Automatisation AWB Air Waybill

AWB Automatisation du fret aérien à l'aéroport de Zurich

Maximilien Schneider

Le site Automatisation des processus commerciaux, y compris l'archivage d'Air Waybills Secteur de la logistique est devenue de plus en plus importante pour améliorer l'efficacité et la précision. Dans ce contexte, nous souhaitons expliquer un exemple réussi de mise en œuvre d'un système d'archivage automatisé AWB dans une entreprise de logistique à l'aéroport de Zurich, une autre possibilité d'automatisation au moyen d'un modèle d'IA sur le Konfuzio Place du marché et expliquer au préalable les tenants et aboutissants de ce document spécial du transport aérien de marchandises.

Air Waybill, AWB ou lettre de transport aérien - Qu'est-ce que c'est ?

Une lettre de transport aérien ou Air Waybill (AWB) est un contrat indispensable pour le transport de marchandises, signé entre l'expéditeur et le transporteur de marchandises ou de fret aérien, généralement une compagnie aérienne. Ce document important sert d'accusé de réception pour les marchandises expédiées et de preuve écrite du contrat conclu pour leur transport. La réglementation et la normalisation de ce document incombent à l'Association internationale du transport aérien (IATA). Malgré les normes strictes énoncées dans ce glossaire, on constate toujours, dans la pratique, diverses divergences et parfois même des scans difficilement lisibles.

Contenu d'une lettre de transport aérien

La structure d'un AWB typique peut comprendre différents domaines, notamment

  1. Numéro AWBChaque lettre de transport aérien est munie d'un numéro unique enregistré par la compagnie aérienne. Ce numéro joue un rôle crucial dans le suivi logistique global du transport.
  2. Contact de l'expéditeur: Dans cette zone, le nom et l'adresse complète de l'expéditeur sont enregistrés afin de garantir une route sans problème du transport.
  3. Contact du destinataireLe nom et l'adresse complète du destinataire sont également documentés pour l'itinéraire de transport.
  4. Aéroport de départ et d'arrivéeCes sections fournissent des informations sur l'itinéraire aérien du fret, les aéroports d'où il part et ceux où il atterrit.
  5. Description des marchandisesCette partie contient de nombreuses informations sur le type et la quantité de marchandises transportées. Des exigences spécifiques concernant la manipulation des marchandises peuvent également y être mentionnées.
  6. Poids et volumeLe poids réel ou volumétrique de l'envoi est enregistré ici, selon la valeur la plus élevée.
  7. Frais de transport et autres fraisCette section fournit des informations détaillées sur les coûts de transport, y compris les coûts de logistique et de fret, ainsi que d'autres frais à la charge de l'expéditeur ou du destinataire.
  8. Instructions relatives à la manipulation du fretCette section peut contenir des instructions spécifiques sur la manière de manipuler le fret en toute sécurité, notamment lorsqu'il s'agit de marchandises dangereuses ou périssables.
  9. Signature de l'expéditeur et de la compagnie aériennePour que la lettre de transport aérien soit juridiquement contraignante, l'expéditeur et la compagnie aérienne doivent tous deux la signer et l'enregistrer.

Un AWB est un document essentiel dans le domaine du fret aérien, car il rassemble toutes les informations essentielles sur l'envoi et fait également office de contrat juridique entre l'expéditeur et la compagnie aérienne. Il est donc essentiel que ce document soit rempli de manière très précise et consciencieuse et qu'il soit conservé avec soin.

Pourquoi les lettres de transport aérien sont-elles archivées ?

Air Waybills (AWB), appelés lettres de transport aérien et Bulletins de livraison sont des documents importants dans le domaine de la logistique, notamment dans le transport de marchandises et plus particulièrement dans le transport aérien. Ils sont archivés pour plusieurs raisons :

Les lettres de transport aérien, également connues sous le nom d'AWB, sont d'une valeur inestimable dans le monde de la logistique, notamment dans le domaine du transport de fret, et plus particulièrement dans le transport aérien pour les transporteurs et leur travail quotidien. Il existe plusieurs raisons impérieuses d'archiver ces documents importants :

Exigences légales

Dans de nombreux pays, les entreprises sont légalement tenues d'enregistrer et de conserver les documents commerciaux tels que les AWB et les bons de livraison pendant une période donnée. Supposons qu'il y ait une enquête sur un envoi dans le secteur du transport qui pourrait avoir transporté des marchandises illégales. Dans ce cas, le document AWB archivé sert de preuve irréfutable que l'entreprise a fait preuve d'une diligence raisonnable en consignant avec précision le type de marchandises déclarées par l'expéditeur.

Vérification et suivi

Les lettres de transport aérien et les bons de livraison sont des documents indispensables pour le suivi des envois pendant le transport. Imaginez qu'un client affirme n'avoir jamais reçu son envoi. Grâce à la BTA archivée, l'entreprise peut retracer le parcours complet de l'envoi afin de déterminer si une erreur s'est produite quelque part. Il est par exemple possible de vérifier si l'envoi a été déchargé au mauvais endroit ou s'il y a eu des retards qui auraient pu compromettre la livraison dans les délais.

