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Doc Chat: So chatten Sie sicher und direkt mit Ihren Dokumenten

Charlotte Götz

Stellen Sie sich vor, Sie könnten sicher und schnell mit Dokumenten chatten, ohne auch nur einen weiteren Google Tab im Browser oder ein extra Tool öffnen zu müssen. Die Doc Chat Funktion kombiniert mit der API und KI von Konfuzio ist ein visionärer Ansatz für die Interaktion mit Ihren Daten und revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Informationen künftig verarbeiten und nutzen.

Chatten mit Dokumenten ist eine Innovation, der die Grenzen zwischen digitaler und realer Welt verschwimmen lässt.

In einer Welt der Daten lassen sich Dokumente, die ein Unternehmen besitzt, leicht in einen Wert umwandeln. Dieser ergibt sich aus dem Wissen und den Erkenntnissen, die aus den firmeninternen Dateien gewonnen werden.

Aus der Perspektive der Wissensgewinnung gibt es zwei Hauptkategorien von Dokumenten: Solche, die vorwiegend numerische Daten enthalten und solche, die vorwiegend narrativ sind. Beide Arten bergen ein immenses Potenzial für die Entscheidungsfindung in Unternehmen.

Numerische Dokumente – Berechnung

Bei numerischen Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen, Formularen und vielen mehr ist es sinnvoll, die Angaben explizit zu definieren, zu extrahieren und sie anschließend einfach und präzise abzufragen. Ein Beispiel: Die Gesamtausgaben der Marketingabteilung im April.

Marketing Expenditure for Medium-sized Company in April

Marketing Expenditure for Medium-sized Company in April

Total
$30,000
  • Advertising: $10,000 (33.33%)
  • Social Media: $7,500 (25.00%)
  • Email Marketing: $5,000 (16.67%)
  • Events: $3,000 (10.00%)
  • Content Creation: $4,500 (15.00%)

Prozessbeschreibung für numerische Dokumente

  1. Datei hochladen – Benutzer laden numerische Inhalte wie Rechnungen, Quittungen und Formulare in das System hoch. Ob es sich dabei um PDFs oder andere Formate handelt, ist in erster Linie nicht relevant.
  2. Datenkategorisierung und -organisation – Die extrahierten Inhalte werden kategorisiert und in relevante Gruppen eingeteilt, z. B. Ausgaben nach Abteilung, Umsatzzahlen oder Budgetzuweisungen.
  3. Datenextraktion – Das System scannt diese Dateien automatisch und extrahiert numerische Schlüsseldaten wie Beträge, Datumsangaben und Kennungen.
  4. Datenanalyse – Das Tool analysiert diese organisierten Daten im System, um Erkenntnisse zu gewinnen. So lassen sich z. B. die Gesamtausgaben einer Abteilung berechnen, Umsatzzahlen über mehrere Quartale hinweg vergleichen oder die Budgetverwendung im Zeitverlauf verfolgen.
  5. Feedback-Schleife – Die Nutzer können Rückmeldungen zur Relevanz und Genauigkeit der bereitgestellten Daten geben, die das System nutzt, um künftige Suchvorgänge zu verbessern. Ergänzende Tools sind im Rahmen dieser Prozessbeschreibung unnötig.

In Unternehmen rationalisiert künstliche Intelligenz (KI) die Verwaltung von Transaktionsdateien wie Rechnungen, Bestellungen und Verkaufsbelegen erheblich. Zu den wichtigsten Automatisierungsfunktionen gehören die Extraktion und Verarbeitung von Daten aus diesen Textdateien. KI-Algorithmen erkennen und digitalisieren schnell relevante Details wie Beträge und Lieferanteninformationen und reduzieren so die manuelle Dateneingabe und die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Diese Automatisierung erstreckt sich auch auf die Auftragsabwicklung, bei der KI-Systeme Bestellungen mit Rechnungen und Lieferscheinen abgleichen können, um die Richtigkeit und Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus unterstützen KI-Tools die Nachverfolgung und Analyse dieser Transaktionsdetails in Echtzeit und liefern wertvolle Einblicke in den Cashflow, die Leistung der Lieferanten und die Einkaufstrends der Kunden. Durch die Automatisierung dieser Aspekte der transaktionalen Dokumentenverwaltung steigert KI nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern unterstützt auch eine strategische Finanzplanung und -analyse.

