Documentos CSC: Cómo procesan eficazmente los bancos los datos de los clientes

Antes, cuando los clientes querían abrir una cuenta bancaria, sólo había una forma de hacerlo: iban a su banco, rellenaban los formularios pertinentes (en papel), mostraban su DNI y los empleados del banco introducían manualmente los datos en el sistema. Hoy, los clientes pueden elegir entre acudir a una sucursal o presentar su solicitud por Internet desde la comodidad de su casa. Para las entidades financieras, el proceso ha cambiado poco. Para comprobar todos los documentos KYC pertinentes y, por tanto, la identidad de los clientes, siguen necesitando empleados que evalúen los datos manualmente.

Con el rápido progreso de Inteligencia artificial y Aprendizaje automático Sin embargo, ahora existen formas de automatizar el procesamiento de los documentos CSC. Mostramos qué documentos necesitan los bancos para los procedimientos CSC y cómo controlarlos, procesarlos y evaluarlos de forma eficiente.

Por qué son importantes los procedimientos CSC

KYC son las siglas en inglés de "Conozca a su cliente("Conozca a su cliente") y se refiere a los procedimientos que utilizan las empresas e instituciones financieras para verificar la identidad de sus clientes. Estos procedimientos son importantes por varias razones:

Prevención del blanqueo de capitales

Los procedimientos CSC ayudan a prevenir el blanqueo de capitales. Para ello, garantizan que se conoce la identidad de los clientes y que sus transacciones cumplen la normativa legal aplicable. De este modo se evita que los fondos ilegales entren en el circuito financiero legal.

Lucha antiterrorista

Las medidas KYC ayudan a prevenir la financiación de actividades terroristas mediante la identificación de transacciones y clientes llamativos.

Prevención del fraude

Al verificar la identidad de los clientes, las empresas pueden minimizar las actividades fraudulentas y evitar que las identidades robadas se utilicen con fines financieros.

Conformidad

Las entidades financieras y otras empresas están obligadas por ley a aplicar procedimientos CSC para cumplir las disposiciones legales en materia de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Seguridad del cliente

La verificación de la identidad de los clientes contribuye a garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a determinados servicios. Esto aumenta la seguridad de las cuentas de los clientes y de la información personal almacenada en ellas.

Protección frente a daños a la reputación

Si una empresa descuida sus procedimientos CSC y, sin darse cuenta, presta apoyo a actividades delictivas, puede sufrir un daño importante en su reputación.

comprobar documentos kyc

Documentos KYC: Qué deben comprobar los bancos

Para que los bancos puedan verificar la identidad de los clientes potenciales, éstos deben presentar diversos documentos CSC. Éstos dependen del servicio que los clientes deseen utilizar. Básicamente, hay tres tipos diferentes de pruebas que los clientes pueden aportar a través de los documentos KYC:

Justificante de domicilio

Documentos actuales como facturas de electricidad, contratos de alquiler o extractos bancarios que confirmen la dirección residencial del cliente.

Información financiera

Puede tratarse de un extracto de cuenta bancaria, una nómina u otros documentos reconocidos que aporten cierta información sobre la situación financiera del cliente.

Documentos comerciales (para empresas)

A menudo, las empresas tienen que presentar documentos oficiales adicionales, como extractos del registro mercantil, acuerdos de accionistas o licencias comerciales.

casos de uso de los documentos kyc

Cómo utilizan los bancos los documentos de particulares para los procedimientos CSC 

Los bancos utilizan principalmente las nóminas, los abonos energéticos y los documentos de identidad (o pasaportes y permisos de conducir) para cumplir los requisitos reglamentarios de los procedimientos CSC:

Declaraciones salariales

Los bancos utilizan las nóminas de los particulares para comprobar los siguientes aspectos como parte del proceso KYC:

Control de identidad

La nómina sirve como confirmación de la identidad del individuo. El banco se asegura de que la información personal facilitada, como el nombre, la fecha de nacimiento y la dirección, coincide con los datos de la nómina.

Comprobación de ingresos

El certificado salarial permite al banco verificar los ingresos del individuo. De este modo, el banco puede determinar si la persona dispone de recursos financieros suficientes para llevar a cabo las transacciones previstas o las solicitudes de crédito.

