Software für die öffentliche Verwaltung und Software für Kommunen

Die heutige öffentliche Verwaltung steht im Spannungsfeld von Effizienzansprüchen und dem Bürgerwohl. In diesem Kontext stellt die klassische Struktur der Verwaltung oftmals eine Herausforderung dar. Veraltete Technologie und damit zusammenhängende, langsame Prozesse schränken dabei nicht nur die Effizienz, sondern auch die Flexibilität ein. Das ist vor allem sichtbar, wenn die Verwaltung abteilungsübergreifende oder unvorhergesehene Hürden meistern muss.

Das eigentliche Kapital einer jeden Organisation liegt jedoch in der Flexibilität und Effizienz ihrer Arbeitsabläufe. Das zu optimieren ist weniger eine Frage der Ressourcen als der klugen Allokation und Modernisierung vorhandener Kapazitäten. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die richtige Software für die öffentliche Verwaltung.

Wir zeigen Ihnen, wie und wo der öffentliche Dienst digitale Anwendungen einsetzen kann, um sowohl einen monetären Mehrwert zu schaffen als auch seine Abläufe gezielter auf das Gemeinwohl auszurichten. Auf diese Weise legen wir offen, wie die öffentliche Verwaltung mit den richtigen Anpassungen zu einer leistungsstarken, zukunftsorientierten Einheit wird und so eine Vorreiterrolle in der digitalen Transformation einnimmt.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Software in der öffentlichen Verwaltung gestaltet Prozesse effizienter und sicherer, optimiert die Kommunikation mit Bürgern und stärkt so das Vertrauen in Behörden.
• Einsatzgebiete einer Software decken nahezu alle Bereiche der Verwaltung ab – von der elektronischen Aktenverwaltung über E-Government-Dienste bis hin zum Finanzmanagement.
• Besonders effizient können öffentliche Einrichtungen ihre Prozesse mit der KI-Software Konfuzio automatisieren. Lassen Sie sich jetzt von einem unserer Experten beraten!

Einsatzbereiche einer Verwaltungssoftware im öffentlichen Dienst

Wie essentiell eine Verwaltungssoftware im öffentlichen Dienst ist, zeigt der Blick auf mögliche Einsatzgebiete. Dabei ermöglichen es vor allem KI-getriebene Lösungen in nahezu allen Arbeitsbereichen, Prozesse digital zu automatisieren:

Digitaler Posteingang und Omnichannel-Kommunikation

Öffentliche Einrichtungen verarbeiten Unmengen von Dokumenten und Akten. Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht es, Akten und Post digital zu speichern, zu organisieren und effizient abzurufen. Ein Beispiel hierfür ist die Einführung eines elektronischen Archivsystems in einem Stadtplanungsamt. Dies legt so alle Bauanträge, Baupläne und Genehmigungen digital ab und macht sie Mitarbeitern einfach zugänglich. Das wiederum beschleunigt die Bearbeitungszeiten und reduziert den Papierverbrauch.

Dokumente zu digitalisieren ist jedoch nur der erste Schritt für eine ausgereifte Omnichannel-Kommunikation.

Über KI kann die öffentliche Verwaltung Dokumente auch sortieren und darin enthaltene Informationen in Echtzeit verfolgen. Individuell kooperative Digitallösungen helfen Städten, Gemeinden und Kommunen so, tägliche Arbeitsschritte im Posteingang und Postausgang (und zahlreichen anderen Bereichen) zu optimieren und zu automatisieren. Wie das in der Praxis funktioniert und wie Unternehmen und öffentliche Einrichtungen davon profitieren, erklären wir in unserem Beitrag zur E-Post. 

Dass die öffentliche Verwaltung bereits mit der Digitalisierung und Automatisierung begonnen hat, zeigt die aktuelle Kooperation des KI-Technologieunternehmens Helm & Nagel GmbH und Wolters Kluwer, einem renommierten  Anbieter von professionellen Informationsdiensten. Zusammen haben die Unternehmen das Ziel, die Effizienz der Verwaltungsprozesse in den Kommunen, Städten und Landkreisen nachhaltig zu verbessern.

