So erleichtert die PDF Texterkennung Ihr Leben

Sie kennen es bestimmt, Sie haben eine Vielzahl an Dateien auf Ihrem Handy oder Laptop gespeichert und suchen nach einer bestimmten Formulierung? Dies ist jedoch bei eingescannten Dokumenten, PDF Dateien, Screenshots oder auch abfotografierte Seiten nicht so einfach möglich. Mit einem Programm zur PDF Texterkennung werden diese Dateien durchsuchbar gemacht.

Dadurch ist es Ihnen möglich, alle gespeicherten Dokumente nach einem bestimmten Datum, einem Rechnungsbetrag oder auch nach bestimmten Formulierungen zu durchsuchen.

Nie wieder müssen Sie seitenweise Text durchlesen, um genau die Stelle zu finden, die Sie in beispielsweise Versicherungspolicen gesucht haben. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld, indem Ihre tägliche Dokumentenverwaltung um ein Vielfaches schneller und effizienter wird. Durch unsere OCR Software gelingt Ihnen die zukünftige Verwaltung ganz einfach.

Was genau die PDF Texterkennung ist und wofür man diese benötigt erfahren Sie in nachfolgendem Artikel.

1. Was ist eine PDF Texterkennung?

Die PDF Texterkennung ist eine Technologie, bei der Bilddateien durch optische Zeichenerkennung in Textdokumente verwandelt werden. Dadurch lassen sich Dokumente durchsuchbar machen und entsprechend schnell kategorisieren und zuordnen.

Bei der Umwandlung von gescannten Dokumenten oder PDF Dateien zu durchsuchbaren Dokumenten, mittels PDF Texterkennung geschieht Folgendes:

Künstliche Intelligenz und spezielle Programme ermöglichen das automatische Erkennen von Buchstaben. Dadurch werden aus vorherigen Bilddateien wie, beispielsweise eingescannten Dokumenten, Screenshots oder auch PDF Dateien, textbasierte und bearbeitbare Dateien erstellt.

Professionelle Programme bieten die Möglichkeit, mehrere Sprachen eines Dokuments abzubilden und zu erkennen.

Diese Technik wird auch oft als OCR Texterkennung bezeichnet. 

Nachdem Sie die Software verwendet haben, können Sie Ihre Dokumente anschließend markieren, kopieren und natürlich nach bestimmten Begriffen und Formulierungen durchsuchen.

Weitere Informationen und Details zur Definition der Texterkennung können Sie hier nachlesen.

2. Wie funktioniert die Texterkennung technisch?

Zuerst wird die Struktur der umzuwandelnden Datei von der OCR Software grob abgeschätzt. Befinden sich Bilder, Tabellen und Textblöcke in dem Dokument? Diese Gliederung erfasst das Programm und verarbeitet als Nächstes den vorhandenen Text. Hierzu wird der gesamte Text als Erstes in Textblöcke und anschließend in Textzeilen aufgeteilt. Danach erfasst das Programm aus den Textzeilen einzelne Buchstaben. Die Buchstaben werden mit verschiedenen schon bekannten Buchstaben abgeglichen und eine technische Hypothese, um welchen Buchstaben es sich handeln könnte, wird aufgestellt. Nachdem die Hypothesen seitens des Programms geprüft wurden, wird der finale Text präsentiert. Dieser Vorgang geschieht innerhalb von Sekunden, sodass Sie trotz hochkomplexer Prozesse nicht lange auf das fertige Dokument warten müssen.

Heutzutage machen sich intelligente Programme die sogenannten ICR-Technik (Intelligent Character Recognition) zu Nutze. Dadurch ist es möglich, eine Kontextanalyse des zu verarbeitenden Textes durchzuführen. Eine zuerst als „5“ erkannte Ziffer wird anhand des Kontextes richtigerweise in ein S umgewandelt. Nicht nur bei handschriftlichen Dokumenten ist die ICR eine wichtige Technologie, sondern auch bei PDF Dokumenten. In diesen können vorherige Tippfehler erkannt und korrigiert werden und dadurch nachhaltig die Qualität der finalen Dokumente gesteigert werden.