Origen de los fondos

Los bancos comprueban si los ingresos proceden de fuentes legales. Esto se hace para evitar el blanqueo de dinero y otras actividades ilegales. El banco puede comprobar el historial de los ingresos y las nóminas anteriores para verificar la coherencia de los ingresos.

Calificación crediticia

La prueba del salario también permite al banco evaluar la solvencia del particular. Unos ingresos regulares y suficientes pueden tener un efecto positivo en la solvencia y aumentar así las posibilidades de que se aprueben las solicitudes de crédito.

Compromisos y gastos

El banco también puede utilizar el certificado salarial para determinar si el individuo tiene alguna obligación financiera preexistente, como otros préstamos o gastos corrientes. Esto es importante para comprender mejor la situación financiera del cliente y realizar una evaluación adecuada de su solvencia.

Certificados energéticos

Los bancos utilizan el certificado energético de un particular para los procedimientos KYC cuando una propiedad se utiliza como garantía para un préstamo o una hipoteca. En este caso, pueden utilizar la información actualizada del certificado energético para verificar la información del cliente sobre la propiedad.

Por ejemplo, el banco podría utilizar el certificado de eficiencia energética para verificar la dirección del inmueble y la información sobre eficiencia energética que figura en él. Esto les permite asegurarse de que las características del inmueble facilitadas por el cliente coinciden con la información del certificado de eficiencia energética.

Prueba de identidad

Los bancos utilizan el carné de identidad de una persona -u otra prueba de identidad como el carné de conducir y el pasaporte- para verificar la identidad de los clientes potenciales y recopilar información sobre ellos. El objetivo es evitar el blanqueo de dinero y otras actividades ilegales.

El proceso KYC suele comenzar cuando una persona quiere abrir una nueva cuenta en el banco. En este caso, el banco pide al cliente que presente su DNI para verificar su identidad. A continuación, el personal del banco comprueba la información que figura en el documento de identidad, como el nombre, la fecha de nacimiento, la dirección y el número de DNI. En algunos casos, el banco también puede pedir una copia del DNI para verificar la identidad del cliente y tener documentación para sus archivos. 

Cómo utilizan los bancos los documentos de las empresas para los procedimientos CSC 

Los bancos utilizan, entre otras cosas, listas de totales y saldos, balances y muestras de firmas de empresas para cumplir los requisitos de los procedimientos CSC:

Lista de totales y saldos

Las listas de totales y saldos proporcionan a los bancos una visión general de las transacciones financieras y los saldos de las cuentas de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. De ahí pueden extraer la siguiente información:

Identificación de riesgos

Las listas de totales y saldos permiten a los bancos identificar posibles riesgos asociados a la actividad de la empresa. Los patrones de transacciones irregulares o los saldos elevados de las cuentas podrían indicar un posible blanqueo de capitales u otras actividades ilegales.

Revisión de la actividad empresarial

Los bancos pueden utilizar las listas para cotejar las actividades comerciales declaradas por las empresas con las transacciones y movimientos de cuenta reales. Esto les permite asegurarse de que las empresas gestionan correctamente sus finanzas y no realizan actividades fraudulentas.

Seguimiento de los flujos de pagos

Las listas de totales y saldos ayudan a los bancos a supervisar los flujos de pagos de las empresas. Esto les permite identificar transacciones sospechosas o inusuales que pueden requerir una investigación más profunda.

Evaluación de la solvencia

La información financiera de las listas puede ayudar a los bancos a evaluar la solvencia de las empresas. Basándose en los saldos de las cuentas y el historial de transacciones, pueden evaluar la estabilidad financiera de las empresas y tomar las decisiones de préstamo adecuadas.

Balances

Los bancos utilizan el Balances de las empresas en el marco de los procedimientos KYC con el fin de evaluar la estabilidad financiera y la solvencia de la empresa. Para ello, el banco analiza en particular cifras clave como el volumen de negocios, los beneficios, el coeficiente de fondos propios, el apalancamiento y la liquidez.

Basándose en los datos del balance y otra información financiera, el banco evalúa la solvencia de la empresa.

Una calificación crediticia positiva indica que la empresa es capaz de cumplir sus obligaciones financieras. En el proceso, el banco también lleva a cabo una evaluación de riesgos. En ella se examina si la empresa opera en sectores de riesgo o regulados y si existen conexiones con personas o países sancionados.

