AWB Air Waybill Automatisierung

AWB Automatisierung der Luftfracht am Zürcher Flughafen

Maximilian Schneider

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Archivierung von Air Waybills, ist in der Logistikbranche immer wichtiger geworden, um Effizienz und Genauigkeit zu verbessern. In diesem Kontext möchten wir ein erfolgreiches Beispiel für die Implementierung eines automatisierten AWB-Archivierungssystems bei einem Logistikunternehmen am Zürcher Flughafen erläutern, eine weitere Automatisierungsmöglichkeit mittels KI-Modell auf dem Konfuzio Marktplatz vorstellen und vorab die Hintergründe zu diesem Spezialdokument der Luftfrachtfahrt erklären.

Air Waybill, AWB oder Luftfrachtbrief – Was ist das?

Ein Luftfrachtbrief oder Air Waybill (AWB) ist ein unverzichtbarer Vertrag über den Transport von Gütern, der zwischen dem Versender und dem Fracht- bzw. Luftfrachtführer, in der Regel einer Fluggesellschaft, unterzeichnet wird. Dieses wichtige Dokument dient als Empfangsbestätigung für die versandten Waren und als schriftlicher Nachweis für den abgeschlossenen Vertrag über deren Beförderung. Die Regelung und Standardisierung dieses Dokuments obliegt der Internationalen Luftverkehrs-Vereinigung (IATA). Trotz der strengen Normen in diesem Glossar kommt es in der Praxis immer wieder zu diversen Abweichungen und manchmal sogar zu schwer lesbaren Scans.

Inhalte eines Luftfrachtbriefs

Die Struktur eines typischen AWB kann verschiedene Bereiche umfassen, darunter:

  1. AWB-Nummer: Jeder Luftfrachtbrief ist mit einer einzigartigen Nummer versehen, die die Fluggesellschaft registriert. Diese Nummer spielt eine entscheidende Rolle in der gesamten Logistik-Verfolgung des Transports.
  2. Kontakt des Absenders: In diesem Bereich werden der Name und die komplette Adresse des Absenders aufgezeichnet, um eine reibungslose Straße des Transports zu gewährleisten.
  3. Kontakt des Empfängers: Ebenso werden der Name und die vollständige Adresse des Empfängers für den Transportweg dokumentiert.
  4. Flughafen der Abfahrt und Ankunft: Diese Abschnitte informieren über die luftige Route der Fracht, von welchen Flughäfen sie abhebt und an welchen sie landet.
  5. Beschreibung der Waren: Dieser Part enthält umfangreiche Informationen zur Art und Menge der transportierten Güter. Hier können auch spezielle Anforderungen an die Handhabung der Waren vermerkt sein.
  6. Gewicht und Volumen: Das tatsächliche oder volumetrische Gewicht der Sendung wird hier erfasst, abhängig davon, welcher Wert größer ist.
  7. Fracht- und andere Gebühren: Dieser Abschnitt liefert ausführliche Angaben zu den Kosten des Transports, einschließlich der Logistik- und Frachtkosten sowie weiterer Gebühren, die vom Versender oder Empfänger zu tragen sind.
  8. Anweisungen für den Umgang mit der Fracht: Dieser Abschnitt kann besondere Anweisungen für die sichere Handhabung der Fracht beinhalten, insbesondere wenn es sich um gefährliche Güter oder verderbliche Waren handelt.
  9. Unterschrift des Absenders und der Fluggesellschaft: Damit der Luftfrachtbrief rechtlich bindend wird, müssen sowohl der Absender als auch die Fluggesellschaft ihn unterzeichnen und registrieren.

Ein AWB erweist sich als überaus entscheidendes Dokument im Bereich der Luftfracht, da es sämtliche wesentlichen Informationen über die Sendung zusammenführt und gleichzeitig als rechtlicher Kontrakt zwischen dem Absender und der Fluggesellschaft fungiert. In Anbetracht dessen ist es von größter Wichtigkeit, dass dieses Dokument äußerst präzise und gewissenhaft ausgefüllt sowie sorgsam aufbewahrt wird.

Warum werden Luftfrachtbriefe archiviert?

