Une livraison arrive, accompagnée du bon de livraison. Avant que les marchandises ne soient acheminées vers l'entrepôt, un employé de la réception des marchandises vérifie : est-ce que cela correspond à la commande ? Souvent, ce n'est pas le cas à première vue. Commence alors la recherche dans le système de gestion des stocks, ligne par ligne. Impossible de laisser passer cela : après § 377 du Code de commerce allemand (HGB) la marchandise doit être inspectée „ immédiatement après la livraison “.
Le comptage et le contrôle visuel restent du ressort du service de réception des marchandises. Nous avons automatisé la vérification des documents pour un constructeur de machines. Cet article présente les règles qui sous-tendent ce processus à travers six exemples, y compris pour les livraisons partielles.
Pourquoi la simple comparaison entre le bon de livraison et la commande échoue
Les informations d'en-tête d'un bon de livraison ne posent généralement pas de problème. Le fournisseur, la date et le numéro du bon de livraison peuvent être renseignés à l'aide d'une Reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les bons de livraison facilement lues automatiquement. La difficulté réside dans les lignes de commande, car c'est là que le bon de livraison et la commande divergent de quatre façons typiques :
- Référence d'un autre fabricant: Le fournisseur imprime son propre numéro d'article. Votre numéro d'article n'apparaît que s'il l'a enregistré dans son système.
- Autre formulation de la référence: „ 0004599000101 “, „ 4599000101 “ et „ 4599000101 / 20 “ correspondent à la même commande.
- Postes de commande fractionnés: Un article a été commandé dans une commande pour deux postes, par exemple 18 et 12 pièces. Le fournisseur livre 30 pièces en une seule ligne.
- Livraisons partielles: Sur les 25 mètres, 15 sont d'abord parcourus, le reste suivra plus tard.
Dans ces cas-là, une comparaison visant simplement à rechercher une ligne de bon de livraison dans toutes les commandes en cours ne donne soit aucun résultat, soit un résultat erroné. Si, par exemple, elle trouve le même article dans une autre commande, la ligne semble alors confirmée, alors qu’elle appartient en réalité à une autre opération.
Ordre d'affectation d'une ligne de bon de livraison
Notre processus de rapprochement commence donc toujours par le numéro de commande. Ce n'est qu'ensuite qu'il recherche la ligne de commande correspondante. Il s'appuie pour cela sur une liste des lignes de commande en cours issue du système de gestion des stocks, c'est-à-dire le système ERP. Cette liste contient le numéro de commande, le numéro de ligne, le numéro d'article, la quantité et l'unité.
Dans un premier temps, la recherche par numéro de commande permet de trouver la bonne commande. Elle ne compare que la première série de chiffres, sans les zéros non significatifs. „ 0004599000101 “ et „ 4599000101 / 20 “ renvoient ainsi à la même commande. Si le numéro de commande est manquant ou si la commande n'est pas ouverte, le bon de livraison s'affiche en rouge.
Il recherche ensuite le poste de commande portant le même numéro d'article, mais uniquement dans cette commande-là. Un article provenant d'une autre commande ne sera donc jamais trouvé.
Il arrive parfois que la référence du produit soit manquante ou qu'elle ne figure pas dans la commande. Dans ce cas, deux autres solutions s'offrent à vous :
- Numéro de poste: Le fournisseur imprime le numéro de poste, et un seul poste de commande porte ce numéro.
- Poste unique: La commande ne comporte qu'un seul article, et la quantité et l'unité correspondent exactement.
Les correspondances obtenues par ces deux méthodes ne sont jamais certaines. La ligne est alors toujours attribuée à une seule personne. Si le bon de livraison et la commande comportent des numéros d'article différents, le système ne tente même pas d'établir une correspondance entre les deux. Si seul le numéro d'article du fournisseur est indiqué, la ligne est traitée comme si le numéro d'article était manquant.
Livraison partielle et ligne de commande fractionnée : quand 18 plus 12 font 30
Il arrive parfois qu'un article figure à plusieurs postes d'une même commande, par exemple sur deux postes avec respectivement 18 et 12 pièces. Dans ce cas, le rapprochement les additionne. Les 30 pièces livrées correspondent donc exactement à la quantité commandée. Si le fournisseur imprime le numéro de ligne, seule cette ligne est prise en compte. Si les lignes ont des unités différentes, le système de rapprochement n’effectue aucun regroupement. La ligne est alors soumise à vérification.
Les livraisons partielles sont autorisées : une quantité inférieure à celle indiquée dans la liste est acceptée ; une quantité supérieure constitue un excédent et fait l'objet d'une clarification. La tolérance applicable peut être définie. Chez le constructeur de machines, elle est actuellement fixée à zéro.
