Eine Lieferung kommt an, und mit ihr der Lieferschein. Bevor die Ware ins Lager geht, prüft jemand im Wareneingang: Passt das zur Bestellung? Oft passt es nicht auf den ersten Blick. Dann beginnt die Suche in der Warenwirtschaft, Zeile für Zeile. Liegen lassen geht nicht: Nach § 377 HGB ist die Ware „unverzüglich nach der Ablieferung“ zu untersuchen.
Zählen und Sichtprüfung bleiben Aufgabe des Wareneingangs. Den Abgleich der Papiere haben wir für einen Maschinenbauer automatisiert. Dieser Beitrag zeigt die Regeln dahinter an sechs Beispielen, auch für Teillieferungen.
Warum der einfache Abgleich von Lieferschein und Bestellung scheitert
Die Kopfdaten eines Lieferscheins machen selten Mühe. Lieferant, Datum und Lieferscheinnummer lassen sich mit einer Texterkennung (OCR) für Lieferscheine gut automatisch auslesen. Schwierig wird es bei den Positionen, denn dort weichen Lieferschein und Bestellung auf vier typische Arten voneinander ab:
- Fremde Artikelnummer: Der Lieferant druckt seine eigene Artikelnummer. Ihre Materialnummer steht nur da, wenn er sie in seinem System hinterlegt hat.
- Andere Schreibweise der Bestellnummer: „0004599000101“, „4599000101“ und „4599000101 / 20“ meinen dieselbe Bestellung.
- Aufgeteilte Bestellpositionen: Ein Material wurde in einer Bestellung auf zwei Bestellpositionen bestellt, etwa 18 und 12 Stück. Der Lieferant liefert 30 Stück in einer Zeile.
- Teillieferungen: Von 25 Metern kommen zunächst 15, der Rest folgt später.
Ein Abgleich, der eine Lieferscheinzeile einfach in allen offenen Bestellungen sucht, findet in diesen Fällen entweder nichts oder das Falsche. Findet er zum Beispiel dasselbe Material in einer anderen Bestellung, ist die Zeile scheinbar bestätigt, obwohl sie zu einem anderen Vorgang gehört.
In welcher Reihenfolge eine Lieferscheinzeile zugeordnet wird
Unser Abgleich beginnt deshalb immer bei der Bestellnummer. Erst danach sucht er die passende Bestellposition. Grundlage ist eine Liste der offenen Bestellpositionen aus der Warenwirtschaft, dem ERP-System. Sie enthält Bestellnummer, Positionsnummer, Materialnummer, Menge und Einheit.
Zuerst findet der Abgleich über die Bestellnummer die richtige Bestellung. Er vergleicht nur die erste Ziffernfolge, ohne führende Nullen. „0004599000101“ und „4599000101 / 20“ führen so zur selben Bestellung. Fehlt die Bestellnummer oder ist die Bestellung nicht offen, wird der Lieferschein rot.
Dann sucht er die Bestellposition mit derselben Materialnummer, aber nur in dieser einen Bestellung. Ein Material aus einer anderen Bestellung wird so nie zum Treffer.
Manchmal fehlt die Materialnummer, oder sie steht nicht in der Bestellung. Dann gibt es zwei weitere Wege:
- Positionsnummer: Der Lieferant druckt die Positionsnummer, und genau eine Bestellposition hat diese Nummer.
- Einzige Position: Die Bestellung hat nur eine Position, und Menge und Einheit stimmen genau überein.
Treffer über diese beiden Wege sind nie sicher. Die Zeile geht dann immer an eine Person. Tragen Lieferschein und Bestellung verschiedene Materialnummern, versucht der Abgleich die beiden Wege gar nicht erst. Steht nur die Artikelnummer des Lieferanten da, wird die Zeile behandelt, als fehle die Materialnummer.
Teillieferung und aufgeteilte Bestellposition: wann 18 plus 12 gleich 30 ist
Manchmal steht ein Material auf mehreren Positionen derselben Bestellung, etwa auf zwei mit 18 und 12 Stück. Dann rechnet der Abgleich sie zusammen. 30 gelieferte Stück sind also genau die bestellte Menge. Druckt der Lieferant die Positionsnummer, zählt nur diese eine Position. Haben die Positionen verschiedene Einheiten, rechnet der Abgleich nichts zusammen. Die Zeile geht dann zur Klärung.
Teillieferungen sind erlaubt: Weniger als in der Liste ist in Ordnung, mehr ist eine Überlieferung und geht zur Klärung. Die Toleranz dafür lässt sich einstellen. Beim Maschinenbauer steht sie derzeit auf null.
Eine Grenze gibt es: Der Abgleich vergleicht mit der Menge aus der Liste. Frühere Teillieferungen zieht er nicht selbst ab. Die Liste muss also die noch offene Menge enthalten und aktuell sein. Geprüft wird immer gegen den Stand des letzten Exports.
