Service OCR pour la gestion automatisée des documents

Votre gestion documentaire est-elle toujours encombrée par des processus encombrants et sources d'erreurs ? Vous préféreriez investir les ressources perdues dans la numérisation et la saisie manuelles dans votre activité principale ? Dans ce cas, vous devriez envisager d'intégrer un service OCR dans votre infrastructure. Ainsi, les données non structurées qui se présentent sous forme de texte analogique, d'image ou de PDF deviennent des fichiers traitables de manière automatisée.

Découvrez ici comment intégrer facilement un service OCR comme celui de Konfuzio dans votre système via l'API et comment l'utiliser selon le modèle "as-a-service" pour vos besoins individuels. À long terme, les entreprises bénéficient d'une gestion automatisée des documents grâce à une efficacité accrue et à une réduction des risques d'erreur.

Qu'est-ce qu'un service OCR ?

OCR est l'abréviation de Optical Character Recognition, en français : reconnaissance optique de caractères. En un clin d'œil, un tel logiciel lit des informations textuelles à partir de fichiers PDF et d'images, sans qu'un contact humain ne soit nécessaire. Un service OCR est en mesure de reconnaître des lettres individuelles dans les informations d'image et de les remettre ensuite en relation. Les contenus textuels non structurés sont ainsi transformés en informations structurées et réutilisables.

Le moteur peut ensuite sortir ces données sous forme de texte lisible par une machine, par exemple dans des fichiers csv, xlsx ou xml, et les transférer ensuite dans le système de l'entreprise par API pour un traitement ultérieur. Le format de données JSON, compatible avec de nombreuses applications, est utilisé à cet effet. Le potentiel de cette technologie est immense : les collaborateurs peuvent être déchargés, les ressources préservées et les processus optimisés durablement. Le nombre d'applications possibles a fortement augmenté ces dernières années.

Voici quelques exemples courants :

• Analyse de textes et de données en ligne
• Rationalisation des données clients
• Indexation de sites web, de documents et d'informations pour Google
• Modifier et extraire un PDF
• Échange de données par API
• Lecture de documents tels que les factures et les bons de livraison
• Outils de traduction pour les langues les plus diverses
• Reconnaissance de l'écriture manuscrite et numérisation des notes
• Extraction des données de facturation

Reconnaissance de texte basée sur l'IA

Les outils de reconnaissance de texte existent depuis un certain temps déjà. Cependant, ils ont longtemps été largement tributaires d'une collaboration manuelle. L'utilité pratique était très limitée et on ne pouvait pas parler d'automatisation. Mais entre-temps, des Services OCR basés sur l'IA l'état actuel de la technique. Non seulement ils sont accessibles à tous via le web, mais ils traitent le texte de manière presque entièrement automatisée et apprennent même en cours de route.

Grâce à l'intelligence artificielle, les services d'OCR tels que celui de Konfuzio peuvent augmenter de manière autonome leur propre précision lorsqu'ils extraient de grandes quantités de texte de fichiers. Ainsi, le moteur peut continuer à fonctionner même si les documents ont des structures différentes. Les corrections manuelles permettent d'entraîner l'IA à répondre à vos besoins individuels et à différents cas d'utilisation. L'efficacité et le gain de temps augmentent donc continuellement pendant l'utilisation de l'outil. Vous pouvez suivre cette progression à tout moment à l'aide de tests réguliers et de représentations graphiques.

Intégration simple via l'API

Pour pouvoir être utilisé dans divers domaines de l'entreprise et pour différents processus ou flux de travail, un service OCR doit être flexible dans son intégration. Cela n'est possible qu'avec des Interfaces de programmation (API) est possible. Konfuzio utilise par exemple les API REST, qui sont prises en charge par un grand nombre d'applications d'entreprise. Le format de données habituel JSON est particulièrement facile à lire - par l'homme comme par la machine, de sorte que le logiciel entre en principe en ligne de compte pour toute application Open API.

Les services hébergés via le cloud APIs de Konfuzio permettent un accès immédiat, de sorte que le service OCR peut commencer immédiatement à extraire des informations des documents qui ont été envoyés en tant que PDFJPG, image et autres types de fichiers. Il prend en charge plus de 70 langues, ce qui est particulièrement important pour les entreprises actives au niveau international. Pour garantir encore plus de flexibilité, il est en principe également possible de l'utiliser sur site via ses propres serveurs. Des possibilités d'utilisation aussi variées que possible sont nécessaires, car dans de nombreux secteurs d'une entreprise, des processus de travail répétitifs apparaissent dans la gestion des documents. Dans le meilleur des cas, l'automatisation intervient à autant d'endroits que possible afin d'augmenter l'efficacité globale.

