En el procesamiento automatizado de documentos, una IA lee facturas, contratos o albaranes y transfiere los datos al proceso específico. En un punto de este proceso, una persona revisa los resultados antes de que surtan efecto. Esta etapa de verificación se denomina «Human in the Loop» (HITL). Su configuración determina cuánta intervención manual queda en el proceso global y cuál es el porcentaje de procesamiento automático en la empresa.
Este artículo describe el proceso básico y cómo se puede configurar en Konfuzio: qué documentos ve un revisor, qué muestra el enlace de revisión y qué ocurre si nadie realiza la revisión.
Qué significa «Human in the Loop»
«Human in the Loop» describe un proceso en el que una persona revisa, confirma o corrige los resultados de un sistema de inteligencia artificial antes de que se sigan procesando. A diferencia de la procesamiento en oscuro totalmente automático, en la que no interviene ninguna persona, la decisión sobre cada documento recae en un gestor. La IA se encarga de la lectura y la clasificación previa, mientras que la persona se encarga de la aprobación.
Qué documentos ve un auditor
La tecnología no es infalible. Por eso, las personas deben participar en la automatización y adaptarla continuamente a los objetivos y necesidades actuales. No solo es necesario que, al principio, las personas entrenen a la IA para que tome decisiones correctas, sino que también deben intervenir cuando se produzcan errores y corregirlos. Este ciclo de retroalimentación sirve para mejorar la precisión de la IA y de los procesos automatizados implementados.
En Konfuzio se puede definir, para cada flujo de trabajo, cuándo se envía un documento a revisión. Hay tres opciones disponibles:
- Siempre: Cada documento se envía al revisor. Esto resulta especialmente adecuado en el caso de documentos de alto riesgo, como los contratos, y durante la implantación de un flujo de trabajo.
- Solo si faltan campos: Un documento en el que todos los campos tengan un valor continúa sin que se realice ninguna comprobación. Si falta algún valor, el flujo de trabajo se detiene.
- Regla propia: Una regla expresada en lenguaje natural, por ejemplo: «Todos los campos obligatorios están rellenados y el importe total es mayor que 0». Una IA comprueba la regla; si se cumple, no es necesario realizar una comprobación manual. Si no es posible evaluar la regla, el documento se envía al revisor por motivos de seguridad.
Independientemente de esta configuración, en la plataforma se ejecutan los Reglas de comprobación del extractor después de cada extracción. Se aplican por campo, por ejemplo, para una fecha válida, o por documento, por ejemplo, para partidas que deben sumar el importe total.
En la lista de documentos del extractor, un documento aparece en verde si se cumplen todas las reglas de verificación. Aparece en amarillo si no se cumplen algunas reglas de verificación y se recomienda abrir el documento. Aparece en rojo si la IA ha detectado un error o no ha detectado ningún contenido. Al comparar con los datos maestros, por ejemplo, una lista de proveedores, la vista de resultados muestra tres niveles por cada campo: coincidencia exacta (en verde), coincidencia similar (en amarillo) y ninguna coincidencia (en rojo).
Ejemplo: en un proceso de recepción de facturas con varios cientos de documentos al día, la opción está configurada en „solo si faltan campos“. Solo se retienen los documentos en los que, por ejemplo, falte el número de pedido. Todos los demás se transfieren directamente al software de contabilidad. Las referencias siguen siendo visibles en la plataforma mientras el flujo de trabajo conserve sus documentos.
Lo que muestra el enlace de comprobación
Si se retiene un documento para su revisión, el revisor asignado recibe un correo electrónico con un enlace. Por defecto, el enlace tiene una validez de 72 horas; se puede configurar entre 1 y 720 horas, es decir, hasta 30 días. En la parte superior de la página de revisión se indica cuántas horas quedan. Debajo, si se ha incluido, aparece una instrucción del creador del flujo de trabajo, por ejemplo, la solicitud de que se comprueben los importes con respecto al contrato.
Documento y valores uno al lado del otro
La página muestra el documento como una imagen de la página, junto con los valores extraídos. Cada valor va acompañado de su referencia: al hacer clic en el valor, se resalta el lugar de la página del que procede. Esto permite realizar una comprobación sin tener que hojear el documento, incluso en el caso de un contrato de veinte páginas.
El revisor puede dejar su nombre y una nota, y decidir si aprueba o rechaza el documento. Si dos personas toman una decisión al mismo tiempo, prevalece la primera; a la segunda se le indica que el documento ya ha sido procesado.
Confirmar y corregir en la plataforma
Dentro de la plataforma, la revisión va un paso más allá. Allí se puede confirmar o corregir cada campo por separado. A continuación, cada campo adquiere un estado: leído por la IA, confirmado por una persona o corregido por una persona. El valor original permanece almacenado. Un resumen muestra cuántos campos se han confirmado, corregido o aún no se han revisado antes de que el documento se marque como revisado.
