Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Die Regelung betrifft alle Unternehmen in Deutschland und wird stufenweise eingeführt. Doch was bedeutet die Einführung der E-Rechnung und wie bereiten Sie sich auf diese gesetzliche Änderung vor? Wir beantworten alle offenen Fragen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine solche elektronische Rechnung stellt die Informationen und Inhalte einer Rechnung als maschinenlesbaren Datensatz dar, der digital ausgelesen werden kann. Damit ersetzt die elektronische Rechnung die bisherigen Formate von Rechnungen: Papier, Bild- oder PDF-Format.
Anders als seine Vorgänger ist die E-Rechnung als rein semantisches Datenformat konzipiert. Dies ermöglicht die nahtlose Integration der Daten und Informationen einer Rechnung in die Rechnungsprogramme von Unternehmen. Das Format der Rechnung muss dazu der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen – dies soll die Sicherheit der Daten sowie die problemlose Übermittlung der Informationen sicherstellen. Schon bestätigt ist die Konformität der Formate XRechnung und ZUGFeRD. Übrigens: Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann die digitale E-Rechnung auch für Menschen lesbar dargestellt werden.
XRechnung und ZUGFeRD
Zwei gängige Formate für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen alle Anforderungen der EU und bieten Unternehmen eine zuverlässige und rechtskonforme Umsetzung der Pflicht zur E-Rechnung.
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Warum kommt die E-Rechnung?
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetz. Dieses soll neue Impulse für mehr Wachstum, Investitionen und Innovationen in der deutschen Wirtschaft setzen. Durch die Einführung der innovativen E-Rechnung sollen zum Beispiel enorme Kosten gespart werden und Deutschland im internationalen Vergleich nachziehen – in vielen anderen EU-Ländern sowie einigen Drittstaaten, wurde die elektronische Rechnung bereits eingeführt.
Die Kosteneinsparungen der elektronischen Rechnung sind tatsächlich bemerkenswert. Berechnungen zeigen, dass die Ersparnis beim Umstieg von papierbezogenen Rechnungen auf die E-Rechnung zwischen 4,50 € (für den Rechnungssender) bis zu etwa 11,20 € (beim Rechnungsempfänger) liegen können. Hinzu kommen viele Vorteile durch eine Optimierung und Digitalisierung von Prozessen, die bisher papierbasiert abliefen – langsamer und fehleranfälliger.
Damit verfügt die E-Rechnung über zentrale Vorteile gegenüber der traditionellen papierhaften Rechnung:
- Beschleunigung des Rechnungsprozesses
- Automatische Übertragung der digitalen Informationen
- Nahtlose Integration der Rechnung in die Unternehmenssoftware
- Weniger Fehler
- Weniger Kosten
Wann kommt die E-Rechnung?
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Stellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Um Unternehmen die nötige Zeit zur Umstellung auf die neuen Formate zu geben, hat die Bundesregierung Übergangsregelungen beschlossen, die eine stufenweise Einführung der E-Rechnung bis 2028 ermöglichen. Bis 2028 soll dann auch ein weiteres Vorhaben umgesetzt werden: Das elektronische Meldesystem der EU, das aus den Daten der elektronischen Rechnungen gespeist werden soll. Nachfolgend der Zeitplan der Einführungen und Übergangsregelungen:
Bis Ende 2026:
- Rechnungen in Papier für B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen gesendet und empfangen werden
- E-Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben (unter Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig
Bis Ende 2027:
- Rechnungen in Papier für B2B-Umsätze aus 2027 dürfen gesendet und empfangen werden
- E-Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben (unter Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig; zusätzliche Voraussetzung: Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers: max. 800.000
Ab 2028:
- Alle Regelungen in Kraft und einzuhalten
- Rechnungen in Papier oder einem unzulässigen Format dürfen nicht mehr gesendet oder empfangen werden
- Einführung: Elektronisches Meldesystem
Wer ist von der Änderung betroffen?
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) – unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Für Kleinunternehmer gelten bis 2028 Übergangsregelungen, aber spätestens dann sind auch sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger mit ihrem Unternehmenssitz im Inland ansässig sein.
Was müssen Unternehmen beachten?
Unternehmen haben durch die Übergangsregelung zwar noch einen zeitlichen Aufschub zur Implementierung eines digitalen Rechnungssystems erhalten, sollten sich allerdings zeitnah mit dem Thema der E-Rechnung befassen. Durch die fortlaufende Verbreitung der elektronischen Rechnungen werden Abläufe zwischen Unternehmen immer digitaler und es ist zu erwarten, dass sich der neue Standard deutlich vor 2028 etabliert.
Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Die E-Rechnung sorgt für eine Optimierung der internen und externen Prozesse, einen effizienten Fluss der enthaltenen Informationen sowie enorme Kosteneinsparungen im Rechnungswesen. Von diesen Vorteilen möchten viele Unternehmen lieber früher als später profitieren. Um die E-Rechnung möglichst gewinnbringend zu implementieren, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner.
Auf dem Weg zum digitalen Rechnungswesen sind einige Entscheidungen zu treffen, die über die Effizienz der neuen Prozesse entscheiden. Zum Beispiel unterscheiden sich die zugelassenen Formate für elektronische Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD, in ihren Funktionen leicht untereinander. Welches für die individuellen Ansprüche des eigenen Unternehmens das richtige ist, gilt es kompetent abzuwägen.
Fazit: Unternehmen profitieren von der E-Rechnung
Als Teil des Wachstumschancengesetzes soll mit der Einführung der E-Rechnung mehr Innovation und Wachstum in Deutschland ermöglicht werden. Und tatsächlich modernisiert, nach aktuellem Kenntnisstand, die elektronische Rechnung Prozesse in Unternehmen und sorgt für enorme Kosteneinsparungen. Die verpflichtende Einführung von elektronischen Rechnungen ist für Unternehmen also primär eine Chance, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Prozesse durch eine umfassende Digitalisierung nachhaltig zu optimieren. Das Expertenteam von Konfuzio steht Ihnen bei dieser Transformation und bei einer zuverlässigen Implementierung der E-Rechnung kompetent mit zahlreichen fortschrittlichen Technologien zur Seite – unabhängig ob Ihr Unternehmen primär E-Rechnungen empfangen wird oder kompetente Lösungen zur Rechnungsstellung benötigt.
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