hand mit laptop und vielen symbolen

Wie Robotic Process Automation Ihr Unternehmen voranbringt

Janina Horn

Robotic Process Automation (RPA) ist nicht nur eine weitere Automatisierungstechnologie, sondern sie sticht durch ihre einzigartigen Merkmale hervor.

Im Gegensatz zu herkömmlichen IT-Automatisierungslösungen ist RPA Technologie unaufdringlich und erfordert keine tiefgreifenden Systemintegrationen. Sie ermöglicht es sogar Nicht-Programmierern, Automatisierungsprozesse über Low-Code einfach zu gestalten und durchzuführen. Sie glänzt im Umgang mit repetitiven Aufgaben und bietet eine Lösung für den Einsatz mit veralteten Systemen, die mit modernen Automatisierungstechnologien oft nicht kompatibel sind.

In diesem Artikel finden Sie alles rund um das Thema Robotic Process Automation, seine Vorteile für Unternehmen, Use Cases und mögliche Auswirkungen auf die zukünftige Arbeitswelt. 

robotic process automation definiton

RPA Definition

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, bei der Software-Roboter menschliche Arbeitsabläufe automatisieren. Dabei können sie auf bestehende Anwendungen zugreifen und Aufgaben ausführen. 

RPA ermöglicht die Automatisierung repetitiver, regelbasierter Prozesse und reduziert menschliche Eingriffe. Die Software-Roboter arbeiten in der Regel auf Desktops und nutzen die Benutzeroberfläche wie ein Mensch. 

RPA kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie z. B.:

  • Finanzen
  • Personalwesen
  • Dokumentenverwaltung
  • Kundenservice 

Robotic Process Automation wirf vor allem zur Automatisierung einfacher Aufgaben verwendet und ermöglicht auch Nicht-Programmierern, Automation  wechselnde Geschäftsregeln anzupassen. 

Die Umsetzung von RPA verlangt eine strategische Herangehensweise, beginnend mit der sorgfältigen Identifikation geeigneter Prozesse. Anschließend wird der Automatisierungsansatz entwickelt, der von der intuitiven Benutzeroberfläche der RPA-Tools unterstützt wird und somit keinen tiefgreifenden Programmierkenntnissen bedarf. Abschließend erfolgt die Integration in bestehende Systeme, wobei die Stärke von RPA zum Tragen kommt, indem sie nahtlos und unaufdringlich, sogar mit veralteten Systemen, zusammenarbeitet.

RPA ermöglicht Unternehmen, ihre Produktivität zu steigern und trotz Fachkräftemangel zu expandieren.

robotic process automation benefits

Vorteile und Risiken von RPA

RPA hat verschiedene Vorteile und Risiken für Unternehmen:

Vorteile von RPARisiken von RPA
Effizienzsteigerung: RPA automatisiert repetitive Aufgaben, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer höheren Effizienz führt. Mitarbeiter können sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren.Komplexität der Implementierung: Während die Implementierung von RPA weniger komplex ist als bei herkömmlicher IT-Automatisierung, erfordert sie dennoch eine sorgfältige Prozessanalyse und Planung. Unzureichende Vorbereitung kann zu technischen Herausforderungen führen.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen trotz Fachkräftemangel expandieren und die Betriebskosten reduzieren. RPA führt auch zur Prozessharmonisierung, höherer Verfügbarkeit  und damit verbundenen Kosten.Sicherheitsrisiken: RPA erfordert Zugriff auf Systeme, Daten und Anwendungen. Wenn die Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend sind, können möglicherweise Datenlecks oder unberechtigte Zugriffe auftreten. Es ist wichtig, die Sicherheitsaspekte sorgfältig zu berücksichtigen.
Skalierbarkeit: RPA ermöglicht es Unternehmen, die Automatisierung schrittweise auf verschiedene Prozesse und Abteilungen auszuweiten, um die gesamte Organisation zu transformieren.Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten Bedenken oder Widerstand gegen die Einführung von RPA haben, da sie befürchten könnten, dass ihre Arbeitsplätze durch die Automatisierung gefährdet sind. Ein umfassendes Change-Management und die Kommunikation der Vorteile von RPA sind daher entscheidend.
Konsistenz und Genauigkeit: Software-Roboter arbeiten fehlerfrei und konsistent, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und Qualität der Prozesse.Komplexität der Prozesse: Während RPA in der Lage ist, auch mit unstrukturierten Daten und komplexen Abläufen zu arbeiten, ist es dennoch wichtig, die Prozesse vor der Implementierung sorgfältig zu analysieren und zu bewerten, um den optimalen Nutzen zu erzielen.
Zeitersparnis: RPA führt zu schnelleren Durchlaufzeiten und verkürzt die Bearbeitungszeiten von Aufgaben und Prozessen. Dadurch können Unternehmen ihre Reaktionsfähigkeit verbessern und Kundenanforderungen schneller erfüllen.Abhängigkeit von Technologie: RPA ist eine Technologie, die regelmäßige Wartung und Aktualisierungen erfordert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Ressourcen und das technische Know-how verfügen, um die Software-Roboter effektiv zu verwalten und zu warten.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Einführung von RPA sowohl die Vorteile als auch die potenziellen Risiken berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um die Vorteile zu maximieren und die Risiken zu minimieren.

