OCR: cómo los proveedores de software hacen analizables los documentos jurídicos

El día a día de asesores fiscales, abogados y notarios está dominado por el papeleo (digital). Sobre todo, tienen que recopilar y evaluar datos y crear documentos. Para simplificar este proceso, muchos bufetes recurren a programas informáticos que les permiten crear documentos jurídicos automáticamente.

El problema es que estos documentos (digitales) sólo suelen poder buscarse y analizarse con mucho esfuerzo. Esto significa que los bufetes de abogados han ahorrado tiempo en la creación de los documentos. Sin embargo, la mayor parte del tiempo se sigue dedicando a procesar, analizar y evaluar los documentos.

Sin embargo, los proveedores de software que automatizan la creación de documentos jurídicos para bufetes de abogados pueden dar un paso más en este sentido. Con el denominado reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es posible buscar en documentos jurídicos como un contrato de arrendamiento, un poder sanitario o un contrato de préstamo, recabar información de ellos automáticamente y evaluarlos. Mostramos en qué documentos jurídicos pueden integrar el OCR los proveedores de software y cómo pueden obtener una importante ventaja competitiva.

Funciones OCR

Con OCR los proveedores de software pueden ahorrar tiempo a sus clientes no sólo en la creación de documentos, sino también en su procesamiento, análisis y evaluación. El OCR aporta estas funciones:

Adquisición automática de datos

Con el OCR, los bufetes de abogados pueden extraer datos de cualquier tipo de documento. Puede tratarse de información como datos de clientes, importes monetarios y párrafos. A continuación, el OCR puede procesar estos datos según los requisitos seleccionados por el propio bufete y transferirlos a otros sistemas.

Reconocimiento de textos de documentos

Los documentos jurídicos no siempre proceden de una fuente digital. Por eso, el OCR también puede leer y procesar información a partir de escaneos y fotos. Por ejemplo, si un bufete tiene un contrato escrito a mano, puede digitalizarlo mediante OCR y procesarlo como desee.

Clasificación y ordenación de documentos

Con el OCR, las empresas pueden clasificar los documentos jurídicos automáticamente. De este modo, pueden clasificar cada documento jurídico en el flujo de trabajo adecuado.

Digitalización y archivo

Los bufetes de abogados pueden digitalizar documentos jurídicos físicos con OCR y archivarlos a continuación. Así se ahorra espacio, el archivado es más seguro y todo el personal puede acceder a ellos en todo momento.

Traducción y multilingüismo

Especialmente para los bufetes de abogados con actividad internacional, es indispensable poder procesar documentos jurídicos en otros idiomas con el mismo nivel de rendimiento. La avanzada tecnología OCR puede traducir fácilmente documentos jurídicos a más de 100 idiomas.

Para qué documentos jurídicos pueden utilizar el OCR los bufetes de abogados 

Los bufetes de abogados pueden utilizar el OCR para procesar documentos jurídicos de todas las áreas del Derecho. Entre ellos se incluyen, entre otros, estos documentos:

Derecho inmobiliario

En derecho inmobiliario, por ejemplo, los bufetes de abogados pueden procesar, analizar y evaluar los siguientes documentos con OCR:

• Extracto del Registro de la Propiedad: Este documento proporciona información sobre la propiedad, hipotecas, cargas de la tierra y otros gravámenes que recaen sobre una propiedad. Los abogados especializados en derecho inmobiliario utilizan extractos del registro de la propiedad para comprobar la situación jurídica de un inmueble antes de realizar transacciones.
• Contrato de arrendamiento: Es un acuerdo entre un propietario y un inquilino que establece las condiciones de uso de una propiedad a cambio del pago de un alquiler. Los abogados inmobiliarios ayudan a propietarios e inquilinos a redactar, revisar y hacer cumplir los contratos de arrendamiento.
• Contrato de compraventa: Documento que establece las condiciones de la compraventa de una propiedad. Los abogados ayudan a compradores y vendedores a garantizar que el contrato sea justo y siga siendo jurídicamente exigible.

