Document Automation – Von Handarbeit zu Hightech

Charlotte Götz

Die Verwaltung von Dokumenten fordert Unternehmen zunehmend heraus. Aus diesem Grund suchen immer mehr Betriebe nach innovativen Lösungen, um den Umgang mit der Fülle an Dokumenten zu vereinfachen. Die Automatisierung von Dokumenten ist ein innovativer Ansatz, der bei einer effizienteren Gestaltung der Dokumentenverwaltung unterstützt. Document Automation ermöglicht es, repetitive Aufgaben im Zusammenhang mit der

  • Erstellung,
  • Bearbeitung und
  • Verwaltung

von Dokumenten zu automatisieren.

Was ist Document Automation?

Document Automation Definition

Dokumenten Automatisierung ist im Kern die Nutzung einer speziellen Software oder Plattform, die vordefinierte Vorlagen und Regeln erstellt. Diese Vorlagen finden ihre Anwendung in einer Vielzahl von Dokumentenarten, darunter Verträge, Berichte oder Rechnungen. Die Software extrahiert relevante Daten aus unterschieldichen Quellen wie Datenbanken, CRM-Systemen, Excel-Tabellen oder E-Mails und fügt sie in die Vorlagen ein. Dieser Prozess erfolgt entweder auf Knopfdruck oder orientiert sich an einer festgelegten Zeitplanung. Die Idee dahinter ist, Unstimmigkeiten zu reduzieren und den Zeitaufwand für wiederkehrende Tätigkeiten zu verringern.

Ansätze der Dokumenten Automatisierung

Es gibt verschiedene Ansätze zur Document Automation, die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte setzen und auf umfangreiche Anforderungen zugeschnitten sind.

Regelbasierte Document Automation

Bei diesem Ansatz existieren festgelegte Regeln und Bedingungen, nach denen die Automatisierung abläuft. Diese Regeln umfassen logische Entscheidungen und steuern so den Ablauf der Dokumentenerstellung. Regelbasierte Document Automation eignet sich gut für Dokumente mit klar definierten Strukturen und Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen müssen.

Vorlagenbasierte Document Automation

Hierbei werden vorab erstellte Vorlagen verwendet, die als Grundlage für die Dokumentenerstellung dienen. Die Automatisierungssoftware fügt die relevanten Daten in entsprechende Platzhalter ein. Dieser Ansatz ist besonders nützlich für wiederkehrende Dokumente wie Rechnungen oder Angebote, bei denen nur wenige variable Elemente vorhanden sind.

KI-gesteuerte Document Automation

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet die Möglichkeit, Dokumente auf eine fortgeschrittene Weise zu automatisieren. Die KI versteht natürliche Sprache und erkennt Muster sowie Zusammenhänge, die sie zwischen den Daten herstellt. Dadurch ist der Einsatz von KI ideal für Unternehmen mit komplexen Dokumentenprozessen, die unstrukturierte Daten verarbeiten.

Hybride Document Automation

Hybride Dokumenten Automatisierung koppelt Automatisierungsmethoden, um die Stärken mehrerer Ansätze zeitgleich zu nutzen. Zum Beispiel: Regelbasierte und KI-gesteuerte Elemente in der Verknüpfung, um sowohl präzise Steuerung als auch Flexibilität zu gewährleisten.

Selbstlernende Document Automation

Um aus vorherigen Dokumenten und Aktionen zu lernen, benutzt dieser Ansatz maschinelles Lernen. Mit der Zeit verbessert sich der Automatisierungsprozess automatisch, da die Software aus Erfahrungen und Korrekturen lernt und sich kontinuierlich anpasst.

Vorteile der Document Automation Ansätze – Zusammenfassung

AnsatzVorteile
RegelbasiertPräzise Steuerung, geeignet für komplexe Prozesse
VorlagenbasiertSchnelle Umsetzung, passend für wiederkehrende Dokumente
KI-gesteuertVerarbeitung unstrukturierter Daten, fortschrittliche Mustererkennung
HybrideKombination von Präzision und Flexibilität
SelbstlernendVerbesserung der Automatisierung über die Zeit

Deshalb profitieren Unternehmen von der Dokumenten Automatisierung

Angesichts der stetig wachsenden Dokumententransaktionen steigert die Wahl der praktikabelsten Document Automation die Effizienz und setzt wertvolle Ressourcen frei. Die Compliance hilft, rechtliche und regulatorische Anforderungen einzuhalten, da die verwendeten Vorlagen bereits mit den erforderlichen Informationen und Bestimmungen versehen sind. Die Dokumenten Automatisierung arrangiert eine rapide Generierung und Bearbeitung der Dokumente, wodurch sich das Personal auf strategische Aufgaben konzentriert und diese in den Vordergrund stellt.

Je präsenter ein Dokument ist, desto sinnvoller und wertvoller wird seine automatisierte Bearbeitung. Verzweigungslogik, automatisierte Erinnerungen und vorab ausgefüllte Informationen ermöglichen einen reibungslosen Informationsfluss. Dieser optimiert die Präzision und Effizienz bei der Bearbeitung von Dokumenten, ohne die Sicherheit vertraulicher Daten zu gefährden. Die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung der Dokumentenabläufe zeigen potenzielle Schwachstellen und ineffiziente Bereiche im Ablauf auf. In Kombination mit den bereits erwähnten Faktoren führt die Dokumenten Automatisierung zu Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Rentabilität.

