OCR Service für automatisiertes Dokumentenmanagement

Wird Ihr Dokumentenmanagement immer noch durch sperrige und fehleranfällige Prozesse belastet? Würden Sie Ressourcen, die an manuelles Scannen und Abtippen verloren gehen, lieber in Ihr Kerngeschäft investieren? Dann sollten Sie darüber nachdenken, einen OCR Service in Ihre Infrastruktur zu integrieren. So werden aus unstrukturierten Daten, die als analoger Text, Bild oder PDF vorliegen, automatisiert bearbeitbare Dateien.

Lesen Sie hier, wie Sie einen OCR Service wie den von Konfuzio unkompliziert per API in Ihr System einbinden und nach dem “as-a-Service”-Modell für Ihre individuellen Bedürfnisse nutzen können. Auf lange Sicht profitieren Unternehmen von einem automatisierten Dokumentenmanagement durch gesteigerte Effizienz und verringerte Fehleranfälligkeit.

Was ist ein OCR Service?

OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition, zu deutsch: optische Texterkennung. Im Handumdrehen liest eine solche Software Textinformationen aus PDF und Bilddateien aus, ohne dass menschlicher Kontakt notwendig ist. Ein OCR Service ist in der Lage, in den Bildinformationen einzelne Buchstaben zu erkennen und diese anschließend wieder in Zusammenhang zu setzen. Dadurch werden unstrukturierte Textinhalte in strukturierte und wiederverwendbare Informationen umgewandelt.

Diese Daten kann die Engine dann als maschinenlesbaren Text ausgeben, beispielsweise in csv-, xlsx- oder xml-Dateien, und diese dann zur weiteren Verarbeitung per API in das unternehmenseigene System übertragen. Dabei wird das vielseitig kompatible Datenformat JSON verwendet. Das Potenzial der Technologie ist immens: Mitarbeiter können entlastet, Ressourcen geschont und Prozesse nachhaltig optimiert werden. Die Zahl der Anwendungsmöglichkeiten ist in den vergangenen Jahren stark gestiegen.

Ein paar gängige Beispiele sind:

  • Analyse von Text und Online-Daten
  • Rationalisierung von Kundendaten
  • Indexieren von Websites, Dokumenten und Informationen für Google
  • PDF bearbeiten und auslesen
  • Datenaustausch per API
  • Auslesen von Dokumenten wie z.B. Rechnungen und Lieferscheinen
  • Übersetzungstools für verschiedenste Sprachen
  • Handschrifterkennung und Digitalisierung von Notizen
  • Extrahieren von Rechnungsdaten

KI-basierte Texterkennung

Tools zur Erkennung von Text gibt es schon seit geraumer Zeit. Allerdings waren sie lange noch in hohem Maße von manueller Mitarbeit abhängig. Der praktische Nutzen hielt sich stark in Grenzen und von Automatisierung konnte nicht die Rede sein. Inzwischen sind aber KI-basierte OCR Services der aktuelle Stand der Technik. Sie sind nicht nur über das Web für jedermann zugänglich, sondern verarbeiten Text fast gänzlich automatisiert und lernen dabei sogar dazu.

Mittels künstlicher Intelligenz können OCR Services wie der von Konfuzio selbstständig die eigene Genauigkeit erhöhen, wenn sie große Mengen an Text aus Dateien extrahieren. So kann die Engine auch bei unterschiedlich strukturierten Dokumenten unbeirrt fortfahren. Manuelle Korrekturen helfen, die KI immer weiter für Ihre individuellen Bedürfnisse und verschiedene Use-Cases zu trainieren. Während des Einsatzes des Tools wachsen also Effizienz und Zeitersparnis kontinuierlich an. Diesen Fortschritt können Sie mit Hilfe von regelmäßigen Tests und graphischen Darstellungen jederzeit nachverfolgen.

ocr service scanned text

Unkomplizierte Integration via API

Um den Einsatz in diversen Unternehmensbereichen und für verschiedene Prozesse bzw. Workflows zu gewährleisten, muss ein OCR Service entsprechend flexibel in seiner Integration sein. Das ist nur mit modernen Programmierschnittstellen (API) möglich. Bei Konfuzio kommen beispielsweise die sogenannten REST-APIs zum Einsatz, die von einer Vielzahl von Unternehmensanwendungen unterstützt werden. Das dabei übliche Datenformat JSON ist besonders leicht lesbar – von Mensch wie Maschine, sodass die Software prinzipiell für jede Open API Applikation infrage kommt.

Die über die Cloud gehosteten APIs von Konfuzio ermöglichen einen unmittelbaren Zugriff, sodass der OCR Service unmittelbar beginnen kann, Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, die als PDF, JPG, image und andere Dateitypen vorliegen. Dabei unterstützt er mehr als 70 Sprachen, was besonders für international agierende Unternehmen relevant ist. Um noch mehr Flexibilität zu gewährleisten, ist prinzipiell auch eine Nutzung on-premise über eigene Server möglich. Möglichst vielseitige Einsatzmöglichkeiten sind notwendig, da in vielen Teilbereichen einer Firma repetitive Arbeitsprozesse beim Dokumentenmanagement auftauchen. Im besten Fall greift eine Automatisierung an so vielen Enden wie möglich, um eine ganzheitliche Effizienzsteigerung herbeizuführen.