Narrative Dokumente – Doc Chat

Für narrative Dokumente, die viel lose strukturierten Text enthalten, ist es jedoch sinnvoll, statt der expliziten Definition der zu extrahierenden Informationen im Vorfeld eine einzige Schnittstelle für den Zugriff auf den Informationsbestand aus allen Dateien zu haben. Dies wird umgangssprachlich als „Doc Chat“, „Document Chat“ oder „Chat with you Document“ bezeichnet. Und das zu Recht, denn: Die Benutzererfahrung beim Ausführen anspruchsvoller Abfragen ist so einfach und intuitiv wie die Interaktion mit einem Gesprächsagenten. 

Wäre es nicht eine enorme Steigerung der Effizienz, wenn Sie und Ihre Arbeitskollegen keine Zeit mehr mit der Suche nach einem Dokument an sich und der anschließenden Nachforschung eines bestimmten Inhalts im gesamten Schriftstück verbringen müssten? Problemfälle wie diesen gibt es zahlreiche im Unternehmensalltag, welche Sie aber durch das Chatten mit Ihren Dokumenten beheben können: Völlig ohne den Einsatz von Tools wie ChatGPT oder TextCortex.

Beschreibung der Doc Chat Funktion mit Konfuzio

Das folgende Beispiel veranschaulicht Schritt für Schritt die Integration der Dokumenten-Chat-Funktion von Konfuzio:

  1. Datei hochladen – Nutzer laden ihre narrativen Dokumente wie Berichte, E-Mails, Artikel, usw. in das System hoch.
  2. Datenverarbeitung – Das System verarbeitet die hochgeladenen Dokumente mithilfe fortschrittlicher NLP-Techniken (Natural Language Processing), um den Inhalt zu verstehen und zu indizieren.
  3. Benutzerabfrage – Die Benutzer interagieren mit dem System und erhalten Antworten über eine Chat-Schnittstelle, die sich direkt in ihrer gewohnten Produktivitätssoftware – Powerpoint, Word usw. – als Plugin befindet. Die Benutzer können Fragen oder Auskünfte zum Inhalt der Dokumente stellen und erhalten.
  4. Intelligentes Abrufen – Das System interpretiert die Anfrage des Benutzers, durchsucht den indizierten Inhalt und ruft relevante Informationen ab.
  5. Generierung von Antworten – Das Doc Chat Tool von Konfuzio stellt die abgerufenen Informationen in einem leicht verständlichen Format dar und liefert präzise Antworten, ähnlich wie bei einer Chat-Bot-Kommunikation, die live und in Echtzeit erfolgt.
  6. Feedback-Schleife – Die Nutzer haben die Möglichkeit, Rückmeldungen zur Relevanz und Genauigkeit der bereitgestellten Informationen zu geben, die das System nutzt, um künftige Suchvorgänge zu verbessern.

Anwendungsbereich – Inhaltssuche mit dem Doc Chat

Je mehr Dateien Sie Ihrem intelligenten Begleiter – dem „Dokumenten-Chat“ – zur Verfügung stellen, desto hilfreicher werden seine Antworten sein. Sie können Dateien verschiedener Formate einschließen, darunter Archivdateien, E-Mails, PDFs, und viele mehr. Sobald Sie bereit sind, können Sie beim Chatten eine Nachricht an das KI-basierte Doc Chat Tool schreiben und die Sammlung Ihrer Dateien nach jeglichen Inhalten durchsuchen, die darin enthalten sind.

