Sistema de gestión de documentos: ¿Qué debe ser capaz de hacer un SGD?

Christoph Schleicher

En un mundo digital en el que cada día se produce una avalancha de información, la gestión eficaz de los documentos se ha convertido en una habilidad necesaria. Un sistema de gestión documental (SGD) puede ayudar a las empresas a organizar, almacenar y gestionar su sobrecarga de información.

Más información en este artículo del blog:

  • Cómo encontrar un DMS que se adapte a su empresa.
  • Cómo automatizar procesos y flujos de trabajo.
  • Importante: Además, lea todo lo relativo a la normativa sobre protección de datos y las ampliaciones efectivas del SGD.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión documental (SGD) es una aplicación informática utilizada para organizar, almacenar y gestionar documentos e información en formato digital. Un SGD puede gestionar e indexar documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, vídeos y correos electrónicos para facilitar su búsqueda y recuperación.

La importancia de un DMS radica en que ayuda a las organizaciones a gestionar sus documentos de forma más eficiente, lo que se traduce en una mayor productividad y una mejora de la colaboración. Al almacenar los documentos de forma centralizada, los empleados pueden acceder a la información y compartirla más fácilmente, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones. Además, un DMS puede mejorar la seguridad de los documentos controlando los derechos de acceso y las versiones. Esto puede ayudar a prevenir la pérdida o el robo de información confidencial.

7 ventajas de un sistema de gestión documental para su empresa

A continuación se enumeran algunas de las ventajas que las empresas pueden esperar del uso de DMS:

  1. Mayor eficiencia: los SGD permiten a las empresas almacenar y organizar documentos en un repositorio central. Los empleados pueden acceder más fácilmente a los documentos que necesitan. Ya no es necesario buscar los documentos manualmente, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
  2. Ahorro de tiempo: un DMS organiza automáticamente los documentos y los indexa. Esto facilita enormemente la búsqueda de documentos, ya que los empleados no tienen que buscar los archivos manualmente.
  3. Mejora de la colaboración: un DMS permite a varios usuarios acceder a los documentos y editarlos simultáneamente. Esto fomenta la colaboración y mejora la comunicación dentro de la empresa.
  4. Seguridad: un SGD garantiza que los documentos confidenciales se mantienen seguros y que sólo las personas autorizadas pueden acceder a ellos. Mediante la implantación de protocolos de seguridad y derechos de acceso, las organizaciones pueden garantizar la seguridad de sus documentos.
  5. Ahorro de costes: Las organizaciones necesitan dedicar menos tiempo y recursos a la gestión manual de documentos. Esto reduce los costes de papel y el espacio necesario para almacenar documentos en papel.
  6. Cumplimiento: Muchas empresas tienen que cumplir determinados requisitos legales o normativos. Un DMS puede ayudar a las empresas a cumplir estas normativas garantizando que los documentos se almacenan y archivan adecuadamente.
  7. Escalabilidad: DMS es una solución escalable que permite a las empresas aumentar su Gestión de documentos adaptarse a las necesidades cambiantes de su negocio. Las empresas pueden ampliar fácilmente su solución DMS si necesitan más espacio de almacenamiento o funciones adicionales.

Lista de comprobación para la selección de un SGD

Para determinar si una plataforma es la opción adecuada, es importante prestar atención a determinadas herramientas del sistema de gestión documental.

  1. Acceso a la nube y permisos: El acceso a la nube permite acceder a todos los documentos desde cualquier dispositivo. También ayuda a mitigar el riesgo de pérdida o borrado de datos, mientras que los permisos son una buena forma de habilitar o restringir el acceso a los documentos a distintas personas.
  2. entrada eficiente de documentos desde múltiples fuentes: Un SGD debe permitir la entrada de documentos desde múltiples fuentes, como el correo electrónico, el escáner, las aplicaciones y las cargas masivas.
  3. Trabajar en los documentos en equipo mediante el control de versiones: con los historiales de versiones, los equipos coordinan los cambios cuando trabajan juntos en los documentos, de modo que todos están al día y hay menos problemas de comunicación.
  4. Seguridad: busque cifrado de 256 bits para los documentos, copia de seguridad automática de los datos, registros de auditoría seguros, acceso a los documentos a nivel de derechos y funciones, así como indexación automática de los documentos y protección integrada contra virus y malware.
  5. Organización inteligente: cuantos más documentos añadan los usuarios a la base de datos, más compleja será su gestión. Busca funciones de etiquetado, clasificación y categorización. Ayudan a los usuarios a encontrar los archivos que necesitan de forma más eficiente.
  6. Indexación avanzada: la indexación de documentos mejora la recuperación de documentos, el control de acceso y la elaboración de informes. Las funciones de indexación de documentos más populares son la indexación de metadatos y la detección e indexación de contenidos. También son importantes la indexación de versiones y revisiones y la numeración automática de documentos.
  7. Impresión "pull": Para empresas muy reguladas, tiene sentido la impresión "bull", en la que los usuarios sólo pueden imprimir documentos una vez que se han autenticado en el dispositivo. De este modo, las empresas evitan que se roben documentos o que se amontonen alrededor del dispositivo.
  8. Facilidad de uso: busque filtros de búsqueda definibles, importación de documentos mediante arrastrar y soltar y un excelente servicio de atención al cliente.

