Software para la administración pública y software para municipios

Jan Schäfer

La administración pública actual se encuentra atrapada entre las exigencias contrapuestas de la eficacia y el bienestar de los ciudadanos. En este contexto, la estructura clásica de la administración plantea a menudo un reto. La tecnología anticuada y la lentitud de los procesos asociados limitan no sólo la eficiencia, sino también la flexibilidad. Esto es especialmente visible cuando la administración tiene que superar obstáculos interdepartamentales o imprevistos.

Sin embargo, el verdadero capital de cualquier organización reside en la flexibilidad y eficacia de sus procesos de trabajo. Optimizar esto no es tanto una cuestión de recursos como de asignar y modernizar sabiamente las capacidades existentes. El software adecuado para la administración pública desempeña un papel decisivo en este sentido.

Le mostramos cómo y dónde la administración pública puede utilizar las aplicaciones digitales tanto para crear valor añadido monetario como para alinear sus procesos de forma más específica con el bien común. De este modo, revelamos cómo, con las adaptaciones adecuadas, la administración pública puede convertirse en una entidad de alto rendimiento y orientada al futuro y asumir así un papel pionero en la transformación digital.

Resumen de los hechos más importantes

  • El software en la administración pública hace que los procesos sean más eficientes y seguros, optimiza la comunicación con los ciudadanos y refuerza así la confianza en las autoridades públicas.
  • Los ámbitos de aplicación de los programas informáticos abarcan casi todas las áreas de la administración: desde la gestión electrónica de expedientes y los servicios de administración electrónica hasta la gestión financiera.
  • Las instituciones públicas pueden automatizar sus procesos de forma especialmente eficaz con el software de IA Konfuzio. Déjese guiar ahora por consulte a uno de nuestros expertos!
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Ámbitos de aplicación de los programas informáticos administrativos en el sector público

Un vistazo a las posibles áreas de aplicación muestra lo esencial que es el software administrativo en el sector público. En particular, las soluciones basadas en IA permiten automatizar digitalmente procesos en casi todos los ámbitos de trabajo:

Bandeja de entrada digital y comunicación omnicanal

Las instituciones públicas procesan ingentes cantidades de documentos y expedientes. Un sistema de gestión electrónica de documentos en la administración pública permite almacenar digitalmente, organizar y recuperar eficazmente los expedientes y el correo. Un ejemplo de ello es la introducción de un sistema de archivo electrónico en una oficina de urbanismo. De este modo, todas las solicitudes, planos y permisos de construcción se almacenan digitalmente y los empleados pueden acceder a ellos fácilmente. Esto, a su vez, acelera los tiempos de tramitación y reduce el consumo de papel.

Sin embargo, la digitalización de documentos es sólo el primer paso de una comunicación omnicanal madura.

Gracias a la IA, las administraciones públicas también pueden clasificar documentos y hacer un seguimiento en tiempo real de la información que contienen. De este modo, las soluciones digitales de cooperación individual ayudan a las ciudades, los municipios y las autoridades locales a optimizar y automatizar los pasos del trabajo diario en la entrada y salida de correo (y en otras muchas áreas). Cómo funciona esto en la práctica y cómo se benefician de ello las empresas e instituciones públicas, lo explicamos en nuestro Contribución al e-Post

El hecho de que la administración pública ya haya comenzado con la digitalización y la automatización queda demostrado por la actual cooperación entre la empresa de tecnología de IA Helm & Nagel GmbH y Wolters Kluwerun reputado proveedor de servicios profesionales de información. Juntas, las empresas tienen el objetivo de mejorar de forma sostenible la eficiencia de los procesos administrativos en municipios, ciudades y distritos.

Servicios de administración electrónica

El software en la administración pública permite ofrecer servicios de administración electrónica con los que los ciudadanos y las empresas pueden hacer solicitudes en línea, recuperar información y realizar pagos. Un ejemplo es la creación de una plataforma en línea para solicitar documentos de identidad y pasaportes. Los ciudadanos pueden concertar citas, rellenar solicitudes y pagar tasas en línea sin tener que acudir personalmente a las autoridades.