robotic process automation konfuzio

Robotic Process Automation Use Cases

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie RPA in Ihrem Unternehmen nutzen und von den Vorteilen profitieren können.

Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI von Konfuzio

Konfuzio ist ein Anbieter der IDP-Software für Document Understanding, die RPA integriert. 

Durch RPA können repetitive Aufgaben wie Datenerfassung, Extraktion und Klassifizierung automatisiert werden. Das beschleunigt den Verarbeitungsprozess, minimiert menschliche Fehler und verbessert die Datenqualität. 

RPA-Bots können durch den RPA Extractor große Mengen an Dokumenten durchsuchen und relevante Informationen extrahieren, was zu effizienteren und präziseren Suchergebnissen führt. 

Exkurs RPA Extractor

Ein RPA-Extractor (Robotic Process Automation-Extractor) ist ein Teil einer RPA-Lösung, der speziell für die Extraktion von Informationen aus verschiedenen Datenquellen entwickelt wurde. 

Er ermöglicht es den Software-Robotern, strukturierte und unstrukturierte Daten aus Dokumenten, E-Mails, Websites oder anderen Quellen zu erfassen und in einem strukturierten Format verfügbar zu machen. 

Der RPA-Extractor verwendet verschiedene Techniken wie optische Zeichenerkennung (OCR), Textanalyse und Mustererkennung, um relevante Informationen aus den Quellen zu extrahieren und in einem formatierten Datensatz bereitzustellen.

Durch die intelligente Dokumentenautomatisierung für High-Code- und Low-Code-Workflows von Konfuzio schaffen Sie eine nahtlose Integration von automatisierten Arbeitsabläufen, die Zeit spart und die Produktivität steigert. 

Dank RPA kann Konfuzio auch komplexe Workflows automatisieren und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Benutzern und Abteilungen gewährleisten. 

Durch den Einsatz von RPA wird Konfuzio zu einer leistungsstarken Lösung für effektives Dokumentenmanagement.

Finanz- und Rechnungswesen

RPA kann im Finanzbereich eingesetzt werden, um Aufgaben wie die Verarbeitung von Rechnungen, die Buchhaltung und die Erstellung von Finanzberichten zu automatisieren. 

Software-Roboter können Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, Validierungen durchführen und Zahlungen veranlassen.

Kundenservice

Mit RPA können Unternehmen den Kundenservice verbessern, indem es repetitive Aufgaben automatisiert. 

Beispielsweise können RPA-Bots eingehende Anfragen erfassen, Kundendaten aktualisieren, einfache Anfragen beantworten und Kundendaten mit verschiedenen Systemen synchronisieren.

Personalwesen

Im Personalwesen kann RPA bei der Automatisierung von zeitaufwändigen Aufgaben wie der Bewerberverfolgung, der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten, der Generierung von Mitarbeiterdokumenten und der Verwaltung von Urlaubsanträgen helfen. 

Dadurch können HR-Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Supply Chain Management

RPA kann auch im Supply Chain Management eingesetzt werden, um Prozesse wie die Bestellabwicklung, die Lieferantenkommunikation, das Bestandsmanagement und die Nachverfolgung von Sendungen zu automatisieren. 

Dies verbessert die Effizienz und Transparenz der Lieferkettenprozesse und reduziert mögliche Fehler.

