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Doc Chat: cómo chatear de forma segura y directa con tus documentos

Charlotte Götz

Imagine poder chatear de forma segura y rápida con documentos sin ni siquiera tener que abrir otra pestaña de Google en el navegador o una herramienta adicional. La función Doc Chat combinada con la API y la IA de Konfuzio es un enfoque visionario de la Interacción con sus datos y revoluciona la forma de procesar y utilizar la información en el futuro.

Chatear con documentos es una innovación que difumina las fronteras entre el mundo digital y el real.

En un mundo de datos, los documentos que posee una empresa pueden convertirse fácilmente en valor. Esto resulta de los conocimientos y percepciones obtenidos de los archivos internos de la empresa.

Desde el punto de vista de la adquisición de conocimientos, existen dos categorías principales de documentos: los que son predominantemente numérico datos y los que contienen principalmente narrativa son. Ambos tipos encierran un inmenso potencial para la toma de decisiones en las empresas.

Documentos numéricos - Cálculo

Para documentos numéricos como Facturas, Recibos, Formularios y muchos más, tiene sentido definir y extraer explícitamente los datos para luego consultarlos de forma sencilla y precisa. Un ejemplo: el gasto total del departamento de marketing en abril.

Gastos de marketing de la mediana empresa en abril

Gastos de marketing de la mediana empresa en abril

Total
$30,000
  • Publicidad: $10.000 (33.33%)
  • Redes sociales: $7.500 (25,00%)
  • Marketing por correo electrónico: $5.000 (16.67%)
  • Eventos: $3,000 (10,00%)
  • Creación de contenidos: $4,500 (15,00%)

Descripción del proceso para documentos numéricos

  1. Cargar archivo - Los usuarios cargan en el sistema contenidos numéricos como facturas, recibos y formularios. El hecho de que sean PDF u otros formatos no es primordial.
  2. Categorización y organización de los datos - El contenido extraído se clasifica y divide en grupos pertinentes, por ejemplo, gastos por departamento, cifras de ventas o asignaciones presupuestarias.
  3. Extracción de datos - El sistema escanea automáticamente estos ficheros y extrae datos numéricos clave como importes, fechas e identificadores.
  4. Análisis de datos - La herramienta analiza estos datos organizados en el sistema para obtener información. Por ejemplo, se puede calcular el gasto total de un departamento, comparar las cifras de ventas de varios trimestres o hacer un seguimiento de la utilización del presupuesto a lo largo del tiempo.
  5. Bucle de retroalimentación - Los usuarios pueden dar su opinión sobre la pertinencia y exactitud de los datos proporcionados, que el sistema utiliza para mejorar futuras búsquedas. En el contexto de esta descripción del proceso no son necesarias herramientas adicionales.

Racionalizado en las empresas inteligencia artificial (AI) simplifica considerablemente la gestión de archivos de transacciones, como facturas, pedidos y documentos de venta. Las funciones de automatización más importantes incluyen la extracción y el tratamiento de datos de estos archivos de texto. Algoritmos de IA identificar y digitalizar rápidamente los detalles pertinentes, como importes e información sobre proveedores, reduciendo la introducción manual de datos y la probabilidad de errores.

Esta automatización también se extiende al cumplimiento de los pedidos, donde los sistemas de IA pueden cotejar los pedidos de compra con las facturas y los albaranes para garantizar la precisión y el cumplimiento. Además, las herramientas de IA ayudan a rastrear y analizar los detalles de estas transacciones en tiempo real, proporcionando información valiosa sobre el flujo de caja, el rendimiento de los proveedores y las tendencias de compra de los clientes. A través de la Automatización de estos aspectos de la gestión de documentos transaccionales, la IA no sólo aumenta la eficacia operativa, sino que también respalda la planificación y el análisis financieros estratégicos.

Documentos narrativos - Doc Chat

Sin embargo, para los documentos narrativos que contienen una gran cantidad de texto poco estructurado, tiene sentido utilizar un único Interfaz para acceder a la información de todos los archivos. Esto se conoce coloquialmente como "Doc Chat", "Document Chat" o "Chat with you Document". Y con razón, porque La experiencia del usuario al ejecutar consultas sofisticadas es tan sencilla e intuitiva como interactuar con un agente conversacional. 

¿No supondría un enorme aumento de la eficiencia si usted y sus compañeros ya no tuvieran que dedicar tiempo a buscar un documento y luego a buscar un contenido específico en todo el documento? Existen muchos problemas de este tipo en la vida cotidiana de las empresas, pero puedes resolverlos chateando con tus documentos: Completamente sin utilizar herramientas como ChatGPT o TextCortex.