Gestión financiera y presupuestaria

Las soluciones informáticas ayudan al sector público en la elaboración de presupuestos, la contabilidad y la planificación financiera. Por ejemplo, si un ayuntamiento utiliza un software financiero especializado para crear presupuestos para distintos departamentos y hacer un seguimiento de los gastos a lo largo del año, se asegura de que los fondos se asignan correctamente.

Gestión de personal y nóminas

La administración de personal mantiene los datos de los empleados, crea nóminas y registra las horas de trabajo. Los programas informáticos de la administración pública ayudan a procesar y evaluar esta información con eficacia. Un ejemplo es una aplicación que permite a los funcionarios solicitar días de vacaciones en línea y registrar las horas de trabajo, lo que ayuda al departamento de RRHH con las nóminas.

Comunicación y relaciones públicas

La administración pública comunica información a los ciudadanos y a los medios de comunicación. El software de comunicación y los sistemas de gestión de contenidos (CMS) ayudan a ello. Un ejemplo es el software de redes sociales, que las instituciones utilizan para coordinar su comunicación en plataformas como Facebook e Instagram. De este modo, programan publicaciones para hacer anuncios importantes, responder a las preguntas de los ciudadanos y fomentar su participación. Las herramientas de análisis del software también ofrecen a las administraciones municipales información sobre la eficacia de sus estrategias de comunicación.

Por cierto

Estaremos encantados de ayudarle a hacer sus procesos más eficientes. Para ello ofrecemos Konfuzio, un software de IA con el que la administración pública puede automatizar los procesos de extracción de datos, por ejemplo. En la práctica, sin embargo, la automatización es posible en casi todos los ámbitos.

Para ello, Konfuzio cuenta con modelos de categorización preentrenados, algoritmos de partición de archivos e IA de extracción híbrida.

Ciudades y municipios digitalizan procesos y pasan a formar parte de la élite de la automatización en Alemania. De este modo, no solo diseñan procesos complejos de forma eficiente, sino que también ofrecen a los empleados entornos de trabajo especialmente atractivos y un amplio soporte digital. 

Pruebe gratis este completo programa.

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Ventajas del software para la administración pública

Los ámbitos de aplicación del software administrativo en el sector público ya dan una idea de lo mucho que se benefician las instituciones de una solución inteligente. Trabajan de forma más eficiente, más segura y más cerca de los ciudadanos. ¿Cuáles son las ventajas en detalle?

Procesos administrativos más sencillos

El software de gestión de procesos en la administración pública automatiza y simplifica los procesos, lo que se traduce en una mayor eficacia y una tramitación más rápida de las solicitudes. Las ciudades y pueblos aumentan así la satisfacción de sus ciudadanos y reducir la carga de trabajo de los empleados. Entre las aplicaciones informáticas más habituales para ello figuran las siguientes:

Nintex

Nintex es un software de gestión de procesos para la administración pública que permite digitalizar y automatizar eficazmente los flujos de trabajo. Para ello, la aplicación ofrece una interfaz de arrastrar y soltar fácil de usar con la que las instituciones pueden crear y gestionar sus flujos de trabajo de forma rápida y sencilla. Nintex dispone de integraciones con aplicaciones como SharePoint, Salesforce y Office 365.

Kissflow

Kissflow es una plataforma basada en la nube para la gestión de procesos y la automatización de flujos de trabajo. Similar a Nintex, Kissflow permite a las instituciones organizar sus procesos automatizándolos digitalmente. Para ello, la aplicación cuenta con una interfaz de usuario intuitiva y diversas integraciones con otras aplicaciones como Google Workspace, Salesforce y Zapier.

Procesador

ProcessMaker es un programa informático para la administración pública con el que las instituciones pueden Automatice flujos de trabajo como ésteque se eliminan tareas sencillas y repetitivas para el personal. Ofrece una arquitectura flexible y una gran variedad de integraciones con aplicaciones como Zapier, Salesforce y DocuSign.

