Automatisation du courrier électronique : organiser efficacement les boîtes aux lettres grâce à l'IA

Jan Schäfer

Les entreprises reçoivent chaque jour un flot d'e-mails qu'elles doivent classer, trier, évaluer et auxquels elles doivent répondre. Les opérations manuelles ne sont que rarement efficaces. Cela entraîne à la fois un ralentissement des processus commerciaux et l'insatisfaction des clients. C'est pourquoi de nombreuses entreprises misent sur l'automatisation des e-mails. 

Nous vous montrons comment tirer profit des e-mails automatisés et comment utiliser une puissante l'intelligence artificielle (IA) d'automatiser et d'optimiser non seulement l'envoi de courrier, mais aussi tous les processus dans les boîtes aux lettres. 

L'essentiel en bref

définition de l'automatisation des e-mails

Automatisation du courrier électronique - Définition

L'automatisation des e-mails décrit l'envoi automatique d'e-mails, sur la base de règles, d'actions ou de calendriers prédéfinis. Cela permet aux entreprises d'optimiser et de simplifier leur communication par e-mail en confiant les tâches répétitives à un outil. De cette manière, elles travaillent non seulement plus efficacement, mais s'adressent également aux destinataires de manière personnalisée. Cela permet d'accroître la fidélisation de la clientèle et d'augmenter le taux de conversion.

Email Automation - Avantages

L'automatisation des e-mails - par exemple pour Gmail, Outlook ou Mailchimp - est un outil efficace pour s'adresser aux clients de manière automatisée, efficace et personnalisée. Dans le détail, les entreprises génèrent entre autres les avantages de l'automatisation des e-mails suivants :

Gain de temps

Les campagnes d'e-mails automatisées permettent aux entreprises de réaliser des économies de temps considérables. En effet, elles automatisent les tâches manuelles telles que l'envoi d'e-mails de bienvenue, la gestion des relations clients ou le suivi des achats abandonnés, ce qui libère des ressources pour d'autres activités importantes.

Exemple pratique : Un commerçant en ligne utilise l'Automated Email Marketing pour envoyer automatiquement des e-mails de bienvenue personnalisés à ses nouveaux clients. Ces e-mails contiennent un code de réduction pour le premier achat. De cette manière, le commerçant intensifie le premier contact sans avoir à intervenir manuellement.

Communication personnalisée

La création d'e-mails automatisés basés sur le comportement, les préférences et le lieu de résidence du destinataire. Cela permet d'améliorer la fidélisation des clients, car la communication est plus pertinente.

Exemple pratique : Une agence de voyage utilise l'automatisation des e-mails pour envoyer des offres personnalisées en fonction des préférences de voyage passées de ses clients. Par exemple, un client qui a précédemment réservé un week-end à Lisbonne recevra des offres pour des voyages en ville.

Amélioration de la fidélisation des clients

Grâce à des e-mails ciblés et synchronisés, les entreprises renforcent la fidélisation de leurs clients. Les e-mails de suivi automatisés, les vœux d'anniversaire et les offres exclusives contribuent à ce que les clients se sentent appréciés et établissent des relations durables.

Exemple pratique : Un service d'abonnement aux médias numériques utilise un e-mail automatisé pour envoyer régulièrement des recommandations personnalisées aux clients, en fonction de leurs intérêts passés et du contenu qu'ils ont lu. Cela favorise la fidélisation des clients et augmente leur satisfaction.

Un lead nurturing efficace

L'automatisation des e-mails soutient le processus de lead nurturing en envoyant automatiquement, étape par étape, des informations et des offres pertinentes aux clients potentiels au moment opportun. Cela favorise la conversion des leads en clients payants.

Exemple pratique : Une entreprise de logiciels utilise l'e-mail et le marketing automation pour générer des leads à travers un processus prédéfini. Funnel de vente de mener à bien leur projet. Les personnes intéressées reçoivent automatiquement des informations sur les fonctionnalités du logiciel, des témoignages de réussite de clients et enfin une offre pour une version d'essai gratuite.

Augmentation du taux de conversion

En fournissant un contenu ciblé et pertinent dans des e-mails automatisés, les entreprises augmentent la probabilité que les destinataires réagissent aux offres et se convertissent.

Exemple pratique : Une entreprise de commerce électronique utilise l'automatisation du marketing par e-mail pour envoyer des recommandations personnalisées basées sur le comportement d'achat passé de ses clients. En ciblant les clients, elle augmente la probabilité qu'ils achètent d'autres produits.

automatisation des e-mails avec ki

Outils d'automatisation des e-mails - Pourquoi l'IA est indispensable

Les entreprises trouvent sur le marché une multitude d'outils d'automatisation des e-mails. Le choix du bon outil dépend des exigences et des objectifs de chacun. Mais pour pouvoir automatiser dans une large mesure des processus d'e-mail complexes, les entreprises ont besoin d'un fournisseur doté d'une intelligence artificielle performante.

Konfuzio dispose d'une IA avancée qui intègre des technologies de pointe telles que Apprentissage automatique, Traitement du langage naturel, Reconnaissance optique des caractères et Apprentissage profond unis.

En interaction avec un logiciel de Automatisation des processus robotiques (RPA), les entreprises sont ainsi en mesure de créer des processus automatisés pour le traitement de leurs e-mails.