Il y a toutefois une limite : la comparaison s'effectue par rapport à la quantité figurant dans la liste. Le système ne déduit pas lui-même les livraisons partielles antérieures. La liste doit donc contenir la quantité encore en attente et être à jour. La vérification s'effectue toujours par rapport à l'état de la dernière exportation.
Vert, jaune, rouge : quand une personne passe un examen
Le logiciel ne décide pas tout à lui seul. Chaque ligne se voit attribuer une couleur, et c'est cette couleur qui détermine si un humain verra le bon de livraison. Le bon de livraison dans son ensemble se voit attribuer la pire couleur parmi celles de ses lignes :
- Vert, pas besoin d'intervention humaine: La ligne a été trouvée grâce au numéro d'article, la quantité n'est pas trop élevée et l'unité est correcte. Le bon de livraison est automatiquement validé.
- Jaune, une personne a confirmé: Il y a un petit problème. La ligne n'a été trouvée qu'à partir du numéro de poste ou du seul poste concerné, la quantité livrée est supérieure à celle commandée, ou les postes fractionnés comportent des unités différentes.
- Rouge, une personne explique: Il y a ici un problème fondamental. Le numéro de commande manque, la commande n'est pas ouverte, la ligne ne figure pas dans la commande ou l'unité n'est pas correcte.
En cas de statut „ Jaune “ ou « Rouge », la personne responsable reçoit un e-mail contenant un lien vers la vue de vérification. Elle peut y voir, à côté du document, si et comment chaque ligne a été détectée, ainsi que la raison pour laquelle elle n'est pas en vert. Par exemple : « La position a été attribuée via la ligne de commande, et non via le numéro d'article. » Elle valide alors le bon de livraison ou le rejette.
Ce principe s'appelle L'homme dans la boucle: L'être humain vérifie précisément là où le logiciel présente des failles.
Un exemple avec six bons de livraison
Nous illustrons ce fonctionnement à l'aide de six bons de livraison fictifs. Ceux-ci proviennent de trois fournisseurs fictifs et s'inspirent du projet mené chez le constructeur de machines. Quatre commandes sont en cours, totalisant dix lignes de commande. Chaque bon de livraison présente un cas typique :
| Bon de livraison | cas | Affectation | feux de signalisation |
|---|---|---|---|
| 1 | livraison complète | Référence article | Vert |
| 2 | 30 pièces contre 18 + 12, plus 15 sur 25 m | Référence article, deux lignes de commande | Vert |
| 3 | 450 rondelles au lieu de 400 | Référence article | Jaune |
| 4 | Seul le numéro de poste est imprimé | Numéro de poste | Jaune |
| 5 | pas de numéro d'article, commande comportant un seul poste | seul poste de commande | Jaune |
| 6 | Commande non ouverte | aucune | Rouge |
Chaque bon de livraison se voit attribuer la couleur correspondant à son cas. Le bon de livraison n° 1 est traité sans vérification et sans envoi d'e-mail. Pour le bon de livraison n° 3, la vérification automatique signale : „ La quantité livrée (450) dépasse la quantité restante (400) (tolérance ±0). “
Les documents sont concis et simples. Les véritables bons de livraison, avec leurs cachets, leurs annotations manuscrites et leurs listes de colisage de plusieurs pages, sont plus difficiles à lire. Les règles d'attribution restent toutefois les mêmes.
La comparaison des bons de livraison peut-elle également être mise en place chez vous ?
Ces questions vous permettront de vérifier si cette harmonisation s'applique également à votre quotidien.
- Vérifiez-vous manuellement la correspondance entre les lignes du bon de livraison et la commande que vous avez reçue ?
- Est-ce que vos bons de livraison indiquent souvent la référence du fournisseur au lieu de votre référence article ?
- Une commande vous est-elle livrée en plusieurs livraisons partielles ?
- Votre système de gestion des stocks peut-il exporter les lignes de commande en attente sous forme de liste (CSV, Excel) ou via une interface API ?
- Est-ce qu'une personne ne doit plus voir que les bons de livraison imprécis ?
La vérification du bon de livraison constitue la première étape d'une chaîne. Si elle est correcte, alors la contrôle numérique des factures plus simple. En effet, lors de la mise en correspondance de la commande, du bon de livraison et de la facture, la livraison est alors déjà confirmée.
Conclusion
Un bon de livraison peut être vérifié automatiquement par rapport à la commande. Pour cela, le système de recoupement doit simplement rechercher la commande correspondante. Il doit prendre en compte les postes fractionnés et les livraisons partielles. Et il doit signaler toute attribution incertaine à une personne. Les bons de livraison sans ambiguïté sont alors traités automatiquement, sans intervention manuelle. Seuls les cas présentant des anomalies ou des incertitudes sont conservés au niveau de la réception des marchandises.
Vous souhaitez savoir comment cela fonctionne avec vos bons de livraison et votre système de gestion des stocks ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir d'examiner certains de vos documents.
FR 
DE 
EN 
ES