Document Automation - Du travail manuel à la haute technologie

Charlotte Götz

La gestion des documents représente un défi de plus en plus important pour les entreprises. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises cherchent des solutions innovantes pour simplifier le traitement de la multitude de documents. L'automatisation des documents est une approche innovante qui permet d'améliorer l'efficacité de la gestion des documents. L'automatisation des documents permet de réduire les tâches répétitives liées à la gestion des documents.

  • Création,
  • Traitement et
  • Administration

de documents.

Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?

Définition de l'automatisation des documents

L'automatisation des documents consiste essentiellement à utiliser un logiciel ou une plateforme spécifique qui crée des modèles et des règles prédéfinis. Ces modèles sont utilisés dans un grand nombre de types de documents, tels que les contrats, les rapports ou les factures. Le logiciel extrait les données pertinentes de différentes sources telles que les bases de données, Systèmes CRMExcel ou des e-mails et les insère dans les modèles. Ce processus s'effectue soit en appuyant sur un bouton, soit en fonction d'un planning défini. L'idée est de réduire les incohérences et de diminuer le temps consacré aux tâches répétitives.

Approches de l'automatisation des documents

Il existe différentes approches de l'automatisation des documents, chacune mettant l'accent sur des points différents et répondant à des exigences étendues.

Automatisation des documents basée sur des règles

Dans cette approche, il existe des règles et des conditions définies selon lesquelles l'automatisation se déroule. Ces règles comprennent des décisions logiques et contrôlent ainsi le déroulement de la création de documents. L'automatisation de documents basée sur des règles convient bien aux documents dont la structure et les données sont clairement définies et qui doivent répondre à certains critères.

Automatisation des documents basée sur des modèles

Pour ce faire, on utilise des modèles préétablis qui servent de base à la création de documents. Le logiciel d'automatisation insère les données pertinentes dans les espaces réservés correspondants. Cette approche est particulièrement utile pour les documents récurrents tels que les factures ou les offres, pour lesquels il n'y a que peu d'éléments variables.

Document Automation piloté par l'IA

L'intégration de Intelligence artificielle (IA) offre la possibilité d'automatiser des documents de manière avancée. L'IA comprend le langage naturel et reconnaît les modèles ainsi que les relations qu'elle établit entre les données. L'utilisation de l'IA est donc idéale pour les entreprises qui ont des processus documentaires complexes et qui traitent des données non structurées.

Automatisation hybride des documents

L'automatisation hybride des documents combine des méthodes d'automatisation afin d'exploiter simultanément les points forts de plusieurs approches. Par exemple : des éléments basés sur des règles et guidés par l'IA dans le lien pour garantir à la fois un contrôle précis et la flexibilité.

Automatisation de documents à apprentissage automatique

Pour apprendre des documents et actions précédents, cette approche utilise apprentissage automatique. Avec le temps, le processus d'automatisation s'améliore automatiquement, car le logiciel apprend des expériences et des corrections et s'adapte en permanence.

Avantages des approches d'automatisation des documents - Résumé

ApprocheAvantages
Basé sur des règlesContrôle précis, adapté aux processus complexes
Basé sur des modèlesMise en œuvre rapide, adaptée aux documents récurrents
Contrôlé par l'IATraitement des données non structurées, reconnaissance avancée des formes
HybrideCombinaison de précision et de flexibilité
Auto-apprentissageAmélioration de l'automatisation au fil du temps

Voilà pourquoi les entreprises bénéficient de l'automatisation des documents

Face à l'augmentation constante des transactions de documents, le choix de la Document Automation la plus pratique augmente l'efficacité et libère de précieuses ressources. La conformité aide à respecter les exigences légales et réglementaires, car les modèles utilisés sont déjà pourvus des informations et des dispositions nécessaires. L'automatisation des documents organise la génération et le traitement rapides des documents, ce qui permet au personnel de se concentrer sur les tâches stratégiques et de les mettre en avant.

Plus un document est présent, plus son traitement automatisé est utile et précieux. La logique de ramification, les rappels automatisés et les informations pré-remplies permettent un flux d'informations fluide. Celui-ci optimise la précision et l'efficacité du traitement des documents sans compromettre la sécurité des données confidentielles. Le site Numérisation des documents et l'automatisation des processus documentaires mettent en évidence les points faibles potentiels et les zones inefficaces du processus. Combinée aux facteurs déjà mentionnés, l'automatisation des documents permet de réduire les coûts et d'augmenter la rentabilité.