Derecho de familia

En Derecho de familia, estos documentos son especialmente relevantes: 

• Certificado de divorcio: Documento oficial que certifica el fin de un matrimonio. Los abogados de derecho de familia ayudan a los clientes durante todo el proceso de divorcio, desde la presentación de la demanda hasta la expedición del certificado.
• Acuerdo prenupcial: Este contrato define las relaciones patrimoniales entre los cónyuges. Los abogados de familia ayudan a las parejas a redactar este tipo de contratos para evitar futuros conflictos económicos.
• Declaración de custodia: Documento que regula la custodia de un menor. Los abogados de familia desempeñan un papel crucial para garantizar el interés superior del menor y preservar los derechos de los padres.

Derecho laboral

En Derecho laboral se utilizan, entre otros, los siguientes documentos: 

• Contrato laboral: Este contrato establece las condiciones entre un empresario y un empleado. Los abogados laboralistas ayudan a redactar estos contratos para aclarar los derechos y obligaciones de ambas partes.
• Carta de cese y desistimiento: Documento en el que alguien se compromete a abstenerse de una conducta determinada, a menudo en relación con secretos comerciales o acuerdos de no competencia. Los abogados las utilizan para proteger los intereses de sus clientes.

Derecho de sociedades / Derecho mercantil

En Derecho de sociedades y Derecho mercantil, por ejemplo, se utilizan estos documentos: 

• Extracto del registro mercantil: Proporciona información sobre una empresa registrada. Los abogados utilizan este documento para obtener información jurídica sobre una empresa, por ejemplo, sobre los administradores o el capital.
• Escritura de constitución: establece la estructura y las normas de una empresa. Los abogados ayudan a los fundadores de empresas a redactar estos contratos y a asegurarse de que cumplen los requisitos legales.
• Contrato de licencia: contrato que establece las condiciones de uso de un determinado producto o servicio. Los abogados ayudan a redactar estos contratos y garantizan la protección de los derechos de sus clientes.

Derecho penal

En derecho penal, por ejemplo, los bufetes de abogados pueden utilizar el OCR para procesar, analizar y evaluar estos documentos:

• Acusación: Establece las acusaciones contra una persona. Los abogados penalistas los utilizan para defender a sus clientes de los cargos presentados.
• Sentencia: La decisión de un tribunal en un caso. Los abogados utilizan las sentencias para comprender la posición jurídica de su cliente y recurrir en caso necesario.

Ley de protección de datos

La ley de protección de datos incluye, entre otros, los siguientes documentos legales: 

• Declaración de privacidad: describe cómo trata una empresa los datos personales. Los abogados especializados en protección de datos ayudan a las empresas a redactar estas declaraciones para garantizar que cumplen la legislación sobre protección de datos.
• Condiciones de uso: Establecen las normas de uso de un sitio web o una aplicación. Los abogados especializados en protección de datos revisan o redactan estas condiciones para garantizar su solidez jurídica.

Derecho concursal

En Derecho concursal, los abogados utilizan principalmente la solicitud de insolvencia:

• Solicitud de insolvencia: Petición de apertura de un procedimiento de insolvencia. Los abogados especializados en derecho concursal ayudan a las empresas o particulares a iniciar este tipo de procedimientos con el fin de saldar sus deudas y atender a sus acreedores de la mejor manera posible.

Copyright

Los derechos de autor incluyen, entre otros, los siguientes documentos:

• Licencia de derechos de autor: es un contrato que permite a terceros utilizar una obra protegida por derechos de autor en determinadas condiciones. Los abogados especializados en derechos de autor ayudan a creadores y empresas a redactar este tipo de licencias para proteger sus derechos al tiempo que permiten el uso de sus obras.
• Carta de cese y desistimiento: carta formalizada en la que se solicita a una persona o empresa que cese una infracción de los derechos de autor y tome medidas para subsanarla. Los abogados especializados en derechos de autor pueden enviar este tipo de cartas de advertencia en nombre del titular de los derechos, así como representar a los destinatarios de las mismas.
• Declaración de consentimiento de uso: Documento en el que el autor da su consentimiento para que su obra se utilice de una determinada manera. Los abogados las utilizan para obtener el consentimiento de uso de obras protegidas por derechos de autor.

