Lieferschein OCR

Lieferschein OCR: So automatisieren Sie die Bearbeitung

Christopher Klee

Mit dem Einsatz einer fortschrittlichen Dokumenten-KI und OCR-Technologie, lässt sich der Wareneingang durch automatische Erkennung und digitale Archivierung von Lieferscheindaten optimieren. Diese Methoden, einschließlich der spezialisierten Lieferschein OCR von Konfuzio, sind unerlässlich und gewinnen in der API-basierten Automatisierungslösung zunehmend an Bedeutung. Der Grund dafür ist klar: Lieferscheine sind ein unverzichtbarer und direkter Schlüssel in der Welt des Handels und der Logistik.

Zentrale Rolle der Lieferscheine und ihre Einsatzgebiete

Diese Dokumente dienen als stille Zeugen in einem umfassenden Netzwerk verschiedener Branchen. Von der dynamischen Welt des E-Commerce bis hin zur präzisen Fertigungsindustrie, überall spielen Lieferscheine eine zentrale Rolle. Das Dokument ermöglicht die sorgfältige Dokumentation und den direkten Kontakt im Wareneingang, sowohl im Einzel- als auch im Großhandel. Sie sind essenziell für die exakte Erfassung von Fracht in der Logistik und für die akkurate Übermittlung wichtiger Produkte in der Pharmaindustrie und Medizintechnik.

Lieferscheine sind somit mehr als nur einfache Dokumente.

Sie bilden einen wesentlichen Pfeiler zur Aufrechterhaltung von Effizienz und Transparenz in der globalen Lieferkette und markieren jeden Schritt im Prozess. Der Übergang von manuellen zu digitalen, automatischen und API-gesteuerten Verfahren, wie die von Konfuzio angebotene Lieferschein OCR, ist ein entscheidender Schritt in dieser Entwicklung.

Gut zu wissen: Dieser Artikel beleuchtet auch den Einsatz von Dokumenten-KI und OCR-Technologie im Kontext von SAP und anderen Systemen.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das beim Transport von Waren von einem Ort zu einem anderen ausgestellt wird. Es dient als Nachweis dafür, dass die Waren tatsächlich geliefert wurden und gibt Auskunft über die Art und den Umfang der gelieferten Waren. Ein Lieferschein kann auch als Rechnung dienen, wenn er die Preise der gelieferten Waren enthält.

In welchen Unternehmensprozessen werden Lieferscheine benötigt?

Lieferscheindokumente werden üblicherweise in einer Reihe von Geschäftsprozessen in Unternehmen verwendet, z. B:

  • Lagerhaltung und Bestandsverwaltung: Lieferscheine werden verwendet, um die Bewegung von Waren in und aus Lagern zu verfolgen und die Bestandsaufzeichnungen entsprechend zu aktualisieren.
  • Einkauf und Lieferantenmanagement: Lieferscheine werden verwendet, um den Eingang von Bestellungen bei Lieferanten zu bestätigen und sie mit den entsprechenden Bestellungen abzugleichen.
  • Versand und Logistik: Lieferscheine werden verwendet, um die Übergabe von Waren vom Absender an den Spediteur zu dokumentieren und dem Empfänger einen Liefernachweis zu liefern.
  • Vertrieb und Kundendienst: Lieferscheine werden verwendet, um zu bestätigen, dass die von den Kunden aufgegebenen Bestellungen erfüllt wurden, und um die gelieferten Waren zu dokumentieren.
  • Kreditorenbuchhaltung und Finanzen: Lieferscheine können verwendet werden, um Rechnungen für gelieferte Waren und Dienstleistungen zu erstellen und um Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen abzugleichen.
  • Qualitätskontrolle und -sicherung: Lieferscheine können verwendet werden, um die Inspektion und Prüfung von Waren beim Eingang zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass sie den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen.

Diese Vorteile bietet ein Lieferschein OCR Scanner

Lieferschein Scanner mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden häufig in Geschäftsprozessen wie Lagerhaltung, Bestandsverwaltung, Einkauf und Lieferantenmanagement, Versand und Logistik, Vertrieb und Kundendienst, Kreditorenbuchhaltung und Finanzen sowie Qualitätskontrolle eingesetzt. Mit diesen Scannern können Unternehmen die Informationen auf Lieferscheinen schnell und genau erfassen, wodurch das Fehlerrisiko verringert und verschiedene Geschäftsprozesse rationalisiert werden. Lieferschein Scanner mit OCR-Technologie können Text und Daten aus Lieferscheinen extrahieren, so dass sich die Informationen leicht in digitale Systeme und Arbeitsabläufe integrieren lassen.

