Chat mit Dokumenten: Finden Sie Wissen in Ihren Dokumenten

Die Doc Chat Funktion von Konfuzio ermöglicht die schnelle Abfrage von internem Wissen durch den Chat mit Dokumenten. Die Lösung bietet einen neuen Ansatz für die Interaktion mit Ihren Daten und kann die Art und Weise verändern, wie Sie Informationen künftig verarbeiten und zielführend in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Chat mit Dokumenten: Wissen zugänglich machen

In einer datengetriebenen Welt können Dokumente, die ein Unternehmen besitzt, in wertvolle Ressourcen umgewandelt werden. Das Wissen innerhalb dieser Dokumente gilt es zugänglich zu machen und für interne Prozessoptimierungen sowie verbesserte Entscheidungsfindungen gewinnbringend zu nutzen. Die Erschließung von Wissen aus Dokumenten sowie die Überführung in strukturierte und widerverwertbare Daten erhöhen das Potential von Unternehmen signifikant.

Um dieses Potential zu nutzen werden Dokumente ausgelesen, kategorisiert und verschlagwortet sowie für Large Language Models (LLM) und Natural Language Processing (NLP) durchsuchbar gemacht. Nach der Digitalisierung der Dokumente und der Gewinnung von Daten können diese jetzt nach passendem Wissen durchsucht werden. Das Chatten mit Dokumenten stellt dafür die einfachste Methode dar und erhöht den Wert ihrer Datenbanken enorm. Die gewonnenen Informationen lassen sich per Chatfunktion abfragen und sind so in Echtzeit abrufbar. Nutzer können Fragen stellen und erhalten Antworten sowie Verweise auf Quellen und relevante Inhalte in der Chatfunktion.

Aus der Perspektive der Wissensgenerierung lassen sich Dokumente und Dateien in zwei Hauptkategorien unterteilen: solche, die vorwiegend numerische Daten enthalten, und solche, die vorwiegend narrativ sind. Beide Arten verfügen über ein erhebliches Potenzial für Wissensdatenbanken in Unternehmen.

Numerische Dokumente – Berechnung

In Unternehmen rationalisiert künstliche Intelligenz (KI) die Verwaltung von Transaktionsdateien wie Rechnungen, Bestellungen und Verkaufsbelegen erheblich. Zu den wichtigsten Automatisierungsfunktionen gehören die Extraktion und Verarbeitung von Daten aus Dokumenten, Datenbanken und Dateien.

KI-Algorithmen erkennen und digitalisieren schnell relevante Details wie Beträge, Zahlungs- und Lieferanteninformationen aus digitalisierten Dokumenten. So gewinnen sie widerverwertbares Wissen, reduzieren die manuelle Dateneingabe und erhöhen durch eine sinkende Fehlerwahrscheinlichkeit sowie eine sichere Speicherung die Integrität Ihrer Daten. Durch eine verlässliche und präzise Datenextraktion liegen allen weiteren Prozessen Daten in hoher Qualität vor, die den Erfolg der Weiterverarbeitung erst ermöglichen.

Numerische Dokumente wie Rechnungen, Quittungen oder Formulare bestehen aus klar definierten Werten und sind dadurch standardisiert erfassbar. Es ist daher zentral, die Daten präzise zu extrahieren und sie anschließend widerverwertbar und zugänglich zu speichern.

Prozessbeschreibung für numerische Dokumente

1. Datei hochladen – Benutzer laden numerische Inhalte wie Rechnungen, Quittungen und Formulare in das System hoch. Ob es sich dabei um PDF oder andere Formate handelt, ist in erster Linie nicht relevant.
2. Datenextraktion – Das System scannt die Inhalte der Dokumentensammlung automatisch und extrahiert numerische Schlüsseldaten wie Beträge, Datumsangaben und Kennungen.
3. Datenkategorisierung und -organisation – Die extrahierten Inhalte werden kategorisiert und in relevante Gruppen eingeteilt, z. B. Ausgaben nach Abteilung, Umsatzzahlen oder Budgetzuweisungen.
4. Datenanalyse – Das Tool analysiert diese organisierten Daten im System, um Erkenntnisse zu gewinnen. So lassen sich z. B. die Gesamtausgaben einer Abteilung berechnen, Umsatzzahlen über mehrere Quartale hinweg vergleichen oder die Budgetverwendung im Zeitverlauf verfolgen.
5. Feedback-Schleife – Die Nutzer können Rückmeldungen zur Relevanz und Genauigkeit der bereitgestellten Daten geben, die das System nutzt, um künftige Suchvorgänge zu verbessern.