Objectifs financiers

Les AWB et les bons de livraison contiennent souvent des informations importantes pour la comptabilité financière. Par exemple, si un audit a lieu à la fin d'un exercice, l'entreprise peut utiliser les AWB et les bons de livraison archivés pour vérifier les frais de transport enregistrés. Une comparaison avec les transactions financières permet des possibilités de contrôle supplémentaires.

Service à la clientèle

Les AWB et les bons de livraison peuvent être utilisés pour clarifier les demandes des clients ou résoudre leurs problèmes. Un client peut obtenir l'heure exacte d'arrivée de son envoi grâce à l'AWB. L'entreprise peut justifier cette information par AWB archivé.

Les AWB et les bons de livraison peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients ou pour résoudre leurs problèmes. Un client peut obtenir des informations précises sur l'heure d'arrivée de son envoi grâce à l'AWB. L'entreprise est en mesure de fournir ces informations comme justificatif à l'aide de l'AWB archivé.

Contrôle de la qualité et amélioration des processus

En analysant les AWB et les bons de livraison, les entreprises peuvent identifier des tendances et des modèles dans leurs chaînes d'approvisionnement. Supposons qu'en examinant ses AWB, une entreprise constate que les envois vers une destination spécifique arrivent régulièrement en retard. Cela pourrait indiquer qu'il y a un problème avec cette partie spécifique de la chaîne d'approvisionnement. En conséquence, l'entreprise pourrait prendre des mesures pour optimiser ce processus et garantir ainsi une route plus fluide pour les transports futurs.

Contexte

Avant l'introduction du système automatisé, l'AWB-Processus d'archivage étaient effectués manuellement. Les collaborateurs étaient obligés de scanner chaque AWB individuellement et de stocker les fichiers numérisés dans un système de stockage local. Ce processus était extrêmement chronophage, gourmand en ressources et sujet aux erreurs, notamment en raison de la diversité des informations contenues dans une AWB. De plus, l'augmentation du volume des envois de fret aérien et les exigences légales croissantes en matière de conservation des documents ont posé des défis considérables aux entreprises du secteur.

Pour faire face à ces problèmes et améliorer son efficacité, l'entreprise a décidé de mettre en place et d'enregistrer un système d'archivage automatisé AWB, afin d'optimiser sa carrière et son transport.

Mise en œuvre

Le site Entreprise de logistique a acquis Konfuzio pour développer une solution logicielle personnalisée. Les principales fonctions du nouveau système étaient la numérisation et la séparation automatiques des scans de CTA de plusieurs pages, l'indexation automatique basée sur les numéros de CTA et d'autres informations pertinentes, la recherche et la récupération faciles des CTA archivés et le respect des normes de protection des données et des délais de conservation légaux.

Les responsables du projet ont commencé la mise en œuvre par une analyse détaillée des besoins afin de déterminer les exigences et les objectifs spécifiques de l'entreprise. S'en est suivie la phase de développement, au cours de laquelle les techniciens ont adapté et optimisé le logiciel en fonction de ces exigences.

La phase de test qui a suivi a été cruciale pour s'assurer que le logiciel fonctionnait correctement et répondait à toutes les exigences. Après des tests concluants, le système a finalement été mis en œuvre dans toute l'entreprise.

Un processus d'OCR ABW automatique


Le graphique montre un flux de processus pour l'archivage (importation) et la lecture (exportation) de lettres de transport aérien, également connues sous le nom d'Airway Bills (AWB), dans le cadre du traitement des documents. Le processus est divisé en plusieurs étapes :

  1. Numérisation:
    • Un traitement par lots ("batch scan") est effectué.
    • Il y a trois boutons pour déterminer le type de scans empilés (ceci est contrôlé par un choix de paramètres API).
  2. Diviser le scan:
    • Les documents sont répartis de manière à ce que chaque document PDF contienne un AWB...
  3. Nommage automatique des fichiers:
    • Les documents scannés sont rassemblés sous forme de fichiers PDF nommés pour l'archive. Une fonction d'archivage ZIP n'a pas été utilisée.
    • La liste des documents API peut être filtrée par date et par heure, mais cette fonctionnalité n'est pas obligatoire.
  4. AWB Export Extraction (lecture de l'AWB pour l'exportation) :
    • Pour cette étape, on utilise l'API AWB que l'on trouve sur la place de marché Confuzio.
  5. Système cible Cargospot:
    • Un Lobster-Job interroge les résultats de l'extraction via une API et les importe dans Cargospot.

Il convient de noter que certains aspects sont adaptés aux besoins individuels du prestataire logistique.