Air Waybills (AWB), sog. Luftfrachtbriefe und Lieferscheine sind wichtige Dokumente in der Logistik, insbesondere im Frachtverkehr und besonders speziell im Luftverkehr. Die Archivierung erfolgt aus mehreren Gründen:

Luftfrachtbriefe, auch bekannt als AWBs, sind in der Welt der Logistik von unschätzbarem Wert, insbesondere im Bereich des Frachttransports, speziell im Luftverkehr für Luftfrachtführer und deren tägliche Arbeit. Es gibt mehrere zwingende Gründe für die Archivierung dieser wichtigen Dokumente:

Rechtliche Anforderungen

In zahlreichen Ländern besteht eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Geschäftsdokumente wie AWBs und Lieferscheine für einen bestimmten Zeitraum zu registrieren und aufzubewahren. Angenommen, es gibt eine Untersuchung bezüglich einer Sendung im Transportwesen, die möglicherweise illegale Güter beförderte. In solchen Fällen dient das archivierte AWB-Dokument als unumstößlicher Beweis dafür, dass das Unternehmen angemessene Due Diligence ausgeübt hat, indem es die Art der vom Versender angegebenen Waren akkurat festgehalten hat.

Überprüfung und Nachverfolgung

Luftfrachtbriefe und Lieferscheine stellen unerlässliche Dokumente zur Nachverfolgung von Sendungen während des Transports dar. Stellen Sie sich vor, ein Kunde behauptet, seine Sendung niemals erhalten zu haben. Mit Hilfe des archivierten AWB kann das Unternehmen den kompletten Weg der Sendung zurückverfolgen, um festzustellen, ob irgendwo ein Fehler aufgetreten ist. Es kann beispielsweise überprüft werden, ob die Sendung an einem falschen Ort abgeladen wurde oder ob es Verzögerungen gab, die die termingerechte Zustellung beeinträchtigt haben könnten.

Finanzielle Zwecke

AWBs und Lieferscheine beinhalten oft Informationen, die wichtig für die Finanzbuchhaltung sind. Wenn beispielsweise am Ende eines Geschäftsjahres eine Wirtschaftsprüfung stattfindet, kann das Unternehmen die archivierten AWBs und Lieferscheine heranziehen, um die aufgezeichneten Frachtkosten zu verifizieren. Ein Abgleich mit den finanziellen Transaktionen ermöglicht zusätzliche Prüfungsmöglichkeiten.

Kundendienst

AWBs und Lieferscheine können zur Klärung von Kundenanfragen oder zur Lösung von Kundenproblemen verwendet werden. Ein Kunde kann durch das AWB die genaue Ankunftszeit seiner Sendung erhalten. Das Unternehmen kann diese Informationen per archiviertem AWB belegen.

AWBs und Lieferscheine können zur Beantwortung von Kundenanfragen oder zur Lösung von Kundenproblemen verwendet werden. Ein Kunde kann anhand des AWBs genaue Informationen zur Ankunftszeit seiner Sendung erhalten. Das Unternehmen ist in der Lage, diese Informationen mithilfe des archivierten AWB als Beleg zur Verfügung zu stellen.

Qualitätskontrolle und Prozessverbesserung

Durch die Analyse von AWBs und Lieferscheinen können Unternehmen Trends und Muster in ihren Lieferketten erkennen. Angenommen, ein Unternehmen stellt bei der Überprüfung seiner AWBs fest, dass Sendungen zu einem bestimmten Bestimmungsort regelmäßig verspätet eintreffen. Dies könnte darauf hinweisen, dass es ein Problem mit diesem speziellen Teil der Lieferkette gibt. Infolgedessen könnte das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um diesen Prozess zu optimieren und so eine reibungslosere Straße für zukünftige Transporte zu gewährleisten.

Hintergrund

Vor der Einführung des automatisierten Systems wurde der AWB-Archivierungsprozess manuell durchgeführt. Mitarbeiter waren gezwungen, jeden AWB einzeln zu scannen und die digitalisierten Dateien in einem lokalen Speichersystem zu speichern. Dieser Prozess war äußerst zeitintensiv, ressourcenintensiv und anfällig für Fehler, insbesondere aufgrund der Vielfalt der in einem AWB enthaltenen Informationen. Zusätzlich stellten das steigende Volumen der Luftfrachtsendungen und die wachsenden gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung die Unternehmen der Branche vor beträchtliche Herausforderungen.

Um diese Probleme zu bewältigen und die Effizienz zu steigern, hat das Unternehmen beschlossen, ein automatisiertes AWB-Archivierungssystem zu implementieren und zu registrieren, um so die Karriere des Unternehmens und das Transportwesen zu optimieren.