Procesos y flujos de trabajo automatizados mediante IA

Un sistema de gestión documental (SGD) es un componente importante para que las empresas organicen y gestionen sus documentos con eficacia. Sin embargo, la gestión de documentos plantea retos que un SGD no puede resolver por sí solo. Ahí es donde entra Konfuzio, una empresa de extracción de datos que, mediante el uso de inteligencia artificial (AI) y Aprendizaje automático (ML) pueden complementar y mejorar un DMS:

  • Simple Sistema de archivo y búsqueda de documentos: Konfuzio clasifica y etiqueta los documentos automáticamente. Esto significa que los usuarios pueden encontrar documentos de forma rápida y sencilla mediante la búsqueda de etiquetas o categorías específicas.
  • Archivo de documentosKonfuzio clasifica y archiva automáticamente los documentos de conformidad con GoBD. Esto significa que los usuarios pueden crear flujos de trabajo que permitan procesar automáticamente los documentos en función de normas y procedimientos.
  • Tratamiento conjunto de documentosReconocimiento óptico de caracteres (OCR): mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Konfuzio puede identificar y extraer automáticamente los datos relevantes. Esto permite a las empresas corregir automáticamente los documentos para eliminar errores y mejorar la calidad de los documentos.
  • Mapeo de procesos empresariales digitales con flujos de trabajo: Konfuzio puede crear automáticamente flujos de trabajo para procesar documentos de forma automática basándose en reglas y procedimientos. Esto ahorra tiempo y aumenta la eficiencia.
  • Optimización de procesos con DMS: Mediante el uso del aprendizaje automático y la IA, Konfuzio mejora la calidad de los documentos y reduce el tiempo de procesamiento. Esto permite el procesamiento automatizado de documentos, lo que a su vez redunda en una mayor eficiencia y productividad.
  • Automatización de correo electrónico de bajo código: Extraiga y clasifique automáticamente los datos de los correos electrónicos. Para que no tengas que volver a buscar correos manualmente.
  • Protección de datos: Identifique y clasifique automáticamente los datos sensibles para protegerlos y almacenarlos.

6 consejos para la protección de datos en su sistema de gestión documental

En 2019, el Reglamento General de Protección de Datos ha endurecido la legislación sobre protección de datos en toda Europa. La información sobre la salud, la orientación sexual, la religión, la solvencia, los antecedentes penales y las opiniones políticas de las personas es especialmente digna de protección.

A su vez, el GoBD impone grandes exigencias al procesamiento de recibos y datos fiscales. El archivo conforme a la ley significa que los documentos se almacenan a prueba de pérdidas y con trazabilidad, es decir, con referencia a la transacción comercial. Puede cumplir estos requisitos de conformidad de forma más eficaz con un SGD.

Consejo 1: Utiliza un cifrado conforme a la ley

Si su empresa tiene su sede en la región DACH, debería utilizar un SGD alemán. Especialmente las soluciones en la nube que migran al otro lado del charco no suelen cumplir los requisitos de la GoBD y la DSGVO. Esto se debe a que las autoridades estadounidenses garantizan por ley el acceso a todos los datos alojados en Estados Unidos.

Además de cifrar los documentos en el SGD, es importante que el software registre todos los procesos documentales en segundo plano. De este modo, se pueden rastrear los cambios, restaurar las versiones y garantizar la integridad de los datos. Lo ideal es que su DMS esté integrado en el ERP (Enterprise Resource Planning). Esto le permite trabajar más rápido y de forma transversal a los procesos.