Integración de la IA

El uso de programas informáticos administrativos en la administración pública permite la integración de inteligencia artificial en los procesos cotidianos. Las instituciones se benefician de ello a lo largo de toda su cadena de valor. Por ejemplo, la IA alivia a los empleados especialmente en tareas sencillas y repetitivas como el procesamiento y la evaluación de datos. También ayuda a las instituciones públicas en la toma de decisiones y la gestión de riesgos al reconocer patrones en grandes cantidades de datos y hacer predicciones sobre la evolución futura. Estos 3 proveedores se han creado con este fin:

Konfuzio

Konfuzio le ayuda a comprender y validar eficazmente los datos de los documentos. El software lo hace gracias al aprendizaje automático y Aprendizaje profundo más allá de la automatización parcial de los procesos y ofrece una automatización de extremo a extremo. Para ello, las entidades pueden entrenar a la IA para que extraiga valor real de sus datos. Para que sepas desde el principio qué valor añadido puedes generar con Konfuzio, la plataforma cuenta con un mercado de IA. En él puedes comprar modelos de IA avanzados y listos para usar en sus instalaciones. De esta forma, queda claro desde el principio qué objetivos alcanzará con Konfuzio. Para convencerse del potencial del programa, le ofrece un fase de prueba gratuita an.

ELOempresa

ELOempresa es una potente solución de gestión de contenidos empresariales que permite a la administración pública crear una estructura de archivo individual. Para ello, el software ofrece amplias posibilidades de asignación de derechos y funciones como el control de versiones, las referencias, los enlaces y una búsqueda eficaz. También es compatible con varias bases de datos y permite el archivado a prueba de auditorías.

Soluciones Origoss

Soluciones Origoss es un experto en tecnologías nativas de la nube que se centra en la consultoría e integración de servicios basados en la nube. El proveedor apoya a empresas de todos los tamaños en su camino hacia la transformación digital y crea soluciones personalizadas para ello. Los servicios de Origross Solutions incluyen Kubernetes, el ecosistema en torno a Kubernetes y las distribuciones de Kubernetes empresariales más populares y los servicios gestionados de Kubernetes.

Cooperación más eficaz

Los programas informáticos permiten mejorar la colaboración entre el personal de las administraciones y organismos al facilitar la colaboración en documentos y el intercambio de información. Las 3 soluciones siguientes se han establecido con este fin:

SoftwareDescripciónFunción principal y ventajas
AvePointAvePoint ofrece una solución de gobernanza de la nube que permite controlar el comportamiento de uso mediante políticas.Minimización de riesgos mediante el control de las políticasMejora de la cooperación en la administración
Ibo Softwareibo ofrece software para la administración pública que permite un trabajo eficaz, una cooperación transparente en equipo y una alta productividad.Preparación de manuales de organización, dimensionamiento de puestos y gestión de proyectosDigitalización de los procesos de auditoría y base de datos central para acceder a los archivos de auditoría
Unidad4Las soluciones financieras y de RRHH de Unit4 permiten a las organizaciones del sector público aumentar la productividad, reducir costes y planificar eficazmente el futuro.Gestión más eficaz de proyectos y tareasGestión financiera y de comprasFunciones básicas para RR.HH.

Comunicación ciudadana

En la administración pública, los programas informáticos permiten mejorar la comunicación entre autoridades y ciudadanos. En la práctica, esto significa que las instituciones atienden más rápidamente tanto las preocupaciones internas como las de los ciudadanos. Los 4 proveedores siguientes son adecuados para ello: 

Integreat

Integreat es una aplicación móvil desarrollada por Tür an Tür - Digital Factory gGmbH para ayudar a los recién llegados a Alemania a empezar en su nuevo hogar. La aplicación ofrece información en varios idiomas sobre temas como educación, trabajo, salud y ocio. El objetivo es facilitar a los recién llegados el acceso a información importante y así Facilitar la integración en la sociedad alemana.

Imory

Imory ha desarrollado una solución integrada con la que la administración pública planifica, desarrolla, mide y controla la comunicación ciudadana. La herramienta utiliza inteligencia artificial, búsqueda cognitiva y análisis de sentimientos para buscar temas de forma proactiva y controlarlos. Con Imory, las instituciones no sólo mejoran su comunicación, sino que también alinean mejor sus decisiones con las necesidades de los ciudadanos.