Implementierung

Das Logistikunternehmen erwarb Konfuzio, um eine benutzerdefinierte Softwarelösung zu entwickeln. Die Hauptfunktionen des neuen Systems waren die automatische Digitalisierung und Trennung von mehrseitigen AWB Scans, die automatische Indexierung basierend auf AWB-Nummern und anderen relevanten Informationen, die einfache Suche und Abrufbarkeit von archivierten AWBs und die Einhaltung von Datenschutzstandards und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Projektverantwortlichen starteten die Implementierung mit einer detaillierten Bedarfsanalyse, um die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens zu ermitteln. Danach folgte die Entwicklungsphase, in welcher die Techniker die Software entsprechend diesen Anforderungen anpassten und optimierten.

Die anschließende Testphase war entscheidend, um sicherzustellen, dass die Software korrekt funktionierte und alle Anforderungen erfüllte. Nach erfolgreichen Tests wurde das System schließlich im gesamten Unternehmen implementiert.

Ein automatischer ABW OCR Prozess


Die Grafik zeigt einen Prozessfluss zur Archivierung (Import) und zum Lesen (Export) von Luftfrachtbriefen, auch bekannt als Airway Bills (AWBs), im Rahmen der Dokumentenverarbeitung. Der Prozess ist in mehrere Schritte unterteilt:

  1. Scannen:
    • Es wird eine Stapelverarbeitung („Batch scan“) durchgeführt.
    • Es gibt drei Schaltflächen, um die Art der gestapelten Scans zu bestimmen (dies wird durch eine API-Parameterwahl gesteuert).
  2. Aufteilen des Scans:
    • Die Dokumente werden so aufgeteilt, dass je PDF Dokument ein AWB enthalten ist..
  3. Automatische Dateibenennung:
    • Die gescannten Dokumente werden als benannte PDF-Dateien für das Archiv gesammelt. Eine ZIP-Archivfunktion wurde nicht verwendet.
    • Die API-Dokumentenliste kann nach Datum und Uhrzeit gefiltert werden, diese Funktionalität ist jedoch nicht zwingend notwendig.
  4. AWB Export Extraction (Lesen des AWB für den Export):
    • Für diesen Schritt wird die AWB-API verwendet, die auf dem Konfuzio-Marktplatz zu finden ist.
  5. Zielsystem Cargospot:
    • Ein Lobster-Job fragt die Extraktionsergebnisse über eine API ab und importiert diese in Cargospot.

Es ist zu beachten, dass einige Aspekte auf die individuellen Bedürfnisse des Logistikanbieters angepasst sind.

Ergebnis

Dank der Implementierung des automatisierten Archivierungssystems konnte das Logistikunternehmen seine Prozesse erheblich verbessern. Durch die Automatisierung wurde die Prozessstabilität gegenüber der manuellen Archivierung weiter verbessert. So sind heute AWB nahezu zeitgleich zum Eingang der Flugfracht im Archivsystem auffindbar und Mitarbeitende oder Roboter können AWB im Archiv auf Kundenanfrage direkt finden und dem Kunden zur Verfügung stellen.

Das neue System erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, indem es dafür sorgt, dass alle AWBs für den vorgeschriebenen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Zudem verbesserte die Fähigkeit, AWBs schnell und einfach abzurufen, den Kundenservice und erleichterte interne Prozesse wie Finanzbuchhaltung und Audits.

Insgesamt war die Implementierung des automatisierten AWB-Archivierungssystems am Zürcher Flughafen ein großer Erfolg und ein Beispiel dafür, wie die Digitalisierung und Automatisierung in der Logistikbranche zu effizienteren und effektiveren Prozessen führen kann.

Möchten Sie wissen, was Sie mit KI, Automatisierung und Digitalisierung in Ihrem Unternehmen erreichen können?

Besuchen Sie den Konfuzio Marktplatz, um das Potenzial von KI-Modellen selbst zu testen. Jetzt kostenlos registrieren!

Success Story durch Nutzung von RPA Robotern

In unserem Bestreben, die besten Lösungen für unsere Kunden zu bieten, sind wir stolz auf die Zusammenarbeit mit unseren RPA Partnern.

In Kooperation mit führenden RPA Software Anbietern für Datenintegrations- und Business-Process-Management-Lösungen hat sich die Helm & Nagel GmbH einen Namen gemacht, indem es Unternehmen hilft, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern.

Bei der automatisierten Archivierung von Air Waybills (AWB) am Zürcher Flughafen spielten RPA Roboter eine entscheidende Rolle.