E-Government-Dienste

Software in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht die Bereitstellung von E-Government-Diensten, mit denen Bürger und Unternehmen Online-Anträge stellen, Informationen abzurufen und Zahlungen tätigen. Ein Beispiel dafür ist die Einrichtung einer Online-Plattform für die Beantragung von Personalausweisen und Reisepässen. Bürger vereinbaren so online Termine, füllen Anträge aus und bezahlen Gebühren, ohne persönlich zur Behörde gehen zu müssen.

Finanz- und Haushaltsmanagement

Softwarelösungen unterstützen den öffentlichen Sektor bei der Budgetierung, Buchführung und finanziellen Planung. Setzt zum Beispiel eine Kommune eine spezialisierte Finanzsoftware ein, um Budgets für verschiedene Abteilungen zu erstellen und die Ausgaben im Laufe des Jahres zu verfolgen, stellt sie sicher, dass Gelder richtig verteilt sind.

Personalverwaltung und -abrechnung

Die Personalverwaltung pflegt Mitarbeiterdaten, erstellt Gehaltsabrechnungen und protokolliert Arbeitszeiten. Eine Software für die öffentliche Verwaltung hilft dabei, diese Informationen effizient zu verarbeiten und auszuwerten. Ein Beispiel ist eine Anwendung, die es Beamten ermöglicht, Urlaubstage online zu beantragen und die Arbeitszeit zu erfassen, was die Personalabteilung bei der Lohnabrechnung unterstützt.

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

Die öffentliche Verwaltung kommuniziert Informationen an Bürger und Medien. Hierbei helfen Kommunikationssoftware und Content-Management-Systeme (CMS). Ein Beispiel ist eine Social-Media-Software, mit der Einrichtungen ihre Kommunikation auf Plattformen wie Facebook und Instagram koordinieren. Dabei planen sie Beiträge, um wichtige Ankündigungen zu machen, reagieren auf Bürgeranfragen und fördern das Engagement der Bürger. Analysewerkzeuge der Software geben Stadtverwaltungen zudem Einblicke in die Wirksamkeit ihrer Kommunikationsstrategien.

Übrigens

Wir unterstützen Sie gerne, Ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Dafür bieten wir mit Konfuzio eine KI-Software an, mit der die öffentliche Verwaltung beispielsweise Datenextraktionsprozesse automatisieren kann. In der Praxis sind jedoch Automatisierungen in nahezu allen Bereichen möglich.

Dafür verfügt Konfuzio über vortrainierte Kategorisierungsmodelle, Algorithmen zur Dateiaufteilung und hybride Extraktions-KI.

Städte und Kommunen digitalisieren so Prozesse und werden Teil der Automatisierungselite in Deutschland. Auf diese Weise gestalten Sie nicht nur komplexe Prozesse effizient, sondern bieten Mitarbeitenden besonders attraktive Arbeitsumgebungen und eine umfangreiche digitale Unterstützung. 

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Benefits einer Software für die öffentliche Verwaltung

Die Einsatzbereiche einer Verwaltungssoftware im öffentlichen Dienst lassen es bereits erahnen, wie umfassend Einrichtungen von einer intelligenten Lösung profitieren. Sie arbeiten effizienter, sicherer und bürgernäher. Wie sehen die Vorteile im Detail aus?

Einfachere Verwaltungsprozesse

Eine Prozessmanagement Software in der öffentlichen Verwaltung automatisiert und vereinfacht Abläufe, was zu höherer Effizienz und schnellerer Bearbeitung von Anträgen führt. Städte und Kommen erhöhen so die Zufriedenheit der Bürger und reduzieren die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Gängige Softwareanwendungen dafür sind unter anderem diese:

Nintex

Nintex ist eine Prozessmanagement Software für die öffentliche Verwaltung, um Abläufe effizient zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu bietet die Anwendung eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Einrichtungen ihre Workflows schnell und einfach erstellen und verwalten. Nintex verfügt über Integrationen mit Anwendungen wie SharePoint, Salesforce und Office 365.

Kissflow

Kissflow ist eine Cloud-basierte Plattform für Prozessmanagement und Workflow-Automatisierung. Ähnlich wie Nintex organisieren Einrichtungen mit Kissflow ihre Abläufe, indem sie diese digital automatisieren. Dazu verfügt die Anwendung über eine intuitive Benutzeroberfläche und eine Vielzahl von Integrationen mit anderen Anwendungen wie Google Workspace, Salesforce und Zapier.

