Digitalizar documentos en sencillos pasos | Konfuzio

En una época en la que la sobrecarga de información es la norma y no la excepción, cada vez es más importante utilizar el tiempo de trabajo de sus empleados de la forma más provechosa posible. Esto incluye decir adiós a la economía del papel y apostar en su lugar por la digitalización de los documentos. En Digitalización abarca una amplia gama de aspectos para convertir datos o procesos en formato digital. En este artículo, nos centramos en los documentos físicos que se convierten en archivos digitales y se almacenan electrónicamente para utilizarlos con mayor eficacia. Aprenderá cómo digitalizar sus documentos y qué ventajas aporta.

¿Cuáles son las ventajas de digitalizar documentos?

La oficina digital ya se ha abierto camino en muchas empresas. Muchos documentos y registros que hace unos años imprimíamos, editábamos a mano, enviábamos por carta o archivábamos físicamente se encuentran ahora en forma de presentaciones digitales, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o correos electrónicos.

Sin embargo, las empresas aún no prescinden totalmente del papel. Son innumerables los documentos que siguen llegando por correo: facturas, ofertas, contratos firmados o currículos de candidatos. Hay muchas buenas razones para digitalizar estos documentos. En primer lugar, ahorra espacio al no tener que archivar copias físicas. Puedes buscar información específica de forma rápida y sencilla sin tener que rebuscar en documentos y archivos, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo. También puede compartir y editar documentos digitales de forma rápida y sencilla sin tener que copiarlos o enviarlos antes en papel. En el mercado existe una amplia gama de soluciones de gestión de documentos.

Y, en última instancia, los documentos digitales son más seguros porque pueden protegerse con contraseñas y cifrado para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a ellos.

Requisitos básicos para la digitalización

Hay varias maneras de digitalizar sus documentos. Por un lado, el hardware utilizado es relevante, pero también los formatos de archivo utilizados y las soluciones de software para el tratamiento posterior.

El hardware adecuado

Estas son algunas de las herramientas más comunes:

  • Cámara del smartphone: La opción más sencilla, si no dispones de escáner, es fotografiar tus documentos con la cámara de tu smartphone y convertirlos después a formato PDF. En este caso, el esfuerzo manual es bastante elevado y la calidad de la imagen fluctúa. Por lo tanto, a menudo es necesario retocarlos en formato digital.
  • Cámara digitalTambién se puede utilizar una cámara digital para digitalizar documentos. Suele ofrecer mejor calidad de imagen que un smartphone. Sin embargo, también hay que asegurarse de que la imagen sea clara y legible.
  • EscánerUn escáner es la herramienta más eficaz para digitalizar documentos. Para empresas con un gran volumen de documentos, el escáner es absolutamente recomendable. Aquí hay modelos que pueden escanear automáticamente pilas enteras de documentos.
  • Servicio de escaneadoUn servicio de escaneado es una empresa que realiza tareas de captura digital de documentos para otras empresas. Disponen de hardware y software que pueden realizar estas tareas a gran escala. El servicio de escaneado recibe los documentos físicos, cartas, etc. enviados directamente y reenvía los archivos terminados a través de predeterminados Interfaces a la empresa real.

¿Qué formatos de archivo debe utilizar para guardar

Al digitalizar documentos, puedes utilizar distintos formatos de archivo. Estos son algunos de los formatos más habituales:

  • PDF: El PDF-es ideal para documentos que deben conservarse en su formato original, ya que mantiene el formato y la disposición de los documentos originales.
  • JPG: JPG-Los archivos son ideales para las imágenes, ya que pueden comprimirse para ahorrar espacio de almacenamiento.
  • PNG: El PNG-El formato PNG es ideal para documentos que combinan imágenes y texto porque admite transparencias y mantiene la calidad de las imágenes.
  • TIFF: Los archivos TIFF son los más adecuados para imágenes de alta calidad, ya que pueden comprimirse sin pérdida.

Digitalizar documentos: Paso a paso

El proceso de digitalización de documentos puede resumirse en unos sencillos pasos.

  1. Preparación

    Antes de digitalizar un documento, asegúrate de que está completo. Retira las hojas dañadas y asegúrate de que todas las páginas están en el orden correcto.

  2. Ajustes

    Los ajustes de tu escáner deben permitir una buena legibilidad de las letras. Presta también atención a la resolución que utilizas para que los archivos no sean demasiado grandes ni demasiado pequeños sin comprometer la calidad del archivo resultante.

  3. Guardar

    Una vez escaneados, guarde los archivos digitales en un lugar seguro, bien estructurado y accesible al personal pertinente. Asegúrate de nombrar correctamente los archivos y organizarlos en carpetas para facilitar su recuperación.

  4. Proceso

    Para que la información digitalizada sea útil para su empresa, debe seguir procesándose. Los programas informáticos especializados desarrollados para la digitalización de documentos ayudan a OCR-tecnología (Reconocimiento óptico de caracteres) para reconocer y procesar textos en documentos digitales. Mediante soluciones inteligentes como Konfuzio, que utiliza métodos de la Inteligencia artificial incluso los documentos más complejos y diversos son fáciles de procesar.

  5. Copia de seguridad

    Haz copias de seguridad periódicas y archiva tus archivos digitales para asegurarte de que no los pierdes si le ocurre algo a tu ordenador o dispositivo de almacenamiento.

En la práctica, el hardware de la empresa está preparado para que empleados sin conocimientos especializados puedan llevar a cabo la digitalización con buenos resultados.

Las cuestiones de almacenamiento y copias de seguridad tampoco deben dejarse en manos de empleados individuales. Más bien, son importantes las soluciones y procesos a nivel de toda la empresa. Sólo así se cumplirán las normas de protección de datos.

Reconocimiento de texto de documentos digitalizados con ayuda de OCR
Reconocimiento de texto de documentos digitalizados con ayuda de OCR

¿Qué sucede a continuación?

Para trabajar realmente de forma eficaz y segura con documentos digitales, es importante contar con un almacenamiento fiable. Las soluciones en la nube ofrecen seguridad física al distribuir las copias en varias ubicaciones. Además, desde el punto de vista técnico, la seguridad está siempre al día gracias al cifrado y las restricciones de acceso. De este modo, los archivos y documentos digitales pueden archivarse de forma segura a largo plazo.

Pero igual de importante es lo que se puede conseguir con los datos digitalizados. Porque la digitalización no es un fin en sí mismo. El tratamiento mediante tecnologías OCR e IA permite su uso en todas las áreas de la empresa, ya sean recursos humanos, finanzas, producción o atención al cliente. Aquí tiene konfuzio ha establecido nuevos estándares al combinar la formación asistida por IA con algoritmos de autoaprendizaje para mejorar y acelerar continuamente el procesamiento preciso de documentos digitalizados. Gracias a la Automatización de los procesos de digitalización, el tratamiento y la utilización de los datos pueden acelerarse aún más, de modo que los empleados o los sistemas informáticos dispongan de ellos casi en tiempo real.

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