15 Tools für die digitale Rechnungsfreigabe

Jan Schäfer

Zeitaufwendig, unübersichtlich und fehleranfällig: Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung manuell angehen, müssen eine Vielzahl an Herausforderungen bewältigen. Die Lösung ist in diesem Fall einfach: Am Markt gibt es zahlreiche kostenlose und kostengünstige Tools für die digitale Rechnungsfreigabe.

Worauf sollten Gründer, Buchhalter und Geschäftsführer bei der Wahl des richtigen Tools achten? Und: Wie können Anbieter von Tools zur Rechnungsverarbeitung ihrer Software einen höheren Mehrwert verleihen? Wir zeigen 15 Programme, die die digitale Rechnungsfreigabe effizient gestalten.

Das Wichtigste zur digitalen Rechnungsfreigabe in Kürze

  • Eine digitale Rechnungsfreigabe unterstützt Unternehmen bei der Verarbeitung, Überprüfung und Archivierung von eingehenden Rechnungen.
  • Mit der richtigen Software sparen Unternehmen Zeit, machen weniger Fehler und dokumentieren Rechnungsvorgänge nachvollziehbar.
  • Mit Konfuzio optimieren und automatisieren Anbieter von Tools zur Rechnungsverarbeitung ihre Software so, dass ihre Kunden einen deutlich höheren Mehrwert erhalten. 
  • Mittelständische und große Unternehmen schaffen mit Konfuzio eigene Workflows für Rechnungen und automatisieren diese intelligent. Testen Sie die KI-Software jetzt kostenlos!

Wie die digitale Rechnungsfreigabe abläuft

Die digitale Rechnungsfreigabe umfasst insgesamt 6 Schritte. Je nach Tool übernimmt es dabei unterschiedlich viele Aufgaben für Unternehmen. Je mehr Schritte die Software abdeckt, desto weniger Arbeit haben Sie in der Buchhaltung:

1. Rechnungseingang

Die digitale Rechnungsfreigabe beginnt mit dem Eingang von Rechnungen im Unternehmen, in der Regel per E-Mail oder Post. 

2. Scannen und Digitalisieren

Die Buchhaltung scannt physische Rechnungen, um sie in ein digitales Format umzuwandeln. Digitale Rechnungen erfasst eine Software automatisch und legt sie entsprechend in ihrem System ab.

3. Automatische Datenerfassung

Eine fortschrittliche Software extrahiert automatisch die relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferantenangaben aus der digitalen Rechnung. Einfachere Programme können das nicht. Hier müssen Unternehmen die Daten selbst aus den Rechnungen heraussuchen.

4. Überprüfung und Validierung

Eine Software prüft die erfassten Daten auf ihre Richtigkeit und gleicht sie mit internen Aufzeichnungen ab, um sicherzustellen, dass es keine Diskrepanzen gibt.

5. Buchung

Nach der Prüfung trägt ein Tool die Rechnung in das Buchhaltungssystem ein. Damit ist die Zahlung der Rechnung vorbereitet.

6. Zahlungsfreigabe

Je nach Größe und Struktur des Unternehmens bzw. der Buchhaltung benötigt jede Rechnung einen Freigabeprozess. Ist die Rechnung abgenickt, löst die Software die Bezahlung der Rechnung aus. Sie markiert die Rechnung im System als bezahlt. 

digitale rechnungsfreigabe vorteile

Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe

Eine Software unterstützt Unternehmen, ihre digitale Rechnungsverarbeitung schneller und fehlerfreier anzugehen. Wie profitieren diese davon in der Praxis? 

Schnellere Bearbeitungszeiten

Eine digitale Rechnungsfreigabe beschleunigt den Freigabeprozess erheblich, auch für kleine Unternehmen. Dafür erstellt ein entsprechendes Tool automatische Benachrichtigungen und weist Rechnungen der zuständigen Personen zu. Dies reduziert Wartezeiten und erhöht die Effizienz. Verwendet zum Beispiel ein kleiner Hersteller, der mit seinem Produkt den Markt gerade betreten hat, eine elektronische Rechnungsfreigabe, schickt die Software eingehende Lieferantenrechnungen automatisch an den Inhaber. Dieser ist so in der Lage, die Rechnungen schnell zu überprüfen und zu genehmigen. So vermeidet das Unternehmen unnötige Verzögerungen.

