¿Su gestión documental sigue lastrada por procesos voluminosos y propensos a errores? ¿Preferiría invertir los recursos perdidos en escanear y teclear manualmente en su actividad principal? Entonces debería pensar en integrar un servicio de OCR en su infraestructura. De este modo, los datos no estructurados que existen como texto analógico, imágenes o PDF pueden convertirse automáticamente en archivos editables.
Lea aquí cómo puede integrar fácilmente un servicio de OCR como el de Konfuzio en su sistema a través de API y utilizarlo para sus necesidades individuales según el modelo "as-a-service". A largo plazo, las empresas se benefician de la gestión automatizada de documentos gracias a una mayor eficacia y una menor propensión a errores.
Este artículo ha sido traducido al alemán y se ha traducido automáticamente a otros idiomas. Nos complacerá recibir sus comentarios al final del artículo.
¿Qué es un servicio OCR?
OCR es la abreviatura de Optical Character Recognition (reconocimiento óptico de caracteres). En un abrir y cerrar de ojos, este software lee información de texto de archivos PDF e imágenes sin necesidad de contacto humano. Un servicio de OCR es capaz de reconocer letras individuales en la información de la imagen y volver a contextualizarlas. Convierte el contenido textual no estructurado en información estructurada y reutilizable.
A continuación, el motor puede generar estos datos como texto legible por máquina, por ejemplo en archivos csv, xlsx o xml, y transferirlos al sistema de la empresa a través de la API para su posterior procesamiento. Para ello se utiliza el versátil formato de datos compatible JSON. El potencial de la tecnología es inmenso: se puede aliviar a los empleados, conservar los recursos y optimizar los procesos de forma sostenible. El número de posibles solicitudes ha aumentado considerablemente en los últimos años.
Algunos ejemplos comunes son:
- Análisis de textos y datos en línea
- Racionalización de los datos de los clientes
- Indexación de sitios web, documentos e información para Google
- Editar y leer PDF
- Intercambio de datos mediante API
- Lectura en voz alta de documentos como facturas y albaranes
- Herramientas de traducción para varios idiomas
- Reconocimiento de escritura y digitalización de notas
- Extraer datos de facturas
Reconocimiento de texto basado en IA
Las herramientas de reconocimiento de texto existen desde hace tiempo. Sin embargo, durante mucho tiempo siguieron dependiendo en gran medida del trabajo manual. Las ventajas prácticas eran muy limitadas y no se planteaba la automatización. Mientras tanto, sin embargo Servicios de OCR basados en IA el estado actual de la técnica. No sólo son accesibles a todo el mundo a través de la web, sino que procesan el texto de forma casi totalmente automática e incluso aprenden sobre la marcha.
Gracias a la inteligencia artificial, los servicios de OCR como el de Konfuzio pueden aumentar de forma independiente su propia precisión a la hora de extraer grandes cantidades de texto de los archivos. Esto permite que el motor siga funcionando sin problemas incluso con documentos de estructura diferente. Las correcciones manuales ayudan a entrenar la IA cada vez más para sus necesidades individuales y diferentes casos de uso. Así, mientras se utiliza la herramienta, la eficacia y el ahorro de tiempo crecen continuamente. Puedes seguir este progreso en cualquier momento con la ayuda de pruebas periódicas y visualizaciones gráficas.
Integración sencilla mediante API
Para garantizar el uso en diversas áreas de la empresa y para diferentes procesos o flujos de trabajo, un servicio de OCR debe ser correspondientemente flexible en su integración. Esto sólo es posible con los modernos Interfaces de programación (API) es posible. Por ejemplo, Konfuzio utiliza las llamadas API REST, que son compatibles con un gran número de aplicaciones corporativas. El formato habitual de los datos JSON es especialmente fácil de leer, tanto por humanos como por máquinas, por lo que el software puede utilizarse en principio para cualquier aplicación de API abierta.
El alojamiento en la nube API de Konfuzio permitir el acceso inmediato para que el servicio de OCR pueda empezar inmediatamente a extraer información de los documentos que se han PDFJPG, imagen y otros tipos de archivo están disponibles. Es compatible con más de 70 idiomas, lo que es especialmente importante para las empresas que operan a escala internacional. Para garantizar aún más flexibilidad, en principio también es posible el uso in situ a través de servidores propios. Se necesitan opciones de aplicación lo más versátiles posible, ya que los procesos de trabajo repetitivos de gestión de documentos se producen en muchas áreas de una empresa. En el mejor de los casos, la automatización se aplica en tantos extremos como sea posible para lograr un aumento holístico de la eficiencia.