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2.1. Wie kann ich Dokumente mit der PDF Texterkennung digitalisieren?

Das Digitalisieren ist ganz einfach und kann ohne technische Vorkenntnisse durchgeführt werden. Ziehen Sie dazu Ihre vorhandenen Dokumente per drag and drop in das Fenster unseres Programms und schon werden Ihre Dateien digital erfasst und in textbasierte Dateien umgewandelt. Dieser Vorgang dauert nur wenige Sekunden und Sie können direkt auf Ihre umgewandelten Dateien zugreifen.

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Digitalisierung und wie kinderleicht die Bedienung mit Konfuzio ist erfahren Sie hier.

3. Wozu wird eine PDF Texterkennung benötigt?

Gerade für Unternehmen, die einen hohen Verwaltungsaufwand von Dokumenten haben und eine Vielzahl an analogen Belegen digitalisieren müssen, ist eine Software zur PDF Texterkennung sinnvoll. 

Dokumente, wie beispielsweise PDF Dateien können kinderleicht digitalisiert und durchsuchbar gemacht werden. Sowohl bereits gespeicherte Belege, wie PDF Dateien als auch Dokumente, welche neu eingehen, profitieren von Programmen mit PDF Texterkennung.

Die PDF Texterkennung bietet für Mitarbeiter:innen eine Entlastung und große Zeitersparnis, da sie bei Bedarf schnell in den verschiedenen Dokumenten suchen können. Die automatische Texterkennung steigert durch die eingesetzte ICR-Technologie nachweislich die Qualität Ihrer digitalisierten Dokumente.

Auch für die Klassifizierung von Dokumenten ist die Verwendung von der PDF Texterkennung hilfreich. Die Software bestimmt einzelne Kategorien und Eigenschaften eines Dokuments und kann anhand dessen eine bestimmte Zuordnung treffen. So lassen sich Dokumente aus Ihrem Posteingang unkompliziert und schnell kategorisieren. Erhalten Sie beispielsweise eine Rechnung, erkennt das Programm automatisch die Angaben und kann diese mit vorhandenen Bestelldaten, wie der Bestellnummer abgleichen und diesen zuordnen. Auch Informationen zum Absender oder der Rechnungsnummer werden zuverlässig erkannt. Dadurch ist eine umgehende Zuordnung und Bearbeitung aller eingehenden Dokumente schnell erledigt und spart Arbeitszeit für wichtige Aufgaben Ihres Kerngeschäfts.

Doch nicht nur für eingehenden Rechnungen eignet sich die PDF Texterkennung. Haben Sie beispielsweise Quittungen oder Belege als PDF Datei vorliegen? Diese lassen sich ganz einfach in Textdokumente umwandeln.

Gerade Belege und Quittungen, die am Jahresende für die Steuererklärung oder das Finanzamt benötigt werden, sind so schnell auffindbar und an der richtigen Stelle zugeordnet. Sparen Sie sich Zeit und Ärger, indem Sie alle notwendigen Dokumente schnell finden. Gerade bei der Steuererklärung ist es wichtig, bei der großen Menge an Dokumenten den Überblick zu behalten.

Auch bei sehr umfangreichen Dokumenten wie den Versicherungspolicen sorgt die PDF Texterkennung für eine große Entlastung. Dokumente ohne eine PDF Texterkennung, müssen bei Bedarf genauestens gelesen werden, um das zu finden wonach Sie gesucht haben. Anders verhält es sich, wenn die gesamten Policen mit der PDF Texterkennung digitalisiert werden. Ein kurzer Tastendruck und Sie erhalten den gesuchten Abschnitt des Dokuments, ohne seitenlange Texte durchlesen zu müssen.

Doch das ist nicht alles! Auch handschriftliche Dokumente können mit der Software erfasst und in eine textbasierte Datei umgewandelt werden. So gehen wichtige Notizen zu Verträgen nicht mehr unter und sind bei Bedarf schnell gefunden.

FAQ

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