Effiziente Kommunikation und Verfolgung

Eine digitale Rechnungsfreigabe ermöglicht klare Kommunikation und eine einfache Verfolgung von Genehmigungsprozessen. Statusaktualisierungen und Kommentare sind in einer Software direkt sichtbar. Dadurch vermeiden Unternehmen Missverständnisse und klären Anfragen schnell. Nutzt z. B. ein kleines Online-Handelsunternehmen eine Plattform für digitale Rechnungsprüfung, kann der Inhaber den Status jeder Rechnung einsehen und Feedback an Verantwortliche wie den Einkaufsleiter oder den Buchhalter geben. Dies fördert eine reibungslose interne Kommunikation und ermöglicht schnelle Lösungen bei Unstimmigkeiten.

Bessere Kontrolle und Transparenz

Eine digitale Rechnungsfreigabe bietet Unternehmen eine verbesserte Kontrolle über ihre Ausgaben. Denn: Eine Software protokolliert alle Genehmigungsaktivitäten, was eine detaillierte Überwachung jeder Rechnung ermöglicht. Wenn beispielsweise ein kleines Familienunternehmen eine digitale Rechnungsfreigabe Software nutzt, ist der Geschäftsführer in der Lage, alle Genehmigungsprozesse zu überwachen und sicherzustellen, dass die Verantwortlichen alle Rechnungen ordnungsgemäß bearbeiten. Dies ermöglicht eine präzise Budgetplanung und hilft, unerwartete Kosten zu vermeiden.

Reduzierte Kosten und Umweltauswirkungen

Durch eine digitale Rechnungsfreigabe minimieren Unternehmen Kosten für Papier, Drucker und manuelle Arbeitsstunden. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen für kleine Unternehmen und trägt gleichzeitig zum Umweltschutz bei. Stellt zum Beispiel ein IT-Startup auf eine digitale Freigabe von Rechnungen um, senkt es seine Büromaterialkosten erheblich. Denn: Die Mitarbeiter müssen elektronische Rechnungen nicht mehr ausdrucken.

digitale rechnungsfreigabe software auswahlkriterien

Wie Unternehmen die richtige Software für eine digitale Rechnungsfreigabe finden

Klar ist: Unternehmen sparen sich jede Menge Zeit und Ärger, wenn sie von manuellen Rechnungen auf eine digitale Rechnungsfreigabe umstellen. Wie aber finden sie eine Software, die zu ihren Ansprüchen und Bedürfnissen passt? Grundsätzlich sollten Firmen bei der Tool-Wahl die folgenden Faktoren überprüfen:

Benutzerfreundlichkeit

Eine Software, die die Rechnungsfreigabe digital durchführt, sollte intuitiv und leicht verständlich sein, damit Mitarbeiter ohne aufwendige Schulungen damit arbeiten können. Praxisbeispiel: Ein Unternehmen entscheidet sich für eine digitale Rechnungsfreigabe Software mit einer einfachen Benutzeroberfläche. Mitarbeiter machen sich so schnell mit dem System vertraut und beginnen, Rechnungen ohne Verzögerung zu bearbeiten. Das steigert die Produktivität bereits mit den ersten Anwendungen.

Integration mit bestehenden Systemen

Unternehmen sollten eine Software nahtlos in ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren können. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen, was die Genauigkeit der Daten und die Effizienz des Gesamtprozesses verbessert. Ein Produktionsunternehmen integriert eine digitale Rechnungsfreigabe Software zum Beispiel in ihr bestehendes ERP-System. Dadurch überträgt die Software Rechnungsinformationen automatisch an die Buchhaltung. Das minimiert menschliche Fehler und erübrigt einen Arbeitsschritt.

Automatisierung von Workflows

Automatisierte Workflows leiten Rechnungen automatisch an die richtigen Personen zur Freigabe weiter, basierend auf vordefinierten Regeln. Dies beschleunigt den Freigabeprozess erheblich. Mit einem Tool implementiert beispielsweise ein Logistikunternehmen automatisierte Workflows, die den internen Abläufen entsprechen. Auf diese Weise leitet die Software Rechnungen automatisch an den Verantwortlichen weiter, je nach Art des Auftrags. Dies führt zu einer drastischen Reduzierung der Bearbeitungszeit von Rechnungen.

Sicherheit und Datenschutz

Eine Software für die digitale Rechnungsfreigabe muss strenge Sicherheitsstandards erfüllen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Dabei ist vor allem der Datenschutz wichtig. Dieser stellt sicher, dass sensible Geschäftsinformationen wie personenbezogene Daten geschützt sind.

