Sincronizar automáticamente el albarán con el pedido

Llega un envío y, con él, el albarán. Antes de que la mercancía entre en el almacén, alguien de la sección de recepción comprueba: ¿coincide con el pedido? A menudo, a primera vista no coincide. Entonces comienza la búsqueda en el sistema de gestión de existencias, línea por línea. No se puede dejar pasar: después de Artículo 377 del Código de Comercio alemán (HGB) La mercancía debe inspeccionarse „inmediatamente después de la entrega“.

El recuento y la inspección visual siguen siendo tarea del departamento de recepción de mercancías. Hemos automatizado la comprobación de la documentación para un fabricante de maquinaria. Este artículo explica las reglas que hay detrás a través de seis ejemplos, incluidos los de entregas parciales.

Por qué falla la simple comparación entre el albarán y el pedido

Los datos de cabecera de un albarán de entrega rara vez suponen un problema. El proveedor, la fecha y el número de albarán se pueden introducir con una Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para albaranes Se pueden leer automáticamente sin problemas. La dificultad surge con las partidas, ya que en ellas el albarán y el pedido difieren entre sí de cuatro formas habituales:

• Número de artículo de otro fabricante: El proveedor imprime su propio número de artículo. Su número de material solo aparece si lo ha registrado en su sistema.
• Otra forma de escribir el número de pedido: „0004599000101“, „4599000101“ y „4599000101 / 20“ se refieren al mismo pedido.
• Partidas de pedido fraccionadas: En un pedido se ha solicitado un material en dos partidas, por ejemplo, 18 y 12 unidades. El proveedor entrega 30 unidades en una sola línea.
• Entregas parciales: De los 25 metros, primero vendrán 15; el resto llegará más tarde.

Una comprobación que simplemente busca una línea del albarán en todos los pedidos pendientes no encuentra nada en estos casos, o bien encuentra algo incorrecto. Si, por ejemplo, encuentra el mismo material en otro pedido, la línea parece estar confirmada, aunque pertenezca a otra operación.

Orden en el que se asigna una línea del albarán de entrega

Por eso, nuestra comprobación siempre comienza por el número de pedido. Solo después busca la partida de pedido correspondiente. La base es una lista de partidas de pedido pendientes procedente del sistema de gestión de existencias, el sistema ERP. Esta lista incluye el número de pedido, el número de partida, el número de material, la cantidad y la unidad.

En primer lugar, la búsqueda por número de pedido localiza el pedido correcto. Solo compara la primera secuencia de dígitos, sin los ceros iniciales. Así, tanto „0004599000101“ como „4599000101 / 20“ corresponden al mismo pedido. Si falta el número de pedido o si el pedido no está abierto, el albarán se muestra en rojo.

A continuación, busca la línea de pedido con el mismo número de material, pero solo en ese pedido concreto. De este modo, nunca aparecerá como resultado un material de otro pedido.

A veces falta el número de material o no figura en el pedido. En ese caso, hay otras dos opciones:

• Número de posición: El proveedor imprime el número de posición, y solo una posición del pedido tiene ese número.
• Única posición: El pedido solo tiene una referencia, y la cantidad y la unidad coinciden exactamente.

Las coincidencias a través de estas dos vías nunca son seguras. La línea se asigna siempre a una persona. Si el albarán y el pedido contienen números de material diferentes, el sistema ni siquiera intenta realizar la comparación entre ambas vías. Si solo figura el número de artículo del proveedor, la línea se trata como si faltara el número de material.

Entrega parcial y partida de pedido fraccionada: cuándo 18 más 12 es igual a 30

A veces, un material aparece en varias posiciones del mismo pedido, por ejemplo, en dos con 18 y 12 unidades. En ese caso, la conciliación las suma. Por lo tanto, las 30 unidades entregadas coinciden exactamente con la cantidad pedida. Si el proveedor imprime el número de partida, solo se tiene en cuenta esa partida concreta. Si las partidas tienen unidades diferentes, la comprobación no suma nada. En ese caso, la línea pasa a la lista de aclaraciones.