Weitere Einsatzmöglichkeiten von RPA ist auch z. B. in folgenden Bereichen möglich:

  • Vertrieb und Marketing: Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe, Lead-Generierung und Verwaltung von E-Mail-Kampagnen.
  • Compliance und Risikomanagement: Automatisierte Compliance-Prüfungen, Überwachungen und Berichterstattungen.
  • IT-Support und Systemadministration: Automatisierung von IT-Supportaufgaben wie Passwortzurücksetzungen und Systemüberwachung.
  • Qualitätskontrolle: Automatisierte Überprüfung von Produktionsdaten, Erkennung von Mängeln und Einleitung von Korrekturmaßnahmen.

Konkrete Beispiele für die Anwendung von RPA im Unternehmen

Viele große Unternehmen haben RPA bereits implementiert und profitieren von den Vorteilen.

Siemens

Siemens hat Robotic Process Automation in verschiedenen Geschäftsbereichen wie Finanzen, Personalwesen und Einkauf eingesetzt. 

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Rechnungsverarbeitung und der Dateneingabe konnte Siemens die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen und die Effizienz steigern. 

Das führte zu einer Kostenreduzierung um etwa 20% und einer deutlichen Verbesserung der Genauigkeit der Prozesse.

Deutsche Bank

Die Deutsche Bank nutzt RPA in ihrem Rechnungswesen und im Compliance-Bereich. 

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Kontenabstimmung und der Überwachung von Transaktionen konnte die Bank ihre Verarbeitungszeiten erheblich verkürzen und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien verbessern. 

Dies führte zu einer höheren Effizienz, Kosteneinsparungen und einer besseren Risikokontrolle.

American Express

American Express hat Robotic Process Automation für die Automatisierung von Aufgaben im Kundenservice und in der Kreditkartenverarbeitung eingesetzt. 

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Kundenidentifizierung und der Erfassung von Transaktionsdaten konnte das Unternehmen die Bearbeitungszeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit verbessern.

RPA hat auch geholfen, Betrugsfälle schneller zu erkennen und zu verhindern.

Diese Beispiele zeigen, wie Unternehmen durch die erfolgreiche Implementierung von RPA signifikante Verbesserungen erzielen können, einschließlich Effizienzsteigerungen, Kostenreduktionen, Verbesserungen der Kundenerfahrung und der Einhaltung von Compliance-Richtlinien. RPA hat diesen Unternehmen geholfen, ihre Prozesse zu optimieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Verschiedene RPA-Software-Anbieter

Bei den RPA-Software-Anbieter gibt es kostenpflichtige und kostenlose Möglichkeiten. 

Kostenpflichtige RPA-Softwareanbieter sind zum Beispiel:

  1. UiPath: 

Hierbei handelt es sich um eine der führenden RPA-Plattformen, die ein komplettes Spektrum an Fähigkeiten bietet, von der Prozessentdeckung und -analyse bis zur Bot-Entwicklung und -verwaltung.

  1. Microsoft Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow): 

Dies ist ein cloudbasiertes Softwaretool, das es Mitarbeitern ermöglicht, Workflows über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg zu erstellen und zu automatisieren, ohne die Hilfe eines Entwicklers.

Unter den kostenlosen RPA-Software Optionen befinden sich:

  1. n8n: 

Dies ist ein erweiterbares Workflow-Automatisierungstool, das auch als Open-Source-Lösung verfügbar ist. Es ermöglicht Ihnen, jede App mit einer API für individuelle Automatisierung und Synchronisierung zu verbinden, was es zu einer ausgezeichneten Wahl für komplexe Integrationen macht.

  1. Automagica: 

Dies ist ein Open-Source-RPA-Tool, das eine Reihe von Automatisierungsmöglichkeiten für Unternehmen bietet. Auch wenn es nicht die umfassenden Fähigkeiten einiger größerer Plattformen hat, kann es eine gute Option für diejenigen sein, die nach einer kostengünstigen, Open-Source-Lösung suchen.

Wie immer sollten Sie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen und Ressourcen berücksichtigen, bevor Sie eine RPA-Lösung auswählen, da die beste Option von diesen Faktoren abhängen wird.

RPA und Konfuzio

Ein weiterer wichtiger Baustein bei der Erstellung von RPA ist Konfuzio. Konfuzio ist eine KI-gestützte Software, die darauf spezialisiert ist, unstrukturierte Daten zu erkennen und zu verarbeiten. Diese Fähigkeit macht Konfuzio zu einem wertvollen Werkzeug im Bereich der RPA, da es dazu beitragen kann, Prozesse zu automatisieren, die mit traditionellen RPA-Tools schwierig zu handhaben wären.