Consejo 2: Etiquete y clasifique sus datos

Dado que los interesados a veces exigen la entrega o supresión de sus datos, debe crear documentos en un sistema de gestión de documentos con el nombre del interesado. etiqueta. Además, se puede establecer la referencia a transacciones comerciales, marcas y consentimientos. Tras la clasificación, sus datos están disponibles en diferentes niveles de protección. Esto le permite encontrar rápidamente los datos especialmente dignos de protección.

Consejo 3: Establezca permisos para los distintos grupos de personal

Los empleados deben tener tanto acceso como sea necesario y tan poco como sea posible. Los perfiles de acceso para grupos de usuarios son útiles en este caso, para no tener que crear un perfil distinto para cada empleado. Por ejemplo, el personal de RRHH necesita acceso de escritura a los datos maestros de personal, mientras que el acceso de sólo lectura es suficiente para los becarios.

Consejo 4: Cree un concepto seguro con su responsable de protección de datos

Allí debe definir quién tiene acceso a los datos sensibles, quién está autorizado a suprimirlos o modificarlos, o cuándo deja de ser aplicable la finalidad del tratamiento y deben suprimirse los datos. También debe definir los procesos de almacenamiento y tratamiento de datos personales.

Consejo 5: Escanee documentos en papel compatibles con GoBD

Los programas informáticos modernos, como Lexware, ofrecen compatibilidad con el cumplimiento de GoBD, especialmente para las facturas recibidas. Escanear Facturas, Contratos y recibos y protegerlos contra el borrado involuntario. Esto también hace que sus documentos sean a prueba de auditorías. Esto significa que la información está archivada de forma recuperable, rastreable, inalterable y a prueba de manipulaciones.

Consejo 6: Establezca flujos de trabajo de control de calidad

Algunos software DMS permiten que determinados tipos de documentos pasen por un flujo de procesamiento. Por ejemplo, puede pedir a los destinatarios de los documentos que confirmen que han leído y comprendido las instrucciones de seguridad. Esto le proporciona un proceso de calidad garantizada con valor probatorio.

Extensiones Add-In para sistemas de gestión documental

Estas son algunas aplicaciones que pueden complementar un DMS:

  1. DocuSign: Una forma rápida y sencilla de firmar y aprobar documentos electrónicamente. Suele integrarse en un DMS para integrar a la perfección los procesos de firma electrónica en el flujo de trabajo documental.
  2. Konfuzio, ABBYY FlexiCapture, Kofax o soluciones IDP similares: Este software permite a los usuarios extraer automáticamente datos de documentos en papel o escaneados y convertirlos a formatos digitales. A continuación, los datos extraídos pueden importarse al SGD y clasificarse automáticamente.
  3. Microsoft Teams: una plataforma segura y colaborativa para que los equipos compartan documentos, trabajen juntos en ellos y mantengan conversaciones en tiempo real.
  4. Slack: Una herramienta de comunicación que ayuda a los equipos a compartir documentos e información de forma rápida y sencilla y a trabajar juntos en proyectos.
  5. Trello: Una herramienta visual de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a gestionar tareas, fijar plazos y seguir el progreso.
  6. Evernote: herramienta para tomar notas que ayuda a los usuarios a organizar y almacenar notas, ideas e información.

Estas aplicaciones pueden ayudar a ampliar la funcionalidad de un DMS y mejorar la colaboración y productividad de los usuarios. La integración de estas aplicaciones en un DMS proporciona una forma fluida y eficiente de compartir, editar y gestionar documentos.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es un sistema o proceso de captura, seguimiento y almacenamiento de documentos electrónicos como archivos PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales de contenido en papel. La gestión de documentos puede ahorrarle tiempo y dinero. Proporciona seguridad documental, control de acceso, almacenamiento central, registros de auditoría y capacidades optimizadas de búsqueda y recuperación.

¿Por qué la gestión de documentos?

Un sistema de gestión documental almacena todos los documentos en un único lugar para que todos los empleados trabajen con la misma información. Esta ubicación central de los documentos importantes puede servir como "fuente de la verdad" en toda la organización.

¿Qué pertenece a la gestión de documentos?

Los componentes clave de un sistema de gestión documental son la captura y almacenamiento de documentos, los metadatos, el control de versiones, la seguridad, la indexación y las capacidades de consulta.

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