Narrative Dokumente – Textanalyse

Die Abfrage von Wissen und Informationen stellt sich bei narrativen Dokumenten etwas anders dar. Statt der rein numerischen Extraktion der relevanten Daten, wird der gesamte Text durch die KI-Textanalyse in Zeilenform erfasst. Dieser wird nicht in seiner Gesamtheit numerisch erhoben, sondern durch Large Language Models (LLM) und Natural Language Processing (NLP) mit Fragen und Antworten durchsuchbar gemacht.

Für narrative Dokumente, die viel lose strukturierten Text enthalten, ist es daher sinnvoll statt der expliziten Definition der zu extrahierenden Informationen im Vorfeld eine intelligente Schnittstelle für den Zugriff auf den Informationsbestand der Datenbank herzustellen.

Dies ermöglicht das Chatten mit Ihren Dokumenten und die Abfrage von Wissen durch eine einfache und digitale Frage-Antwort-Interaktion. Dies wird umgangssprachlich als „Document Chat“ oder „Chat with your Document“ bezeichnet. Bei Konfuzio heißt diese Möglichkeit zum Chatten mit Dokumenten „Doc Chat“.

Beschreibung der Chat-Funktion mit Konfuzio

Das folgende Beispiel veranschaulicht Schritt für Schritt die Integration der Dokumenten-Chat-Funktion von Konfuzio:

1. Datei hochladen – Nutzer laden ihre narrativen Dokumente wie Berichte, E-Mails, Artikel, usw. in das System hoch.
2. Datenverarbeitung – Das System verarbeitet die hochgeladenen Dokumente mithilfe fortschrittlicher NLP-Techniken (Natural Language Processing), um den Inhalt zu verstehen und zu indizieren.
3. Benutzerabfrage – Die Benutzer interagieren mit dem System und erhalten Antworten auf ihre Fragen über eine Chat-Schnittstelle. Die Benutzer können Fragen oder Auskünfte zum Inhalt der Dokumente stellen und erhalten.
4. Intelligentes Abrufen – Das System interpretiert die Anfrage des Benutzers, durchsucht den indizierten Inhalt und ruft relevante Informationen ab.
5. Generierung von Antworten – Die abgerufenen Informationen werden in einem leicht verständlichen Format dargestellt und als präzise Antworten formuliert.
6. Feedback-Schleife – Die Nutzer haben die Möglichkeit, Rückmeldungen zur Relevanz und Genauigkeit der bereitgestellten Informationen zu geben, die das System nutzt, um künftige Suchvorgänge zu verbessern.

Anwendungsbereich – Inhaltssuche in Dokumenten

Das Chatten mit Dokumenten ermöglicht den effektiven und einfachen Zugriff auf internes Wissen in Unternehmen. Der Doc Chat findet überall dort einen gewinnbringenden Anwendungsbereich, wenn viel Wissen in PDF oder Papierform vorliegt sowie große Datenbanken zur Prozessoptimierung und Entscheidungsfindung genutzt und gepflegt werden. Die Kraft des Chatbots wächst mit seiner eigenen Datenbank.

Je mehr Dokumente Sie Ihrem intelligenten Begleiter – dem „Dokumenten-Chat“ – zur Verfügung stellen, desto hilfreicher werden seine Antworten beim Chatten sein. Sie können diese in verschiedenen Formate einreichen, darunter Archivdateien, E-Mails, PDF, und viele mehr. Sobald Sie bereit sind, können Sie beim Chatten eine Nachricht an das KI-basierte Doc Chat Tool schreiben und Ihre Datenbanken nach jeglichen Inhalten durchsuchen und befragen, die darin enthalten sind.