GovPilot

GovPilot ofrece una plataforma para que las administraciones municipales digitalicen sus servicios y optimicen la comunicación con los ciudadanos. Con GovPilot, las administraciones automatizan sus procesos, aceptan solicitudes en línea y siguen el estado de las solicitudes en tiempo real. Esto contribuye a aumentar la satisfacción de los ciudadanos y a mejorar la eficiencia de la administración.

SeeClickFix

SeeClickFix ofrece una aplicación móvil que los ciudadanos pueden utilizar para notificar problemas a su administración local. Con el software, las administraciones responden con mayor rapidez a las necesidades de la población. Además, la app cuenta con funciones de seguimiento de los avances y comunicación con los ciudadanos para fomentar la transparencia y la confianza.

Costes más bajos

Los programas informáticos reducen los costes en la administración pública. Un aspecto importante es la automatización de los procesos de trabajo. Así, por ejemplo, las administraciones acortan el tiempo de tramitación de las solicitudes. Esto reduce el esfuerzo y, por tanto, los costes de cada solicitud. Además, el uso de programas informáticos también reduce el consumo de papel. Porque: con las aplicaciones, las instituciones digitalizan sus documentos y formularios, de modo que su impresión resulta superflua. Estas 3 soluciones son adecuadas para ello:

Adobe Sign

Adobe Sign es una solución de firma electrónica que reduce el uso de papel y digitaliza los procesos en las administraciones. Con Adobe Sign, las instituciones firman y envían documentos digitalmente, lo que acelera el proceso de aprobación de documentos y elimina la necesidad de firmas físicas. Además, el software ofrece integraciones con una amplia gama de aplicaciones, lo que facilita su implantación en los sistemas existentes.

DocuSign

Similar a Adobe Sign, DocuSign ofrece una plataforma de firmas electrónicas para automatizar los procesos de acuerdos. Con este software, las instituciones aceleran el proceso de aprobación de documentos y eliminan la necesidad de firmas físicas. Además, DocuSign ofrece funciones para autenticar a los firmantes y hacer un seguimiento del estado de los documentos, aumentando la seguridad y la transparencia.

Kofax

Kofax es un sistema de gestión de documentos para la administración pública. El software automatiza los procesos digitales y aumenta así la eficiencia. Para ello, Kofax ofrece funciones para Captura, tratamiento y almacenamiento de documentos así como para la automatización de flujos de trabajo. Además, la aplicación permite integraciones con diversas herramientas.

Mayor transparencia

Los programas informáticos de la administración pública aumentan la transparencia al proporcionar información en línea y permitir a los ciudadanos seguir en línea el estado de sus solicitudes. Esto mejora la comprensión por parte de los ciudadanos de la labor de la Administración y refuerza la confianza en las instituciones públicas. Los siguientes programas se han creado con este fin:

SoftwarePrincipales funciones y ventajas
SocrataPlataforma para que los gobiernos compartan datos con los ciudadanos.
Los datos se hacen transparentes y se refuerza la confianza en las instituciones públicas.
Funciones de publicación, visualización y análisis de datos.
OpenGovPlataforma en la nube para la transparencia financiera y la gestión de resultados en la administración pública
Visualización de datos financieros, elaboración de informes y seguimiento de indicadores de resultados.
ClearGovPlataforma para que los gobiernos locales compartan información financiera con los ciudadanos
Funciones similares a OpenGov: visualización de datos financieros, elaboración de informes y seguimiento de indicadores de rendimiento.

Mayor seguridad de los datos

Los programas informáticos ayudan a aumentar la seguridad de los datos en la administración pública de varias maneras. Una de ellas es utilizar tecnologías de cifrado para garantizar la protección de los datos sensibles durante su transmisión y almacenamiento. Por ejemplo, las instituciones utilizan servicios de correo electrónico con cifrado de extremo a extremo para garantizar la confidencialidad de los mensajes.