RPA Software bietet einfach zu bedienende Datenintegrations-Tool, siehe auch RPA (Robotic Process Automation) und befähigt damit selbst Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse komplexe Datenströme zu vereinfachen und zu automatisieren, was den reibungslosen Ablauf von API Integrationen sicherstellt.

Das RPA Team des Logistikunternehmens am Zürcher Flughafen hat die Integration von Konfuzio selbst übernommen, um sicherzustellen, dass alle AWBs korrekt erfasst, digitalisiert und in unser System eingespeist wurden. Die Software bietet zudem eine hohe Flexibilität. RPA Software und Konfuzio erfüllten so die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Logistikunternehmens.

Darüber hinaus sorgte die einfache und intuitive Benutzeroberfläche der RPA Software dafür, dass die Mitarbeiter des Logistikunternehmens mit der neuen Software effektiv umgehen und sie optimal nutzen konnten. Und durch die nahtlose Integration mit unseren RPA-Robotern konnten die automatisierten Prozesse effizient und ohne Unterbrechung ablaufen.

Unsere Kooperationen mit diversen RPA Software Anbietern ermöglicht es auch Ihnen umfassendere und effektivere Lösung zu schaffen.

Alternative Nutzung eines KI-Modells bei der Umsetzung

Das folgende Beispiel zeigt ein Musterdokument, wie das KI-Modell für Air Waybills (AWB) auf dem Marktplatz von Konfuzio die Inhalte aus dem Dokument automatisch extrahiert:

AWB Marketplace
Muster AWB

Welche weiteren Angaben können mithilfe der KI ausgelesen werden?

Die folgende Tabelle bietet einen detaillierten Überblick über Schlüsselinformationen für den Transportsektor, von Lieferadressen bis hin zu Gebühren. Mit KI können Sie über die reine Extraktion der Textinhalte hinaus aus diesen Daten weitere wichtige Erkenntnisse gewinnen. Darunter die Optimierung von Lieferketten oder die Vorhersage von Trends. Hier ist ein genauer Blick auf die entscheidenden Daten, die das Marktplatz-Modell automatisch erkennt:

LABELDESCRIPTIONVALUE
Address„Address“ is a field that requires the input of the specific location details where the goods should be delivered or picked up.OBERFELDSTRASSE 14
AmountThe „Amount“ of possible other charges.248.5
CarrierThe „Carrier“ airline that ships the goods.TURKISH AIR
Charge CodeFurther description of an additional charge.MR
Charges Weight/ValThis term typically refers to charges based on either the weight or the value of a shipment.P
Charge WtThe chargeable weight.165,5
CityThe „City“ of a party referenced in the AWB (e.g. Shipper, Agent, …).KLOTEN
CountryThe „Country“ of a party referenced in the AWB (e.g. Shipper, Agent, …).UNITED KINGDOM
CurrencyThe „Currency“ for any charges.CHF
Diese Tabelle zeigt nur einen kleinen Ausschnitt der extrahierten Felder. Nach diesem Schema sind zahlreiche weitere Annotationen möglich.

Haben Sie Fragen? Oder möchten erfahren, welche Vorteile Sie durch eine automatisierte Bearbeitung von AWBs erzielen?

Kontakt

Unsere Experten bieten Ihnen eine umfassende Erstberatung. Erfahren Sie, welches Potenzial die maßgeschneiderte KI-Lösung auf dem Marktplatz von Konfuzio für die Logistikbranche beinhaltet. Diese Erstberatung ist für Sie vollkommen risikofrei und verpflichtet Sie zu nichts. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht:

    Über mich

    Weitere Artikel

    OCR Energieausweis Immobilie

    Energieausweis 2.0 – So treibt OCR die Nachhaltigkeit voran

    Der Energieausweis, oft auch als Energiepass bezeichnet, ist so etwas wie der Energieführerschein eines Gebäudes. Er liefert wichtige Informationen über...

    Zum Artikel
    Intelligent Character Recognition by Konfuzio

    Intelligent Character Recognition by Konfuzio

    Ein Upgrade auf Konfuzio's Intelligent Character Recognition sorgt für unübertroffene Automatisierung im Dateneintrag. Die KI-getriebene Technologie ist Spitzenreiter bei der...

    Zum Artikel
    IDP Tools Konfuzio

    IDP-Tools von Konfuzio

    IDP-Tools spielen eine zentrale Rolle in der heutigen Geschäftswelt. Sie ermöglichen die Automatisierung von Datenextraktion und -integration und unterstützen so...

    Zum Artikel
    Arrow-up