Digitalización: cómo eligen las empresas el software adecuado

Hace tiempo que la transformación digital de las empresas va más allá de los programas de marketing por correo electrónico y las herramientas de videoconferencia. Las empresas utilizan software en casi todos los ámbitos para impulsar la digitalización y hacer así más eficientes los procesos.

El reto se plantea a dos niveles: En primer lugar, las empresas tienen que elegir los programas adecuados. Es decir, tienen que elegir las herramientas que les permitan automatizar procesos y tomar decisiones más informadas. En segundo lugar, las empresas no deben integrar demasiados programas en sus procesos. Porque: esto conduce rápidamente a problemas de compatibilidad y de visión de conjunto.

Sin embargo, muchas empresas cometen este error. Por ejemplo, las empresas con unos 1.000 empleados disponen rápidamente de más de 200 a 400 programas diferentes, desde la licencia gratuita de código abierto hasta el sistema ERP integral (Sven Lackinger, Sastrify, 2023). Le mostramos cómo puede abordarlo mejor. Para ello, le explicamos en qué áreas empresariales puede automatizar eficazmente los procesos y cómo elegir el software adecuado para la digitalización.

Resumen de los hechos más importantes

  • El software permite una digitalización y automatización integrales que hacen que las empresas sean más eficientes, cercanas al cliente, flexibles y competitivas.
  • Las empresas deben centrarse en sus retos a la hora de elegir el software adecuado e implantar las aplicaciones seleccionadas tras realizar pruebas exhaustivas.
  • Las áreas de trabajo adecuadas para iniciar la digitalización con software son la contabilidad, la producción, los RRHH, el procesamiento de datos, las ventas y la gestión de proyectos, entre muchas otras.
ventajas del software de digitalización

Ventajas de la digitalización con software

Antes de pasar a la práctica concreta, echemos primero un vistazo a los beneficios que se consiguen con la digitalización holística a través del software. En resumen: las empresas trabajan de forma más eficiente, están más orientadas al cliente y, por tanto, son más competitivas. ¿Qué significa esto en concreto?

Aumento de la eficacia

Al automatizar los procesos, las empresas completan las tareas con mayor rapidez y precisión. Por ejemplo, las empresas utilizan un Software OCREl software sirve para clasificar las facturas entrantes sin intervención manual, leer, extraer y evaluar la información pertinente y las notas manuscritas. Por último, el software transmite los datos evaluados a los flujos de trabajo conectados. 

Un buen ejemplo de aplicación práctica es la automatización de los procesos de albarán.

El albarán se transmite primero a la API a través de una aplicación móvil, correo electrónico, FTP o aplicación web. A continuación, la tecnología OCR extrae el texto y los datos del albarán, los convierte en formato digital y los inserta en los campos correspondientes de una base de datos o sistema digital. Por último, la tecnología dirige automáticamente los albaranes a las personas o departamentos adecuados para su revisión y aprobación. Esta automatización ahorra tiempo a las empresas, reduce los errores y hace que sus procesos sean más eficaces.

Reducción de costes

Utilizar programas informáticos para gestionar los recursos permite a las empresas reducir costes. En la práctica, por ejemplo, un minorista utiliza un software de gestión de inventarios para controlar sus existencias de forma digitalizada. Para ello, primero se introducen todos los artículos en el sistema y se registra la información pertinente, como el número de artículo, la descripción, el precio y la cantidad. A continuación, el programa genera para cada artículo una etiqueta con un código de barras que permite identificarlo con rapidez y precisión. Las existencias actuales de cada artículo terminan en el sistema, lo que permite al minorista controlar las existencias en tiempo real. De este modo, el software realiza recuentos periódicos para comprobar la exactitud de las existencias. 

Mejora de la experiencia del cliente 

Implementar soluciones digitales como una aplicación permite a los clientes acceder a los servicios más fácilmente. Un ejemplo es una aerolínea que ofrece una aplicación móvil fácil de usar que permite a los pasajeros reservar sus vuelos, reservar asientos y facturar en línea. Esto ofrece a los clientes comodidad y flexibilidad, lo que aumenta su satisfacción.

Otro caso de uso es la integración de Chatbots en atención al cliente, como la emprendida por la compañía aérea KLM.