Otra opción es realizar comprobaciones periódicas de seguridad para asegurarse de que los sistemas informáticos están actualizados y protegidos contra las ciberamenazas. Los programas antivirus y los cortafuegos, por ejemplo, pueden utilizarse para prevenir ataques. Por último, los mecanismos de control de acceso permiten que sólo las personas autorizadas accedan a los datos sensibles. Por ejemplo, se utilizan políticas de contraseñas y autenticación de dos factores. Para garantizar un mayor tiempo de seguridad de los datos, los siguientes proveedores han demostrado su eficacia:

Symantec

Symantec es una empresa de software de seguridad adquirida por Broadcom Inc. en agosto de 2019. Ofrece soluciones de seguridad y cifrado de correo electrónico que ayudan a las administraciones públicas y las empresas a asegurar sus comunicaciones y proteger los datos confidenciales.

McAfee

McAfee ofrece soluciones de seguridad para endpoints que protegen contra las ciberamenazas. Con McAfee, las organizaciones aseguran sus sistemas informáticos y protegen los datos confidenciales. McAfee Total Protection ofrece protección directa al navegar y comunicarse dentro del organismo y con los ciudadanos.

Trend Micro

Trend Micro es una empresa que ofrece soluciones de seguridad basadas en la nube para protegerse de los ciberataques. El software utiliza tecnología avanzada de aprendizaje de IA para detener el ransomware, por ejemplo. Los completos mecanismos del proveedor también lo hacen adecuado para proteger datos financieros, por ejemplo.

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3 casos importantes de uso de software para la administración pública

Las áreas de aplicación y los beneficios resultantes del software para la administración pública son de gran alcance. Qué importante papel inteligencia artificial Los 3 casos de uso siguientes ilustran su importancia:

1. lectura del extracto del registro de la propiedad por KI en el procedimiento de aprobación del plan.

El software con IA automatiza procesos documentales completos:

Desafío

Para planificar y ejecutar una nueva autopista, las autoridades necesitan años o décadas por término medio. Esto se debe a que: una construcción influye mucho en la zona circundante, por lo que hay que abrir previamente un procedimiento de aprobación de la planificación. Para ello, el gobierno tiene que identificar a todos los propietarios y gravámenes del terreno subyacente. En este proceso, tiene que examinar miles de documentos.

Solución

El software con IA ayuda a las autoridades a planificar una nueva ruta examinando innumerables documentos, como extractos del catastro, y extrayendo de ellos datos importantes, como los propietarios de las tierras, sus direcciones y la estructura de la propiedad. Al identificar automáticamente a los propietarios y los respectivos gravámenes sobre la tierra, las autoridades pueden ponerse en contacto con ellos y determinar los detalles necesarios para la construcción de la ruta.

2. análisis del correo electrónico de las fuerzas de seguridad con IA

En la aplicación de la ley, una IA apoya a las autoridades en este sentido:

Desafío

Para buscar contenidos sospechosos en procesos penales, las autoridades a menudo tienen que cribar miles o decenas de miles de correos electrónicos. Esto requiere muchos recursos y mucho tiempo.

Solución

El software de IA acelera este proceso reconociendo, extrayendo y evaluando datos llamativos como una determinada elección de palabras, intercambios entre determinadas personas, así como sus cargos. De este modo, las autoridades saben en cuestión de segundos qué tráfico de correo electrónico deben investigar más de cerca.

3. tramitar los contratos de alquiler con KI

Con el software de gestión de contratos, la administración pública tramita eficazmente los contratos de alquiler:

Desafío

Si alguien quiere solicitar una segunda residencia, tiene que presentar su contrato de arrendamiento en la oficina del ciudadano correspondiente. Sólo así puede el ayuntamiento calcular el impuesto de segunda residencia. Este proceso requiere la intervención de varios empleados de distintas instituciones públicas.

Solución

Una aplicación de IA es capaz de leer automáticamente la información requerida, como nombres, direcciones y cuentas bancarias, extraerla y enviarla después a las autoridades responsables.

¿Quiere saber más sobre el uso de software de IA en la administración pública? Póngase en contacto con nosotros con uno de nuestros expertos!

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