Verificación de documentos con IA: aliviar la carga de su empresa

Si deja que una IA le ayude en la verificación de documentos, no sólo la hará eficiente, sino que también optimizará todo el flujo de trabajo de gestión de documentos.

La comprobación manual de documentos en la empresa es uno de los factores que consume una enorme cantidad de tiempo en el procesamiento de documentos y no sólo agota su recurso más importante, los empleados, sino que también es muy propenso a errores.

Ejemplos de la aplicación de la verificación de documentos en la vida cotidiana y profesional, son:

• Control de documentos de los pasajeros de los vuelos de Lufthansa
• Incorporación de clientes
• Préstamos comerciales

En este artículo, aprenderá en qué consiste la revisión de documentos con IA y cómo puede utilizarla en su empresa.

¿Qué es la verificación de documentos mediante Document AI?

La "IA documental" es una tecnología que digitaliza y automatiza la clasificación, captura y validación de documentos.

En concreto, esto significa que toda la información relevante se lee automáticamente de documentos y registros y se transfiere a datos estructurados. La IA utiliza el conjunto de herramientas que le has enseñado a utilizar.

Esto supone las siguientes ventajas para su empresa:

• Mayor eficacia: Al eliminar las tareas manuales de verificación de documentos, su personal puede centrarse en otras tareas.
• Mayor precisión: La IA para documentos puede reducir el riesgo de error asociado a la introducción manual de datos, lo que permite obtener datos más precisos y tomar mejores decisiones.
• Mejora del cumplimiento: La IA en los documentos puede ayudarle a garantizar el cumplimiento de la normativa extrayendo con precisión los datos de los documentos y facilitando su acceso para auditorías y otras comprobaciones de cumplimiento.
• Mejores conocimientos: La IA en los documentos ayuda a su empresa a obtener información de los macrodatos extrayendo y organizando la información relevante de forma rápida y precisa.
• Mayor seguridad: Document AI le permite proteger datos confidenciales almacenando y procesando documentos de forma segura y garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a los datos extraídos.

Con una IA de documentos, no sólo podrá leer y digitalizar documentos, sino también revisarlos adaptándolos a las especificaciones individuales de su revisión documental.

¿Cómo funciona el control de documentos?

Para garantizar que la verificación de documentos se realiza sin errores y con la mayor rapidez posible, se utilizan diversas tecnologías, como por ejemplo

• OCR (= Reconocimiento óptico de caracteres)
• Análisis sintáctico de datos (= conversión de los datos a formatos adecuados)
• Aprendizaje automático (= machine learning)
• Tecnología de visión por ordenador (= visión visual artificial, utilizada para imágenes)

A partir de los resultados de la IA, se comprueba el contenido del documento.

Es una ventaja no estar atado a estructuras fijas. Utiliza una IA que tú mismo configures y a la que puedas enseñar qué datos del documento son relevantes y cuáles irrelevantes. De este modo agilizará el flujo de trabajo y optimizará la gestión de documentos de forma individual para su software o sus procesos.

Casos prácticos de la revisión de documentos

El control de documentos puede comprobar los documentos de forma diferente en función de los casos de uso y responder así a los requisitos individuales de cada área.

Correo digital

En sala de correo digital garantiza una comunicación más rápida gracias a la automatización. 

En el tratamiento manual del correo, todo depende de los empleados. Si no funcionan eficazmente o están sobrecargados de trabajo, la distribución del correo puede verse perjudicada.

Si este aspecto manual, que consume mucho tiempo, se sustituye por la verificación de documentos, toda la empresa sale beneficiada.

La automatización se traduce en mayor productividad, más transparencia y mejor control en la sala de expedición. Al mismo tiempo, los empleados se ven aliviados por la eliminación del procesamiento manual del correo.

El correo digital puede utilizarse en la sala de expedición de todos los sectores.

Digitalización de material de archivo

El papel dificulta el tratamiento de los documentos de archivo. Estos datos no se pueden buscar, o sólo muy difícilmente, en papel y más o menos claramente ordenados en archivadores en el archivo, por lo que la búsqueda de la información requerida es casi imposible. 

Sin embargo, una vez digitalizados los documentos, la información contenida en los registros puede capturarse automáticamente, extraerse, validarse y, por último, proporcionarse en sistemas de flujo de trabajo o alimentarse a las aplicaciones de gestión de documentos preferidas, por ejemplo, mediante una búsqueda electrónica de texto completo. 

Esto elimina la introducción manual de datos, acelera el procesamiento de documentos y reduce los costes de almacenamiento de los mismos.