Ha lanzado un chatbot llamado "BlueBot" (BB). BB es un servicio basado en IA que ayuda a los clientes a reservar vuelos y responder preguntas. Técnicamente, BB utiliza el aprendizaje automático y el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) para entender y responder al habla humana. Por ejemplo, cuando un cliente pregunta: "¿Cuándo sale mi vuelo?", BB analiza la pregunta, accede a los datos pertinentes y ofrece una respuesta precisa. Además, BB también se encarga de tareas complejas como reservar un vuelo. El cliente sólo tiene que introducir sus datos de viaje y BB busca en la base de datos de la aerolínea los vuelos disponibles que coincidan con los criterios especificados y, a continuación, reserva el vuelo.

Decisiones más rápidas

Las herramientas de análisis de datos permiten a las empresas procesar grandes cantidades de datos en tiempo real. Esto ayuda a los directivos a tomar decisiones rápidas y fundamentadas. Así, en la práctica, por ejemplo, una empresa financiera utiliza herramientas para analizar Big Data. Big Data se refiere a cantidades extremadamente grandes de datos que proceden de diversas fuentes y no pueden analizarse con métodos convencionales. Por ello, la empresa utiliza programas que reconocen patrones, tendencias y correlaciones en las grandes cantidades de datos. El resultado: analiza los datos de las transacciones en tiempo real. Esto permite reaccionar inmediatamente a los cambios del mercado y aplicar estrategias de negociación rentables.

Mayor seguridad de los datos

El uso de software de encriptación y otras medidas de seguridad protege los datos de la empresa y evita filtraciones de datos. Un ejemplo práctico es un hospital que utiliza software de encriptación para proteger los datos de los pacientes de accesos no autorizados. La aplicación introduce primero todos los datos del paciente en el sistema, capturando información relevante como nombre, edad, sexo, historial médico y otros datos médicos. A continuación, crea un identificador único para cada paciente, lo que permite una identificación rápida y precisa. A continuación, el software utiliza un algoritmo de cifrado para convertir los datos del paciente a un formato que sólo puede leerse con una clave especial. Esta clave se almacena de forma segura y sólo se pone a disposición de las personas autorizadas. De este modo, los datos del paciente están seguros aunque caigan en malas manos. 

Flexibilidad y escalabilidad

Gracias a la computación en nube, las empresas pueden ampliar o reducir sus recursos informáticos según sus necesidades sin necesidad de construir costosas infraestructuras físicas. Las empresas pueden considerar la computación en nube como un enorme disco duro en línea. En lugar de almacenar archivos en sus ordenadores, las empresas los almacenan en línea en la "nube". Esto significa que pueden acceder a los archivos y aplicaciones desde cualquier lugar siempre que tengan conexión a Internet. Esto también significa que las empresas son mucho más flexibles y escalables. En la práctica, las empresas de nueva creación, por ejemplo, utilizan servicios de computación en nube para alojar su sitio web y sus aplicaciones. A medida que crece el número de usuarios, simplemente aumentan los recursos en la nube para satisfacer el incremento de la demanda sin tener que adquirir costosas infraestructuras de servidores.

Mejor cooperación

Las herramientas de colaboración fomentan la comunicación y la cooperación, independientemente de la ubicación de los empleados. Esto mejora la productividad. Esta forma de software para la digitalización es común en casi todas las empresas hoy en día. Por ejemplo, las empresas utilizan programas como Microsoft Teams para conectar a empleados y departamentos de distintos países. Con estas herramientas, trabajan juntos sin problemas, comparten documentos y celebran videoconferencias.

Análisis de mercado y detección de tendencias

El análisis de los datos de las redes sociales y las opiniones de los clientes permite a las empresas identificar las tendencias actuales del mercado y adaptar sus productos y servicios en consecuencia. Las empresas utilizan programas informáticos para analizar los datos de Facebook y LinkedIn, por ejemplo, e identificar las tendencias actuales en el grupo objetivo. En función de los resultados, ajustan sus estrategias de marketing y realizan campañas más específicas.

Un buen ejemplo de ello es la campaña anual Spotify Wrapped.

Spotify analiza los hábitos de escucha de sus usuarios a lo largo del año y luego crea informes "anuales" individuales para cada usuario. Estos informes contienen información como los artistas, géneros y canciones más escuchados y otros datos de interés. Los usuarios suelen compartir estas estadísticas personalizadas en sus redes sociales, lo que a su vez contribuye al conocimiento de la marca Spotify y atrae a nuevos usuarios. Esta campaña muestra cómo el análisis de los datos de las redes sociales ayuda a crear campañas de marketing específicas y atractivas.