Résultat

Grâce à la mise en œuvre du système d'archivage automatisé l'entreprise de logistique a pu améliorer considérablement ses processus. L'automatisation a permis d'améliorer encore la stabilité des processus par rapport à l'archivage manuel. Ainsi, aujourd'hui, les AWB peuvent être trouvés dans le système d'archivage presque en même temps que l'arrivée du fret aérien et les collaborateurs ou les robots peuvent trouver directement les AWB dans les archives à la demande du client et les mettre à sa disposition.

Le nouveau système facilite également le respect des exigences légales en veillant à ce que tous les AWB soient conservés en toute sécurité pendant la période prescrite. En outre, la possibilité de récupérer rapidement et facilement les AWB a amélioré le service à la clientèle et facilité les processus internes tels que la comptabilité financière et les audits.

Dans l'ensemble, la mise en œuvre du système d'archivage automatisé AWB à l'aéroport de Zurich a été un grand succès et un exemple de la manière dont la numérisation et l'automatisation peuvent conduire à des processus plus efficaces et plus efficients dans le secteur de la logistique.

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Success story grâce à l'utilisation de robots RPA

Dans notre volonté d'offrir les meilleures solutions à nos clients, nous sommes fiers de travailler avec nos partenaires RPA.

En coopération avec les principaux Fournisseurs de logiciels RPA pour les services d'intégration de données et Solutions de gestion des processus d'entreprise Helm & Nagel GmbH s'est fait un nom en aidant les entreprises à optimiser leurs processus commerciaux et à augmenter leur efficacité.

Les robots RPA ont joué un rôle décisif dans l'archivage automatisé des Air Waybills (AWB) à l'aéroport de Zurich.

Le logiciel RPA offre un outil d'intégration de données facile à utiliser, voir aussi RPA (Robotic Process Automation) et permet ainsi même aux collaborateurs sans connaissances en programmation de réaliser des projets complexes. simplifier et automatiser les flux de donnéesLe système de gestion de l'information de l'entreprise est basé sur un système de gestion de l'information (SGI), ce qui garantit le bon déroulement des intégrations API.

L'équipe RPA de l'entreprise de logistique de l'aéroport de Zurich s'est chargée elle-même de l'intégration de Konfuzio afin de s'assurer que toutes les AWB ont été correctement saisies, numérisées et injectées dans notre système. Le logiciel offre également une grande flexibilité. Le logiciel RPA et Konfuzio ont ainsi répondu aux exigences et aux processus spécifiques de l'entreprise de logistique.

En outre, l'interface utilisateur simple et intuitive du logiciel RPA a permis aux employés de l'entreprise de logistique d'utiliser efficacement le nouveau logiciel et d'en tirer le meilleur parti. Et grâce à l'intégration transparente avec nos robots RPA, les processus automatisés ont pu se dérouler efficacement et sans interruption.

Notre coopération avec divers fournisseurs de logiciels RPA vous permet également de créer des solutions plus complètes et plus efficaces.

Utilisation alternative d'un modèle d'IA lors de la mise en œuvre

L'exemple suivant présente un document type montrant comment le modèle d'IA pour les Air Waybills (AWB) sur la place de marché de Konfuzio extrait automatiquement le contenu du document :

AWB Marketplace
Modèle AWB

Quelles autres données peuvent être lues à l'aide de l'IA ?

Le tableau suivant fournit un aperçu détaillé des informations clés pour le secteur des transports, des adresses de livraison aux taxes. L'IA permet d'extraire de ces données d'autres informations importantes, au-delà de la simple extraction du contenu textuel. Parmi celles-ci, l'optimisation de Chaînes d'approvisionnement ou la prévision des tendances. Voici un regard précis sur les données décisives que le modèle de la place de marché détecte automatiquement :

LABELDESCRIPTIONVALUE
Adresse"Adresse" est un champ qui requiert la saisie des détails du lieu spécifique où les marchandises doivent être livrées ou enlevées.14, RUE DE L'OBERFELD
MontantLe "montant" des autres charges éventuelles.248.5
CarrierLe "transporteur" compagnie aérienne qui expédie les marchandises.TURKISH AIR
Code de lotDescription plus détaillée d'une charge supplémentaire.MR
Charges Poids/ValCe terme fait généralement référence à des frais basés soit sur le poids, soit sur la valeur d'un envoi.P
Charge WtLe poids chargeable.165,5
CityLa "ville" d'une partie référencée dans l'AWB (par ex. expéditeur, agent, ...).KLOTEN
CountryLe "pays" d'une partie référencée dans l'AWB (par ex. expéditeur, agent, ...).ROYAUME-UNI
MonnaieLa "monnaie" pour toutes les charges.CHF
Ce tableau ne montre qu'une petite partie des champs extraits. De nombreuses autres annotations sont possibles selon ce schéma.

Vous avez des questions ? Ou vous voulez savoir quels avantages vous pouvez tirer d'un traitement automatisé des AWB ?

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