In der Praxis wählt zum Beispiel der Compliance-Beauftragte eines Fin-Tech-Startups ein Tool für die digitale Rechnungsprüfung, das eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und mehrstufige Authentifizierung unterstützt.

Auf diese Weise überträgt die Software alle Rechnungsdaten sicher und gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Rechnungen haben.

Skalierbarkeit

Eine Software sollte skalierbar sein und mit dem Unternehmen wachsen können. Es ist wichtig, dass die Software auch bei steigender Anzahl von Nutzern und Rechnungen eine optimale Leistung bietet, ohne dabei an Effizienz zu verlieren. Wenn also z. B. ein expandierendes Start-up nach einem Jahr Geschäftstätigkeit nicht mehr monatlich 20 Rechnungen, sondern 200 Rechnungen verarbeiten muss, erledigt eine skalierbare Software das genauso schnell und fehlerfrei. 

digitale rechnungsfreigabe tools

14 Tools für die digitale Rechnungsfreigabe für kleine Unternehmen

Sie finden am Markt unzählige Tools für die digitale Rechnungsfreigabe. Werfen wir zunächst einen Blick auf 5 Anwendungen, die kostenlos oder zu einem kostengünstigen Preis verfügbar sind:

ToolBeschreibungWichtigste FunktionenBeispiel für Einsatz
LexwareLexware ist eine Buchhaltungs- und Finanzsoftware für kleine Unternehmen und Selbstständige. Neben den Buchhaltungsfunktionen bietet Lexware eine digitale Rechnungsfreigabe, die besonders benutzerfreundlich ist und sich gut in die Plattform integriert.– Anpassbare Rechnungsvorlagen mit Unternehmenslogo- Automatische Verfolgung von Rechnungsstatus und Zahlungseingängen- Digitale Freigabe und Online-Zahlungsoptionen für KundenEin kleines Beratungsunternehmen verwendet für seine digitale Rechnungsfreigabe Lexware. Die Möglichkeit, den Zahlungsstatus in Echtzeit zu überwachen, beschleunigt die Zahlungsabwicklung. Kunden können die Rechnungen zudem online bezahlen, was zu einer verbesserten Cashflow-Verwaltung führt.
WaveWave ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware, die sich besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen eignet. Neben den Buchhaltungsfunktionen bietet Wave auch die Möglichkeit zur digitalen Rechnungsfreigabe.– Erstellung von Rechnungen mit individuellem Branding- Versand von Rechnungen per E-Mail- Verfolgung von offenen Rechnungen und ZahlungseingängenEin kleines Webdesign-Studio verwendet Wave für die digitale Rechnungsfreigabe. Die klare Benutzeroberfläche ermöglicht es dem Studio, Rechnungen von Anfang an effizient zu versenden, ohne dabei Fehler zu machen. Dies führt zu einer schnellen Zahlungsabwicklung und somit zu mehr Zeit für Design-Projekte.
InvoicelyInvoicely ist eine benutzerfreundliche Rechnungssoftware mit bezahlbaren Tarifen, die sich gut für kleine Unternehmen und Freiberufler eignet. Es ermöglicht Unternehmen, den gesamten Rechnungsprozess online abzuwickeln.– Anpassbare Rechnungsvorlagen- Online-Zahlungsoptionen für Kunden- Digitale Freigabe und UnterschriftsfunktionEin kleines Marketingunternehmen verwendet Invoicely für die digitale Rechnungsfreigabe. Die einfache Anpassung von Rechnungsvorlagen und die Möglichkeit, Rechnungen digital zu unterzeichnen, beschleunigen den Rechnungsprozess und stellen die Richtigkeit der Transaktionen sicher.
SlickPieSlickPie ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Es bietet grundlegende Buchhaltungsfunktionen sowie die Möglichkeit zur digitalen Rechnungsfreigabe und -verwaltung.– Automatische Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen- Online-Zahlungsoptionen für Kunden- Verfolgung von Ausgaben und EinnahmenEin kleines Online-Handelsunternehmen verwendet SlickPie für die digitale Rechnungsfreigabe. Die automatische Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen minimiert die Zeit für die Rechnungsvorbereitung, während die Online-Zahlungsoptionen zu schnelleren Zahlungseingängen führen.
AND COAND CO ist eine umfassende Plattform für Freiberufler und kleine Unternehmen. Es bietet nicht nur Rechnungsfunktionen, sondern auch Projektmanagement- und Zeiterfassungsfunktionen. Es gibt eine kostenlose Version mit begrenzten Funktionen und kostengünstige Premium-Pläne.– Erstellung und Anpassung von Rechnungsvorlagen- Automatische Verfolgung von Ausgaben und Einnahmen- Digitale Freigabe und Online-ZahlungsoptionenEin freiberuflicher IT-Manager verwendet AND CO für die digitale Rechnungsfreigabe und sein Projektmanagement. Die nahtlose Integration von Rechnungsfunktionen mit Zeiterfassung und Ausgabenverfolgung hilft ihm, den Überblick über alle Aspekte seiner Projekte zu behalten und effizient zu arbeiten.
