Cómo la automatización robótica de procesos puede impulsar su negocio

La automatización robótica de procesos (RPA) no es una tecnología de automatización más, sino que destaca por sus características únicas.

A diferencia de las soluciones de automatización de TI tradicionales, la tecnología RPA es discreta y no requiere profundas integraciones de sistemas. Incluso permite a los no programadores implantar procesos de automatización a través de Bajo código fácil de diseñar y ejecutar. Destaca en la gestión de tareas repetitivas y ofrece una solución para su uso con sistemas anticuados que suelen ser incompatibles con las modernas tecnologías de automatización.

En este artículo encontrará todo sobre la Automatización Robótica de Procesos, sus ventajas para las empresas, casos de uso y posibles efectos en el futuro mundo laboral. 

definición de automatización robótica de procesos

Definición de APR

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología en la que robots de software automatizan los flujos de trabajo humanos. Pueden acceder a las aplicaciones existentes y realizar tareas. 

RPA permite Automatización de procesos repetitivos basados en reglas y reduce la intervención humana. Los robots informáticos suelen trabajar en ordenadores de sobremesa y utilizan la interfaz de usuario como un humano. 

La RPA puede utilizarse en diversos ámbitos, como:

  • Finanzas
  • Recursos Humanos
  • Gestión de documentos
  • Atención al cliente 

La automatización robótica de procesos se utiliza principalmente para automatizar tareas sencillas y permite a los no programadores adaptar la automatización a los cambios en las reglas empresariales. 

La implantación de la RPA requiere un planteamiento estratégico, que comienza con la cuidadosa identificación de los procesos adecuados. A continuación se desarrolla el enfoque de automatización, apoyado en la interfaz de usuario intuitiva de las herramientas de RPA y que, por tanto, no requiere conocimientos profundos de programación. Por último, se lleva a cabo la integración con los sistemas existentes, aportando la potencia de la RPA al trabajar de forma fluida y discreta, incluso con sistemas obsoletos.

La RPA permite a las empresas aumentar su productividad y expandirse a pesar de la escasez de trabajadores cualificados.

ventajas de la automatización robótica de procesos

Ventajas y riesgos de la RPA

La RPA presenta varias ventajas y riesgos para las empresas:

Ventajas de la RPARiesgos de la RPA
Aumento de la eficacia: RPA automatiza las tareas repetitivas, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo y una mayor eficiencia. Los empleados pueden concentrarse en actividades más exigentes.Complejidad de la aplicación: Aunque la implantación de RPA es menos compleja que la automatización de TI tradicional, sigue requiriendo un análisis y una planificación cuidadosos de los procesos. Una preparación insuficiente puede provocar problemas técnicos.
Ahorro de costes: Mediante la automatización de procesos, las empresas pueden expandirse y reducir los costes operativos a pesar de la escasez de trabajadores cualificados. La RPA también conlleva la armonización de procesos, una mayor disponibilidad y costes asociados.Riesgos de seguridad: La RPA requiere acceso a sistemas, datos y aplicaciones. Si las medidas de seguridad no son adecuadas, pueden producirse fugas de datos o accesos no autorizados. Es importante considerar detenidamente los aspectos de seguridad.
Escalabilidad: RPA permite a las empresas extender gradualmente la automatización a diferentes procesos y departamentos para transformar toda la organización.Resistencia al cambio: Los empleados pueden tener dudas o resistirse a la introducción de la RPA, por temor a que la automatización ponga en peligro sus puestos de trabajo. Por tanto, la gestión integral del cambio y la comunicación de las ventajas de la RPA son cruciales.
Coherencia y precisión: Los robots de software trabajan sin errores y de forma coherente, minimizando los errores humanos. Esto redunda en una mayor precisión y calidad de los procesos.Complejidad de los procesos: Aunque la RPA es capaz de trabajar con datos no estructurados y flujos de trabajo complejos, sigue siendo importante analizar y evaluar detenidamente los procesos antes de su implantación para obtener los beneficios óptimos.
Ahorro de tiempo: La RPA acelera los plazos de entrega y reduce los tiempos de procesamiento de tareas y procesos. Esto permite a las empresas mejorar su capacidad de respuesta y satisfacer más rápidamente los requisitos de los clientes.Dependencia de la tecnología: La RPA es una tecnología que requiere mantenimiento y actualizaciones periódicas. Las empresas deben asegurarse de que disponen de los recursos y los conocimientos técnicos necesarios para gestionar y mantener eficazmente los robots de software.

