Air Waybill - Automatisation du fret aérien à l'aéroport de Zurich

Le site Automatisation des processus commerciaux, y compris l'archivage des Air Waybills (AWB), est en Secteur de la logistique est devenue de plus en plus importante pour améliorer l'efficacité et la précision. Dans ce contexte, nous aimerions présenter un exemple réussi de mise en œuvre d'un système d'archivage automatisé AWB dans une entreprise de logistique le Aéroport de Zurich présenter.

Situation de départ

Une entreprise de logistique leader à l'aéroport de Zurich était confrontée au défi d'optimiser son archivage de documents. Compte tenu de l'augmentation du volume des envois de fret aérien et des exigences légales croissantes, une solution efficace et précise était nécessaire. L'accent était mis sur la sélection et le traitement des lettres de transport aérien (Air Waybill / AWB).

Le défi

Une lettre de transport aérien ou Air Waybill (AWB) est un document essentiel dans le domaine du fret aérien, car elle rassemble toutes les informations essentielles sur l'envoi et fait également office de contrat juridique entre l'expéditeur et la compagnie aérienne. Il est donc essentiel que ce document soit rempli de manière extrêmement précise et consciencieuse et qu'il soit conservé avec soin.

Avec l'augmentation du nombre d'envois de fret, les exigences en matière de conservation des documents se sont également accrues. La diversité des informations contenues dans les AWB nécessitait une solution flexible et fiable pour répondre durablement aux exigences spécifiques de l'entreprise de logistique et à celles de l'Association internationale du transport aérien (IATA).

Avant l'introduction du système automatisé, le Processus d'archivage Air Waybill étaient effectués manuellement. Les collaborateurs étaient obligés de scanner chaque AWB individuellement et de stocker les fichiers numérisés dans un système de stockage local. Ce processus était extrêmement chronophage, gourmand en ressources et sujet aux erreurs.

Objectif

Pour faire face à ces problèmes et améliorer son efficacité, l'entreprise a décidé de mettre en place un système d'archivage automatisé AWB. L'objectif de l'implémentation était d'assurer la conformité légale et d'améliorer le service à la clientèle de manière proche. La numérisation et l'indexation des documents devaient être automatisées afin d'optimiser l'accès, la gestion et les processus de traitement des données. Le système cible des données était Cargospot - un système complet de traitement du fret et de gestion des terminaux, qui peut être utilisé par les opérateurs au sol et les exploitants de terminaux.

Solution

L'entreprise de logistique a décidé d'implémenter une solution logicielle sur mesure de Konfuzio. Grâce à sa grande expérience dans le traitement intelligent des documents, à sa grande précision dans la lecture et le traitement des données et à ses vastes possibilités de personnalisation du logiciel en fonction des besoins de l'entreprise, Konfuzio est apparu comme le partenaire idéal pour optimiser ses propres processus. Konfuzio a assuré une optimisation complète des processus et un transfert automatisé des données dans le système cible Cargospot.

Principales fonctionnalités de Confuzio

• Fonction d'automatisation - Les IDP-moteur et la Confuzio IA sont centrales pour l'extraction et le traitement efficaces des données. Ils assurent une sélection fiable et automatisée des Air Waybills.
• Fractionnement de documents - L'IA Splitting de Konfuzio permet de segmenter automatiquement des flux de documents de plusieurs pages. Les documents AWB volumineux peuvent ainsi être séparés de manière fiable et traités individuellement.
• Logiciel RPA - Les robots RPA jouent un rôle décisif dans l'archivage automatisé des Air Waybills (AWB) à l'aéroport de Zurich. Logiciel RPA (Robotic Process Automation) offre des outils d'intégration de données faciles à utiliser et permet ainsi aux collaborateurs de gérer des données complexes. simplifier et automatiser les flux de données.
• Capacité d'intégration - L'interface Konfuzio (API) permet une intégration parfaite avec les systèmes de flux de travail existants de l'entreprise de logistique (Cargospot), ce qui garantit une interaction et un transfert de données efficaces.

Hébergement

L'entreprise de logistique a opté pour l'utilisation d'une solution sur site de Confuzio. Pour le traitement des Air Waybills, elle utilise donc les serveurs sur place et n'a pas recours aux services du cloud. De cette manière, la protection des données est maximisée et le contrôle total sur les données traitées est maintenu. En outre, la Solution sur site au client d'effectuer des adaptations sur mesure et d'adapter précisément l'environnement du système aux besoins internes.

Exigences matérielles

Pour l'implémentation de Confuzio dans l'environnement sur site de l'aéroport de Zurich, des exigences matérielles spécifiques devaient être remplies au préalable par l'entreprise de logistique.

• Matériel spécifique - Le service informatique a dû s'assurer que le matériel répondait aux exigences de Confuzio en matière de machines virtuelles. Des détails à ce sujet sont disponibles dans le guide d'installation sous Guide d'installation sur site de Confuzio.
• RAM et CPU - La configuration de la RAM et du CPU devait également répondre aux exigences minimales de Confuzio. Ces exigences sont détaillées sous Confuzio Exigences matérielles décrites.

Mise en œuvre technique

La mise en œuvre technique au sein de l'entreprise de logistique a commencé par une analyse détaillée des besoins afin de déterminer les exigences et les objectifs spécifiques de l'entreprise. S'en est suivie la phase de développement, au cours de laquelle les développeurs de Konfuzio ont adapté et optimisé le logiciel.

Au cours de la phase de test qui a suivi, le logiciel a fait l'objet d'un examen approfondi afin de s'assurer qu'il répondait à toutes les exigences. Une fois les tests réussis, le système a été mis en œuvre dans toute l'entreprise. Les robots RPA ont joué un rôle crucial dans l'archivage automatisé et l'intégration des données. L'interface utilisateur intuitive du logiciel RPA a permis aux employés d'utiliser efficacement le nouveau logiciel.

Résultat et conclusion

Grâce à la mise en œuvre du système d'archivage automatisé l'entreprise de logistique a pu améliorer considérablement ses processus. L'automatisation a énormément amélioré la stabilité des processus par rapport à l'archivage manuel. Ainsi, aujourd'hui, les DAA peuvent être trouvés dans le système d'archivage presque en même temps que l'arrivée du fret aérien et les collaborateurs ou les robots peuvent trouver directement les DAA dans les archives à la demande du client et les mettre à sa disposition.

Le nouveau système facilite également le respect des exigences légales en veillant à ce que tous les AWB soient conservés en toute sécurité pendant la période prescrite. En outre, la possibilité de récupérer rapidement et facilement les AWB a amélioré le service à la clientèle et facilité les processus internes tels que la comptabilité financière et les audits.

Dans l'ensemble, la mise en œuvre du système d'archivage automatisé AWB à l'aéroport de Zurich a été un grand succès et un exemple de la manière dont la numérisation et l'automatisation peuvent conduire à des processus plus efficaces et plus efficients dans le secteur de la logistique.