OCR en tant que service

L'intégration via l'API basée sur le web permet également d'utiliser l'outil après le Logiciel en tant que service-Vous pouvez ainsi utiliser le principe de la licence pour répondre exactement à vos besoins. Vous économisez ainsi les coûts de licence onéreux des solutions prêtes à l'emploi, dont vous n'avez peut-être besoin que de la moitié des fonctionnalités. Grâce au cloud, le service OCR de Konfuzio est particulièrement facile à mettre en œuvre, de sorte que vous pouvez commencer à faire lire dans votre entreprise, par exemple, des textes qui n'existaient jusqu'à présent que sous forme analogique ou PDF, en un rien de temps.

Le service est donc disponible à tout moment sans interruption et vous pouvez accéder à toute API utilisée via le navigateur pour récupérer des données. Celles-ci ne quittent pas l'espace juridique européen. Konfuzio veille également à ce que les normes de sécurité soient respectées à tout moment et que les optimisations et mises à jour soient effectuées régulièrement, afin que vous puissiez vous consacrer davantage à votre activité principale.

3 cas typiques pour un service OCR

En principe, une reconnaissance de texte intelligente peut apprendre à traiter à peu près n'importe quel type de document et même analyser les images de l'environnement "in scene".

Cependant, il existe des cas très typiques qui se présentent dans de nombreuses entreprises, voire dans toutes. C'est surtout dans les endroits où l'on retrouve souvent le même type de document et où les erreurs ont des conséquences négatives qu'un service OCR peut offrir une grande valeur ajoutée.

1. factures entrantes

Lors de l'extraction de données de factures, la Facture OCR de Konfuzio est capable d'identifier et d'interpréter plus de 100 champs. Ainsi, par exemple, les débiteurs, les postes individuels et les relations de compte sont correctement saisis et traités. Les informations sont ensuite structurées de manière à faciliter au maximum la tâche du service comptable par la suite. Les champs de texte peuvent être téléchargés sous forme de fichiers groupés JSON ou CSV. Pour une sécurité accrue de l'IA, Konfuzio utilise des espaces de données ou des projets séparés pour les factures et travaille strictement selon le RGPD. Afin de pouvoir contrôler soi-même tous les concepts de sécurité, une utilisation on-premise via ses propres serveurs s'impose, ce qui implique toutefois un coût plus élevé.

2. avis de paiement

Là où les factures sont réglées, il y a souvent des Avis de paiement sur les factures. Grâce à un service OCR basé sur l'intelligence artificielle, il n'est pas nécessaire de comparer manuellement les documents avec les factures en cours. Cela permet de gagner un temps précieux et d'éviter que le service comptable ne perde la vue d'ensemble lorsque les documents sont reçus par courrier et par e-mail au format PDF. Ici, le moteur procède de la même manière que pour la Extraction des données de facturation et transmet les données à la solution logicielle que vous préférez.

3. les bons de livraison

Pour que la position des marchandises puisse être bien suivie, des Bulletins de livraison sont indispensables, en particulier pour les entreprises de production. Elles fournissent des informations sur les itinéraires, les quantités et la qualité de la livraison et servent de preuve de la réussite de la livraison. Un service OCR est également en mesure de lire ce texte, ce qui permet d'économiser des ressources précieuses dans le domaine de la logistique. Un bon de livraison comporte potentiellement plus de champs de texte qu'une facture, par exemple, de sorte qu'il est judicieux d'utiliser une IA aussi précise que possible pour le traitement. Cela permet également d'éviter des erreurs sensibles qui pourraient, dans le pire des cas, entraîner le mécontentement des clients ou des intermédiaires.

Conclusion

En conclusion, un service OCR offre toute une série d'avantages aux entreprises. La reconnaissance automatisée de texte dans des documents non textuels rend superflues les tâches répétitives et chronophages. Cela permet d'augmenter l'efficacité et de préserver les ressources. Au lieu de cela, on obtient directement des fichiers pouvant être traités et recherchés. De plus, les erreurs humaines sont évitées.

Un service OCR basé sur l'IA comme celui de Konfuzio n'est pas seulement facile à intégrer dans l'infrastructure, il peut aussi être entraîné et sa précision peut être améliorée en permanence. Là où la gestion manuelle des documents domine ou là où les erreurs ont un potentiel de dommages élevé, il offre une valeur ajoutée particulièrement importante. En fin de compte, il constitue également un compagnon fiable pour les entreprises sur la voie de l'ère numérique, d'un point de vue global.