DatevDatev ist eine bekannte Buchhaltungssoftware für Unternehmen und Steuerberater.– Anpassbare Rechnungsvorlagen im Corporate Design – Elektronische Signatur für rechtliche Gültigkeit – Integration mit Buchhaltungssoftware für nahtlose DatentransfersEin mittelständisches Unternehmen nutzt Datev für die digitale Rechnungsfreigabe, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen rechtlich gültig sind und nahtlos in die Buchhaltung integriert werden.
iflowiflow ist eine cloudbasierte Software für elektronische Rechnungsverarbeitung und Freigabe-– Automatische Erfassung von eingehenden Rechnungen – Workflow für digitale Rechnungsfreigabe und Genehmigung – Archivierung von Rechnungen gemäß gesetzlicher VorschriftenEine kleine Marketingagentur verwendet iflow, um den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und digital freigegeben, was zu einer effizienten Buchhaltung führt.
FastBillFastbill ist eine intuitive Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen.– Erstellung von professionellen Rechnungen und Angeboten- Automatische Erinnerungen für offene Rechnungen – Verwaltung von Ausgaben und BelegenEin Freiberufler verwendet FastBill, um seine Rechnungen digital zu erstellen und zu versenden. Die automatischen Erinnerungen für offene Rechnungen unterstützen ihn bei der Zahlungsverfolgung.
ZervantZervant ist eine benutzerfreundliche Rechnungssoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler.– Erstellung von Rechnungen mit wenigen Klicks – Option zur wiederkehrenden Rechnungserstellung – Automatische Benachrichtigungen bei verspäteten ZahlungenEin kleines Catering-Unternehmen verwendet Zervant, um wiederkehrende Rechnungen an Stammkunden zu senden. Die automatischen Benachrichtigungen helfen dem Unternehmen, Zahlungen rechtzeitig zu erhalten.
SevDeskSevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit umfangreichen Funktionen zur Rechnungserstellung und -freigabe.– Erstellung von professionellen Rechnungen mit individuellem Design – Verwaltung von Eingangsrechnungen und Ausgaben – Integration von Online-Zahlungsoptionen für KundenEine kleine Online-Handelsfirma nutzt SevDesk, um Rechnungen für ihre Produkte zu erstellen und zu versenden. Die Online-Zahlungsoptionen erleichtern es den Kunden, schnell zu bezahlen.
DebitoorBei Debitor handelt es sich um eine einfache Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Selbstständige.– Schnelle Erstellung von Rechnungen und Angeboten – Verwaltung von Kundendaten und Produktinformationen – Einfache Überwachung offener RechnungenEin selbstständiger Grafikdesigner verwendet Debitoor, um schnell Rechnungen für seine Kunden zu erstellen. Die einfache Überwachung offener Rechnungen hilft ihm, den Überblick über seine Finanzen zu behalten.
RW EasyRW Easy ist eine Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen und Freiberufler entwickelt wurde.– Übersichtliche Benutzeroberfläche für einfache Bedienung  – Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten  – Archivierung von Rechnungen für gesetzliche AnforderungenEin kleines Familienrestaurant verwendet RW Easy, um seine Rechnungen digital zu erstellen und zu speichern. Die einfache Bedienung ermöglicht es dem Restaurantteam, den Rechnungsprozess reibungslos zu verwalten.
BuchhaltungsButlerBuchhaltungsButler ist eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware mit Fokus auf einfacher Bedienung.– Erstellung von Rechnungen und Angeboten mit wenigen Klicks  – Automatische Buchung von Eingangsrechnungen – Integrierte Online-Zahlungsoptionen für KundenEin kleines Blumengeschäft verwendet BuchhaltungsButler, um Rechnungen für Kundenbestellungen zu erstellen und zu versenden. Die automatische Buchung von Eingangsrechnungen spart Zeit bei der Buchführung.
FastInvoiceFastInvoice ist eine benutzerfreundliche Rechnungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen.– Erstellung von professionellen Rechnungen mit individuellem Branding – Automatische Erinnerungen für offene Rechnungen  – Online-Zahlungsoptionen für KundenEin freiberuflicher Grafikdesigner verwendet FastInvoice, um Rechnungen für seine Kundenprojekte zu erstellen und zu versenden. Die automatischen Erinnerungen für offene Rechnungen unterstützen ihn bei der Zahlungsverfolgung.

