Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Archivierung von Air Waybills (AWBs), ist in der Logistikbranche immer wichtiger geworden, um Effizienz und Genauigkeit zu verbessern. In diesem Kontext möchte ich ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung eines automatisierten AWB-Archivierungssystems bei einem Logistikunternehmen am Zürcher Flughafen erläutern.
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Vorab erklären wir Hintergründe zu dem Spezialdokument der Luftfrachtfahrt:
Dieser Artikel wurde auf Deutsch verfasst und redaktionell überprüft. Weitere Sprachen stehen als automatische Übersetzung zur Verfügung. Wir freuen uns über Feedback am Ende des Artikels.
Was ist ein Air Waybill?
Ein Air Waybill (AWB) oder Luftfrachtbrief ist ein Transportvertrag zwischen dem Absender und dem Frachtführer (in der Regel eine Fluggesellschaft). Es dient als Empfang für die Waren und Beweis für den Vertrag über deren Beförderung. Es wird von den Internationalen Luftverkehrs-Vereinigung (IATA) geregelt und hat eine genormte Struktur. Trotz dieser Normung kommt es in der Praxis zu diversen Abweichungen und schwer lesbaren Scans.
Die Struktur eines typischen AWB kann folgende Bereiche umfassen:
- AWB-Nummer: Jeder AWB hat eine einzigartige Nummer, die von der Fluggesellschaft vergeben wird. Diese wird zur Nachverfolgung der Sendung verwendet.
- Name und Adresse des Absenders: Hier wird der Name und die vollständige Adresse des Absenders eingetragen.
- Name und Adresse des Empfängers: Auch der Name und die vollständige Adresse des Empfängers werden hier aufgeführt.
- Flughafen der Abfahrt und Ankunft: Diese Abschnitte geben die Flughäfen an, von denen die Fracht abfliegt und wo sie ankommt.
- Beschreibung der Waren: Dieser Abschnitt enthält Informationen über die Art und Menge der Waren. Er kann auch Informationen über spezielle Handhabungsanforderungen enthalten.
- Gewicht und Volumen: Das tatsächliche oder volumetrische Gewicht der Sendung, je nachdem, welches größer ist, wird hier eingetragen.
- Fracht- und andere Gebühren: Dieser Abschnitt enthält Details zu den Frachtkosten und anderen Gebühren, die vom Absender oder Empfänger zu zahlen sind.
- Anweisungen für den Umgang mit der Fracht: Diese können besondere Anweisungen für den Umgang mit der Fracht enthalten, insbesondere wenn es sich um gefährliche Güter oder verderbliche Waren handelt.
- Unterschrift des Absenders und der Fluggesellschaft: Der AWB muss vom Absender und der Fluggesellschaft unterzeichnet werden, um ihn rechtskräftig zu machen.
Ein AWB ist ein sehr wichtiges Dokument in der Luftfracht, da es alle wesentlichen Informationen über die Sendung enthält und als Vertrag zwischen dem Absender und der Fluggesellschaft dient. Daher ist es entscheidend, dass es korrekt ausgefüllt und sorgfältig aufbewahrt wird.
Warum werden AWB archiviert?
Air Waybill (AWB) oder Luftfrachtbriefe und Lieferscheine sind wichtige Dokumente im Frachtverkehr und speziell im Luftverkehr. Sie werden aus mehreren Gründen archiviert:
Rechtliche Anforderungen
In vielen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen Geschäftsdokumente wie AWBs und Lieferscheine für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen. Nehmen wir beispielsweise an, es gibt eine Untersuchung zu einer Sendung, die angeblich illegalen Waren transportiert. In diesem Fall würde das gespeicherte AWB-Dokument als Beweis dienen, dass das Unternehmen angemessene Due Diligence durchgeführt hat, indem es die Art der Waren, die von dem Versender angegeben wurde, korrekt aufgezeichnet hat.
Überprüfung und Nachverfolgung
AWBs und Lieferscheine sind wichtige Dokumente zur Nachverfolgung von Sendungen. Nehmen wir an, ein Kunde behauptet, seine Sendung nie erhalten zu haben. Mit dem archivierten AWB könnte das Unternehmen den gesamten Pfad der Sendung zurückverfolgen, um festzustellen, ob es irgendwo einen Fehler gab: Es kann z. B. überprüft werden, ob die Sendung an der falschen Stelle abgeliefert wurde oder ob es eine Verzögerung gab, die die Zustellung beeinträchtigte.
Finanzielle Zwecke
AWBs und Lieferscheine enthalten oft Informationen, die für die Finanzbuchhaltung wichtig sind. Wenn beispielsweise am Ende des Geschäftsjahres eine Wirtschaftsprüfung durchgeführt wird, kann das Unternehmen die archivierten AWBs und Lieferscheine verwenden, um die aufgezeichneten Frachtkosten zu überprüfen. Ein Abgleich mit den Finanztransaktionen bietet weitere Auditmöglichkeiten.
Kundendienst
AWBs und Lieferscheine können zur Klärung von Kundenanfragen oder zur Lösung von Kundenproblemen verwendet werden. Ein Kunde kann durch das AWB die genaue Ankunftszeit seiner Sendung erhalten. Das Unternehmen kann diese Informationen per archiviertem AWB belegen.