Processmaker

ProcessMaker ist eine Software für die öffentliche Verwaltung, mit der Einrichtungen Workflows so automatisieren, dass einfache, repetitive Aufgaben für Mitarbeiter wegfallen. Sie bietet eine flexible Architektur und eine Vielzahl von Integrationen mit Anwendungen wie Zapier, Salesforce und DocuSign.

Integration von KI

Der Einsatz von Verwaltungssoftware im öffentlichen Dienst ermöglicht die Integration von künstlicher Intelligenz in alltägliche Abläufe. Einrichtungen profitieren davon entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette. So entlastet KI Mitarbeiter vor allem bei einfachen, sich wiederholenden Aufgaben wie der Datenverarbeitung und Datenauswertung. Darüber hinaus unterstützt sie öffentliche Institutionen bei der Entscheidungsfindung und dem Risikomanagement, indem sie Muster in großen Datenmengen erkennt und Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen trifft. Diese 3 Anbieter sind dafür etabliert:

Konfuzio

Konfuzio unterstützt Sie dabei, Daten aus Dokumenten effizient zu verstehen und zu validieren. Dabei geht die Software dank Machine Learning und Deep Learning über eine Teilautomatisierung von Prozessen hinaus und bietet eine End-to-End Automatisierung. Dazu können Einrichtungen die KI so trainieren, dass sie einen echten Mehrwert aus ihren Daten gewinnen. Damit Sie von Anfang an wissen, welchen Mehrwert Sie mit Konfuzio generieren können, verfügt die Plattform über einen KI-Marktplatz. Auf diesem kaufen Sie hochmoderne und einsatzbereite KI-Modelle für Ihre Einrichtung ein. So ist von Beginn an klar, welche Ziele Sie mit Konfuzio erreichen. Um sich von den Potenzialen der Software zu überzeugen, bietet sie eine kostenlose Testphase an.

ELOenterprise

ELOenterprise ist eine leistungsstarke Enterprise Content Management Lösung, mit der die öffentliche Verwaltung eine individuelle Archivstruktur anlegen kann. Dazu bietet die Software umfangreiche Möglichkeiten der Rechtevergabe sowie Funktionen wie Versionierung, Referenzen, Links und eine effiziente Suche. Zudem unterstützt sie verschiedene Datenbanken und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung.

Origoss Solutions

Origoss Solutions ist ein Experte für Cloud-Native-Technologien, der sich auf die Beratung zu und Integration von cloudbasierten Dienstleistung konzentriert. Der Anbieter unterstützt Unternehmen jeder Größe auf ihrem Weg zur digitalen Transformation und erstellt dazu maßgeschneiderte Lösungen. Die Dienstleistungen von Origross Solutions umfassen unter anderem Kubernetes, das Ökosystem rund um Kubernetes sowie die beliebtesten Kubernetes-Distributionen für Unternehmen und verwaltete Kubernetes-Dienste.

Effizientere Zusammenarbeit

Eine Software ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in Verwaltungen und Behörden, indem sie die Kollaboration an Dokumenten und den Austausch von Informationen einfach gestaltet. Dafür haben sich die folgenden 3 Lösungen etabliert:

Bürgernahe Kommunikation

In der öffentlichen Verwaltung ermöglicht Software eine bessere Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern. Das heißt für die Praxis: Einrichtungen erledigen sowohl interne als auch Bürger-Anliegen schneller. Dafür eignen sich die folgenden 4 Anbieter: 

Integreat

Integreat ist eine mobile App, die von der Tür an Tür – Digital Factory gGmbH entwickelt wurde, um Neuankömmlingen in Deutschland den Einstieg in ihre neue Heimat zu erleichtern. Die App bietet Informationen zu verschiedenen Themen wie Bildung, Arbeit, Gesundheit und Freizeit in verschiedenen Sprachen. Ziel ist es, Neuankömmlingen den Zugang zu wichtigen Informationen zu erleichtern und ihnen so die Integration in die deutsche Gesellschaft zu erleichtern.

Imory

Imory hat eine integrierte Lösung entwickelt, mit der die öffentliche Verwaltung Bürgerkommunikation plant, entwickelt, misst und steuert. Das Tool greift dafür auf künstliche Intelligenz und Cognitive Search sowie Sentiment-Analyse zurück und erlaubt so eine proaktive Themensuche ebenso wie das Monitoring von Themen. Mit Imory verbessern Einrichtungen so nicht nur ihre Kommunikation, sondern richten ihre Entscheidungen auch besser an den Bedürfnissen der Bürger aus.