Existen diferentes requisitos para el archivo, según el tipo de documento. Deben conservarse durante seis o diez años:

Periodo de conservación seis años:

• Albaranes de entrega
• Recordatorios y reclamaciones
• Cartas comerciales
• Copias de las cartas comerciales enviadas
• correspondencia profesional recibida
• Informes de auditoría fiscal
• Declaraciones de asignación

Periodo de conservación diez años:

• Balances
• Informes anuales
• Contabilización de documentos
• Recibos bancarios
• Inventarios
• Documentos de importación

También hay Directricesa los que debe prestar atención durante los periodos de retención.

Existen los siguientes ámbitos de aplicación para la digitalización de materiales de archivo:

• Recursos Humanos: Los archivos automatizados de documentos pueden utilizarse para almacenar y organizar registros de empleados como currículos, solicitudes de empleo, evaluaciones de rendimiento y registros de formación.
• Bien: Los archivos automatizados de documentos pueden utilizarse para almacenar y organizar documentos jurídicos como contratos, patentes y actas judiciales.
• Finanzas: Los archivos automatizados de documentos pueden utilizarse para almacenar y organizar documentos financieros como facturas, recibos y registros fiscales.
• Asistencia sanitaria: Los archivos automatizados de documentos pueden utilizarse para almacenar y organizar historiales médicos como expedientes de pacientes, planes de tratamiento y registros de seguros.
• Autoridades: Los archivos automatizados de documentos pueden utilizarse para almacenar y organizar documentos gubernamentales como datos censales, registros de votantes y documentos legislativos.

Extracción de escritura

El registro de notas manuscritas consume mucho tiempo a la mayoría de las empresas y, al mismo tiempo, es propenso a errores. Especialmente en las administraciones públicas, los centros sanitarios, las entidades financieras y las empresas, los formularios escritos a mano son más habituales de lo que se piensa.

Para digitalizar fácilmente la escritura a mano, se utilizan las siguientes tecnologías:

• Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) nativo
• Reconocimiento óptico de marcas (OMR)
• Extracción inteligente de valores clave

Ventajas:

• Automatización de un proceso de trabajo manual que requiere mucho tiempo
• Menor porcentaje de errores
• Procesamiento más rápido

Extracción de ID

Las pruebas de identidad pueden incluir permisos de conducir, carnés de identidad, pasaportes, visados, tarjetas de seguro médico, códigos de barras, documentos internacionales, formularios fiscales, formularios de crédito y expedientes de personal y pacientes. La introducción manual de todos los datos es propensa a errores y monótona en todos los sectores.

La verificación de documentos permite leer los documentos de identidad más rápidamente, verificarlos con mayor fiabilidad y utilizarlos cómodamente en línea o a través de una aplicación.

Los casos de uso son, por ejemplo

• Admisión y anamnesis de pacientes en el sistema sanitario
• Integración eficaz de los nuevos empleados en el proceso de solicitud
• Proveedor de servicios financieros

Ventajas:

• Automatización de un proceso monótono y propenso a errores cuando se procesa manualmente.
• Procedimiento normalizado de verificación documental de los documentos de identidad y, por tanto, gran precisión en la detección de intentos de fraude.
• Se pueden comprobar rápidamente grandes cantidades de documentos de identidad

Tramitación de siniestros

Las reaseguradoras y las aseguradoras primarias, pero también los corredores y los pools, conocen la tramitación de siniestros como un proceso relevante para el asegurado pero crítico para el margen.

En lugar de procesar y comprobar manualmente los datos, aquí también se efectúa la comprobación digital de los documentos. Digitaliza los documentos y comprueba si falta información. Los datos también pueden exportarse a todo tipo de sistemas. Esto significa que las solicitudes de todo tipo pueden comprobarse y tramitarse con rapidez y eficacia.

Tramitación de créditos

La verificación de documentos puede aumentar la productividad y la calidad del servicio en la tramitación de préstamos. Esto se consigue comprobando automáticamente la integridad de los documentos y capturando los datos correctos. Esto garantiza que la experiencia del cliente no se resienta por la exigencia del procesamiento.

La verificación de documentos puede utilizarse, por ejemplo, para tramitar solicitudes de crédito o dar de alta a nuevos empleados.

Incorporación de clientes

Con una rápida incorporación, se garantiza una experiencia satisfactoria para el cliente. Este tipo de verificación de documentos es especialmente adecuado para bancos y compañías de seguros, pero también para todo tipo de empresas con contacto con el cliente final que necesiten comprobar cuidadosamente los documentos antes de aceptar clientes.