OCR como servicio
La integración a través de la API basada en web también permite utilizar la herramienta después del Software como servicio-principio en la medida exacta que requieran sus necesidades individuales. Así se ahorrará los caros costes de licencia de soluciones ya preparadas de las que quizá sólo necesite la mitad de las funcionalidades. El servicio OCR de Konfuzio es especialmente fácil de implementar a través de la nube, de modo que podrá empezar a leer en un abrir y cerrar de ojos textos de su empresa, por ejemplo, textos que antes sólo estaban disponibles en formato analógico o en PDF.
Por tanto, el servicio está disponible en todo momento sin interrupción y puede acceder a cualquier API utilizada a través del navegador para recuperar datos. Éstas no abandonan el espacio jurídico europeo. Konfuzio también garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad en todo momento, así como optimizaciones y actualizaciones periódicas, para que usted tenga las espaldas libres y pueda dedicar más tiempo a su actividad principal.
3 casos típicos para un servicio OCR
En principio, el reconocimiento inteligente de texto puede aprender a manejar casi cualquier tipo de documento e incluso analizar el material de imagen circundante "en escena".
Sin embargo, hay casos muy típicos que se dan en muchas o incluso en todas las empresas. Especialmente en lugares donde se produce con frecuencia el mismo tipo de documento y los errores tienen consecuencias negativas, un servicio de OCR puede ofrecer un gran valor añadido.
1. facturas recibidas
Al extraer datos de las facturas, el OCR de facturas de Konfuzio es capaz de identificar e interpretar más de 100 campos. Por ejemplo, los deudores, las partidas y los detalles de las cuentas se registran y procesan correctamente. A continuación, la información se estructura para que la contabilidad sea lo más sencilla posible más adelante. Los campos de texto pueden descargarse como JSON o CSV en archivos agrupados. Para aumentar la seguridad de la IA, Konfuzio utiliza salas de datos o proyectos separados para las facturas y trabaja estrictamente de acuerdo con la DSGVO. Para controlar usted mismo todos los conceptos de seguridad, el uso in situ a través de sus propios servidores es una opción, aunque también conlleva un mayor coste.
2. aviso de pago
Cuando las cuentas se saldan, las facturas suelen aparecer. Aviso de pago en. Gracias a un servicio de reconocimiento óptico de caracteres basado en IA, no es necesaria la comparación manual con las partidas de facturas pendientes. Esto ahorra un tiempo valioso y también evita que el departamento de contabilidad pierda la pista de los documentos cuando llegan tanto por correo postal como en formato PDF por correo electrónico. Aquí el motor funciona de forma similar al Extracción de datos de facturación y transmite los datos a su solución de software preferida.
3. albaranes de entrega
Para garantizar que la posición de las mercancías pueda rastrearse fácilmente, el Albaranes de entrega indispensable, sobre todo para las empresas manufactureras. Proporcionan información sobre las rutas de entrega, la cantidad y la calidad, y sirven como prueba del éxito de la entrega. Un servicio de OCR también es capaz de leer este texto, ahorrando valiosos recursos en logística. Un albarán tiene potencialmente más campos de texto que una factura, por ejemplo, por lo que tiene sentido utilizar la IA más precisa posible para su procesamiento. Esto también evita errores delicados que, en el peor de los casos, podrían dar lugar a clientes o intermediarios insatisfechos.
Conclusión
En conclusión, un servicio de OCR ofrece toda una serie de ventajas a las empresas. El reconocimiento automatizado de texto en documentos no basados en texto elimina las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Esto aumenta la eficacia y ahorra recursos. En su lugar, se obtienen archivos que se pueden procesar y buscar directamente. Además, se evitan los errores humanos.
Un servicio de OCR basado en IA como el de Konfuzio no sólo es fácil de integrar en la infraestructura, sino que además puede entrenarse y mejorar continuamente su precisión. Allí donde predomina la gestión manual de documentos o donde los errores tienen un alto potencial de daño, ofrece un valor añadido especialmente grande. En última instancia, sin embargo, también representa un compañero fiable para las empresas en su camino hacia la era digital desde una perspectiva holística.