Este recuento constituye el bucle de retroalimentación de la automatización. Si se registra durante varias semanas, muestra con qué frecuencia ha tenido que intervenir el operario, si el paso de comprobación debe ajustarse para ser más estricto o más flexible, y qué instrucción de campo debe precisarse.
¿Qué pasa si nadie lo comprueba?
En caso de que nadie responda al enlace de prueba, en Konfuzio se aplican unas normas fijas:
- Procedimiento: Aproximadamente una vez por minuto, un proceso en segundo plano comprueba si los enlaces de revisión han caducado. Si es así, la ejecución finaliza con un error cuyo motivo es „Review link(s) expired“ y no pasa desapercibida.
- Tres resultados: La etapa de comprobación puede tener tres resultados: aprobada, rechazada y caducada. Solo la aprobación permite continuar el proceso. El rechazo y la caducidad lo detienen, y el sistema conectado recibe el resultado a través del webhook.
- Una inscripción por carrera: A través del webhook —es decir, la notificación automática al sistema conectado— se envía exactamente un único mensaje con el resultado y los documentos comprobados, incluso en caso de rechazo o caducidad. No se envía un segundo mensaje para la misma ejecución.
- Pila: Si una ronda incluye varios documentos, todos deben estar aprobados. Si se rechaza alguno o caduca su enlace, la ronda no continúa; finaliza en cuanto se hayan tomado las decisiones restantes o estas hayan caducado. Una autorización que se reciba más tarde se guardará, pero no hará que el proceso continúe, y el evaluador verá esta indicación en la página.
- Plazo de espera y supresión: Una ejecución que está pendiente de revisión no se ve afectada por la eliminación automática mientras el enlace sea válido. La copia de revisión del documento se conserva durante el tiempo que el flujo de trabajo mantenga sus documentos. Los nuevos flujos de trabajo eliminan los documentos inmediatamente después de su procesamiento; se puede configurar un plazo de hasta 365 días o desactivar la eliminación automática.
- Reinicio: Al reiniciar el proceso en segundo plano, la ejecución continuada no se bloquea. Si la propia ejecución continuada se interrumpe, el proceso en segundo plano finaliza la ejecución, como muy pronto al cabo de una hora, enviando un mensaje de error al sistema conectado, de modo que ninguna ejecución se queda estancada sin que se detecte.
Ventajas y limitaciones
Proceso tradicional: un empleado abre cada factura, introduce los importes y los compara con el pedido. Para cumplir con el principio de doble control, una segunda persona repite el mismo trabajo.
Proceso basado en IA con HITL: la IA lee todos los documentos. Las reglas de verificación señalan las discrepancias y el usuario solo ve los casos marcados con su referencia. La IA lee en voz alta, las reglas de verificación comparan y el usuario da el visto bueno. De ello se derivan cuatro ventajas:
- Riesgo: Los errores en los importes, las direcciones o los plazos se detectan antes de que se contabilicen o se aprueben.
- Trazabilidad: En la página de corrección se guardan la decisión, el nombre y la nota; en la plataforma, cada corrección conserva el valor original.
- Control de costes: La configuración de cuándo se realizan las comprobaciones determina los gastos de personal. Se puede modificar en función del flujo de trabajo y en cualquier momento.
- Curva de aprendizaje: El recuento adjunto de los campos corregidos (véase más arriba) muestra dónde conviene ajustar una instrucción de campo.
El límite está en la atención del revisor. Un revisor que, día tras día, aprueba documentos sin errores, acaba por hacer clic sin leer. El El Reglamento sobre IA establece en su artículo 14, apartado 4, que En el caso de los sistemas de alto riesgo, es importante que los supervisores sean capaces de „ser conscientes de una posible tendencia a confiar de forma automática o excesiva en los resultados generados por un sistema de IA de alto riesgo („sesgo de automatización“)“.
Para evitarlo, sirve de ayuda establecer un proceso de revisión riguroso. Un revisor que solo vea los casos marcados en amarillo y rojo, también los leerá.
Conclusión: «Human in the Loop» como configuración para cada flujo de trabajo
«Human in the Loop» es una configuración específica para cada flujo de trabajo: cuándo se detiene un documento, quién lo ve, cuánto tiempo es válido el enlace y qué ocurre si no hay respuesta. Un paso de revisión que detiene todos los documentos desplace el trabajo. Un paso de revisión que solo muestre los casos marcados ahorra tiempo y mantiene la atención del revisor.
El recuento de los campos confirmados y corregidos permite cuantificar el paso de verificación. Si se lleva un registro durante varias semanas, se puede determinar si es posible ajustarlo para que sea más riguroso. La decisión, el nombre y la nota de cada verificación proporcionan, al mismo tiempo, la trazabilidad que esperan el departamento especializado y la auditoría.
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