OCR as a Service

Die Einbindung per webbasierte API erlaubt es auch, das Tool nach dem Software-as-a-Service-Prinzip genau im gewünschten Umfang für die individuellen Bedürfnisse zu nutzen. So sparen Sie sich teure Lizenzkosten für Fertiglösungen, von denen Sie womöglich nur die Hälfte der Funktionalitäten benötigen. Über die Cloud ist der OCR Service von Konfuzio besonders leicht zu implementieren, sodass Sie in Ihrem Unternehmen in kürzester Zeit beginnen können, zum Beispiel Text, der bislang nur analog oder als PDF vorlag, auslesen zu lassen.

Der Service ist somit jederzeit unterbrechungsfrei verfügbar und Sie können jede eingesetzte API über den Browser ansteuern, um Daten abzurufen. Diese verlassen dabei nicht den europäischen Rechtsraum. Konfuzio trägt außerdem jederzeit Sorge für die Einhaltung von Sicherheitsstandards sowie regelmäßige Optimierungen und Updates, sodass Sie den Rücken frei haben und sich mehr Ihrem Kerngeschäft widmen können.

3 typische Fälle für einen OCR Service

Prinzipiell kann eine intelligente Texterkennung den Umgang mit so gut wie jedem Dokumententyp erlernen und sogar Bildmaterial der Umgebung „in Scene“ analysieren.

OCR service in scene
Texterkennung in Scene

Dennoch gibt es sehr typische Fälle, die in vielen oder gar jedem Unternehmen auftauchen.  Besonders an Stellen, an denen häufig die gleiche Art Dokument vorkommt und Fehler negative Konsequenzen mit sich bringen, kann ein OCR Service einen großen Mehrwert bieten.

1. Eingangsrechnungen

Beim Extrahieren von Daten aus Rechnungen ist die Rechnung OCR von Konfuzio in der Lage, über 100 Felder zu identifizieren und zu interpretieren. So werden beispielsweise Debitoren, Einzelposten und Kontoverbindungen korrekt erfasst und weiterverarbeitet. Die Informationen werden anschließend strukturiert, sodass die Buchhaltung später möglichst leichtes Spiel hat. Die Textfelder können Sie als JSON oder CSV in gebündelten Dateien herunterladen. Für erhöhte KI-Sicherheit nutzt Konfuzio bei Rechnungen separate Datenräume bzw. Projekte und arbeitet strikt nach DSGVO. Um selbst Kontrolle über alle Sicherheitskonzepte zu haben, bietet sich eine Nutzung on-premise über eigene Server an, was allerdings auch mit einem erhöhten Kostenpunkt verbunden ist.

2. Zahlungsavise

Wo Rechnungen beglichen werden, tauchen oft auch Zahlungsavise auf. Beim Umgang damit ist Dank eines KI-basierten OCR Service kein manueller Abgleich mit offenen Rechnungsposten notwendig. Das spart wertvolle Zeit und verhindert zudem, dass die Buchhaltung den Überblick verliert, wenn die Dokumente sowohl per Post, als auch als PDF per Mail eingehen. Hier geht die Engine in ähnlicher Weise wie bei der Extraktion von Rechnungsdaten vor und gibt die Daten an die von Ihnen präferierte Software-Lösung weiter.

3. Lieferscheine

Damit die Position von Waren gut nachverfolgt werden kann, sind Lieferscheine besonders für produzierende Unternehmen unabdingbar. Sie geben Aufschluss über Lieferwege, -menge sowie -qualität und dienen als Nachweis der erfolgreichen Zustellung. Auch ein OCR Service ist in der Lage, diesen Text auszulesen, sodass in der Logistik wertvolle Ressourcen gespart werden. Ein Lieferschein verfügt potentiell über mehr Textfelder als zum Beispiel eine Rechnung, sodass der Einsatz einer möglichst genauen KI zur Verarbeitung sinnvoll ist. So wird auch empfindlichen Fehlern vorgebeugt, die im schlimmsten Fall zu unzufriedenen Kunden oder Zwischenhändlern führen könnten.

Fazit

Abschließend ist festzuhalten, dass ein OCR Service für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen bietet. Durch die automatisierte Erkennung von Text in nicht textbasierten Dokumenten werden repetitive, zeitraubende Aufgaben überflüssig. Das führt zu einer Steigerung der Effizienz und schont Ressourcen. Stattdessen erhält man direkt weiterverarbeitbare und durchsuchbare Dateien. Zudem wird menschlichen Fehlern vorgebeugt.

Ein KI-basierter OCR Service wie der von Konfuzio ist nicht nur leicht in die Infrastruktur integrierbar, sondern kann trainiert und in seiner Genauigkeit stetig verbessert werden. Wo immer manuelles Dokumentenmanagement dominiert oder Fehler ein hohes Schadenspotenzial innehaben, bietet er einen besonders großen Mehrwert. Letztlich stellt er aber auch in ganzheitlicher Hinsicht einen zuverlässigen Begleiter für Unternehmen auf dem Weg ins digitale Zeitalter dar.

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Avatar von Maximilian Schneider

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