Air Waybill – Automatisierung der Luftfracht am Zürcher Flughafen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Archivierung von Air Waybills (AWB), ist in der Logistikbranche immer wichtiger geworden, um Effizienz und Genauigkeit zu verbessern. In diesem Kontext möchten wir ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung eines automatisierten AWB Archivierungssystems bei einem Logistikunternehmen am Zürcher Flughafen vorstellen.

Ausgangssituation

Ein führendes Logistikunternehmen am Zürcher Flughafen stand vor der Herausforderung, seine Dokumentenarchivierung zu optimieren. Angesichts des steigenden Volumens an Luftfrachtsendungen und der zunehmenden gesetzlichen Anforderungen war eine effiziente und präzise Lösung erforderlich. Im Vordergrund stand dabei die Auslese und Verarbeitung von Luftfrachtbriefen (Air Waybill / AWB).

Herausforderung

Ein Luftfrachtbrief oder Air Waybill (AWB) erweist sich als überaus entscheidendes Dokument im Bereich der Luftfracht, da es sämtliche wesentlichen Informationen über die Sendung zusammenführt und gleichzeitig als rechtlicher Kontrakt zwischen dem Absender und der Fluggesellschaft fungiert. In Anbetracht dessen ist es von größter Wichtigkeit, dass dieses Dokument äußerst präzise und gewissenhaft ausgefüllt sowie sorgsam aufbewahrt wird.

Mit der steigenden Anzahl an Frachtsendungen wuchsen auch die Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung. Die Vielfalt der in AWBs enthaltenen Informationen erforderte eine flexible und zuverlässige Lösung, um den spezifischen Anforderungen des Logistikunternehmens und denen der Internationalen Luftverkehrs-Vereinigung (IATA) dauerhaft gerecht zu werden.

Vor der Einführung des automatisierten Systems wurde der Air Waybill Archivierungsprozess manuell durchgeführt. Mitarbeiter waren gezwungen, jeden AWB einzeln zu scannen und die digitalisierten Dateien in einem lokalen Speichersystem zu speichern. Dieser Prozess war äußerst zeitintensiv, ressourcenintensiv und anfällig für Fehler.

Ziel

Um diese Probleme zu bewältigen und die Effizienz zu steigern, hat das Unternehmen beschlossen, ein automatisiertes AWB-Archivierungssystem zu implementieren. Das Ziel der Implementierung war es, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und den Kundenservice nahhaltig zu verbessern. Die Digitalisierung und Indexierung der Dokumente sollten automatisiert werden, um den Zugriff, die Verwaltung sowie die Prozesse der Datenverarbeitung zu optimieren. Zielsystem der Daten war Cargospot – ein umfassendes Frachtabfertigungs- und Terminalmanagementsystem, das von Bodenabfertigern und Terminalbetreibern genutzt werden kann.

Lösung

Das Logistikunternehmen entschied sich für die Implementierung einer maßgeschneiderten Softwarelösung von Konfuzio. Durch die große Erfahrung in der intelligenten Dokumentenverarbeitung, die hohe Genauigkeit in der Auslese und Verarbeitung von Daten sowie umfassenden Möglichkeiten die Software individuell and die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, sah man in Konfuzio den perfekten Partner zur Optimierung der eigenen Prozesse. Konfuzio sorgte für eine umfassende Prozessoptimierung und eine automatisierte Übertragung der Daten in das Zielsystem Cargospot.