Numérisation automatique des documents vs. traitement manuel

L'utilisation de la bonne plate-forme facilite à la fois la création et la distribution de documents numérisés. Grâce à la saisie numérique des informations dans les documents, il n'y a aucun risque de saisir des données illisibles ou erronées. En revanche, les processus manuels de création de documents sont sujets à des erreurs qui peuvent entraîner des retards et augmenter la charge de travail des entreprises. L'automatisation des documents permet de minimiser ces défauts et d'avertir les collaborateurs lorsque des informations nécessaires sont manquantes.

Stockage des données dans l'automatisation des documents

En matière d'automatisation des documents, le lieu de stockage des documents automatisés est un facteur essentiel pour le succès de cette technologie. Indépendamment de la méthode de stockage, la sécurité des données est d'une importance capitale. Le cryptage, les contrôles d'accès et les sauvegardes régulières sont essentiels pour garantir l'intégrité et la confidentialité des données stockées. Les solutions de stockage en nuage telles que Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive ou Amazon AWS offrent un certain nombre de commodités aux entreprises en termes de flexibilité d'accès, d'évolutivité, de collaboration et de capacité d'automatisation grâce aux interfaces de programmation d'applications proposées (APIs). Ces derniers assurent la liaison entre l'automatisation des documents et le stockage en nuage et génèrent des flux de travail automatisés. Ainsi, l'époque où les documents étaient introuvables sur des lecteurs séparés ou dans des dossiers de courrier électronique appartient au passé.

L'automatisation des documents dans la pratique - Guide pour les entreprises

  • Choisir le bon logiciel

La première étape consiste à choisir un logiciel ou une plateforme d'automatisation de documents appropriés sur la base de directives internes. L'outil doit offrir toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer des modèles, intégrer des sources de données et contrôler le processus d'automatisation. Outre les directives individuelles de l'entreprise, d'autres facteurs de sélection importants sont la facilité d'utilisation, la possibilité d'intégration avec les systèmes existants et l'adaptabilité des modèles.

  • Créer des modèles

Une fois le logiciel choisi, on procède à la création de modèles pour les documents à automatiser. Ces modèles définissent la mise en page, les espaces réservés aux données variables et les règles selon lesquelles l'automatisation doit se dérouler. Les documents existants, qui sont importés dans le logiciel, servent de base.

  • Intégrer les sources de données

Le logiciel d'automatisation de documents doit avoir accès aux sources de données d'où proviennent les informations variables pour la création de documents. Le logiciel permet de relier ces sources de données et de récupérer des informations déterminantes.

  • Mappage des données et paramètres d'automatisation

Vient ensuite le mappage des données. Ici, les espaces réservés dans les modèles sont mis en correspondance avec les champs de données correspondants des sources. L'entreprise détermine si l'automatisation doit se faire manuellement ou automatiquement.

  • Automatisation et personnalisation

Dès que l'automatisation démarre, le logiciel extrait les données nécessaires des sources et les insère de manière autonome dans les modèles. Cette étape conçoit la création rapide et précise des documents numériques.

  • Révision et adaptation

Après l'automatisation, il est nécessaire de vérifier l'exactitude et la cohérence des documents générés. Si nécessaire, des adaptations doivent être apportées aux modèles ou aux paramètres d'automatisation. L'obtention de résultats optimaux augmente donc considérablement.

  • Mise en œuvre

La mise en œuvre se fait généralement par étapes, en commençant par l'automatisation de petits processus documentaires avant de déployer la technologie à plus grande échelle.

  • Amélioration continue

L'automatisation des documents n'est pas un processus statique. Pour l'entreprise, il vaut la peine de surveiller en permanence le processus d'automatisation. Il est possible de recueillir des informations en retour et d'optimiser le processus afin de garantir une efficacité et une qualité maximales.

Conclusion - Document Automation

L'automatisation des documents permet une création rapide et précise de documents et remplace le remplissage manuel fastidieux de documents répétitifs par des systèmes basés sur des modèles. Pour les documents complexes, les entreprises maintiennent un niveau élevé de contrôle et d'assurance qualité. En résumé, l'automatisation des documents est une technologie puissante qui aide les entreprises à optimiser leurs processus documentaires. Elle améliore l'efficacité, minimise les erreurs et économise de précieuses ressources. Grâce à sa polyvalence, l'automatisation des documents peut être utilisée avec succès dans de nombreux secteurs.

L'automatisation intelligente des documents avec Konfuzio est particulièrement adaptée aux flux de travail Low-Code et Pro-Code et se présente sous la forme d'une IA adaptative avec une technologie hybride. Infrastructure multicloud dans les processus existants. Konfuzio lit et comprend ce que les autres négligent.

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