Por ejemplo, la apertura de una cuenta, la presentación de documentos digitales o la clasificación de documentos basada en IA serán mucho más eficientes.

La comprobación de documentos ofrece las siguientes ventajas:

• Cumplimiento de la normativa y normalización para clientes de todo el mundo
• Reducción significativa de los errores que se producen con la introducción manual de datos
• Procesamiento y suministro más rápidos de los datos de nuevas cuentas y, por tanto, mayor eficacia.

Recursos Humanos

Recursos Humanos tiene que lidiar con un montón de papeleo, sobre todo al incorporar a nuevos empleados. Para centrarse más en una experiencia positiva del empleado, RRHH puede optimizarse mediante la revisión de documentos. 

Los ámbitos de aplicación son, por ejemplo

• Funciones globales de RRHH
• Contratación
• Gestión del talento
• Incorporación
• Planificación del personal 
• Contabilidad de nóminas

Procure-to-Pay

El sistema Procure-to-pay (P2P) integra los sistemas de una empresa, desde las compras hasta la contabilidad, en un proceso eficiente de principio a fin. 

La verificación de documentos le permite optimizar la selección de bienes y servicios, la revisión y aprobación de pedidos, la recepción de mercancías y la confirmación de pedidos, así como la tramitación y el pago de facturas.

Puedes utilizar las siguientes funciones:

• Clasificación de documentos: La IA puede clasificar y categorizar automáticamente los documentos en función de su contenido, lo que facilita su organización y gestión.
• Extracción de datos: La IA puede utilizarse para extraer datos de documentos, como información sobre proveedores, detalles de pedidos y facturas, y rellenar los campos pertinentes en un sistema de compras o finanzas.
• Tramitación de facturas: La IA puede utilizarse para procesar automáticamente las facturas, lo que incluye cotejarlas con los pedidos de compra, comprobar su exactitud y enviarlas para su aprobación.
• Evaluación de riesgos: La IA puede analizar documentos e identificar riesgos potenciales, como el incumplimiento de la normativa de contratación o de las condiciones contractuales.
• Automatización de los flujos de trabajo: La IA ayuda a automatizar el enrutamiento de documentos a través de un sistema de compras o finanzas, desencadenando acciones y notificaciones basadas en el contenido del documento y el estado del proceso.

Un ejemplo de ello es el software iflow de Ritter Technologie GmbH. Con Konfuzio, la empresa ha implantado una aplicación para la verificación digital de facturas. Aquí puede ver cómo funciona y cómo funciona en la práctica la verificación de documentos: Verificación digital de facturas de iflow.

Tramitación de facturas

El procesamiento de facturas implica mucha manipulación manual y, por tanto, retrasos en los pagos. La verificación de documentos optimiza este proceso y le permite no sólo leer rápidamente los datos de las facturas, sino también comprobarlos.

Conformidad

Para cumplir la siempre cambiante normativa de protección y seguridad de datos, las empresas deben ser capaces de garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.

El reto consiste en comprobar la corrección técnica, jurídica y formal de los documentos. Esto puede tener este aspecto, por ejemplo:

• ¿Tienen los documentos el mismo aspecto después de la actualización que antes? 
• ¿Cumplen también todos los criterios relativos a la comprobación de conformidad en la nueva versión del software?

Para gestionar esta complejidad, puede utilizar la validación de documentos. Valida los documentos con arreglo a conjuntos de normas definidos, los compara directamente entre sí y determina en qué medida los cambios afectan a la calidad del documento final. Incluso los cambios más pequeños son detectados por el software.

Además, los datos pueden extraerse de forma segura mediante la revisión de documentos y transportarse a otras aplicaciones y sistemas de archivo. Allí se pueden buscar en cualquier momento, lo que al mismo tiempo minimiza el riesgo de que se revele información sensible a terceros.

Ventajas de la verificación de documentos con IA

Con la interfaz de usuario de validación de documentos (=validación de documentos mediante IA), puede automatizar sus procesos empresariales de forma aún más sencilla. Una función de retroalimentación integrada aumenta el procesamiento directo de sus documentos y, al mismo tiempo, alivia a sus empleados.