Jenseits von Zahlen – Visuelle Datenintegration

Narrative Dokumente enthalten oft Bilder und Symbole, die die Vermittlung der Informationen noch einfacher gestalten. Auch diese können über das Chatten mit Dokumenten abgefragt werden.

• Präsentationen
• Beiträge
• Dateien
• Verträge
• PDF
• …

Vorteile des implementierten KI-Chats

Die Automatisierung narrativer Schlüsselprozesse mit KI-Tools beinhaltet positive Nutzereffekte. Beim Kommunizieren mit Ihren Dokumenten fallen darunter:

Flexibilität und Sicherheit 

• Erleben Sie die Flexibilität einer Cloud-Lösung oder
• Profitieren Sie von der Sicherheit einer On-Premises-Implementierung

Technologische Synergie

• Konfuzio vereint Low-Code und Pro-Code
• Einsatz adaptiver KI für fortschrittliche Lösungen
• Nutzung einer fortschrittlichen Multicloud-Infrastruktur

Datenkontrolle und Einblicke

• Überlegene Datenkontrolle im Vergleich zu anderen Anbietern
• Gewinnung wertvoller Einblicke, die andere verpassen

Anwenderfreundlichkeit durch Dokumenten-Chat

• Direkte Implementierung der Doc Chat Funktion in das Dokument
• Hoher Sicherheitsfaktor: Interne KI gewährleistet mehr Sicherheit als externe KI-Tools wie beispielsweise ChatGPT

Kosten- und Zeitersparnis

• Die Nutzung des Dokumenten-Chats reduziert die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, was die Effizienz der Arbeitsabläufe erhöht
• Signifikante Kostenreduktion durch automatisierte Prozesse, da Personalressourcen effizienter eingesetzt werden können

Verbesserung der Entscheidungsfindung

• Die sofortige Verfügbarkeit von Informationen ermöglicht fundierte Entscheidungen und beschleunigt die Reaktion auf geschäftliche Herausforderungen
• Unternehmen können agiler auf Veränderungen im Markt reagieren

Diese KI-gesteuerten Automatisierungen rationalisieren nicht nur komplexe Aufgaben, sondern sorgen auch für Konsistenz und Genauigkeit beim Umgang mit narrativen Daten.

Datenintegrität und Sicherheit mit Konfuzio

Bei allen datengetriebenen Prozessen ist es von besonderer Relevanz, dass die erhobenen und verarbeiteten Daten sicher sind – es gilt für Unternehmen eine hohe Datenintegrität sicherzustellen. Die Lösungen von Konfuzio sind in Deutschland entwickelt und alle Daten werden innerhalb der strengen Regeln der DSGVO verarbeitet und gespeichert. Auch bei der Verarbeitung durch Large Language Model (LLM) und Natural Language Processing (NLP) setzt die Helm & Nagel GmbH mit ihrer Software Konfuzio auf hohe Sicherheitsstandards. Auf diese Weise bleiben Sie stets Eigentümer Ihrer Daten und Dokumente und verhindern somit den Verlust der Hoheit über Ihre Informationen.

Fazit – Der Chat mit Dokumenten macht Wissen aus Datenbanken abrufbar

Das innovative KI-Tool von Konfuzio revolutioniert das Dokumentenmanagement, indem es direkte Chat-Interaktionen mit Datenbanken, Dateien und Dokumenten ermöglicht. Nutzer können sowohl numerische als auch narrative Dokumente effizient verarbeiten und analysieren. In einer intuitiven Chatfunktion erhalten Sie Antworten, Quellen und Verweise auf ihre Fragen und können so gewinnbringend auf internes Wissen im Unternehmen zugreifen.

Die KI-gesteuerte Plattform von Konfuzio bietet leistungsstarke Datenextraktion, präzise Analysen und eine intuitive Chat-Schnittstelle. So wird die Effizienz im Umgang mit Unternehmensdokumenten gesteigert und einfach in den Alltag der Mitarbeiter integriert.