Automatización de documentos: del trabajo manual a la alta tecnología

Charlotte Götz

La gestión de documentos es un reto cada vez mayor para las empresas. Por este motivo, cada vez más empresas buscan soluciones innovadoras para simplificar la gestión de la abundancia de documentos. La automatización de documentos es un enfoque innovador que ayuda a hacer más eficiente la gestión de documentos. La automatización de documentos permite que las tareas repetitivas asociadas a la

  • Creación,
  • Edición y
  • Administración

de documentos.

¿Qué es la Automatización de Documentos?

Definición de automatización de documentos

La automatización de documentos es, en esencia, el uso de un software o plataforma específicos que crean plantillas y reglas predefinidas. Estas plantillas se aplican a diversos tipos de documentos, como contratos, informes o facturas. El software extrae los datos pertinentes de distintas fuentes, como bases de datos, Sistemas CRM, hojas de cálculo Excel o correos electrónicos y los inserta en las plantillas. Este proceso tiene lugar pulsando un botón o está orientado a un calendario fijo. La idea es reducir las incoherencias y el tiempo dedicado a actividades recurrentes.

Enfoques para la automatización de documentos

Existen varios enfoques para la automatización de documentos, cada uno con un enfoque diferente y adaptado a amplias necesidades.

Automatización de documentos basada en reglas

En este enfoque, hay reglas y condiciones definidas según las cuales tiene lugar la automatización. Estas reglas incluyen decisiones lógicas y controlan así el flujo de creación de documentos. La automatización de documentos basada en reglas es muy adecuada para documentos con estructuras y datos claramente definidos que deben cumplir determinados criterios.

Automatización de documentos basada en plantillas

Aquí se utilizan plantillas precreadas que sirven de base para la creación de documentos. El software de automatización inserta los datos pertinentes en los marcadores de posición correspondientes. Este enfoque es especialmente útil para documentos recurrentes, como facturas o presupuestos, en los que solo hay unos pocos elementos variables.

Automatización de documentos controlada por IA

La integración de Inteligencia Artificial (IA) ofrece la posibilidad de automatizar documentos de forma avanzada. La IA entiende el lenguaje natural y reconoce patrones, así como las conexiones que establece entre los datos. Esto hace que el uso de la IA sea ideal para empresas con procesos documentales complejos que manejan datos no estructurados.

Automatización híbrida de documentos

La automatización híbrida de documentos combina métodos de automatización para aprovechar simultáneamente los puntos fuertes de varios enfoques. Por ejemplo: elementos basados en reglas e impulsados por IA en el enlace para ofrecer tanto un control preciso como flexibilidad.

Automatización de documentos con autoaprendizaje

Para aprender de documentos y acciones anteriores, este enfoque utiliza aprendizaje automático. Con el tiempo, el proceso de automatización mejora automáticamente a medida que el software aprende de la experiencia y las correcciones y se adapta continuamente.

Ventajas de los métodos de automatización de documentos - Resumen

Acérquese aVentajas
Basado en reglasControl preciso, adecuado para procesos complejos
Basado en plantillasAplicación rápida, adecuada para documentos recurrentes
Controlado por IATratamiento de datos no estructurados, reconocimiento avanzado de patrones
HíbridoCombinación de precisión y flexibilidad
AutoaprendizajeMejorar la automatización con el tiempo

Por eso las empresas se benefician de la automatización de documentos

Con unas transacciones de documentos en constante crecimiento, elegir la Automatización de Documentos más viable aumenta la eficiencia y libera valiosos recursos. Ayuda a cumplir los requisitos legales y normativos, ya que las plantillas utilizadas ya contienen la información y la normativa requeridas. La automatización de documentos permite generar y procesar rápidamente los documentos, lo que permite al personal centrarse en las tareas estratégicas y darles prioridad.

Cuanto más presente esté un documento, más sentido y valor tendrá su tratamiento automatizado. La lógica de bifurcación, los recordatorios automáticos y la información precumplimentada permiten un flujo fluido de la información. Esto optimiza la precisión y eficacia del tratamiento de documentos sin comprometer la seguridad de los datos confidenciales. El sitio Digitalización de documentos y la automatización de los flujos de trabajo documentales revelan posibles puntos débiles y áreas ineficientes en el proceso. En combinación con los factores ya mencionados, la automatización de documentos permite ahorrar costes y aumentar la rentabilidad.