Konfuzio – Digitale Rechnungsfreigabe für große Unternehmen

Mittelständische und große Unternehmen benötigen bei einer Rechnungssoftware mehr als grundlegende Funktionen. Oftmals verarbeiten sie täglich unzählige Rechnungen. Das bedeutet: Sie müssen mit einer Software in der Lage sein, eigene Freigabe-Workflows zu erstellen und zu automatisieren. Nur so können sie den Aufwand für die digitale Rechnungsfreigabe minimieren. 

Das gilt auch für Anbieter von Tools für die Rechnungsverarbeitung. Damit deren Kunden mit dem Tool ihre Rechnungen effizient verarbeiten können, müssen sie möglichst flexible Abläufe bieten, die anpassbar und steuerbar sind. 

Konfuzios KI-Software optimiert und automatisiert den gesamten Rechnungsworkflow:

Rechnungserfassung

Konfuzio erfasst und importiert eingehende Rechnungen automatisch. Das können sowohl Rechnungen, die per E-Mail eingehen, als auch Rechnung aus verschiedenen Portalen wie beispielsweise Amazon sein.

Dokumentenklassifizierung

Bei Bedarf sortiert Konfuzio die erfassten Rechnungen, indem es sie in verschiedene Arten einteilt. So sind Unternehmen zum Beispiel in der Lage, Rechnungskategorien wie Lieferantenrechnungen oder Gutschriften anzulegen. Auf diese Weise präzisieren sie die Steuerung des Verarbeitungsprozesses.

Datenerfassung

Konfuzio extrahiert automatisch alle in der Rechnung relevanten Informationen. Sie geben in diesem Prozess vor, welche Daten – wie Lieferantenadresse, Rechnungsnummer und Betrag – Sie erfassen möchten. Dabei ist auch ein automatisierter Abgleich mit DATEV oder anderen Drittsystemen möglich, um zum Beispiel  bereits bestehende Lieferantennummern Rechnungen zuzuordnen.

Dafür setzt Konfuzio Optical Character Recognition (OCR) ein. OCR ist eine Technologie, die gedruckte oder handgeschriebene Texte in maschinenlesbaren Text umwandelt. Dabei scannt sie das Bild oder den Text, identifiziert Buchstaben, Zahlen und Symbole und wandelt sie in elektronische Zeichen um. Dies ermöglicht die Bearbeitung, Suche, Speicherung und Weiterverarbeitung von digitalen Informationen.

Überprüfung und Validierung

OCR ist nicht nur in der Lage, digitale Daten aus Dokumenten zu extrahieren, sondern auch, die erfassten Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und mit internen Aufzeichnungen abzugleichen, um sicherzustellen, dass es keine Diskrepanzen gibt. Sie sparen sich so einen entscheidenden Arbeitsschritt, der bei Anwendungen ohne KI eine manuelle Kontrolle erfordert. 

Freigabe der Rechnung

Konfuzio gibt Rechnungen automatisch frei. Nur bei Bedarf – wie beispielsweise hohen Rechnungsbeträgen – können Sie der Software vorschreiben, die zahlungsbereite Rechnung einem Verantwortlichen vorzulegen und dessen Genehmigung einzuholen.

Archivierung und Buchung

Nach der digitalen Rechnungsfreigabe archiviert Konfuzio die Rechnungen automatisch. Wenn gewünscht, legt die KI eingehende Belege beispielsweise in Ihrem GoBD konformen, elektronischen Archiv revisionssicher ab. Auf diese Weise begleichen Sie nicht nur pünktlich und fehlerfrei Forderungen, sondern machen den gesamten Zahlungsvorgang transparent und nachvollziehbar – unverzichtbar für eine einwandfreie Compliance.

Bei Bedarf: Datenexport und Integration

Sollen bestimmte Rechnungen nicht nur archiviert, sondern auch an andere Unternehmenssysteme übergeben oder in andere Workflows integriert werden, bietet Konfuzio die Möglichkeit, die Dateien in das gewünschte Format zu exportieren und dann weiterzuleiten.

Testen Sie Konfuzio jetzt kostenlos!

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