Classification et tri

Konfuzio catégorise et trie les e-mails de manière autonome. L'IA comprend aussi bien le texte des e-mails que les fichiers joints. Elle est également en mesure de reconnaître les documents manuscrits scannés dans les pièces jointes. De cette manière, les e-mails parviennent toujours au bon collaborateur. Les éventuels cas particuliers ou les e-mails qui ne peuvent pas être attribués restent dans la boîte aux lettres pour être traités manuellement.

Extraction

Comme Konfuzio comprend et reconnaît toute forme de contenu, le système d'automatisation des e-mails est en mesure d'extraire les informations pertinentes. Il peut s'agir par exemple des détails d'un client ou du montant d'une facture. Konfuzio traite ces données de la manière spécifiée par les entreprises.

Réponses automatisées

En extrayant les informations pertinentes des e-mails et de leurs pièces jointes, Konfuzio permet de générer automatiquement des réponses individualisées. Si on le souhaite, celles-ci sont d'abord envoyées au collaborateur compétent dans un e-mail de réponse prêt à l'emploi, qui confirme leur exactitude ou les modifie en un clic.

Transfert vers des workflows connectés

Konfuzio transfère automatiquement les e-mails traités vers les workflows connectés. De cette manière, les informations sont toujours à la disposition du bon collaborateur. Cela permet de rationaliser les processus au sein de l'entreprise sans que les collaborateurs n'aient à intervenir manuellement.

Traduction et multilinguisme

Il est important, en particulier pour les entreprises actives au niveau international, de pouvoir traiter des e-mails dans d'autres langues avec la même exigence de performance. Konfuzio dispose d'une technologie avancée Technologie OCRLe logiciel de traduction de courriels de l'OEB, qui peut facilement traduire des courriels et des pièces jointes dans plus de 100 langues.

cas d'utilisation de l'automatisation des e-mails

Automatisation du courrier électronique avec Konfuzio - 3 cas d'utilisation pratiques

Konfuzio traite les e-mails en quelques secondes et libère ainsi vos collaborateurs des tâches de routine qui leur font perdre du temps. De cette manière, l'IA convient à différents cas d'application. Jetons un coup d'œil sur 3 exemples classiques d'automatisation du courrier électronique :

Automatisation du courrier électronique avec Konfuzio - Organiser les entrées de factures numériques

Pour le traitement des factures entrantes, Konfuzio prend en charge de cette manière :

Le défi

Dans les grandes entreprises, les factures passent par plusieurs points de traitement, de la boîte de réception au paiement final. Il s'agit d'attribuer les factures au bon service et à la bonne personne, de suivre les processus de validation et de transférer les informations pertinentes dans les systèmes ERP. Cela se traduit souvent par un traitement inefficace des factures.

Solution

Konfuzio reconnaît automatiquement les factures et les pièces jointes et lit les données pertinentes telles que le numéro de facture, l'auteur de la facture et le destinataire de la prestation. L'IA attribue ensuite la facture à la personne compétente pour le traitement et transfère les données dans le système ERP. De cette manière, Konfuzio réduit considérablement le temps de traitement et les interventions manuelles.

Automatisation du courrier électronique avec Konfuzio - Gérer efficacement les commandes

Pour traiter intelligemment les commandes entrantes, Konfuzio soutient votre entreprise de la manière suivante :

Le défi

En règle générale, les entreprises traitent les commandes directement dans les systèmes internes de la boutique en ligne. Toutefois, si les clients potentiels ont des questions, par exemple sur certains produits ou sur l'expédition, les entreprises doivent y répondre manuellement via leur boîte e-mail. L'attribution à la bonne commande dans le système CRM et la réponse à l'e-mail retardent le traitement de la commande.

Solution

Konfuzio compare automatiquement les données des e-mails et du système CRM interne. De cette manière, l'application est en mesure d'attribuer les e-mails à des commandes, de créer une réponse directe et de réduire ainsi considérablement le temps de traitement. De cette manière, les entreprises traitent efficacement les demandes de statut, les modifications ou les remboursements et augmentent la satisfaction des clients.

Automatisation des e-mails avec Konfuzio - Répondre individuellement aux demandes des clients

Pour répondre de manière personnalisée aux demandes individuelles des clients, Konfuzio aide les entreprises de cette manière :

Le défi

Les grandes entreprises ont souvent un backlog de milliers d'e-mails dans des boîtes aux lettres centrales. Dans ce cas, les ressources en temps et en personnel manquent pour les traiter manuellement de manière rapide et personnalisée.

Solution

Konfuzio analyse, classifie et attribue automatiquement les e-mails entrants aux collaborateurs compétents. De cette manière, les e-mails sont toujours transmis à la bonne personne. Pour gagner encore plus de temps, Konfuzio génère automatiquement des réponses personnalisées que les employés se contentent de vérifier. De cette manière, les entreprises ne se contentent pas de gérer efficacement leur boîte aux lettres électronique, mais répondent également aux attentes d'un bon support client.

Demandez dès maintenant conseil à l'un de nos experts et découvrez comment Konfuzio peut automatiser vos processus de messagerie de manière intelligente et efficace.

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