Se permiten entregas parciales: si la cantidad es inferior a la indicada en la lista, no hay problema; si es superior, se considera un exceso de entrega y se somete a aclaración. La tolerancia al respecto se puede ajustar. En el caso del fabricante de maquinaria, actualmente está fijada en cero.

Hay una limitación: la comparación se realiza con la cantidad que figura en la lista. El sistema no deduce por sí mismo las entregas parciales anteriores. Por lo tanto, la lista debe incluir la cantidad pendiente y estar actualizada. La comprobación se realiza siempre en función del estado de la última exportación.

Verde, amarillo, rojo: cuándo una persona se pone a prueba

El programa no lo decide todo por sí solo. A cada línea se le asigna un color, y ese color determina si una persona ve el albarán. A todo el albarán se le asigna el peor color de todas sus líneas:

• Verde, no hace falta nadie: La línea se ha encontrado mediante el número de material, la cantidad no es excesiva y la unidad es correcta. El albarán se autoriza automáticamente.
• Amarillo, una persona lo confirma: Hay algo que no está del todo claro. La línea solo se ha encontrado mediante el número de posición o la única posición; se ha recibido más de lo pedido, o las posiciones divididas tienen unidades diferentes.
• Rojo, una persona aclara: Aquí hay algo que no cuadra. Falta el número de pedido, el pedido no está abierto, la línea no aparece en el pedido o la unidad no es la correcta.

En los casos de amarillo y rojo, la persona responsable recibe un correo electrónico con un enlace a la vista de revisión. Allí puede ver, junto al documento, si se ha encontrado cada línea y de qué manera, y por qué no aparece en verde. Por ejemplo: „La posición se ha asignado a través de la posición del pedido, no a través del número de material“. A continuación, aprueba el albarán de entrega o lo rechaza.

Este principio se denomina Humano en el bucle: El ser humano comprueba precisamente aquellos aspectos en los que el software presenta fallos de seguridad.

Un ejemplo con seis albaranes

Para ilustrar cómo funciona todo esto, mostramos seis albaranes ficticios. Proceden de tres proveedores ficticios y se basan en el proyecto de la empresa de ingeniería mecánica. Hay cuatro pedidos pendientes con un total de diez partidas. Cada albarán muestra un caso típico:

Cada albarán recibe el color que corresponde a su caso. El albarán 1 se procesa sin comprobación y sin envío de correo electrónico. En el albarán 3, la comprobación automática indica: „La cantidad de entrega, 450, supera la cantidad restante, 400 (tolerancia ±0)“.“

Los documentos tienen un diseño sencillo y conciso. Los albaranes auténticos, con sellos, escritura a mano y listas de embalaje de varias páginas, son más difíciles de leer. No obstante, las reglas de clasificación siguen siendo las mismas.

¿Se puede aplicar la comprobación de albaranes también en su empresa?

Con estas preguntas podrás comprobar si el equilibrio también se aplica en tu día a día.

1. ¿Comprobáis manualmente si las partidas del albarán coinciden con el pedido?
2. ¿A menudo aparece en sus albaranes el número de artículo del proveedor en lugar de su número de material?
3. ¿Reciben los pedidos en varios envíos parciales?
4. ¿Su sistema de gestión de inventario puede generar una lista de las partidas de pedido pendientes (en formato CSV o Excel) o a través de una interfaz API?
5. ¿Es que una persona solo tiene que ver los albaranes que no están claros?

La comprobación del albarán de entrega es el primer paso de una cadena. Si está en orden, también estará la Verificación de facturas digitales más sencillo. Y es que, al cotejar el pedido, el albarán y la factura, la entrega ya estará confirmada.

Conclusión

Un albarán de entrega se puede comprobar automáticamente con el pedido. Para ello, la comprobación solo tiene que buscar en el pedido correcto. Debe tener en cuenta las partidas divididas y las entregas parciales. Y debe asignar cada asignación dudosa a una persona. De este modo, los albaranes de entrega inequívocos se procesan automáticamente sin necesidad de intervención. En la entrada de mercancías solo quedan los casos que presentan discrepancias o que no están claros.

¿Quiere saber cómo funciona todo esto con sus albaranes y su gestión de existencias? Póngase en contacto con nosotros. Estaremos encantados de analizarlo con algunos de sus documentos.