GovPilot

GovPilot bietet eine Plattform für kommunale Verwaltungen, um ihre Dienstleistungen zu digitalisieren und die Kommunikation mit Bürgern zu optimieren. Mit GovPilot automatisieren Verwaltungen ihre Prozesse, nehmen Anträge online entgegen und verfolgen den Status von Anträgen in Echtzeit. Dies trägt dazu bei, die Zufriedenheit der Bürger zu erhöhen und die Effizienz der Verwaltung zu steigern.

SeeClickFix

SeeClickFix bietet eine mobile App, mit der Bürger Probleme an ihre lokale Regierung melden. Mit der Software reagieren Verwaltungen so schnell auf die Bedürfnisse der Bevölkerung. Darüber hinaus verfügt die App über Funktionen zur Überwachung von Fortschritten und zur Kommunikation mit den Bürgern, um Transparenz und Vertrauen zu fördern.

Niedrigere Kosten

Software senkt die Kosten in der öffentlichen Verwaltung. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Verwaltungen verkürzen so zum Beispiel ihre Bearbeitungszeit von Anträgen. Dies senkt den Aufwand und damit die Kosten für jedes Anliegen. Daneben reduziert der Einsatz von Software auch den Papierverbrauch. Denn: Mit Anwendungen digitalisieren Einrichtungen ihre Dokumente und Formulare, so dass ein Ausdrucken überflüssig wird. Dafür eignen sich diese 3 Lösungen:

Adobe Sign

Adobe Sign ist eine Lösung für elektronische Signaturen, die den Papierverbrauch reduzieren und Prozesse in Verwaltungen digitalisieren. Mit Adobe Sign signieren und versenden Einrichtungen Dokumente digital, was den Prozess der Dokumentenfreigabe beschleunigt und die Notwendigkeit von physischen Unterschriften eliminiert. Darüber hinaus bietet die Software Integrationen mit einer Vielzahl von Anwendungen, was die Implementierung in bestehende Systeme erleichtert.

DocuSign

Ähnlich wie Adobe Sign bietet auch DocuSign eine Plattform für elektronische Signaturen, um Vereinbarungsprozesse zu automatisieren. Mit der Software beschleunigen Einrichtungen den Prozess der Dokumentenfreigabe und machen physische Unterschriften überflüssig. Darüber hinaus bietet DocuSign Funktionen zur Authentifizierung von Unterzeichnern und zur Nachverfolgung des Status von Dokumenten, was die Sicherheit und Transparenz erhöht.

Kofax

Kofax ist ein Dokumentenmanagementsystem für die öffentliche Verwaltung. Die Software automatisiert digitale Prozesse und steigert so die Effizienz. Dazu bietet Kofax Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten sowie zur Automatisierung von Workflows. Darüber hinaus ermöglicht die Anwendung Integrationen mit einer Vielzahl von anderen Tools.

Höhere Transparenz

Software für die öffentliche Verwaltung erhöht die Transparenz, indem sie Informationen online bereitstellt und Bürgern die Möglichkeit gibt, den Status ihrer Anträge online zu verfolgen. Dies verbessert das Verständnis der Bürger für die Arbeit der Verwaltung und stärkt das Vertrauen in öffentliche Einrichtungen. Dafür haben sich die folgenden Programme etabliert:

Höhere Datensicherheit

Software trägt auf verschiedene Weise dazu bei, die Datensicherheit in der öffentlichen Verwaltung zu erhöhen. Eine Möglichkeit ist die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass sensible Daten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Beispielsweise verwenden Einrichtungen E-Mail-Dienste mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit von Nachrichten zu gewährleisten.

Eine weitere Möglichkeit ist die Durchführung regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen, um sicherzustellen, dass IT-Systeme auf dem neuesten Stand und vor Cyberbedrohungen geschützt sind. Hierzu bieten sich zum Beispiel Antivirus-Software und Firewalls an, um Angriffe abzuwehren. Schließlich ermöglichen es Zugriffskontrollmechanismen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Dabei kommen beispielsweise Passwortrichtlinien und Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz. Um eine höhere Datensicherzeit zu gewährleisten, haben sich die folgenden Anbieter als leistungsstark erwiesen:

Symantec

Symantec ist eine Sicherheitssoftware, die im August 2019 von Broadcom Inc. übernommen wurde. Sie bietet Lösungen für E-Mail-Sicherheit und Verschlüsselung an, mit denen öffentliche Verwaltungen und Unternehmen ihre Kommunikation sichern und sensible Daten schützen.