Oficina sin papeles

Los programas informáticos de digitalización de archivos y documentos permiten a las empresas reducir su espacio físico de almacenamiento en la sede de la empresa y, por tanto, ahorrar costes. Además, facilitan el acceso de los empleados a los documentos. Porque: simplemente están disponibles en línea para todo el mundo. Esta es una gran e indispensable ventaja, sobre todo en tiempos de home office y trabajo a distancia. 

Un ejemplo concreto de ello es la introducción del expediente electrónico. El expediente electrónico centraliza toda la información sobre un caso como alternativa digital al expediente en papel, ahorrando así tiempo y costes. Está disponible en todos los lugares de trabajo y en dispositivos móviles. A diferencia del expediente en papel, varios empleados pueden trabajar con él simultáneamente. Esto reduce el consumo de papel, protege el medio ambiente, ahorra espacio y acelera considerablemente el procesamiento de documentos. 

software de digitalización select

Cómo encuentran e implantan las empresas el software adecuado para la digitalización

Para elegir el software adecuado para la digitalización, las empresas deben centrarse ante todo en sus necesidades y retos. Para acabar con una colección de herramientas eficiente y cuidadosamente seleccionada, recomendamos seguir los 5 pasos siguientes:

1. especificar la solución requerida

Como primer paso, las empresas deben preguntarse si necesitan una serie de herramientas altamente especializadas para sus necesidades o una solución integral. No existe una respuesta única. En el caso de las empresas o equipos pequeños, suele tener sentido optar por una solución que cubra el mayor número posible de procesos a la vez. Esto se debe a que los empleados suelen asumir varias funciones y, por tanto, tareas. Por tanto, muchas herramientas diferentes significarían que los empleados tendrían que cambiar constantemente de programa. Los equipos muy especializados suelen estar mejor servidos con una herramienta adaptada a sus retos.

2. seleccionar herramientas centradas en el usuario

Si las empresas saben qué tipo de software necesitan, deben comparar sus propios requisitos con las funciones de las herramientas a la hora de elegir los programas. Un taller de requisitos ayuda a ello. El objetivo del taller debe ser entender dónde le aprieta el zapato al departamento correspondiente y qué optimizaciones y automatizaciones le gustaría conseguir con una herramienta.

Para obtener una visión lo más holística posible del potencial de los programas, no sólo deben participar los empleados afectados, la dirección y el consejo de administración, sino también expertos en TI y el responsable de protección de datos. Esto confiere a la elección del programa una seguridad adicional.

3. evaluar las herramientas

Una vez que las empresas han elegido el software adecuado para la digitalización de los procesos, no deben empezar inmediatamente con la implantación. Es aconsejable evaluar primero los nuevos programas en pequeños equipos. Al hacerlo, las empresas comprueban finalmente si las herramientas son tan adecuadas como se suponía.

4. aplicar las herramientas

Si los programas han demostrado ser adecuados, las empresas los integran en todo el departamento o la empresa. Para introducir las herramientas lo antes posible, a menudo merece la pena recurrir a especialistas externos. Esto también suele aumentar la aceptación de las nuevas tecnologías digitales por parte de los empleados. Esto es especialmente cierto en el caso de los empleados de más edad, que suelen mostrarse algo escépticos ante los cambios digitales.

5. establecer normas de uso

Para que los empleados no se queden solos con el nuevo software, las empresas deben establecer normas de uso vinculantes. Así se garantiza que los empleados sepan cómo pueden ayudarles los programas. Suelen ser útiles las sesiones de formación en las que se explica el funcionamiento de los programas y sus ventajas para los equipos. 

¿Tiene preguntas sobre la selección o implantación de software para la digitalización en su empresa? Entonces contacte ahora con nuestro equipo de expertos!

ámbitos de aplicación del software de digitalización

6 importantes áreas de negocio para la digitalización con software

El objetivo está claro:

Las empresas quieren utilizar programas informáticos para automatizar los procesos empresariales, aumentar las ventas, reducir los costes y aumentar así los beneficios.

¿En qué áreas pueden empezar? Las siguientes 6 áreas de trabajo son especialmente adecuadas para iniciar la automatización:

Contabilidad

Digitalizar la contabilidad significa que las empresas automatizan digitalmente los procesos basados en papel. De este modo, procesan tareas administrativas como contratos, documentación y facturas casi sin intervención humana. Para ello es fundamental potente software OCRque reconoce y procesa el mayor número posible de fuentes e idiomas.

