L'e-facture sera obligatoire pour les entreprises à partir de 2025

Les factures électroniques (e-factures) seront obligatoires à partir de 2025 dans le secteur B2B. Cette réglementation concerne toutes les entreprises en Allemagne et sera introduite progressivement. Mais que signifie l'introduction de l'e-facture et comment se préparer à ce changement légal ? Nous répondons à toutes les questions en suspens.

Qu'est-ce qu'une e-facture ?

Une e-facture est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Une telle facture électronique présente les informations et le contenu d'une facture sous la forme d'un ensemble de données lisibles par une machine et pouvant être lues numériquement. La facture électronique remplace ainsi les formats de factures utilisés jusqu'à présent : Papier, format image ou PDF.

Contrairement à ses prédécesseurs, l'e-facture est conçue comme un format de données purement sémantique. Cela permet d'intégrer de manière transparente les données et les informations d'une facture dans les programmes de facturation des entreprises. Le format de la facture doit être conforme à la norme européenne pour la facturation électronique, ce qui garantit la sécurité des données et la transmission aisée des informations. La norme Conformité des formats XFacturation et ZUGFeRD. D'ailleurs, grâce à l'utilisation de programmes de visualisation, l'e-facture numérique peut également être représentée de manière lisible pour les humains.

XFacturation et ZUGFeRD

Deux formats courants pour les e-factures sont XRechnung et ZUGFeRD. Ces deux formats répondent à toutes les exigences de l'UE et offrent aux entreprises une mise en œuvre fiable et conforme à la législation de l'obligation d'e-facture.

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Pourquoi l'e-facture arrive-t-elle ?

L'introduction obligatoire de l'e-facture fait partie de la loi sur les opportunités de croissance. Celle-ci doit donner de nouvelles impulsions pour plus de croissance, d'investissements et d'innovations dans l'économie allemande. L'introduction de l'e-facture innovante devrait par exemple permettre d'économiser d'énormes coûts et de rattraper l'Allemagne au niveau international - la facture électronique a déjà été introduite dans de nombreux autres pays de l'UE ainsi que dans certains pays tiers.

Les économies de coûts de la facture électronique sont en effet remarquables. Des calculs montrent que l'économie réalisée en passant des factures papier à la facture électronique peut aller de 4,50 € (pour l'émetteur de la facture) à environ 11,20 € (pour le destinataire de la facture). À cela s'ajoutent de nombreux avantages liés à l'optimisation et à la numérisation de processus qui étaient jusqu'à présent basés sur le papier - plus lents et sujets à des erreurs. 

L'e-facture dispose ainsi d'avantages clés par rapport à la facture traditionnelle sur papier :

• Accélération du processus de facturation
• Transmission automatique des informations numériques
• Intégration parfaite de la facture dans le logiciel d'entreprise
• Moins d'erreurs
• Moins de coûts

A quand l'e-facture ?

L'obligation de principe d'émettre et de traiter des factures électroniques s'appliquera à partir du 01.01.2025. Afin de donner aux entreprises le temps nécessaire pour passer aux nouveaux formats, le gouvernement fédéral a adopté des dispositions transitoires qui permettent une introduction progressive de l'e-facture jusqu'en 2028. Un autre projet devrait alors également être mis en œuvre d'ici 2028 : Le système de déclaration électronique de l'UE, qui doit être alimenté par les données des factures électroniques. Ci-dessous, le calendrier des introductions et des dispositions transitoires :

Jusqu'à fin 2026 : 

• Les factures papier pour les ventes B2B de 2025 et 2026 peuvent être envoyées et reçues
• Les e-factures qui ne sont pas conformes au nouveau format restent autorisées (avec l'accord du destinataire de la facture).

Jusqu'à fin 2027 :

• Les factures papier pour les ventes B2B de 2027 peuvent être envoyées et reçues
• Les e-factures qui ne correspondent pas au nouveau format restent autorisées (avec l'accord du destinataire de la facture) ; condition supplémentaire : chiffre d'affaires de l'année précédente de l'émetteur de la facture : max. 800.000 

À partir de 2028 :

• Toutes les réglementations en vigueur et à respecter
• les factures sur papier ou dans un format non autorisé ne peuvent plus être envoyées ou reçues
• Introduction : système de notification électronique

Qui est concerné par le changement ?

L'obligation d'émettre une facture électronique concerne les prestations imposables entre entrepreneurs (B2B) - indépendamment du fait que l'entreprise soit exploitée à titre principal ou secondaire. Des dispositions transitoires s'appliquent aux petites entreprises jusqu'en 2028, mais au plus tard à cette date, elles seront également tenues d'émettre des factures électroniques. En outre, les prestataires et les destinataires des prestations doivent être établis sur le territoire national avec leur siège social.

A quoi les entreprises doivent-elles faire attention ?

Les entreprises bénéficient certes d'un délai supplémentaire pour mettre en œuvre un système de facturation numérique grâce au régime transitoire, mais elles devraient se pencher rapidement sur la question de la facturation électronique. Grâce à la diffusion continue des factures électroniques, les processus entre entreprises deviennent de plus en plus numériques et il faut s'attendre à ce que la nouvelle norme s'établisse bien avant 2028. 

Les raisons en sont évidentes : l'e-facture assure une optimisation des processus internes et externes, un flux efficace des informations qu'elle contient ainsi que d'énormes économies de coûts dans le domaine de la comptabilité. De nombreuses entreprises préfèrent profiter de ces avantages plus tôt que plus tard. Pour que la mise en œuvre de l'e-facture soit la plus profitable possible, il est recommandé de collaborer avec un partenaire expérimenté.

Sur le chemin de la comptabilité numérique, il convient de prendre certaines décisions qui détermineront l'efficacité des nouveaux processus. Par exemple, les formats autorisés pour les factures électroniques, XRechnung et ZUGFeRD, se distinguent légèrement les uns des autres par leurs fonctions. Il convient d'évaluer avec compétence lequel est le plus adapté aux exigences individuelles de l'entreprise.

Conclusion : les entreprises en profitent de de l'e-facture

Dans le cadre de la loi sur les opportunités de croissance, l'introduction de l'e-facture doit permettre davantage d'innovation et de croissance en Allemagne. Et effectivement, selon les connaissances actuelles, la facture électronique modernise les processus dans les entreprises et permet de réaliser d'énormes économies. L'introduction obligatoire des factures électroniques est donc en premier lieu une chance pour les entreprises d'augmenter leur compétitivité et d'optimiser durablement les processus par une numérisation complète. L'équipe d'experts de Konfuzio vous assiste avec compétence dans cette transformation et dans la mise en œuvre fiable de l'e-facture grâce à de nombreuses technologies de pointe - que votre entreprise reçoive principalement des e-factures ou qu'elle ait besoin de solutions compétentes pour la facturation.