McAfee

McAfee bietet Lösungen für die Endgerätesicherheit zum Schutz vor Cyber-Bedrohungen an. Mit McAfee sichern Einrichtungen ihre IT-Systeme und schützen sensible Daten. McAfee Total Protection bietet dabei einen unkomplizierten Schutz beim Surfen und Kommunizieren innerhalb der Behörde und mit Bürgern.

Trend Micro

Trend Micro ist ein Unternehmen, das cloudbasierte Sicherheitslösungen zum Schutz vor Cyberangriffen anbietet. Die Software nutzt dabei fortschrittliche KI-Lerntechnologie, um beispielsweise Ransomware zu stoppen. Durch ihre umfassenden Mechanismen eignet sich der Anbieter zum Beispiel auch für den Schutz von Finanzdaten.

3 wichtige Use Cases einer Software in der öffentlichen Verwaltung

Die Einsatzbereiche und die daraus resultierenden Vorteile einer Software für die öffentliche Verwaltung sind weitreichend. Welche wichtige Rolle künstliche Intelligenz dabei einnimmt, verdeutlichen die folgenden 3 Use Cases:

1. Grundbuchauszug durch KI im Planfeststellungsverfahren auslesen

Eine Software mit KI automatisiert umfassende Dokumentenprozesse:

Herausforderung

Um eine neue Autobahn zu planen und zu implementieren, benötigen Behörden im Schnitt Jahre oder Jahrzehnte. Denn: Ein Bau beeinflusst die umliegende Gegend stark, so dass vorher ein sogenanntes Planfeststellungsverfahren eröffnet werden muss. Dazu muss die Regierung sämtliche Eigentümer und Belastungen der zugrunde liegenden Grundstücke identifizieren. Bei diesem Prozess muss sie Tausende von Dokumenten untersuchen.

Lösung

Eine Software mit KI unterstützt Behörden dabei, eine neue Strecke zu planen, indem sie in unzähligen Dokumenten wie Grundbuchauszügen blättert und daraus wichtige Daten wie z.B. die Grundbesitzer, deren Adressen sowie die Besitzverhältnisse extrahiert. Durch die automatische Identifikation der Grundbesitzer und der jeweiligen Grundstücksbelastungen ist es den Behörden möglich, auf die Grundbesitzer zuzugehen und die für den Bau der Strecke notwendigen Details zu erarbeiten.

2. E-Mail-Analyse der Strafverfolgung mit KI

In der Strafverfolgung unterstützt eine KI die Behörden auf diese Weise:

Herausforderung

Um in Strafprozessen verdächtige Inhalte zu durchsuchen, müssen Behörden oftmals tausende oder zehntausende E-Mails sichten. Das ist enorm Ressourcen-aufwendig und benötigt viel Zeit.

Lösung

Eine KI-Software beschleunigt diesen Prozess, indem sie auffällige Daten wie eine bestimmte Wortwahl, den Austausch zwischen bestimmten Personen sowie deren Positionen erkennt, extrahiert und auswertet. Auf diese Weise wissen Behörden innerhalb weniger Sekunden, welchen E-Mail-Verkehr sie genauer untersuchen sollten.

3. Mietverträge mit KI verarbeiten

Mit einer Vertragsmanagement Software verarbeitet die öffentliche Verwaltung Mietverträge effizient:

Herausforderung

Wenn Personen einen Zweitwohnsitz beantragen möchten, müssen sie ihre Mietverträge beim entsprechenden Bürgeramt einreichen. Nur so kann die Stadt die Zweitwohnsitzsteuer berechnen. Dieser Prozess erfordert den Einsatz verschiedener Mitarbeiter verschiedener öffentlicher Institutionen.

Lösung

Eine KI-Anwendung ist in der Lage, die benötigten Informationen wie Namen, Adressen und Bankkonten automatisiert auszulesen, zu extrahieren und an die danach verantwortlichen Behördenstellen weiterzuleiten.

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