Derecho fiscal

En derecho fiscal, por ejemplo, los bufetes pueden utilizar el OCR para los siguientes documentos:

• Declaración de la renta: Formulario que se envía a la Agencia Tributaria en el que se recogen los ingresos, gastos y otra información relevante para calcular la deuda tributaria. Los abogados fiscalistas pueden ayudar a los clientes a cumplimentar su declaración de la renta de forma correcta y ventajosa.
• Liquidación de impuestos: documento de la Agencia Tributaria que determina el importe de los impuestos que hay que pagar. Si el cliente no está de acuerdo con la liquidación, el abogado fiscalista puede recurrirla.
• Carta de objeción: Carta formal dirigida a la Agencia Tributaria para objetar determinados puntos de la liquidación fiscal. Los abogados fiscalistas ayudan a redactar esas cartas y a defender los derechos de sus clientes.

Derecho administrativo

El Derecho administrativo incluye estos documentos jurídicos, entre otros:

• Carta de recurso: Carta formal dirigida a una autoridad para recurrir una de sus decisiones. Los abogados administrativos ayudan a los clientes a fundamentar sus recursos y a presentarlos en la forma correcta.
• Decisión administrativa: notificación oficial por parte de una autoridad pública de una decisión sobre un asunto concreto. Si los clientes no están de acuerdo con una decisión, pueden recurrirla con la ayuda de un abogado administrativo.
• Escrito de demanda: Documento presentado ante un tribunal administrativo para impugnar un acto administrativo. Los abogados administrativos redactan estos escritos para representar los intereses de sus clientes ante los tribunales.

Derecho contractual

El Derecho contractual utiliza, entre otros, estos documentos:

• Contrato de compraventa: Acuerdo entre dos partes para comprar y vender bienes. Los abogados especializados en contratos ayudan a redactar, revisar y hacer cumplir estos contratos para garantizar la protección de los derechos e intereses de ambas partes.
• Contrato de servicios: contrato que establece las condiciones de prestación de servicios. Los abogados ayudan a formular la descripción exacta del servicio, el pago y otros puntos relevantes.
• Acuerdo de confidencialidad: Acuerdo por el que una o ambas partes se comprometen a no revelar determinada información. Los abogados especializados en contratos ayudan a redactar estos acuerdos para proteger secretos comerciales y otra información sensible.

Derecho de accidentes de tráfico

En derecho de accidentes de tráfico, por ejemplo, se utilizan estos documentos:

• Parte de accidente: Documento formal que describe los detalles y circunstancias de un accidente de tráfico. Los abogados especializados en accidentes de tráfico utilizan el informe para evaluar la responsabilidad de su cliente y las posibles reclamaciones.
• Valoración de daños: Informe de un perito que estima los daños y costes de reparación de un vehículo tras un accidente. Este informe suele ser la base de las reclamaciones por daños y perjuicios.
• Correspondencia de abogados: correspondencia entre abogados, compañías de seguros y otras partes implicadas para hacer valer las reclamaciones y derechos del cliente tras un accidente de tráfico.

Derecho de sucesiones

En el ámbito del derecho de sucesiones, los bufetes de abogados pueden utilizar el OCR para procesar eficazmente los siguientes documentos en particular:

• Testamento: Documento legal en el que una persona especifica cómo se distribuirán sus bienes tras su fallecimiento. Los abogados especializados en herencias ayudan a redactar testamentos para garantizar que los deseos del testador sean jurídicamente correctos y exigibles.
• Certificado de herencia: Documento expedido por un tribunal que certifica los herederos de una persona fallecida y su parte de la herencia. Los abogados especializados en herencias suelen ayudar a sus clientes a solicitar un certificado de herencia y a hacer valer sus derechos sucesorios.
• Reclamación de porción forzosa: Reclamación legal que tienen los parientes cercanos si se les ha pasado por alto en el testamento. Los abogados especializados en herencias asesoran y representan a los clientes que desean hacer valer sus reclamaciones de porción obligatoria.

Derecho médico

En derecho médico, por ejemplo, estos documentos son relevantes:

• Testamento vital: Documento en el que una persona especifica qué medidas médicas desea o rechaza en determinadas situaciones. Los abogados especializados en derecho médico asesoran a los clientes sobre los aspectos legales y la formulación de estas órdenes.
• Hoja informativa: Documento que informa a un paciente sobre un procedimiento médico y sus riesgos. Los abogados médicos pueden ayudar en los litigios en el Sanidad asesorar o representar el deber de información del médico.
• Reclamación de responsabilidad: Reclamación presentada cuando un médico ha cometido un error en el tratamiento. Los abogados especialistas en derecho médico ayudan a los pacientes a hacer valer tales reclamaciones y a obtener la indemnización adecuada.

