Automatización del correo electrónico: organice eficazmente los buzones con IA

Jan Schäfer

Las empresas reciben a diario una avalancha de correos electrónicos que deben clasificar, ordenar, analizar y responder. Si esto se hace manualmente, rara vez puede hacerse con eficacia. El resultado son procesos de negocio vacilantes y clientes insatisfechos. Por eso, muchas empresas recurren a la automatización del correo electrónico. 

Le mostramos cómo puede beneficiarse de los correos electrónicos automatizados y cómo puede utilizar un potente inteligencia artificial (IA) puede automatizar y optimizar no sólo la expedición del correo, sino todos los procesos de los buzones. 

Resumen de los hechos más importantes

  • Entre otras cosas, una automatización eficaz del correo electrónico aumenta la fidelidad de los clientes y la tasa de conversión de su empresa.
  • Con Konfuzio, puede automatizar todos los flujos de trabajo de procesamiento de correo electrónico, desde la clasificación y extracción de información hasta las respuestas personalizadas.
  • Konfuzio es adecuado, por ejemplo, para organizar la recepción de facturas digitales, gestionar pedidos y responder a las consultas de los clientes. Hable ahora con uno de nuestros expertos y descubra qué procesos puede automatizar Konfuzio en su empresa.
definición de automatización del correo electrónico

Automatización del correo electrónico - Definición

La automatización del correo electrónico describe el envío automático de correos electrónicos basado en reglas, acciones o calendarios predefinidos. Esto permite a las empresas optimizar y simplificar su comunicación por correo electrónico haciendo que una herramienta se encargue de las tareas repetitivas. De este modo, no sólo trabajan de forma más eficaz, sino que también se dirigen a los destinatarios de forma personalizada. Esto aumenta la fidelidad de los clientes e incrementa la tasa de conversión.

Automatización del correo electrónico - Ventajas

La automatización del correo electrónico -por ejemplo, para Gmail, Outlook o Mailchimp- es una herramienta eficaz para dirigirse a los clientes de forma automatizada, eficiente y personalizada. En detalle, las empresas generan los siguientes beneficios de automatización de correo electrónico, entre otros:

Ahorro de tiempo

Las empresas ahorran mucho tiempo con las campañas de correo electrónico automatizadas. Esto se debe a que automatizan tareas manuales como el envío de correos electrónicos de bienvenida, el mantenimiento de las relaciones con los clientes o el seguimiento de las compras canceladas, lo que libera recursos para otras actividades importantes.

Ejemplo práctico: Un minorista online utiliza el marketing automatizado por correo electrónico para enviar automáticamente correos electrónicos personalizados de bienvenida a los nuevos clientes. Los correos contienen un código de descuento para la primera compra. De este modo, el minorista intensifica el primer contacto sin tener que intervenir manualmente.

Comunicación personalizada

La creación de correos electrónicos automatizados basados en el comportamiento, las preferencias y la ubicación del destinatario. Esto mejora la fidelidad del cliente, ya que la comunicación es más pertinente.

Ejemplo práctico: Una empresa de viajes utiliza la automatización del correo electrónico para enviar ofertas personalizadas basadas en las preferencias de viaje anteriores de sus clientes. Por ejemplo, un cliente que haya reservado previamente un viaje de fin de semana a Lisboa recibe ofertas de escapadas urbanas.

Mayor fidelidad de los clientes

Las empresas fidelizan a sus clientes enviándoles mensajes de correo electrónico específicos y oportunos. Los correos de seguimiento automatizados, las felicitaciones de cumpleaños y las ofertas exclusivas ayudan a los clientes a sentirse valorados y a construir relaciones duraderas.

Ejemplo práctico: Un servicio de suscripción a medios digitales utiliza un correo electrónico automatizado para enviar periódicamente recomendaciones personalizadas a los clientes basadas en sus intereses anteriores y en los contenidos que han leído. Esto fomenta la fidelidad del cliente y aumenta su satisfacción.

Nutrición eficaz de los clientes potenciales

La automatización del correo electrónico favorece el proceso de captación de clientes potenciales mediante el envío automático de información relevante y ofertas a los clientes potenciales en el momento adecuado, paso a paso. Esto favorece la conversión de clientes potenciales en clientes de pago.

Ejemplo práctico: Una empresa de software utiliza el correo electrónico y la automatización del marketing para generar clientes potenciales a través de un sistema predefinido. Embudo de ventas para dirigir. Los interesados reciben automáticamente información sobre las funciones del programa, casos de éxito de clientes y, por último, una oferta de versión de prueba gratuita.

Aumento de la tasa de conversión

Al proporcionar contenido específico y relevante en los correos electrónicos automatizados, las empresas aumentan la probabilidad de que los destinatarios respondan a las ofertas y conviertan.

Ejemplo práctico: Una empresa de comercio electrónico utiliza la automatización del marketing por correo electrónico para enviar recomendaciones personalizadas basadas en el comportamiento de compra previo de sus clientes. El enfoque específico aumenta la probabilidad de que los clientes compren productos adicionales.

automatización del correo electrónico con ki

Herramientas de automatización del correo electrónico: por qué la IA es indispensable

Las empresas pueden encontrar una gran variedad de herramientas de automatización del correo electrónico en el mercado. Cuál es la más adecuada depende de los requisitos y objetivos respectivos. Sin embargo, para poder automatizar en gran medida procesos complejos de correo electrónico, las empresas necesitan un proveedor con una potente inteligencia artificial.