Grün, Gelb, Rot: wann ein Mensch prüft
Die Software entscheidet nicht alles allein. Jede Zeile bekommt eine Farbe, und die Farbe bestimmt, ob ein Mensch den Lieferschein sieht. Der ganze Lieferschein bekommt die schlechteste Farbe seiner Zeilen:
- Grün, kein Mensch nötig: Die Zeile wurde über die Materialnummer gefunden, die Menge ist nicht zu hoch, die Einheit stimmt. Der Lieferschein wird automatisch freigegeben.
- Gelb, ein Mensch bestätigt: Etwas ist nicht ganz sicher. Die Zeile wurde nur über die Positionsnummer oder die einzige Position gefunden, es kam mehr als bestellt, oder aufgeteilte Positionen haben verschiedene Einheiten.
- Rot, ein Mensch klärt: Hier passt etwas Grundlegendes nicht. Die Bestellnummer fehlt, die Bestellung ist nicht offen, die Zeile steht nicht in der Bestellung, oder die Einheit stimmt nicht.
Bei Gelb und Rot bekommt die zuständige Person eine E-Mail mit einem Link zur Prüfansicht. Dort sieht sie neben dem Dokument, ob und wie jede Zeile gefunden wurde und warum sie nicht grün ist. Zum Beispiel: „Position wurde über die Bestellposition zugeordnet, nicht über die Materialnummer.“ Dann gibt sie den Lieferschein frei oder lehnt ihn ab.
Dieses Prinzip heißt Human in the Loop: Der Mensch prüft genau dort, wo die Software unsicher ist.
Ein Beispiel mit sechs Lieferscheinen
Wie das zusammenspielt, zeigen wir an sechs erfundenen Lieferscheinen. Sie stammen von drei erfundenen Lieferanten und sind dem Projekt beim Maschinenbauer nachempfunden. Offen sind vier Bestellungen mit zusammen zehn Bestellpositionen. Jeder Lieferschein zeigt einen typischen Fall:
| Lieferschein | Fall | Zuordnung | Ampel |
|---|---|---|---|
| 1 | vollständige Lieferung | Materialnummer | Grün |
| 2 | 30 Stück gegen 18 + 12, dazu 15 von 25 m | Materialnummer, zwei Bestellpositionen | Grün |
| 3 | 450 statt 400 Unterlegscheiben | Materialnummer | Gelb |
| 4 | nur Positionsnummer gedruckt | Positionsnummer | Gelb |
| 5 | keine Materialnummer, Bestellung mit einer Bestellposition | einzige Bestellposition | Gelb |
| 6 | Bestellung nicht offen | keine | Rot |
Jeder Lieferschein bekommt die Farbe, die sein Fall verlangt. Lieferschein 1 läuft ohne Prüfung und ohne E-Mail durch. Bei Lieferschein 3 meldet die automatische Prüfung: „Liefermenge 450 überschreitet die Restmenge 400 (Toleranz ±0).“
Die Dokumente sind synthetisch und einfach gestaltet. Echte Lieferscheine mit Stempeln, Handschrift und mehrseitigen Packlisten sind schwerer zu lesen. Die Regeln der Zuordnung bleiben aber dieselben.
Kann der Lieferscheinabgleich auch bei Ihnen eingesetzt werden?
Mit diesen Fragen prüfen Sie, ob ein Abgleich auch im Alltag bei Ihnen trägt.
- Werden die Positionen des Lieferscheins mit der Bestellung bei Ihnen von Hand kontrolliert?
- Steht auf Ihren Lieferscheinen oft die Artikelnummer des Lieferanten statt Ihrer Materialnummer?
- Kommt eine Bestellung bei Ihnen in mehreren Teillieferungen?
- Kann Ihre Warenwirtschaft die offenen Bestellpositionen als Liste (CSV, Excel) oder über eine API-Schnittstelle ausgeben?
- Soll ein Mensch nur noch die unklaren Lieferscheine sehen?
Der Lieferscheinabgleich ist der erste Schritt einer Kette. Ist er sauber, wird auch die digitale Rechnungsprüfung einfacher. Denn beim Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung ist die Lieferung dann schon bestätigt.
Fazit
Ein Lieferschein lässt sich automatisch gegen die Bestellung prüfen. Dafür muss der Abgleich nur in der richtigen Bestellung suchen. Er muss aufgeteilte Positionen und Teillieferungen kennen. Und er muss jede unsichere Zuordnung an eine Person geben. Dann laufen eindeutige Lieferscheine ohne Zutun durch. Im Wareneingang bleiben nur die Fälle, die abweichen oder unklar sind.
Sie möchten wissen, wie das mit Ihren Lieferscheinen und Ihrer Warenwirtschaft aussieht? Sprechen Sie uns an. Wir prüfen es gern an einigen Ihrer Dokumente.
DE 
EN 
ES 
FR