Mit Konfuzio können Sie Dokumente jeder Art, auch Bilder und PDFs, in automatisierte Workflows einbinden. Die Software kann Text aus diesen Dokumenten extrahieren und interpretieren, was die Prozesseffizienz erheblich steigern kann. Darüber hinaus ist Konfuzio in der Lage, sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln und zu lernen, was dazu führt, dass die Genauigkeit der Datenextraktion und -verarbeitung stetig verbessert wird.

Zusammengefasst bietet Konfuzio eine wertvolle Erweiterung für RPA-Projekte, indem es die Automatisierung komplexer Prozesse durch KI ermöglicht, die sich mit unstrukturierten Daten befassen. So trägt es zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit bei und eröffnet neue Möglichkeiten für die Prozessautomatisierung.

Das müssen Sie bei der Implementierung von RPA beachten!

Wollen Sie jetzt RPA in Ihrem Unternehmen anwenden, sollten Sie für eine erfolgreiche Implementierung folgende Dinge beachten:

  1. Identifikation geeigneter Prozesse: Sie sollten sorgfältig analysieren und identifizieren, welche Prozesse für die Automatisierung am besten geeignet sind. Dies beinhaltet die Bewertung von Volumen, Wiederholbarkeit und potenziellen Mehrwert der Automatisierung.
  2. Klare Ziele und Erwartungen definieren: Es ist wichtig, klare Ziele und Erwartungen für die RPA-Implementierung festzulegen. Unternehmen sollten definieren, welche Ergebnisse sie erzielen möchten, wie z.B. Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung oder Fehlerreduzierung.
  3. Einbindung der Mitarbeiter: Die Einbindung und Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend, um die Akzeptanz und die erfolgreiche Nutzung von RPA zu gewährleisten. Mitarbeiter sollten über die Vorteile informiert werden und die Möglichkeit haben, sich auf neue Rollen oder Aufgaben vorzubereiten.
  4. Auswahl der richtigen RPA-Plattform: Unternehmen sollten eine RPA-Plattform wählen, die ihren Anforderungen entspricht. Es ist wichtig, die Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration mit bestehenden Systemen und Support des Anbieters zu berücksichtigen.
  5. Sicherheitsaspekte berücksichtigen: Da RPA Zugriff auf sensible Daten und Systeme erfordert, sollten Unternehmen angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um Datenlecks oder unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Dies umfasst den Schutz von Zugangsdaten, die Verschlüsselung von Daten und die Überwachung der RPA-Aktivitäten.
  6. Überwachung und Optimierung: Unternehmen sollten ihre RPA-Implementierung regelmäßig überwachen. Damit können sie sicherstellen, dass die Prozesse effizient laufen und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Es ist wichtig, Feedback zu sammeln, Engpässe zu identifizieren und mögliche Verbesserungen vorzunehmen.
  7. Change-Management: Robotic Process Automation bringt Veränderungen mit sich. Unternehmen sollten ein effektives Change-Management implementieren, um Mitarbeiter zu unterstützen, mögliche Bedenken zu adressieren und die Vorteile der Automatisierung zu kommunizieren.

Indem Sie als Unternehmen diese Aspekte berücksichtigen, können Sie eine erfolgreiche RPA-Implementierung sicherstellen und die Vorteile der Automatisierung in Ihrem Unternehmen maximieren.

Fazit: So verändert RPA die Unternehmenslandschaft

Robotic Process Automation (RPA) hat sich als eine bedeutende Technologie für Unternehmen erwiesen, um Prozesse zu automatisieren, Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Durch die Implementierung von RPA können Sie repetitive und regelbasierte Aufgaben effizienter gestalten, menschliche Fehler minimieren und wertvolle Ressourcen freisetzen.

Die Zukunftsaussichten für RPA sind vielversprechend. Die Technologie wird voraussichtlich weiterhin an Bedeutung gewinnen, da Unternehmen verstärkt nach Möglichkeiten suchen, ihre betriebliche Effizienz zu verbessern und sich den Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu stellen. 

Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen bei der Einführung von RPA realistische Erwartungen haben und die Herausforderungen wie Sicherheitsaspekte, Mitarbeiterbeteiligung und Veränderungsmanagement berücksichtigen. 

Insgesamt wird RPA weiterhin einen signifikanten Einfluss auf die Unternehmenslandschaft haben und Unternehmen dabei unterstützen, sich agiler und wettbewerbsfähiger zu positionieren. 

Mit der richtigen Strategie und einer klaren Vision können Unternehmen RPA als treibende Kraft für Innovation und Transformation nutzen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.

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