E-Mail Automation: Mit KI Postfächer effizient organisieren

Jan Schäfer

Unternehmen erhalten täglich eine Flut von E-Mails, die sie klassifizieren, sortieren, auswerten und beantworten müssen. Manuell vorgenommen, ist das nur selten effizient möglich. Das führt sowohl zu stockenden Geschäftsprozessen als auch zu unzufriedenen Kunden. Viele Unternehmen setzen daher auf E-Mail Automation. 

Wir zeigen, wie Sie von automatisierten E-Mails profitieren und wie Sie mit einer leistungsstarken künstlichen Intelligenz (KI) nicht nur den Mail-Versand, sondern alle Prozesse in Postfächern automatisieren und optimieren. 

Das Wichtigste in Kürze

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E-Mail Automation – Definition

E-Mail Automation beschreibt das automatische Versenden von E-Mails, basierend auf vordefinierten Regeln, Aktionen oder Zeitplänen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre E-Mail-Kommunikation zu optimieren und zu vereinfachen, indem ein Tool repetitive Aufgaben übernimmt. Auf diese Weise arbeiten sie nicht nur effizienter, sondern sprechen auch Empfänger personalisiert an. Das erhöht die Kundenbindung und steigert die Conversion Rate.

E-Mail Automation – Benefits

E-Mail Automation – beispielsweise für Gmail, Outlook oder Mailchimp – ist ein effizientes Werkzeug, um Kunden automatisiert, effizient und personalisiert anzusprechen. Im Detail generieren Firmen dabei unter anderem die folgenden E-Mail Automation Benefits:

Zeitersparnis

Durch automatisierte E-Mail-Kampagnen realisieren Unternehmen erhebliche Zeitersparnisse. Denn: Sie automatisieren manuelle Aufgaben wie das Versenden von Begrüßungs-E-Mails, das Pflegen von Kundenbeziehungen oder das Nachverfolgen von abgebrochenen Einkäufen, was Ressourcen für andere wichtige Aktivitäten freisetzt.

Praxisbeispiel: Ein Online-Händler verwendet Automated E-Mail Marketing, um automatisch personalisierte Begrüßungs-E-Mails an neue Kunden zu senden. Die E-Mails enthalten einen Rabattcode für den ersten Einkauf. Auf diese Weise intensiviert der Händler den ersten Kontakt, ohne manuelle Eingriffe vornehmen zu müssen.

Personalisierte Kommunikation

Die Erstellung automatisierter E-Mails, die auf dem Verhalten, den Präferenzen und dem Wohnort des Empfängers basieren. Dies führt zu einer verbesserten Kundenbindung, da die Kommunikation relevanter ist.

Praxisbeispiel: Ein Reiseunternehmen nutzt E-Mail-Automatisierung, um personalisierte Angebote basierend auf den vergangenen Reisevorlieben seiner Kunden zu verschicken. Ein Kunde, der zuvor einen Wochenendtrip nach Lissabon gebucht hat, erhält beispielsweise Angebote für Städtereisen.

Verbesserte Kundenbindung

Durch gezielte und zeitlich abgestimmte E-Mails stärken Unternehmen die Kundenbindung. Automatisierte Follow-up-E-Mails, Geburtstagswünsche und exklusive Angebote tragen dazu bei, dass Kunden sich geschätzt fühlen und langfristige Beziehungen aufbauen.

Praxisbeispiel: Ein Abonnementdienst für digitale Medien verwendet eine automatisierte E-Mail, um regelmäßig personalisierte Empfehlungen an Kunden zu senden, basierend auf ihren bisherigen Interessen und gelesenen Inhalten. Dies fördert die Kundenbindung und steigert die Zufriedenheit.

Effektives Lead-Nurturing

E-Mail Automation unterstützt den Prozess des Lead-Nurturing, indem es Schritt für Schritt automatisch relevante Informationen und Angebote an potentielle Kunden zum richtigen Zeitpunkt sendet. Dies fördert die Konvertierung von Leads in zahlende Kunden.

Praxisbeispiel: Ein Softwareunternehmen nutzt E-Mails und Marketing Automation, um Leads durch einen vordefinierten Sales Funnel zu führen. Interessenten erhalten automatisch Informationen zu den Funktionen der Software, Kundenerfolgsgeschichten und schließlich ein Angebot für eine kostenlose Testversion.

Steigerung der Konversionsrate

Durch die Bereitstellung gezielter und relevanter Inhalte in automatisierten E-Mails erhöhen Unternehmen die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger auf Angebote reagieren und konvertieren.

Praxisbeispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen nutzt E-Mail Marketing Automation, um personalisierte Empfehlungen basierend auf dem bisherigen Kaufverhalten seiner Kunden zu versenden. Durch die gezielte Ansprache erhöht es die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden weitere Produkte kaufen.

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E-Mail Automation Tools – Warum KI unverzichtbar ist

Unternehmen finden am Markt eine Vielzahl von E-Mail Automation Tools. Welches dabei das richtige ist, entscheiden die jeweiligen Anforderungen und Zielsetzungen. Um komplexe E-Mail-Abläufe jedoch weitgehend automatisieren zu können, benötigen Unternehmen einen Anbieter mit einer leistungsstarken künstlichen Intelligenz.

Konfuzio verfügt über eine fortschrittliche KI, die richtungsweisende Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing, Optical Character Recognition und Deep Learning vereint.

Im Zusammenspiel mit einer Software für Robotic Process Automation (RPA) sind Unternehmen so in der Lage, automatisierte Prozesse für die Verarbeitung ihrer E-Mails zu erstellen.