Automatische Dokumentendigitalisierung vs. manuelle Bearbeitung

Die Verwendung der richtigen Plattform erleichtert sowohl die Erstellung als auch die Verteilung digitalisierter Dokumente. Dank der digitalen Erfassung von Informationen in Dokumenten besteht keine Gefahr der Eingabe unleserlicher oder fehlerhafter Daten. Im Gegensatz dazu sind manuelle Prozesse zur Dokumentenerstellung anfällig für Fehler, die zu Verzögerungen führen und die Arbeitsbelastung in Unternehmen erhöhen können. Die Dokumentenautomatisierung minimiert derartige Mängel und benachrichtigt Mitarbeitende, falls benötigte Informationen fehlen.

Datenspeicherung in der Document Automation

Der Speicherort für automatisierte Dokumente ist bei der Document Automation ein wesentlicher Faktor für den Erfolg dieser Technologie. Unabhängig von der Speichermethode ist die Sicherheit der Daten von größter Bedeutung. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups sind essenziell, um die Integrität und Vertraulichkeit der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Cloud-Speicherlösungen wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder Amazon AWS bieten eine Reihe von Annehmlichkeiten für Unternehmen in Hinblick auf Zugriffsflexibilität, Skalierbarkeit, Kollaboration und Automatisierungsfähigkeit durch angebotene Application Programming Interfaces (APIs). Letztere schaffen die Verbindung der Document Automation mit dem Cloud-Speicher und erzeugen automatisierte Workflows. Damit gehört die Zeit der Vergangenheit an, in der Dokumente auf separaten Laufwerken oder in E-Mail-Ordnern unauffindbar waren.

Document Automation in der Praxis – Leitfaden für Unternehmen

  • Auswahl der richtigen Software

Der erste Schritt besteht darin, eine geeignete Document Automation Software oder Plattform anhand interner Richtlinien auszuwählen. Das Tool sollte alle erforderlichen Funktionen bieten, um Vorlagen zu erstellen, Datenquellen zu integrieren und den Automatisierungsprozess zu steuern. Neben den individuellen Unternehmensrichtlinien sind weitere wichtige Auswahlfaktoren die Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit zur Integration mit bestehenden Systemen und die Anpassbarkeit der Vorlagen.

  • Vorlagen erstellen

Sobald die Software ausgewählt ist, erfolgt die Erstellung von Vorlagen für die zu automatisierenden Dokumente. Diese Vorlagen definieren das Layout, die Platzhalter für variable Daten und die Regeln, nach denen die Automatisierung ablaufen soll. Als Grundlage dienen dabei bereits existierende Dokumente, die in die Software importiert werden.

  • Datenquellen integrieren

Die Document Automation Software benötigt Zugriff auf die Datenquellen, aus denen die variablen Informationen für die Dokumentenerstellung stammen. Die Software ermöglicht es, diese Datenquellen zu verknüpfen und ausschlaggebende Informationen abzurufen.

  • Datenmapping und Automatisierungseinstellungen

Anschließend folgt das Datenmapping. Hier werden die Platzhalter in den Vorlagen den entsprechenden Datenfeldern aus den Quellen zugeordnet. Das Unternehmen legt fest, ob die Automatisierung manuell oder automatisch durchgeführt werden soll.

  • Automatisierung und Personalisierung

Sobald die Automatisierung startet, zieht die Software die benötigten Daten aus den Quellen und fügt sie eigenständig in die Vorlagen ein. Dieser Schritt konzipiert die schnelle und genaue Erstellung der digitalen Dokumente.

  • Überprüfung und Anpassung

Nach der Automatisierung ist die Überprüfung der generierten Dokumente auf Richtigkeit und Konsistenz erforderlich. Bei Bedarf sind Anpassungen an den Vorlagen oder Automatisierungseinstellungen vorzunehmen. Die Erzielung optimaler Ergebnisse steigt demzufolge enorm.

  • Implementierung

Die Implementierung spielt sich in der Regel schrittweise ab, wobei zunächst kleinere Dokumentenprozesse automatisiert werden, bevor die Technologie in größerem Umfang eingesetzt wird.

  • Kontinuierliche Verbesserung

Document Automation ist kein statischer Prozess. Für das Unternehmen ist es lohnenswert, den Automatisierungsprozess kontinuierlich zu überwachen. Es besteht die Möglichkeit, Feedback zu sammeln und den Ablauf zu optimieren, um maximale Effizienz und Qualität sicherzustellen.

Fazit – Document Automation

Die Document Automation erlaubt eine rasche und präzise Erstellung von Dokumenten und ersetzt die mühsame manuelle Ausfüllung sich wiederholender Unterlagen durch vorlagenbasierte Systeme. Bei komplexen Dokumenten erhalten Unternehmen ein hohes Maß an Kontrolle und Qualitätssicherung aufrecht. Zusammenfassend ist die Dokumenten Automatisierung eine kraftvolle Technologie, die Betriebe unterstützt, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Sie verbessert Effizienz, minimiert Fehler und spart kostbare Ressourcen. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit lässt sich Document Automation in etlichen Branchen erfolgreich einsetzen.

Intelligente Dokumenten Automatisierung mit Konfuzio eignet sich besonders für Low-Code- und Pro-Code-Workflows und bringt sich als adaptive KI mit hybrider Multicloud-Infrastruktur in bestehende Prozesse ein. Konfuzio liest und versteht, was andere übersehen.

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