Digitalización automática de documentos frente al tratamiento manual

Utilizar la plataforma adecuada facilita tanto la creación como la distribución de documentos digitalizados. Gracias a la captura digital de la información de los documentos, no hay riesgo de introducir datos ilegibles o incorrectos. Por el contrario, los procesos manuales de creación de documentos son propensos a errores que pueden causar retrasos y aumentar la carga de trabajo de las empresas. La automatización de documentos minimiza estas deficiencias y notifica a los empleados si falta información necesaria.

Almacenamiento de datos en Automatización de documentos

En la automatización de documentos, el lugar de almacenamiento de los documentos automatizados es un factor esencial para el éxito de esta tecnología. Independientemente del método de almacenamiento, la seguridad de los datos es de vital importancia. El cifrado, los controles de acceso y las copias de seguridad periódicas son esenciales para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos almacenados. Soluciones de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive o Amazon AWS ofrecen a las empresas una serie de comodidades en términos de flexibilidad de acceso, escalabilidad, colaboración y capacidades de automatización a través de las interfaces de programación de aplicaciones (APIs). Estos últimos crean la conexión de la automatización de documentos con el almacenamiento en la nube y generan flujos de trabajo automatizados. Esto hace que la época en la que los documentos eran ilocalizables en unidades separadas o en carpetas de correo electrónico sea cosa del pasado.

Automatización de documentos en la práctica - Guía para empresas

  • Elegir el software adecuado

El primer paso consiste en seleccionar un software o plataforma de automatización de documentos adecuado en función de las directrices internas. La herramienta debe ofrecer todas las funciones necesarias para crear plantillas, integrar fuentes de datos y controlar el proceso de automatización. Además de las políticas individuales de la empresa, otros factores de selección importantes son la facilidad de uso, la capacidad de integración con los sistemas existentes y la personalización de las plantillas.

  • Crear plantillas

Una vez seleccionado el software, se crean plantillas para los documentos que se van a automatizar. Estas plantillas definen el diseño, los marcadores de posición para los datos variables y las reglas según las cuales debe ejecutarse la automatización. Los documentos existentes que se importan al programa sirven de base para ello.

  • Integrar fuentes de datos

El software de automatización de documentos necesita acceder a las fuentes de datos de las que procede la información variable para la creación de documentos. El software permite vincular estas fuentes de datos y recuperar información crucial.

  • Asignación de datos y ajustes de automatización

A continuación se procede a la asignación de datos. Aquí, los marcadores de posición de las plantillas se asignan a los campos de datos correspondientes de las fuentes. La empresa determina si la automatización debe realizarse manual o automáticamente.

  • Automatización y personalización

Una vez iniciada la automatización, el software extrae los datos necesarios de las fuentes y los inserta en las plantillas por sí solo. Este paso diseña la creación rápida y precisa de los documentos digitales.

  • Revisión y adaptación

Tras la automatización, debe comprobarse la exactitud y coherencia de los documentos generados. Si es necesario, hay que hacer ajustes en las plantillas o en los ajustes de automatización. Como resultado, la obtención de resultados óptimos aumenta enormemente.

  • Aplicación

La implantación suele realizarse por etapas, automatizando primero los procesos documentales más pequeños antes de desplegar la tecnología a mayor escala.

  • Mejora continua

La automatización de documentos no es un proceso estático. Merece la pena que la empresa supervise continuamente el proceso de automatización. Existe la posibilidad de recabar información y optimizar el proceso para garantizar la máxima eficacia y calidad.

Conclusión - Automatización de documentos

La automatización de documentos permite crear documentos con rapidez y precisión, sustituyendo la tediosa cumplimentación manual de documentos repetitivos por sistemas basados en plantillas. Con documentos complejos, las empresas mantienen un alto nivel de control y garantía de calidad. En resumen, la automatización de documentos es una potente tecnología que ayuda a las empresas a agilizar sus procesos documentales. Mejora la eficacia, minimiza los errores y ahorra valiosos recursos. Gracias a su versatilidad, la automatización de documentos puede implantarse con éxito en numerosos sectores.

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