Descripción de la función Doc Chat con Konfuzio

El siguiente ejemplo ilustra paso a paso la integración de la función de chat de documentos de Konfuzio:

  1. Cargar archivo - Los usuarios cargan en el sistema sus documentos narrativos, como informes, correos electrónicos, artículos, etc.
  2. Tratamiento de datos - El sistema procesa los documentos cargados utilizando técnicas avanzadas de PLN (Procesamiento del Lenguaje Natural) para comprender e indexar el contenido.
  3. Consulta del usuario - Los usuarios interactúan con el sistema y reciben respuestas a través de una interfaz de chat que se encuentra directamente en su software de productividad habitual -PowerPoint, Word, etc.- como complemento. Los usuarios pueden hacer y recibir preguntas o información sobre el contenido de los documentos.
  4. Recuperación inteligente - El sistema interpreta la consulta del usuario, busca en los contenidos indexados y recupera la información pertinente.
  5. Generación de respuestas - La herramienta Doc Chat de Konfuzio presenta la información recuperada en un formato fácil de entender y proporciona respuestas precisas, similares a la comunicación en vivo y en tiempo real de un chat-bot.
  6. Bucle de retroalimentación - Los usuarios tienen la oportunidad de dar su opinión sobre la pertinencia y exactitud de la información proporcionada, que el sistema utiliza para mejorar futuras búsquedas.

Área de aplicación - Búsqueda de contenidos con el Doc Chat

Cuantos más archivos pongas a disposición de tu compañero inteligente -el "chat de documentos"- más útiles serán sus respuestas. Puedes compartir archivos diferentes formatos incluyendo ficheros de archivo, correos electrónicos, PDFs y muchos más. Una vez que esté listo, puede escribir un mensaje a la herramienta Doc Chat con IA mientras chatea y buscar en su colección de archivos cualquier contenido que contengan.

Tarde o temprano, es probable que la base de archivos sea demasiado grande para saber lo que contiene. Si este es el caso, también puedes buscar en los archivos contenido que no está ahí chateando con los documentos. La IA te dirá entonces que esa información está fuera de su alcance.

Más allá de los números: integración visual de datos en Doc Chat

Los documentos narrativos suelen contener imágenes y símbolos que facilitan aún más la transmisión de la información. Si son útiles dentro del documento, sin duda tienen un lugar fijo y una función asignada dondequiera que se haga referencia al documento, por ejemplo en

  • Presentaciones,
  • Contribuciones,
  • archivos nuevos,
  • Contratos,
  • PDF,

y similares.

Debido a sus indudables ventajas, una charla con sus documentos no está completa sin la posibilidad de encontrar valiosas imágenes, iconos y números de la misma forma intuitiva.

Ventajas del chat con inteligencia artificial

Automatizar procesos narrativos clave con herramientas de IA tiene efectos positivos para el usuario. Esto incluye la comunicación con sus documentos:

Flexibilidad y seguridad 

  • Experimente la flexibilidad de una solución en la nube o
  • Benefíciese de la seguridad de una implantación local

Sinergia tecnológica

  • Konfuzio combina low-code y pro-code
  • Uso de IA adaptativa para soluciones avanzadas
  • Utilización de una infraestructura multicloud avanzada

Control de datos y perspectivas

  • Control de datos superior al de otros proveedores
  • Obtenga una visión única que otros pasan por alto

Facilidad de uso gracias al chat de documentos

  • Implementación directa de la función Doc Chat en el documento
  • Alto factor de seguridad: la IA interna garantiza más seguridad que las herramientas de IA externas, como ChatGPT.

Estas automatizaciones controladas por IA no sólo racionalizan tareas complejas, sino que también garantizan Coherencia y precisión al tratar datos narrativos.

Propiedad y seguridad de los datos con Konfuzio

Ser intuitivo y útil es sólo una cara de la moneda. La otra cara es que los datos estén seguros. En lugar de enviarlos a un Gran modelo lingüístico (LLM) que está alojado en un proveedor externo, Konfuzio le ofrece un Solución autoalojada Made in Germany an.

De este modo, seguirá siendo el propietario de sus documentos y evitará la pérdida de información.

Conclusión de Doc Chat: ya es posible chatear de forma segura con documentos

La innovadora herramienta de IA de Konfuzio revoluciona la gestión de documentos al permitir interacciones directas por chat con documentos como archivos PDF y otros muchos formatos de archivo. Sin necesidad de motores de búsqueda adicionales como Google o herramientas externas. Los usuarios pueden procesar y analizar eficazmente tanto documentos numéricos como narrativos.

La plataforma basada en IA ofrece una potente extracción de datos, análisis precisos y una interfaz de chat intuitiva. Esto aumenta la eficiencia en la gestión de los documentos de la empresa. Konfuzio combina facilidad de uso, seguridad de los datos y control, mientras que la solución autoalojada garantiza una mayor protección de los datos para chatear con su documento.

¿Desea obtener más información sobre el chat de documentos con Konfuzio o sobre lo que puede conseguir con las herramientas de IA en su empresa?

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