Solution

Un logiciel d'IA accélère ce processus en identifiant, extrayant et analysant des données frappantes telles qu'un choix de mots particulier, les échanges entre certaines personnes ainsi que leurs positions. De cette manière, les autorités savent en quelques secondes quels échanges d'e-mails ils doivent examiner de plus près.

3. traiter les contrats de location avec les IA

Avec un logiciel de gestion des contrats, l'administration publique traite efficacement les contrats de location :

Le défi

Lorsque des personnes souhaitent demander une résidence secondaire, elles doivent remettre leur contrat de location au bureau des citoyens correspondant. C'est la seule façon pour la ville de calculer la taxe sur les résidences secondaires. Ce processus nécessite l'intervention de différents collaborateurs de diverses institutions publiques.

Solution

Une application d'intelligence artificielle est en mesure de lire automatiquement les informations nécessaires, telles que les noms, les adresses et les comptes bancaires, de les extraire et de les transmettre aux services administratifs responsables par la suite.

Vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation d'un logiciel d'IA dans l'administration publique ? Alors parlez-en maintenant avec un de nos experts!

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