Dies spart Zeit und verbessert die Effizienz verschiedener Geschäftsprozesse, die auf Lieferscheine angewiesen sind.

Diese Vorteile bietet der Einsatz von KI

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Unternehmen Künstliche Intelligenz (KI) nutzen können, um die Verarbeitung von Lieferscheinen zu automatisieren:

  • Optische Zeichenerkennung (OCR): Mithilfe der OCR-Technologie können Texte und Daten aus Lieferscheindokumenten extrahiert und in ein digitales Format umgewandelt werden, das von einem Computer leicht verarbeitet werden kann.
  • Automatisierung der Dateneingabe: Mithilfe von KI können relevante Informationen automatisch aus Lieferscheinen extrahiert und in die entsprechenden Felder einer digitalen Datenbank oder eines Systems eingefügt werden.
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen: Mithilfe von KI können Lieferscheine automatisch an die entsprechenden Personen oder Abteilungen zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet werden, wodurch die Bearbeitung dieser Dokumente rationalisiert wird.
  • Aufdeckung von Betrug: Mithilfe von KI können Lieferscheine auf Muster oder Anomalien untersucht werden, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten, so dass Unternehmen Verluste aufgrund von Betrug verhindern können.
  • Optimierung der Lieferkette: KI kann zur Analyse von Lieferscheindaten und anderen Daten der Lieferkette eingesetzt werden, um den Warenfluss zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Lieferscheine digitalisieren

Was versteht man unter der Digitalisierung von Lieferscheinen? Mit Digitalisierung von Lieferscheinen ist die Umwandlung von Lieferscheinen in Papierform zur digitalen Form gemeint. Digitalisiert werden können prinzipiell alle Dokumente: Kaufbelege, Verträge, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Personalakten und mehr.

Was ist der Unterschied von digitalisierten zu strukturierten Lieferscheinen?

Es gibt einen wichtigen Unterschied darin, wie Dokumente gespeichert werden und im Unternehmen zur Verfügung stehen. Entweder sie liegen lediglich in digitaler oder strukturierter Form vor. Man kann den Digitalisierungsgrad eines Unternehmens auch anhand des Anteils von strukturierten Daten bestimmen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Daten in strukturierter Form gespeichert werden, desto besser!

Unstrukturierte Daten

Bei unstrukturierten Daten handelt es sich z.B. um Bilder, Dokumente oder Objekte, aus denen die Daten nicht ohne Weiteres ausgelesen werden können. Programme können nicht auf diese Daten zugreifen, um eine darauf beruhende Anwendung zu ermöglichen. Klassisches Beispiel sind gescannte Dokumente gespeichert werden, von anderen Systemen oder Maschinen aber nicht gelesen werden können. Grund: Die Struktur ist immer eine andere.

Strukturierte Daten

Im Gegensatz dazu liegen strukturierte Daten in einer standardisierten Form vor. Sie werden in Datenbanken gespeichert, sodass Datenbank-Abfragen oder darauf aufbauende Anwendungen durchgeführt werden können.

Diese Vorteile bieten strukturierte Daten

  • Die Lieferadresse muss z. B. nicht mehr manuelle abgetippt werden, sondern wird die Inhalte werden automatisch von der IDP Software erkannt und in einer Datenbank gespeichert. So können andere Workflows automatisch auf diese Adresse zugreifen.
  • Mitarbeitende sparen sich Zeit bei der Bearbeitung von Lieferscheinen. Der Anwender muss die Adresse nicht eingeben.
  • Die Prüfung und Abgleich zu der Bestellung kann durch die automatisch erkannten strukturierten Informationen automatisiert werden.
  • Mit Hilfe der Datenstrukturierung kann auch besser gewährleistet werden, dass Lieferscheine aktuell und nicht doppelt vorliegen.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und DMS Systemen?

Zwar speichern DMS-Systeme Dokumente in einer Datenbank, die innerhalb des Dokuments gespeicherten Daten können aber allenfalls mit der Suchfunktion abgerufen werden. DMS-Systeme bieten daher häufig nur unstrukturierte Danten. ERP-Systems können dagegen als Datenbank für strukturierte Informationen verstanden werden.

IDP Software setzt neueste Technologien ein, um z. B. in Lieferscheinen die fallrelevanten Informationen automatisch zu finden, strukturiert zu speichern und so die Weiterverarbeitung im Geschäftskontext zu ermöglichen. IDP Software ist ein Bindeglied zwischen DMS System und ERP System und nutzt dazu modernste Bausteine aus Natural Language Understanding, Machine Learning, Text Mining und KI. So werden Kosten gesenkt, Qualität und Geschwindigkeit erhöht und eine bessere Entscheidungsbasis vorbereitet.