Es importante tener en cuenta tanto las ventajas como los riesgos potenciales a la hora de implantar la RPA y tomar las medidas adecuadas para maximizar las ventajas y minimizar los riesgos.

automatización de procesos robóticos konfuzio

Casos prácticos de automatización robótica de procesos

Hay muchas formas de utilizar la RPA en su empresa y obtener beneficios.

Procesamiento inteligente de documentos con IA de Konfuzio

Konfuzio es proveedor del Software IDP para Comprensión de documentosque integra RPA. 

Las tareas repetitivas, como la captura, extracción y clasificación de datos, pueden automatizarse mediante RPA. Esto acelera el procedimiento de procesamiento, minimiza los errores humanos y mejora la calidad de los datos. 

RPA-Bots puede buscar en grandes volúmenes de documentos y extraer la información relevante mediante el Extractor RPA, lo que se traduce en resultados de búsqueda más eficientes y precisos. 

Excursus RPA Extractor

Un extractor RPA (Robotic Process Automation extractor) es una parte de una solución RPA que está específicamente diseñada para extraer información de varias fuentes de datos. 

Permite a los robots de software capturar datos estructurados y no estructurados de documentos, correos electrónicos, sitios web u otras fuentes y ponerlos a disposición en un formato estructurado. 

El Extractor RPA utiliza diversas técnicas, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el análisis de texto y el reconocimiento de patrones, para extraer información relevante de las fuentes y proporcionarla en un conjunto de datos formateados.

A través de la inteligencia Automatización de documentos para high-code y Bajo código-Konfuzio usted crea una integración perfecta de Flujos de trabajo automatizadoslo que ahorra tiempo y aumenta la productividad. 

Gracias a RPA, Konfuzio también puede automatizar flujos de trabajo complejos y garantizar una colaboración fluida entre diferentes usuarios y departamentos. 

Mediante el uso de RPA, Konfuzio se convierte en una potente solución para la gestión eficaz de documentos.

Finanzas y contabilidad

La RPA puede utilizarse en finanzas para automatizar tareas como el procesamiento de facturas, la contabilidad y los informes financieros. 

Los robots informáticos pueden extraer datos de diversas fuentes, realizar validaciones e iniciar pagos.

Atención al cliente

Con RPA, las empresas pueden mejorar el servicio al cliente automatizando las tareas repetitivas. 

Por ejemplo, los robots RPA pueden capturar solicitudes entrantes, actualizar los datos de los clientes, responder a consultas sencillas y sincronizar los datos de los clientes con diferentes sistemas.

Recursos Humanos

En RRHH, la RPA puede ayudar a automatizar tareas que consumen mucho tiempo, como el seguimiento de solicitantes, el procesamiento de datos de empleados, la generación de documentos de empleados y la gestión de solicitudes de permisos. 

Esto permite al personal de RRHH utilizar su tiempo de forma más eficiente y concentrarse en tareas estratégicas.

Gestión de la cadena de suministro

La RPA también puede utilizarse en la gestión de la cadena de suministro para automatizar procesos como la tramitación de pedidos, la comunicación con proveedores, la gestión de inventarios y el seguimiento de envíos. 

Esto mejora la eficacia y la transparencia de los procesos de la cadena de suministro y reduce los posibles errores.