Producción

Los sistemas de automatización y control en la producción son componentes clave para que las empresas operen de la forma más adaptable y ágil posible en la Industria 4.0. Permiten que las plantas y los equipos de producción reaccionen con rapidez y eficacia a los cambios. Esto es especialmente importante en tiempos de gran escasez de trabajadores cualificados. Porque: las empresas no sustituyen a los empleados con sistemas de automatización y control, pero les quitan mucho trabajo de encima. Esto significa: que los fabricantes pueden arreglárselas con menos personal o pueden utilizar el personal existente para tareas más complejas y estratégicas. El resultado final es que las empresas son más competitivas.

Recursos Humanos

La digitalización en la gestión de RRHH abarca todos los procedimientos de desmaterialización o desmaterialización de los procesos y métodos de trabajo de RRHH con la ayuda de software especializado. En la práctica, las empresas agilizan el proceso de solicitud de nuevos empleados, gestionan los datos de los empleados de forma centralizada y automatizan tareas administrativas como el registro de horas y la solicitud de permisos. Esto significa que las empresas filtran automáticamente las solicitudes, generan contratos de contratación y proporcionan una plataforma para que los trabajadores presenten las vacaciones y registren las horas de trabajo.

Tratamiento de datos

Para acelerar el tratamiento de los datos, las empresas recurren a sistemas automatizados de procesamiento de datos. Estos analizan grandes cantidades de Datos estructurados y no estructuradosReconocen patrones y tendencias en ellos y generan informes según sus propias especificaciones. Las empresas utilizan estos sistemas, por ejemplo, para examinar datos históricos de ventas y tomar mejores decisiones sobre el desarrollo de nuevos productos o la entrada en nuevos mercados.

Distribución

El software de ventas proporciona un apoyo fundamental a los vendedores en sus operaciones diarias. Por ejemplo, una aplicación personalizada proporciona al personal de ventas clientes potenciales, envía correos electrónicos de seguimiento y realiza un seguimiento de las actividades de venta. En la práctica, el software de soluciones digitales genera clientes potenciales de alta calidad, por ejemplo, analizando automáticamente bases de datos e información de marketing. Los vendedores pueden ver información sobre estos clientes potenciales en el software, incluida información de contacto e interacciones anteriores.

Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos asignan automáticamente tareas a los responsables, controlan los progresos y envían recordatorios de los plazos. En la práctica, los equipos utilizan el software adecuado para fijar los objetivos del proyecto, distribuir las tareas entre los empleados responsables, controlar los plazos y garantizar así que los proyectos se terminen a tiempo.

Aplicaciones de software ilimitadas

Las posibilidades de digitalización con software son casi ilimitadas en la práctica. Además de las áreas de trabajo mencionadas, las empresas pueden utilizar aplicaciones digitales en otros segmentos como marketing, investigación y desarrollo, TI, legal y cumplimiento, comunicación, compras y gestión de calidad. Al mismo tiempo, el uso de software holístico no se limita a ningún sector específico. Las aplicaciones digitales son tan adecuadas para las empresas como para el sector público. Así, las empresas utilizan software de automatización complejo en la sanidad, el comercio minorista, el comercio electrónico, la logística y el transporte, así como en la administración y la educación, por ejemplo.

Konfuzio como parte indispensable del paquete de software adecuado

Konfuzio es una solución altamente especializada para automatizar eficazmente todos sus procesos empresariales. La automatización de los procesos de extracción de datos es el núcleo de la aplicación. Funciones de última generación como ICR, OCR y OMR Extraer datos a partir de documentos manuscritos, caracteres impresos, imágenes y casillas de verificación marcadas con la máxima precisión. Para lograrlo, Konfuzio cuenta con modelos de categorización preentrenados, algoritmos de partición de archivos e IA de extracción híbrida, entre otras funciones, que las empresas pueden personalizar para cada caso de uso individual.

En la práctica, Konfuzio optimiza y automatiza exhaustivos pasos del trabajo diario. Esto agiliza los procesos, reduce la tasa de errores y le permite concentrarse en decisiones empresariales acertadas. En resumen, Konfuzio es un socio altamente especializado que hace que las medianas empresas y las corporaciones sean más flexibles, escalables, cercanas al cliente y competitivas.

Más información sobre cómo Konfuzio digitaliza su empresa para el futuro. Hable de ello con uno de nuestros expertos en IA.

"
"
Avatar de Jan Schäfer

Últimos artículos