Derecho laboral

En Derecho laboral, los abogados utilizan principalmente estos documentos jurídicos:

• Contrato laboral: Contrato entre un empresario y un empleado que establece las condiciones de empleo. Los abogados laboralistas ayudan tanto a empresarios como a trabajadores a redactar, revisar y hacer cumplir dichos contratos.
• Amonestación: Carta formal de un empresario a un empleado por mala conducta o incumplimiento de sus obligaciones. Los abogados laboralistas asesoran y representan tanto a los empresarios en la emisión de este tipo de cartas como a los empleados que desean emprender acciones contra ellas.
• Carta de despido: Carta en la que se declara el fin de una relación laboral. En caso de desacuerdos o problemas legales relacionados con el despido, los abogados laboralistas son los interlocutores de ambas partes.

Caso práctico del OCR en documentos jurídicos

¿Cómo pueden imaginar los proveedores de software el uso del OCR en la práctica jurídica? Supongamos que un bufete de abogados ha utilizado un programa informático para crear automáticamente un contrato de trabajo. Sin embargo, ahora tiene que seguir procesándolo. Para ello, debe extraer información relevante del documento y guardarla en formato digital. Supongamos que el contrato de trabajo contiene la siguiente información relevante:

• Nombre y apellidos del empleado
• Razón social del empleador
• Fecha de inicio y fin del trabajo
• Salario y primas
• Horas de trabajo semanales
• Derecho a vacaciones
• Plazo de preaviso

A continuación, el OCR procede paso a paso:

El resultado: el bufete procesa el documento jurídico y la información relevante que contiene de forma automática y, por tanto, con la máxima eficacia.

Ventajas del OCR para documentos jurídicos

Con el OCR, los asesores fiscales, notarios y abogados pueden hacer más eficiente su gestión de documentos. Cómo se benefician de ello?

Ahorro de tiempo

Los bufetes de abogados ya no tienen que introducir manualmente los datos de los documentos jurídicos. Esto ahorra tiempo y recursos. Los empleados pueden concentrarse en tareas más complejas.

Disponibilidad y accesibilidad de la información

Si los documentos jurídicos no sólo están disponibles digitalmente en una nube, sino que la información que contienen también es fácilmente accesible y evaluable, todos los empleados tienen acceso a los datos pertinentes en todo momento. 

Mayor calidad de los datos

La tecnología OCR funciona (casi) sin errores. En contraste con la introducción y el procesamiento manuales, el OCR garantiza una calidad de datos enormemente alta en la que los bufetes de abogados pueden confiar.

Ahorro de espacio

Con el OCR, los bufetes de abogados reducen sus costes de almacenamiento físico. Porque: ya no hay pilas de expedientes en las salas de trabajo.

Mayor seguridad de los datos

El reconocimiento óptico de caracteres aumenta la seguridad de los documentos jurídicos al facilitar su cifrado, protección y almacenamiento en copias de seguridad.

Cumplimiento y pista de auditoría

Cumplir las directrices de conformidad y Registros de auditoría La tecnología OCR permite rastrear el historial de los documentos. Esto ahorra tiempo y trabajo.

Respeto del medio ambiente

Si los bufetes de abogados ya no tienen que imprimir documentos legales como contratos de trabajo o testamentos para tramitarlos, ahorran mucho papel. Esto protege el medio ambiente.

Integre fácilmente el OCR en su software con Konfuzio

Ponga también a disposición de sus clientes la versátil tecnología OCR. Con Konfuzio puede integrarla rápida y fácilmente en su software de documentos jurídicos. Una interfaz fácil de entender facilitará a sus clientes no sólo la creación automática de documentos jurídicos, sino también su procesamiento, análisis y evaluación. Esto hace que Konfuzio sea especialmente adecuado para los grandes bufetes de abogados que tienen que procesar un gran número de documentos jurídicos cada día.

Para que Konfuzio pueda procesar automáticamente datos no estructurados, el programa se basa en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

En su corazón se encuentra la potente IA óptico-semántica, el OCR, PNL (procesamiento del lenguaje natural) y CV (visión por ordenador) combinados.

Incluya ahora la tecnología de OCR inteligente en su software de documentos jurídicos y cree más valor añadido para sus clientes.

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