También se beneficiará de las siguientes ventajas cuando la revisión y la gestión de sus documentos se apoyen en una IA:

• Seguimiento selectivo: posibilidad de ver los documentos y corregirlos manualmente si es necesario, por ejemplo, si han cambiado datos o detalles.
• Aprendizaje continuo mediante el uso: la IA aprende de las correcciones manuales y las aplica directamente en el siguiente documento.
• Amplio conjunto de herramientas para todos los usuarios: sus empleados pueden acceder a herramientas adicionales, como separar, ordenar o rotar páginas, incluso sin conocimientos técnicos.

Verificación de documentos mediante software IDP con Konfuzio 

Konfuzio es un software de IDP que va más allá del mero reconocimiento de texto y también ofrece verificación de documentos. El tratamiento inteligente de documentos (=IDP) consiste principalmente en la aplicación OCR basada en IA.

En su corazón se encuentra la IA óptico-semántica (IA híbrida), que puede personalizar fácilmente a través de la interfaz de usuario Konfuzio. Combina OCR (reconocimiento óptico de caracteres), NLP (procesamiento del lenguaje natural) y CV (aprendizaje profundo para visión por ordenador).

La comprobación de documentos puede aplicarse, por ejemplo, a los siguientes tipos de documentos:

• Facturas
• Pólizas de seguros
• Documentación del vehículo
• Más Formularios

Konfuzio se dirige principalmente a empresas de sistemas, consultorías y empresas de diversos sectores. Las numerosas integraciones y las funciones de aplicación intuitiva garantizan un arranque sin problemas en su empresa. También puede elegir entre una solución basada en la nube o en las instalaciones.

Funciones

En la verificación de documentos, el Konfuzio ofrece, por ejemplo, las siguientes funciones:

• Modelo de datos totalmente personalizable configurando los campos sin programar
• Validación de la extracción de datos y retroalimentación de la IA para el aprendizaje continuo de la IA
• Categorización automática de los documentosDefina sus propias categorías y tipos de documentos, por ejemplo, etiquetando y clasificando documentos.
• División de documentos separando, dividiendo y rotando automáticamente lotes de documentos, por ejemplo, adecuado para archivos digitales y escaneados de gran tamaño
• Mejora continua de la IA a través de la retroalimentación humana

Junto con las demás funciones de gestión de documentos, se integran perfectamente en su flujo de trabajo: 

• Tratamiento inteligente de documentos
• Gestión de entradas para el tratamiento de su correo y del correo electrónico entrante
• Gracias a la clasificación de documentos a Archivo automático por categorías 
• Extraer correos electrónicos con archivos adjuntospor ejemplo Pedidos o confirmaciones de viaje
• Preparación para DMS/ECM y Archivo de documentos 
• Sofisticadas funciones de indexación y búsqueda para facilitar el almacenamiento, tratamiento y recuperación automáticos de documentos
• Documentación de software especialmente accesible

Integraciones

Las integraciones son importantes para garantizar que la revisión de documentos respalde su negocio de forma fluida y eficaz.

Las siguientes integraciones de Konfuzio apoyan la aplicación de la verificación de documentos en su empresa:

• API REST para Internet OCR con IA
• RPA para la automatización inteligente de documentos
• Interfaz web para formación sin código
• Extracción de documentos con el SDK de Python

Konfuzio también proporciona las siguientes interfaces:

• Google Docs
• Microsoft Teams
• Microsoft Excel Power Query
• Mesa de aire
• Otros numerosos sistemas RPA, ERP o CRM

Software de verificación de documentos y PDI para una gestión documental completa

Konfuzio combina una gestión eficaz de los documentos con la verificación individual de los mismos. En la práctica, esto queda demostrado por lo siguiente:

• Sin normas rígidas
• IA personalizable
• Sin diseños rígidos
• Escalable
• Posibilidad de escanear documentos e imágenes

Los precios del software varían en función del ámbito de uso y el entorno de instalación. Encontrará los precios en el Lista de precios.

Conclusión: la comprobación de documentos con IA es sencilla y eficaz.

Sin apoyo, la verificación de documentos requiere mucha capacidad en su empresa. Y aun así, ni la eficacia ni la ausencia de errores están garantizadas.

Por esta razón, debes conseguir un software adecuado que te ayude. Con Konfuzio, dispondrá de una completa aplicación de gestión documental que no solo se encarga de categorizar sus datos, sino que también facilita la revisión de documentos gracias a la IA.

Una IA de aprendizaje rápido que pueda entrenar para sus casos de uso individuales es el elemento que cambia las reglas del juego para optimizar la revisión de documentos.

¿Cómo se ha estructurado hasta ahora su revisión de documentos? ¿Ha llegado el momento de buscar ayuda? No dude en escribir sus preguntas y opiniones en los comentarios.