Qualitätskontrolle und Prozessverbesserung
Durch die Analyse von AWBs und Lieferscheinen können Unternehmen Trends und Muster in ihren Lieferketten erkennen. Angenommen, ein Unternehmen bemerkt bei der Überprüfung seiner AWBs, dass Sendungen zu einem bestimmten Bestimmungsort immer verspätet sind. Dies könnte darauf hinweisen, dass es ein Problem mit diesem speziellen Teil der Lieferkette gibt, und das Unternehmen könnte dann Maßnahmen ergreifen, um diesen Prozess zu verbessern.
Hintergrund
Vor der Implementierung des automatisierten Systems wurde der AWB-Archivierungsprozess manuell durchgeführt. Mitarbeiter mussten jeden AWB einzeln scannen und die digitalisierten Dateien in einem lokalen Speichersystem speichern. Der Prozess war zeitaufwendig, ressourcenintensiv und fehleranfällig, da der Umfang der in einem AWB enthaltenen Informationen vielfältig ist. Zudem stellten das steigende Volumen der Luftfrachtsendungen und die wachsenden gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung viele Unternehmen der Branche vor Herausforderungen.
Um diese Probleme zu lösen und die Effizienz zu verbessern, hat das Unternehmen beschlossen, ein automatisiertes AWB-Archivierungssystem zu implementieren.
Die Implementierung
Das Logistikunternehmen erwarb Konfuzio, um eine benutzerdefinierte Softwarelösung zu entwickeln. Die Hauptfunktionen des neuen Systems waren die automatische Digitalisierung und Trennung von mehrseitigen AWB Scans, die automatische Indexierung basierend auf AWB-Nummern und anderen relevanten Informationen, die einfache Suche und Abrufbarkeit von archivierten AWBs und die Einhaltung von Datenschutzstandards und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Die Projektverantwortlichen starteten die Implementierung mit einer detaillierten Bedarfsanalyse, um die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens zu ermitteln. Danach folgte die Entwicklungsphase, in welcher die Techniker die Software entsprechend diesen Anforderungen anpassten und optimierten.
Die anschließende Testphase war entscheidend, um sicherzustellen, dass die Software korrekt funktionierte und alle Anforderungen erfüllte. Nach erfolgreichen Tests wurde das System schließlich im gesamten Unternehmen implementiert.
Ergebnis
Dank der Implementierung des automatisierten Archivierungssystems konnte das Logistikunternehmen seine Prozesse erheblich verbessern. Durch die Automatisierung wurde die Prozessstabilität gegenüber der manuellen Archivierung weiter verbessert. So sind heute AWB nahezu zeitgleich zum Eingang der Flugfracht im Archivsystem auffindbar und Mitarbeitende oder Roboter können AWB im Archiv auf Kundenanfrage direkt finden und dem Kunden zur Verfügung stellen.
Das neue System erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, indem es dafür sorgt, dass alle AWBs für den vorgeschriebenen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Zudem verbesserte die Fähigkeit, AWBs schnell und einfach abzurufen, den Kundenservice und erleichterte interne Prozesse wie Finanzbuchhaltung und Audits.
Insgesamt war die Implementierung des automatisierten AWB-Archivierungssystems am Zürcher Flughafen ein großer Erfolg und ein Beispiel dafür, wie die Digitalisierung und Automatisierung in der Logistikbranche zu effizienteren und effektiveren Prozessen führen kann.
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Nutzung von RPA Robotern bei der Umsetzung
In unserem Bestreben, die besten Lösungen für unsere Kunden zu bieten, sind wir stolz auf die Zusammenarbeit mit unseren RPA Partnern.
In Kooperation mit führenden RPA Software Anbietern für Datenintegrations- und Business-Process-Management-Lösungen hat sich die Helm & Nagel GmbH einen Namen gemacht, indem es Unternehmen hilft, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern.
Bei der automatisierten Archivierung von Air Waybills (AWB) am Zürcher Flughafen spielten RPA Roboter eine entscheidende Rolle.
RPA Software bietet einfach zu bedienende Datenintegrations-Tool, siehe auch RPA (Robotic Process Automation) und befähigt damit selbst Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse komplexe Datenströme zu vereinfachen und zu automatisieren, was den reibungslosen Ablauf von API Integrationen sicherstellt.
Das RPA Team des Logistikunternehmens am Zürcher Flughafen hat die Integration von Konfuzio selbst übernommen, um sicherzustellen, dass alle AWBs korrekt erfasst, digitalisiert und in unser System eingespeist wurden. Die Software bietet zudem eine hohe Flexibilität. RPA Software und Konfuzio erfüllten so die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Logistikunternehmens.
Darüber hinaus sorgte die einfache und intuitive Benutzeroberfläche der RPA Software dafür, dass die Mitarbeiter des Logistikunternehmens mit der neuen Software effektiv umgehen und sie optimal nutzen konnten. Und durch die nahtlose Integration mit unseren RPA-Robotern konnten die automatisierten Prozesse effizient und ohne Unterbrechung ablaufen.
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