Wahrscheinlich wird die Dateibasis früher oder später zu groß, um zu wissen, was sich darin befindet. Ist dies der Fall, können Sie die Dateien durch das Chatten mit Dokumenten auch nach Inhalten durchsuchen, die nicht vorhanden sind. Die KI wird Ihnen im Anschluss mitteilen, dass diese Informationen außerhalb ihrer Reichweite liegen.

Jenseits von Zahlen – Visuelle Datenintegration im Doc Chat

Narrative Dokumente enthalten oft Bilder und Symbole, die die Vermittlung der Informationen noch einfacher gestalten. Wenn sie innerhalb des Dokuments hilfreich sind, haben sie mit Sicherheit überall dort einen festen Platz und eine zugewiesene Rolle, wo auf das Dokument verwiesen wird, zum Beispiel in

  • Präsentationen,
  • Beiträgen,
  • neuen Dateien,
  • Verträgen,
  • PDFs,

und dergleichen.

Aufgrund ihrer unbestrittenen Vorteile ist ein Chat mit Ihren Dokumenten nicht vollständig ohne die Möglichkeit, wertvolle Bilder, Icons und Zahlen auf dieselbe intuitive Art und Weise zu finden.

Vorteile des implementierten KI-Chats

Die Automatisierung narrativer Schlüsselprozesse mit KI-Tools beinhaltet positive Nutzereffekte. Beim Kommunizieren mit Ihren Dokumenten fallen darunter:

Flexibilität und Sicherheit 

  • Erleben Sie die Flexibilität einer Cloud-Lösung oder
  • Profitieren Sie von der Sicherheit einer On-Premises-Implementierung

Technologische Synergie

  • Konfuzio vereint Low-Code und Pro-Code
  • Einsatz adaptiver KI für fortschrittliche Lösungen
  • Nutzung einer fortschrittlichen Multicloud-Infrastruktur

Datenkontrolle und Einblicke

  • Überlegene Datenkontrolle im Vergleich zu anderen Anbietern
  • Gewinnung einzigartiger Einblicke, die andere verpassen

Anwenderfreundlichkeit durch Dokumenten-Chat

  • Direkte Implementierung der Doc Chat Funktion in das Dokument
  • Hoher Sicherheitsfaktor: Interne KI gewährleistet mehr Sicherheit als externe KI-Tools wie beispielsweise ChatGPT

Diese KI-gesteuerten Automatisierungen rationalisieren nicht nur komplexe Aufgaben, sondern sorgen auch für Konsistenz und Genauigkeit beim Umgang mit narrativen Daten.

Dateneigentum und Sicherheit mit Konfuzio

Intuitiv und nützlich zu sein ist nur die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist, dass die Daten sicher sind. Anstatt diese an ein Large Language Model (LLM) zu senden, das von einem Drittanbieter gehostet wird, bietet Konfuzio Ihnen eine selbst gehostete Lösung Made in Germany an.

Auf diese Weise bleiben Sie der Eigentümer Ihrer Dokumente und verhindern den Verlust von Informationen.

Doc Chat Fazit – Sicher mit Dokumenten chatten ist möglich

Das innovative KI-Tool von Konfuzio revolutioniert das Dokumentenmanagement, indem es direkte Chat-Interaktionen mit Dokumenten wie PDF-Dateien und zahlreichen weiteren Dateiformaten ermöglicht. Ohne zusätzliche Suchmaschinen wie Google oder externe Tools zu benötigen. Nutzer können sowohl numerische als auch narrative Dokumente effizient verarbeiten und analysieren.

Die KI-gesteuerte Plattform bietet leistungsstarke Datenextraktion, präzise Analysen und eine intuitive Chat-Schnittstelle. So wird die Effizienz im Umgang mit Unternehmensdokumenten gesteigert. Konfuzio kombiniert Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und -kontrolle, wobei die selbst gehostete Lösung einen verbesserten Datenschutz für den Chat mit Ihrem Dokument gewährleistet.

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