También son posibles otras aplicaciones de la RPA en los siguientes ámbitos, por ejemplo:

  • Ventas y marketing: Automatice tareas como la introducción de datos, la generación de clientes potenciales y la gestión de campañas por correo electrónico.
  • Cumplimiento y gestión de riesgos: Auditorías de cumplimiento, supervisión e informes automatizados.
  • Soporte informático y administración de sistemas: Automatización de tareas de soporte informático, como restablecimiento de contraseñas y supervisión del sistema.
  • Control de calidad: Revisión automatizada de los datos de producción, detección de defectos e inicio de acciones correctivas.

Ejemplos concretos de aplicación de RPA en la empresa

Muchas grandes empresas ya han implantado la RPA y están cosechando sus beneficios.

Siemens

Siemens ha implantado la automatización robótica de procesos en varias áreas de negocio, como finanzas, recursos humanos y compras. 

Gracias a la automatización de tareas como el procesamiento de facturas y la introducción de datos, Siemens ha podido reducir considerablemente los tiempos de procesamiento y aumentar la eficiencia. 

El resultado fue una reducción de costes de unos 20% y una mejora significativa de la precisión de los procesos.

Banco Alemán

Deutsche Bank utiliza RPA en sus departamentos de contabilidad y cumplimiento. 

Mediante la automatización de tareas como la conciliación de cuentas y la supervisión de transacciones, el banco ha podido reducir considerablemente los tiempos de procesamiento y mejorar el cumplimiento de las normas. 

Esto se tradujo en una mayor eficacia, ahorro de costes y mejor control de los riesgos.

American Express

American Express ha utilizado la automatización robótica de procesos para automatizar tareas de atención al cliente y procesamiento de tarjetas de crédito. 

Gracias a la automatización de tareas como la identificación de clientes y la captura de datos de transacciones, la empresa ha podido reducir los tiempos de procesamiento y mejorar la satisfacción de los clientes.

RPA también ha ayudado a detectar y prevenir el fraude con mayor rapidez.

Estos ejemplos muestran cómo las empresas pueden lograr mejoras significativas a través de la implementación exitosa de RPA, incluyendo aumentos de eficiencia, reducciones de costes, mejoras en la experiencia del cliente y cumplimiento. La RPA ha ayudado a estas empresas a optimizar sus procesos, aumentar su competitividad y lograr mejores resultados empresariales.

Varios proveedores de software RPA

Existen opciones de pago y gratuitas entre los proveedores de software RPA. 

Los proveedores de software RPA de pago son, por ejemplo:

  1. UiPath: 

Se trata de una de las principales plataformas de RPA, que ofrece una gama completa de funciones, desde el descubrimiento y el análisis de procesos hasta el desarrollo y la gestión de bots.

  1. Microsoft Power Automate (antes conocido como Microsoft Flow): 

Se trata de una herramienta de software basada en la nube que permite al personal crear y automatizar flujos de trabajo en múltiples aplicaciones y servicios sin la ayuda de un desarrollador.

Entre las opciones de software RPA gratuito se encuentran:

  1. n8n: 

Se trata de una herramienta de automatización de flujos de trabajo extensible que también está disponible como solución de código abierto. Permite conectar cualquier app con una API para automatizar y sincronizar de forma personalizada, lo que la convierte en una opción excelente para integraciones complejas.

  1. Automagica: 

Se trata de una herramienta RPA de código abierto que ofrece una serie de opciones de automatización para las empresas. Aunque no tiene las capacidades integrales de algunas plataformas más grandes, puede ser una buena opción para aquellos que buscan una solución de bajo coste y de código abierto.

Como siempre, tenga en cuenta las necesidades y los recursos específicos de su empresa antes de seleccionar una solución de RPA, ya que la mejor opción dependerá de estos factores.

RPA y Konfuzio

Otro elemento importante en la creación de RPA es Konfuzio. Konfuzio es un software basado en IA especializado en reconocer y procesar datos no estructurados. Esta capacidad convierte a Konfuzio en una herramienta valiosa en el campo de la RPA, ya que puede ayudar a automatizar procesos que serían difíciles de gestionar con las herramientas de RPA tradicionales.