Lieferscheine effizient automatisieren mit KI-Modellen und OCR

Steigern Sie die Effektivität Ihrer Organisation mit Optical Character Recognition (OCR) und Datenextraktion für Lieferscheine. Verarbeiten Sie Lieferscheine sicher und automatisch.

Wie wird ein Lieferschein automatisch verarbeitet?

  1. Hochladen von Lieferscheinen

    Der erste Schritt ist die Übermittlung des Lieferscheins an unsere API. Normalerweise geschieht dies über eine mobile App, E-Mail, FTP oder Webanwendung.

  2. Bild zu Text mittels OCR

    Sobald ein Bild oder PDF empfangen wird, wird es von unserer Engine in eine TXT-Datei umgewandelt. In diesem Schritt wird der gesamte Text aus dem Dokument extrahiert, aber noch nicht strukturiert.

  3. Strukturierte Daten als JSON parsen

    Der Lieferschein Parser nimmt die aus der OCR gewonnene TXT und wandelt sie mithilfe von Machine Learning in strukturiertes JSON um. Das JSON wird dann als Ausgabe von der API zurückgegeben. Von hier aus kann der Lieferschein einfach in Ihrer Datenbank verarbeitet werden. Ganz gleich, ob Sie Lieferscheine für den internationalen Versand, die Verwaltung großer Bau- und Industrieprojekte oder Compliance-Kontrollen verarbeiten, Konfuzio ist da, um zu helfen. 

Diese Felder erkennt die Lieferschein OCR

Welche Informationen ein Lieferschein enthalten muss, hängt von dem jeweiligen Unternehmen und der Art der gelieferten Waren ab. Einige gängige Informationsfelder, die in einem Lieferschein enthalten sein können, sind jedoch

  • Informationen über den Absender: Dies kann den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Absenders umfassen.
  • Informationen über den Empfänger: Dies kann den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Empfängers enthalten.
  • Datum der Lieferung: Das Datum, an dem die Waren geliefert wurden.
  • Beschreibung der Waren: Eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren, einschließlich Menge, Größe, Gewicht und anderer relevanter Details.
  • Art der Lieferung: Die Methode, mit der die Waren geliefert wurden (z. B. per Lkw, per Flugzeug, per Schiff usw.).
  • Sendungsverfolgungsnummer: Eine eindeutige Kennung, mit der sich die Bewegung der Waren verfolgen lässt.
  • Unterschrift: Eine Unterschrift des Empfängers oder eines Vertreters des Empfängers, mit der der Erhalt der Waren bestätigt wird.
  • Zusätzliche Notizen: Alle zusätzlichen Notizen oder Kommentare zur Lieferung, wie z. B. besondere Anweisungen oder Probleme, die während des Lieferprozesses aufgetreten sind.

Dokumenten KI kann im Prinzip alle Datenfelder aus einem Lieferschein extrahieren. Um Ihnen eine Vorstellung zu geben, führen wir einige Beispiele auf:

  • Datum
  • Lieferscheinnummer
  • Name und Adresse des Käufers
  • Name, Adresse und Kontaktadresse des Verkäufers
  • Bestellnummer des Käufers (PO#)
  • Bestelldatum
  • Lieferdatum
  • Beschreibung und Code der Waren
  • Bestellte und gelieferte Menge
  • Details zur Buchungszeile
  • Nachbestellte Waren
  • Kommentare oder Besonderheiten
  • Und viele weitere Felder

Die extrahierten Datenfelder können für jeden Kunden individuell angepasst werden. Zusätzliche Felder können auf Anfrage extrahiert werden. Einen ausführliche Darstellung finden Sie auf der Seite der Software easybill. Außerdem können Duplikate automatisch erkannt und Lieferschein automatisch gedreht werden.

Das ist bei der automatischen Verarbeitung von Lieferscheinen zu beachten

Informationen aus Lieferscheinen können in diverssen Prozessen und Workflows relevant sein, um eine hohe Automatisierung zu ermöglichen, stellen sich Anwendern häufig folgende Fragen:

Kann die Dokumenten KI unterschiedliche Sprachen erkennen?

Ja, die KI kann unterschiedliche Sprachen erkennen und automatisch verarbieten.

Können Lieferscheine mit unterschiedlichen Formaten erkannt werden?

Ja. Besonders gut eigenen sich PDF Scans.

Können mehrere Formate verarbeitet werden?

Ja, die Dokumenten KI kann unterschiedliche Layouts verarbeiten.

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