Prueba de identidad

Para determinar la identidad de las empresas, los bancos identifican a sus beneficiarios efectivos. De este modo, se aseguran de que las transacciones bancarias no se utilicen con fines ilegales o fraudulentos. Estos son algunos de los métodos que suelen utilizar los bancos alemanes para identificar a los beneficiarios efectivos:

Estatutos

Los bancos pueden inspeccionar los estatutos de la empresa para obtener información sobre los accionistas y sus participaciones.

Extracto del registro mercantil

Un extracto actualizado del registro mercantil proporciona información sobre los socios registrados y sus participaciones en la empresa.

Documentos certificados

Los bancos pueden exigir que determinados documentos, como las listas de accionistas o las resoluciones, se certifiquen ante notario para verificar su autenticidad.

Auto divulgación

Las empresas también podrían facilitar una autodeclaración de beneficiarios efectivos, firmada por los directivos de la empresa.

Solicitudes directas

Los bancos también pueden obtener información sobre los beneficiarios efectivos directamente de la dirección o de los accionistas.

Facturas

En Alemania, los bancos suelen utilizar las facturas de las empresas como parte de sus procedimientos KYC de varias maneras. Las facturas se utilizan para obtener información sobre la empresa, sus actividades y su situación financiera con el fin de minimizar el riesgo de blanqueo de capitales, fraude y otras actividades ilegales. Estos son algunos de los métodos habituales:

Prueba de identidad

Las facturas pueden utilizarse para verificar la identidad de la empresa. El banco comprueba si el nombre que figura en la factura coincide con el del cliente que quiere abrir o utilizar la cuenta.

Justificante de domicilio

Los bancos pueden utilizar las facturas para confirmar la dirección de la empresa. Se comprueba que la dirección que figura en la factura coincide con la que el cliente facilitó al abrir la cuenta.

Actividad empresarial

Las facturas proporcionan información sobre la naturaleza de la actividad de la empresa. Esto permite a los bancos comprender mejor la naturaleza de las transacciones previstas y evaluar los riesgos potenciales.

Estabilidad financiera

Basándose en las facturas, los bancos pueden evaluar la estabilidad financiera de la empresa. Esto es importante para garantizar que la empresa puede realizar las transacciones previstas.

Movimientos de cuenta

Las facturas también pueden proporcionar información sobre los ingresos y gastos de la empresa. Esto ayuda a los bancos a detectar patrones de transacciones inusuales y a identificar actividades sospechosas.

Firma de la muestra

Los bancos pueden solicitar muestras de firmas a las empresas como parte de los procedimientos de CSC para asegurarse de que los directores o representantes autorizados especificados están realmente autorizados para actuar en nombre de la empresa. Las muestras de firmas se utilizan para verificar que la firma de los documentos presentados coincide con la firma real de los directores o representantes autorizados.

Comprobar los documentos KYC en Alemania: Ejemplo práctico

Los documentos CSC deben demostrar que un cliente es realmente quien dice ser. ¿Qué datos deben determinar los bancos a partir de los documentos? Veamos dos ejemplos prácticos clásicos:

Abrir una cuenta a un particular

Para abrir una cuenta bancaria en Alemania, las entidades financieras suelen exigir a los particulares la siguiente información:

  • Detalles de los datos personales
  • Datos profesionales
  • Finalidad de la relación comercial o motivo de la apertura de la cuenta bancaria
  • Opcional: Datos salariales o justificante de ingresos (por ejemplo, para controlar las transacciones)

Abrir una cuenta para una empresa

Para que las empresas puedan abrir una cuenta comercial, los bancos suelen tener que recopilar la siguiente información en los documentos KYC:

  • Datos sobre la razón social, el domicilio social, la forma jurídica y el objeto de la empresa
  • Información sobre la actividad y el sector de la empresa
  • Número de registro mercantil
  • Tribunal de distrito emisor
  • Número de empleados
  • Propiedad y estructura de la empresa
  • Fecha de fundación
  • Información sobre el volumen de negocios previsto
  • Número de identificación a efectos del IVA, si procede
documentos kyc ocr

Comprobación eficaz de documentos KYC con OCR

Comprobar manualmente esta multitud de datos en los documentos CSC cuesta a los bancos una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo. Y: el análisis manual es propenso a errores. Para abordar la verificación de documentos KYC de forma más eficiente, cada vez más instituciones financieras recurren al OCR.