Konfuzio dispone de una IA avanzada que utiliza tecnologías pioneras como Aprendizaje automático, Procesamiento del lenguaje natural, Reconocimiento óptico de caracteres y Aprendizaje profundo unidos.

En combinación con software para Automatización robótica de procesos (RPA), las empresas pueden crear procesos automatizados para procesar sus correos electrónicos.

Clasificación y ordenación

Konfuzio clasifica y ordena los correos electrónicos de forma independiente. La IA reconoce tanto el texto de los correos electrónicos como los archivos adjuntos. También es capaz de reconocer documentos escaneados y escritos a mano en archivos adjuntos. De este modo, los correos electrónicos siempre van a parar al empleado adecuado. Los casos especiales o los correos que no pueden asignarse permanecen en el buzón para su procesamiento manual.

Extracción

Como Konfuzio entiende y reconoce cualquier forma de contenido, el sistema de automatización del correo electrónico es capaz de extraer la información pertinente. Por ejemplo, los datos de los clientes o el importe de las facturas. Konfuzio procesa estos datos según las especificaciones de la empresa.

Respuestas automáticas

Al extraer la información pertinente de los correos electrónicos y archivos adjuntos, Konfuzio permite generar automáticamente respuestas individualizadas. Si se desea, estas se envían primero al empleado responsable en un correo electrónico de respuesta ya preparado, que confirma la exactitud o realiza cambios con un solo clic.

Transferencia a flujos de trabajo conectados

Konfuzio transfiere automáticamente los correos electrónicos procesados a los flujos de trabajo conectados. De este modo, la información está siempre a disposición del empleado adecuado. Esto agiliza los procesos en la empresa sin que los empleados tengan que intervenir manualmente.

Traducción y multilingüismo

Para las empresas con actividad internacional es especialmente importante poder procesar correos electrónicos en otros idiomas con el mismo nivel de rendimiento. Konfuzio dispone de un avanzado Tecnología OCRque puede traducir fácilmente correos electrónicos y archivos adjuntos a más de 100 idiomas.

casos de uso de la automatización del correo electrónico

Automatización del correo electrónico con Konfuzio - 3 casos prácticos de uso

Konfuzio procesa los correos electrónicos en cuestión de segundos, liberando a sus empleados de tareas rutinarias que consumen mucho tiempo. De este modo, la IA se adapta a diversos casos de uso. Veamos 3 ejemplos clásicos de automatización del correo electrónico:

Automatización del correo electrónico con Konfuzio: organice los recibos de facturas digitales

Konfuzio admite de este modo el tratamiento de las facturas recibidas:

Desafío

Las facturas pasan por varios centros de procesamiento, especialmente en las grandes empresas, desde la bandeja de entrada hasta el pago final. Esto implica asignar las facturas al departamento y la persona adecuados, pasar por procesos de aprobación y transferir la información pertinente a los sistemas ERP. A menudo, esto conduce a un procesamiento ineficiente de las facturas.

Solución

Konfuzio reconoce automáticamente las facturas y los anexos y lee los datos pertinentes, como el número de factura, el emisor de la factura y el destinatario del servicio. A continuación, la IA asigna la factura a la persona responsable de su tramitación y transfiere los datos al sistema ERP. De este modo, Konfuzio reduce considerablemente el tiempo de tramitación y la intervención manual.

Automatización del correo electrónico con Konfuzio: gestione los pedidos con eficacia

Para procesar los pedidos entrantes de forma inteligente, Konfuzio apoya a su empresa en este sentido:

Desafío

Por regla general, las empresas procesan los pedidos directamente en los sistemas internos de la tienda online. Sin embargo, si los clientes potenciales tienen consultas, por ejemplo sobre productos concretos o envíos, las empresas tienen que responderlas manualmente a través de la bandeja de entrada de su correo electrónico. La asignación al pedido correcto en el sistema CRM y la respuesta al correo electrónico retrasan la tramitación del pedido.

Solución

Konfuzio sincroniza automáticamente los datos de los correos electrónicos y del sistema CRM interno. De este modo, la aplicación es capaz de asignar pedidos a correos electrónicos, crear una respuesta directa y reducir así significativamente el tiempo de procesamiento. De este modo, las empresas pueden procesar consultas de estado, cambios o reembolsos de forma eficaz y aumentar la satisfacción del cliente.

Automatización del correo electrónico con Konfuzio: responda individualmente a las consultas de los clientes

Para responder de forma personalizada a las consultas de cada cliente, Konfuzio ayuda a las empresas en este sentido:

Desafío

Las grandes empresas suelen tener una acumulación de miles de correos electrónicos en buzones centralizados. Faltan tiempo y recursos humanos para procesarlos manualmente, con rapidez y de forma personalizada.

Solución

Konfuzio analiza, clasifica y asigna automáticamente los correos electrónicos entrantes a los empleados correspondientes. De este modo, los correos electrónicos se envían siempre a la persona de contacto adecuada. Para ahorrar aún más tiempo, Konfuzio genera automáticamente respuestas personalizadas que los empleados sólo tienen que comprobar. De este modo, las empresas no sólo organizan eficazmente su buzón de correo electrónico, sino que también cumplen las expectativas de un buen servicio de atención al cliente.

Deje que uno de nuestros expertos le asesore ahora y descubra cómo Konfuzio puede automatizar sus procesos de correo electrónico de forma inteligente y eficaz.

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