Con Konfuzio puede incluir documentos de cualquier tipo, incluidas imágenes y PDF, en flujos de trabajo automatizados. El software puede extraer e interpretar el texto de estos documentos, lo que puede aumentar considerablemente la eficacia de los procesos. Además, Konfuzio es capaz de evolucionar y aprender con el tiempo, lo que significa que la precisión de la extracción y el procesamiento de datos mejora constantemente.

En resumen, Konfuzio proporciona una valiosa ampliación para los proyectos de RPA al permitir la automatización de procesos complejos mediante IA que tratan con datos no estructurados. De este modo, ayuda a aumentar la eficiencia y la precisión y abre nuevas posibilidades para la automatización de procesos.

Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de implantar RPA.

Si desea aplicar RPA en su empresa ahora, debe tener en cuenta las siguientes cosas para una implementación exitosa:

  1. Identificación de procesos adecuados: Debe analizar e identificar cuidadosamente qué procesos son los más adecuados para la automatización. Esto incluye evaluar el volumen, la repetibilidad y el posible valor añadido de la automatización.
  2. Defina objetivos y expectativas claros: Es importante establecer objetivos y expectativas claros para la implantación de RPA. Las empresas deben definir qué resultados quieren conseguir, como ahorro de costes, aumento de la eficiencia o reducción de errores.
  3. Implicación de los trabajadores: La participación y la formación de los empleados son cruciales para garantizar la aceptación y el uso satisfactorio de la RPA. Los empleados deben ser informados de las ventajas y tener la oportunidad de prepararse para nuevas funciones o tareas.
  4. Selección de la plataforma RPA adecuada: Las empresas deben elegir una plataforma de RPA que cumpla sus requisitos. Es importante tener en cuenta la escalabilidad del proveedor, la facilidad de uso, la integración con los sistemas existentes y la asistencia.
  5. Tenga en cuenta los aspectos de seguridad: Dado que la RPA requiere acceso a datos y sistemas sensibles, las empresas deben aplicar medidas de seguridad adecuadas para evitar fugas de datos o accesos no autorizados. Esto incluye proteger las credenciales, cifrar los datos y supervisar las actividades de RPA.
  6. Seguimiento y optimización: Las empresas deben supervisar su implantación de RPA con regularidad. Esto les ayudará a garantizar que los procesos funcionan de forma eficiente y logran los resultados deseados. Es importante recopilar información, identificar los cuellos de botella y realizar posibles mejoras.
  7. Gestión del cambio: La automatización robótica de procesos conlleva cambios. Las empresas deben aplicar una gestión eficaz del cambio para apoyar a los empleados, abordar las posibles preocupaciones y comunicar las ventajas de la automatización.

Si tiene en cuenta estos aspectos como organización, podrá garantizar el éxito de la implantación de RPA y maximizar las ventajas de la automatización en su empresa.

Conclusión: cómo la RPA está cambiando el panorama empresarial

La automatización robótica de procesos (RPA) ha surgido como una tecnología importante para que las empresas automaticen procesos, aumenten la eficiencia y reduzcan costes. La implantación de la RPA permite hacer más eficientes las tareas repetitivas y basadas en reglas, minimizar los errores humanos y liberar recursos valiosos.

Las perspectivas de futuro de la RPA son prometedoras. Se espera que la tecnología siga ganando importancia a medida que las empresas busquen cada vez más formas de mejorar su eficiencia operativa y hacer frente a los retos de la era digital. 

Sin embargo, es importante que las empresas tengan expectativas realistas a la hora de introducir la RPA y tengan en cuenta retos como los aspectos de seguridad, la implicación de los empleados y la gestión del cambio. 

En general, la RPA seguirá teniendo un impacto significativo en el panorama empresarial y ayudará a las empresas a posicionarse para ser más ágiles y competitivas. 

Con la estrategia adecuada y una visión clara, las empresas pueden utilizar la RPA como motor de innovación y transformación para optimizar sus procesos empresariales y conducirlas hacia un futuro de éxito.

"
"
Avatar de Janina Horn

Últimos artículos