Klassifizierung und Sortierung

Konfuzio kategorisiert und sortiert E-Mails eigenständig. Die KI versteht sowohl den Text in E-Mails selbst als auch angehängte Dateien. Dabei ist sie in der Lage, bei Anhängen auch eingescannte, handschriftliche Dokumente zu erkennen. Auf diese Weise landen E-Mails stets beim richtigen Mitarbeiter. Etwaige Sonderfälle oder E-Mails, die nicht zugeordnet werden können, verbleiben im Postfach zur manuellen Verarbeitung.

Extraktion

Da Konfuzio jede Form von Inhalten versteht und erkennt, ist das E-Mail Automation System in der Lage, relevante Informationen zu extrahieren. Das können beispielsweise Kundendetails oder Rechnungsbeträge sein. Konfuzio verarbeitet diese Daten so, wie von Unternehmen vorgegeben.

Automatisierte Antworten

Durch das Auslesen relevanter Informationen aus E-Mails samt Anhängen ermöglicht es Konfuzio, automatisch individualisierte Antworten zu generieren. Wenn gewünscht, landen diese zunächst in einer fertigen Antwort-E-Mail beim zuständigen Mitarbeiter, der über einen Klick die Richtigkeit bestätigt oder Änderungen vornimmt.

Übergabe an angeschlossene Workflows

Konfuzio übergibt fertig verarbeitete E-Mails automatisch an angeschlossene Workflows. Auf diese Weise liegen Informationen stets dem richtigen Mitarbeiter vor. Das strafft Prozesse im Unternehmen, ohne dass Mitarbeiter manuell eingreifen müssen.

Übersetzung und Mehrsprachigkeit

Insbesondere für international tätige Unternehmen ist es wichtig, anderssprachige E-Mails mit dem gleichen Leistungsanspruch verarbeiten zu können. Konfuzio verfügt über eine fortschrittliche OCR-Technologie, die problemlos E-Mails und Anhänge in über 100 Sprachen übersetzen kann.

e-mail automation use cases

E-Mail Automation mit Konfuzio – 3 praxisnahe Use Cases

Konfuzio verarbeitet E-Mails sekundenschnell und entlastet so Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Routinetätigkeiten. Auf diese Weise eignet sich die KI für verschiedene Anwendungsfälle. Werfen wir einen Blick auf 3 klassische E-Mail Automation Beispiele:

E-Mail Automation mit Konfuzio – Digitale Rechnungseingänge organisieren

Für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen unterstützt Konfuzio auf diese Weise:

Herausforderung

Rechnungen durchlaufen insbesondere in großen Unternehmen mehrere Bearbeitungsstellen – vom Eingangspostfach bis zur finalen Bezahlung. Dabei gilt es, Rechnungen der richtigen Abteilung und der richtigen Person zuzuweisen, Freigabeprozesse zu durchlaufen und relevante Informationen in ERP-Systeme zu übertragen. Das führt häufig zu einer ineffizienten Rechnungsverarbeitung.

Lösung

Konfuzio erkennt Rechnungen und Anhänge automatisch und liest relevante Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Leistungsempfänger aus. Die KI teilt die Rechnung dann der zuständigen Person zur Bearbeitung zu und überträgt die Daten in das ERP-System. Auf diese Weise verringert Konfuzio die Bearbeitungszeit und manuelle Eingriffe erheblich.

E-Mail Automation mit Konfuzio – Bestellungen effizient verwalten

Um eingehende Bestellungen intelligent zu bearbeiten, unterstützt Konfuzio Ihr Unternehmen so:

Herausforderung

In der Regel bearbeiten Unternehmen Bestellungen direkt in internen Onlineshop-Systemen. Haben potenzielle Kunden jedoch Rückfragen, wie zu bestimmten Produkten oder zum Versand, müssen Unternehmen diese manuell über ihr E-Mail-Postfach beantworten. Die Zuordnung zu der richtigen Bestellung im CRM-System und die Beantwortung der E-Mail verzögern die Bestellabwicklung.

Lösung

Konfuzio gleicht automatisch Daten aus E-Mails und dem internen CRM-System ab. Auf diese Weise ist die Anwendung in der Lage, Mails Bestellungen zuzuordnen, eine direkte Antwort zu erstellen und somit die Bearbeitungszeit erheblich zu senken. Auf diese Weise bearbeiten Unternehmen Statusanfragen, Änderungen oder Rückerstattungen effizient und steigern die Kundenzufriedenheit.

E-Mail Automation mit Konfuzio – Auf Kundenanfragen individuell reagieren

Um einzelne Kundenanfragen personalisiert zu beantworten, unterstützt Konfuzio Unternehmen so:

Herausforderung

In großen Unternehmen kommt es oft zu einem Backlog von tausenden E-Mails in zentralen Postfächern. Hier fehlen zeitliche und personelle Ressourcen, um diese manuell zügig und personalisiert zu bearbeiten.

Lösung

Konfuzio analysiert, klassifiziert und teilt eingehende E-Mails zuständigen Mitarbeitern automatisch zu. Auf diese Weise liegen die Mails stets dem richtigen Ansprechpartner vor. Um dabei weitere Zeit einzusparen, generiert Konfuzio automatisch personalisierte Antworten, die Mitarbeiter lediglich überprüfen. Auf diese Weise gestalten Unternehmen ihr E-Mail-Postfach nicht nur effizient, sondern erfüllen auch die Erwartungen an einen guten Kundensupport.

Lassen Sie sich jetzt von einem unserer Experten beraten und erfahren Sie, wie Konfuzio Ihre E-Mail-Prozesse intelligent und effizient automatisieren kann.

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