OCR significa "reconocimiento óptico de caracteres" y es una tecnología que permite extraer texto de imágenes o documentos escaneados y convertirlo en texto legible por máquina.

Para los documentos KYC, esto significa que los bancos pueden utilizar la tecnología para extraer y verificar la información del cliente a partir de documentos de identificación.

El proceso OCR se desarrolla en varias etapas:

  1. Captura de imágenes

    Los clientes presentan los documentos KYC en formato PDF o con foto para proporcionar a los bancos los datos y pruebas pertinentes.

  2. Mejora de la imagen

    Si el PDF o la imagen están borrosos o presentan otros problemas, el OCR utiliza técnicas de mejora de la imagen para optimizar el archivo y mejorar la precisión del reconocimiento de texto.

  3. Reconocimiento de textos

    El software de OCR analiza el documento, reconoce los textos que contiene y los convierte en texto legible por máquina.

  4. Evaluación de datos

    El software coteja los datos extraídos con patrones y formatos predefinidos para garantizar que la información es correcta y completa.

  5. Control de identidad

    La tecnología OCR compara los datos extraídos con los datos del cliente capturados en el sistema del banco para verificar la identidad del cliente.

Ventajas de la comprobación automatizada de los documentos CSC

La verificación de documentos KYC con OCR aporta estas ventajas a los bancos:

Eficacia

El OCR permite la captura automática de texto y datos de los documentos de cumplimiento KYC. Las empresas pueden acelerar el proceso de verificación de documentos minimizando la intervención humana y aumentando la velocidad de procesamiento. Una comprobación con OCR solo lleva unos segundos.

Reducción de errores

La introducción manual de información en un sistema es propensa a errores. Con el OCR, los bancos pueden reducir considerablemente la probabilidad de errores. Porque: la tecnología es precisa y fiable.

Reducción de costes

La automatización de la verificación de documentos KYC mediante OCR reduce la necesidad de horas de trabajo manual y, por tanto, los costes de personal.

Mejora del servicio al cliente

Al procesar los documentos con rapidez, las consultas y solicitudes de los clientes pueden atenderse con mayor celeridad. Esto se traduce en una experiencia positiva para el cliente.

Escalabilidad

El OCR facilita la ampliación del proceso de verificación. En la práctica, esto significa que los bancos pueden garantizar un procesamiento eficiente incluso con un gran volumen de documentos CSC.

Cumplimiento legal

La ley exige una verificación exhaustiva de los documentos KYC para evitar el blanqueo de dinero y otras actividades ilegales. El uso de OCR ayuda a cumplir estos requisitos legales y a minimizar los riesgos de infracción.

Seguridad de los datos

Al automatizar la comprobación de documentos KYC, la información sensible puede protegerse mejor, ya que el acceso a los datos puede restringirse y registrarse.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué son los documentos KYC?

Los documentos KYC son documentos de identificación utilizados por las empresas para verificar la identidad y la información personal de sus clientes. Estos documentos se utilizan para cumplir las directrices de "Conozca a su cliente" (KYC) y para combatir el blanqueo de dinero y posibles fraudes. Los documentos KYC típicos incluyen pasaportes, carnés de identidad, permisos de conducir, facturas de servicios públicos y nóminas.

¿Cómo funciona la verificación de documentos KYC con OCR?

La verificación de documentos KYC con OCR se realiza mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres. El OCR extrae texto de imágenes o documentos escaneados y lo convierte en texto que se puede buscar y leer mecánicamente. Esto permite la verificación y validación automáticas de la información de los documentos CSC con fines de verificación de la identidad.

¿Cómo se benefician las empresas del OCR en el proceso KYC?

Las empresas se benefician del OCR en el proceso KYC gracias a una identificación y verificación más eficientes de la información del cliente. El OCR permite extraer y procesar automáticamente datos textuales de documentos de identidad y otras formas de identificación. Esto reduce los procesos manuales, mejora la precisión y minimiza los intentos de fraude. La implantación del OCR en los sistemas KYC mejora la experiencia del cliente y aumenta el cumplimiento de los requisitos normativos.

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