Comment la reconnaissance de texte PDF vous facilite la vie

Vous avez certainement déjà eu l'occasion d'enregistrer un grand nombre de fichiers sur votre téléphone ou votre ordinateur portable et vous cherchez une formulation précise ? Mais ce n'est pas si facile pour les documents scannés, les fichiers PDF, les captures d'écran ou même les pages photographiées. Avec un programme de reconnaissance de texte PDF, ces fichiers deviennent consultables.

Il vous est ainsi possible de rechercher tous les documents enregistrés en fonction d'une date précise, d'un montant de facture ou encore de certaines formulations.

Vous n'aurez plus jamais à lire des pages et des pages de texte pour trouver exactement l'endroit que vous cherchez dans les polices d'assurance, par exemple. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de l'argent en réduisant votre temps de travail quotidien. Gestion des documents devient beaucoup plus rapide et efficace. Grâce à notre logiciel OCR, la gestion future devient très simple.

Vous apprendrez dans l'article suivant ce qu'est exactement la reconnaissance de texte PDF et à quoi elle sert.

1. qu'est-ce qu'une reconnaissance de texte PDF ?

La reconnaissance de texte PDF est une technologie qui transforme les fichiers image en documents texte par reconnaissance optique de caractères. Les documents peuvent ainsi faire l'objet de recherches et être rapidement classés et attribués.

Lors de la conversion de documents numérisés ou de fichiers PDF en documents interrogeables, au moyen de la reconnaissance de texte PDF, il se passe ce qui suit :

L'intelligence artificielle et des programmes spéciaux permettent de reconnaître automatiquement les lettres. Cela permet de créer des fichiers textuels et modifiables à partir de fichiers d'images précédents, comme par exemple des documents scannés, des captures d'écran ou des fichiers PDF.

Les programmes professionnels offrent la possibilité de reproduire et de reconnaître plusieurs langues d'un document.

Cette technique est souvent appelée OCR reconnaissance de texte. 

Après avoir utilisé le logiciel, vous pouvez ensuite marquer, copier et, bien sûr, rechercher des termes et des formulations spécifiques dans vos documents.

Pour plus d'informations et de détails sur la définition de la reconnaissance de texte, voir ici sur le sujet.

2. comment fonctionne techniquement la reconnaissance de texte ?

Tout d'abord, le logiciel OCR évalue grossièrement la structure du fichier à convertir. Le document contient-il des images, des tableaux et des blocs de texte ? Le programme saisit cette structure et traite ensuite le texte existant. Pour ce faire, le texte entier est d'abord divisé en blocs de texte, puis en lignes de texte. Ensuite, le programme saisit des lettres individuelles à partir des lignes de texte. Les lettres sont comparées à différentes lettres déjà connues et une hypothèse technique est émise quant à la lettre dont il pourrait s'agir. Une fois les hypothèses vérifiées par le programme, le texte final est présenté. Ce processus se déroule en quelques secondes, de sorte que vous n'avez pas à attendre longtemps le document final malgré des processus très complexes.

De nos jours, les programmes intelligents utilisent la technique dite ICR (Intelligent Character Recognition). Il est ainsi possible d'effectuer une analyse contextuelle du texte à traiter. Un chiffre d'abord reconnu comme "5" est correctement transformé en S en fonction du contexte. L'ICR n'est pas seulement une technologie importante pour les documents manuscrits, mais aussi pour les documents PDF. Dans ces derniers, les fautes de frappe antérieures peuvent être détectées et corrigées, ce qui permet d'améliorer durablement la qualité des documents finaux.

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2.1 Comment puis-je numériser des documents avec la reconnaissance de texte PDF ?

La numérisation est très simple et peut être effectuée sans connaissances techniques préalables. Il suffit de glisser-déposer vos documents existants dans la fenêtre de notre programme pour que vos fichiers soient numérisés et convertis en fichiers texte. Ce processus ne prend que quelques secondes et vous pouvez accéder directement à vos fichiers convertis.

Vous trouverez des instructions étape par étape sur la numérisation et la facilité d'utilisation du Konfuzio. ici.

3. pourquoi une reconnaissance de texte PDF est-elle nécessaire ?

Un logiciel de reconnaissance de texte PDF est particulièrement utile pour les entreprises qui ont une charge administrative importante de documents et qui doivent numériser un grand nombre de documents analogiques. 

La numérisation et la recherche de documents, tels que les fichiers PDF, sont un jeu d'enfant. Les documents déjà enregistrés, tels que les fichiers PDF, ainsi que les documents nouvellement reçus, bénéficient des programmes de reconnaissance de texte PDF.

La reconnaissance de texte PDF permet de soulager les collaborateurs et de leur faire gagner du temps en leur permettant d'effectuer des recherches rapides dans les différents documents. La reconnaissance automatique de texte améliore la qualité de vos documents numérisés grâce à la technologie ICR.

Aussi pour les Classification de documents, l'utilisation de la reconnaissance de texte PDF est utile. Le logiciel détermine les différentes catégories et propriétés d'un document et peut, sur cette base, effectuer un classement précis. Ainsi, les documents de votre boîte de réception peuvent être classés facilement et rapidement. Par exemple, si vous recevez un facture, le programme reconnaît automatiquement les données et peut les comparer avec les données de commande existantes, comme le numéro de commande, et les attribuer à celles-ci. Les informations sur la Expéditeur ou le Numéro de facture sont reconnus de manière fiable. Cela permet de classer et de traiter rapidement tous les documents entrants et d'économiser du temps de travail pour les tâches importantes de votre activité principale.

Mais pas seulement pour les Factures la reconnaissance de texte PDF est idéale. Si vous avez par exemple Reçus ou justificatifs sous forme de fichier PDF ? Il est très facile de les convertir en documents texte.

Ce sont justement les justificatifs et les reçus qui doivent être utilisés en fin d'année pour les Déclaration d'impôts ou le Service des impôts sont ainsi rapidement trouvables et classés au bon endroit. Gagnez du temps et évitez les ennuis en trouvant rapidement tous les documents nécessaires. C'est justement lors de la déclaration d'impôts qu'il est important de garder une vue d'ensemble sur la grande quantité de documents.

Même pour des documents très volumineux comme les Polices d'assurance la reconnaissance de texte PDF permet d'alléger considérablement la charge de travail. Les documents sans reconnaissance de texte PDF doivent être lus attentivement pour trouver ce que vous cherchez. Il en va autrement lorsque l'ensemble des polices est numérisé avec la reconnaissance de texte PDF. Il suffit d'appuyer sur une touche pour obtenir la section du document que vous recherchez, sans avoir à lire des pages et des pages de texte.

Mais ce n'est pas tout ! Il y a aussi documents manuscrits peuvent être saisies à l'aide du logiciel et converties en un fichier texte. Ainsi, les notes importantes sur les contrats ne se perdent plus et sont rapidement retrouvées en cas de besoin.

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