Ein automatischer ABW OCR Prozess

Wichtige Funktionalitäten von Konfuzio

  • Automatisierungsfunktion – Die IDP-Engine und die Konfuzio KI sind zentral für die effiziente Datenextraktion und -verarbeitung. Sie sorgen für die verlässliche und automatisierte Auslese der Air Waybills.
  • Dokumenten-Splitting – Die Splitting KI von Konfuzio ermöglicht die automatische Segmentierung mehrseitiger Dokumentenströme. So können große AWB-Dokumente zuverlässig getrennt und einzeln weiterverarbeitet werden.
  • RPA-Software – Bei der automatisierten Archivierung von Air Waybills (AWB) am Zürcher Flughafen spielen RPA Roboter eine entscheidende Rolle. RPA Software (Robotic Process Automation) bietet einfach zu bedienende Datenintegrations-Tools und befähigt damit Mitarbeitende, auch komplexe Datenströme zu vereinfachen und zu automatisieren.
  • Integrationsfähigkeit – Die Konfuzio Schnittstelle (API) ermöglicht eine nahtlose Integration mit den bestehenden Workflow-Systemen des Logistikunternehmens (Cargospot), was eine effiziente Interaktion und Datenübertragung sicherstellt.

Hosting

Das Logistikunternehmen entschied sich für die Nutzung einer On-Premise-Lösung von Konfuzio. Zur Verarbeitung der Air Waybills werden also die Server vor Ort genutzt und keine Services aus der Cloud verwendet. Auf diese Weise soll der Datenschutz maximiert werden und die volle Kontrolle über die verarbeiteten Daten erhalten bleiben. Darüber hinaus ermöglicht es die On-Premises-Lösung dem Kunden, maßgeschneiderte Anpassungen vorzunehmen und die Systemumgebung genau auf interne Bedürfnisse abzustimmen.

Hardware-Anforderungen

Für die Implementierung von Konfuzio in der On-Premise-Umgebung des Zürcher Flughafens waren im Voraus spezifische Hardware-Anforderungen durch das Logistikunternehmen zu erfüllen.

  • Spezifische Hardware – Die IT musste sicherstellen, dass die Hardware den VM-Anforderungen von Konfuzio entspricht. Details dazu finden sich im Installationsleitfaden unter Konfuzio On-Premises Installation Guide.
  • RAM und CPU – Die Konfiguration von RAM und CPU musste ebenfalls den Mindestanforderungen von Konfuzio genügen. Diese Anforderungen sind detailliert unter Konfuzio Hardware Requirements beschrieben.

Technische Umsetzung

Die technische Umsetzung beim Logistikunternehmen begann mit einer detaillierten Bedarfsanalyse, um die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens zu ermitteln. Anschließend folgte die Entwicklungsphase, in der die Entwickler von Konfuzio die Software anpassten und optimierten.

In der anschließenden Testphase wurde die Software umfassend geprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllte. Nach erfolgreichen Tests wurde das System im gesamten Unternehmen implementiert. RPA-Roboter spielten eine entscheidende Rolle bei der automatisierten Archivierung und Datenintegration. Die intuitive Benutzeroberfläche der RPA-Software ermöglichte es den Mitarbeitern, die neue Software effizient zu nutzen.

Ergebnis und Fazit

Dank der Implementierung des automatisierten Archivierungssystems konnte das Logistikunternehmen seine Prozesse erheblich verbessern. Die Automatisierung verbesserte die Prozessstabilität gegenüber der manuellen Archivierung enorm. So sind heute AWB nahezu zeitgleich zum Eingang der Flugfracht im Archivsystem auffindbar und Mitarbeitende oder Roboter können AWB im Archiv auf Kundenanfrage direkt finden und dem Kunden zur Verfügung stellen.

Das neue System erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, indem es Sorge dafür trägt, alle AWBs für den vorgeschriebenen Zeitraum sicher aufzubewahren. Zudem verbesserte die Fähigkeit, AWBs schnell und einfach abzurufen, den Kundenservice und erleichterte interne Prozesse wie Finanzbuchhaltung und Audits.

Insgesamt war die Implementierung des automatisierten AWB-Archivierungssystems am Zürcher Flughafen ein großer Erfolg und ein Beispiel dafür, wie die Digitalisierung und Automatisierung in der Logistikbranche zu effizienteren und effektiveren Prozessen führen kann.

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Avatar von Christopher Klee

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